◆張娓娟／湖北省審計(jì)廳

審計(jì)檔案是考查審計(jì)工作成績(jī)、借鑒審計(jì)成果、研究審計(jì)歷史依據(jù)，做好審計(jì)檔案的搜集、整理和保管工作是各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)的職責(zé)之一。目前，檔案管理工作中仍然不同程度的存在“重現(xiàn)場(chǎng)、輕檔案”“重實(shí)質(zhì)、輕形式”“重實(shí)操、輕程序”“重效率、輕規(guī)范”等現(xiàn)象，影響了審計(jì)成果的體現(xiàn)。本文通過(guò)分析審計(jì)檔案管理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，歸納審計(jì)檔案檢查方法，提出審計(jì)檔案整理的建議，希以此推動(dòng)審計(jì)項(xiàng)目高質(zhì)量建設(shè)。

一、審計(jì)檔案管理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

（一）簽批程序不完善。簽批程序不完善是“重實(shí)質(zhì)、輕形式”的表現(xiàn)，審計(jì)人員重視了簽批流程，卻不完善簽批手續(xù)。如有的取證單簽名不足2人；有的簽名為打印，不是手簽；有的審計(jì)工作底稿、業(yè)務(wù)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)未簽名，有的審計(jì)實(shí)施方案未簽批；有的審計(jì)通知書(shū)送達(dá)回證簽收人不是被審計(jì)單位法人等。

（二）文件資料時(shí)間倒置。文件資料時(shí)間倒置是“重實(shí)操、輕程序”的表現(xiàn)，審計(jì)人員為方便現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際操作，不注重或者不熟悉法定審計(jì)程序。如代擬稿在業(yè)務(wù)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)書(shū)之后；代擬稿在審計(jì)項(xiàng)目審理意見(jiàn)之后；審計(jì)組會(huì)議紀(jì)要晚于征求意見(jiàn)書(shū)的時(shí)間；審計(jì)調(diào)查了解在審計(jì)通知書(shū)發(fā)出3天前；調(diào)查了解記錄在審計(jì)實(shí)施方案之后等。

（三）未按審理意見(jiàn)要求整改。未按審理意見(jiàn)要求整改是“重效率、輕規(guī)范”的表現(xiàn)，審計(jì)人員完成項(xiàng)目審理工作后，為了快速移交檔案，忽略了一些規(guī)范性要求，未按審理意見(jiàn)反映的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。如缺審計(jì)取證單及審計(jì)證據(jù)資料；調(diào)查了解記錄、審計(jì)實(shí)施方案、審計(jì)組會(huì)議紀(jì)要格式不符合規(guī)范要求；未對(duì)重要事項(xiàng)進(jìn)行記錄等。

二、審計(jì)檔案檢查方法

審計(jì)檔案應(yīng)由審計(jì)組業(yè)務(wù)主管把好材料審核關(guān)；審計(jì)組負(fù)責(zé)人把好立卷審核關(guān)；在辦公室把好入庫(kù)審核關(guān)的基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)部門(mén)強(qiáng)化立卷審核檢查，業(yè)務(wù)部門(mén)可以通過(guò)“五查五看”的方法加強(qiáng)檔案立卷審查。

（一）查時(shí)間邏輯，看檔案資料編寫(xiě)是否有時(shí)間倒置情況。時(shí)間邏輯是對(duì)于事件先后順序的主觀推理，通過(guò)檔案資料編寫(xiě)時(shí)間可以判斷審計(jì)程序是否遵循審計(jì)流程。檢查時(shí)間邏輯時(shí)，應(yīng)該從審計(jì)通知書(shū)簽發(fā)之日起，重點(diǎn)檢查各項(xiàng)審計(jì)工作是否按審計(jì)流程要求的時(shí)間先后順序形成檔案資料，各審計(jì)工作的時(shí)間先后順序如下：

批復(fù)審計(jì)通知書(shū)→下發(fā)審計(jì)通知書(shū)及簽發(fā)送達(dá)回證→編制調(diào)查了解記錄→編制審計(jì)實(shí)施方案→被審計(jì)單位承諾書(shū)→編制審計(jì)取證單（必要時(shí)形成詢(xún)問(wèn)筆錄）→編制審計(jì)工作底稿→編制匯總審計(jì)工作底稿→編制審計(jì)組會(huì)議紀(jì)要→編制審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿及簽發(fā)送達(dá)回證→編制被審計(jì)單位對(duì)征求意見(jiàn)稿反饋意見(jiàn)的采納情況說(shuō)明→編制審計(jì)報(bào)告代擬稿→業(yè)務(wù)部門(mén)復(fù)核意見(jiàn)書(shū)→審計(jì)項(xiàng)目審理意見(jiàn)書(shū)→審理意見(jiàn)采納情況反饋書(shū)→編制審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要→審計(jì)報(bào)告審批文件→出具審計(jì)報(bào)告及簽發(fā)送達(dá)回證→被審計(jì)單位整改報(bào)告→編制備考表。

（二）查文書(shū)邏輯，看各文書(shū)之間是否能相互印證。審計(jì)文書(shū)之間有一定的邏輯關(guān)系，彼此可以相互印證。比如審計(jì)取證單可以印證審計(jì)工作底稿是否事實(shí)清晰；審計(jì)工作底稿可以印證審計(jì)工作是否按審計(jì)實(shí)施方案要求完成；審計(jì)報(bào)告征求意見(jiàn)稿可以印證審計(jì)組是否真實(shí)完整地反映了審計(jì)工作底稿的內(nèi)容；審計(jì)報(bào)告代擬稿可以印證審計(jì)組是否充分適當(dāng)?shù)夭杉{了被審計(jì)單位的意見(jiàn)；審計(jì)報(bào)告可以印證審計(jì)組是否充分適當(dāng)?shù)夭杉{了審理機(jī)構(gòu)的審理意見(jiàn)。

檢查文書(shū)邏輯時(shí)，重點(diǎn)查看文書(shū)填寫(xiě)是否按要求的規(guī)范格式填寫(xiě)，填寫(xiě)內(nèi)容是否真實(shí)、完整；審計(jì)證據(jù)是否充分、相關(guān)和有效，其中審計(jì)取證單描述的數(shù)據(jù)文字等是否有基礎(chǔ)資料支撐，是否有被審計(jì)單位確認(rèn)蓋章，編制日期是否在通知書(shū)送達(dá)3天后實(shí)施；對(duì)被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)的采納情況說(shuō)明反映的內(nèi)容是否證據(jù)充分、相關(guān)和有效；對(duì)法規(guī)處審理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題是否及時(shí)修改完善；代擬稿的內(nèi)容是否在征求意見(jiàn)稿基礎(chǔ)上合理地采納了被審計(jì)單位反饋意見(jiàn)；形成代擬稿后是否及時(shí)交業(yè)務(wù)部門(mén)復(fù)核并送法規(guī)處審理；是否填制法規(guī)處審理意見(jiàn)反饋書(shū)；是否按法規(guī)處審理意見(jiàn)進(jìn)行整改完善。

（三）查審批邏輯，看簽批日期是否符合領(lǐng)導(dǎo)審批流程。審批邏輯反映審批程序流程，審批是貫穿整個(gè)業(yè)務(wù)管理的重要組成部分，比如審計(jì)調(diào)查了解應(yīng)該有審計(jì)組負(fù)責(zé)人參加并對(duì)編制內(nèi)容審核把關(guān)；審計(jì)實(shí)施方案由業(yè)務(wù)處室審批后再由廳分管領(lǐng)導(dǎo)簽批；審計(jì)取證單應(yīng)該由2名以上審計(jì)人員共同簽認(rèn)，其中至少1名具備行政執(zhí)法資格；審計(jì)組業(yè)務(wù)主管應(yīng)在審計(jì)工作底稿中審批；審計(jì)組負(fù)責(zé)人在審計(jì)匯總底稿中審批；審計(jì)組負(fù)責(zé)人召開(kāi)審計(jì)組會(huì)議，全體審計(jì)人員參加；審計(jì)組負(fù)責(zé)人復(fù)核填制審計(jì)組復(fù)核意見(jiàn)書(shū)；業(yè)務(wù)處組織召開(kāi)審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議，分管廳領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和法規(guī)審理人員等參加；業(yè)務(wù)處復(fù)核填制業(yè)務(wù)處復(fù)核意見(jiàn)書(shū)。

檢查審批邏輯時(shí)，重點(diǎn)查看審計(jì)實(shí)施方案是否由業(yè)務(wù)處室簽批后再由廳分管領(lǐng)導(dǎo)簽批；審計(jì)組會(huì)議是否形成審計(jì)組會(huì)議紀(jì)要，并有審計(jì)組負(fù)責(zé)人簽批，紀(jì)要內(nèi)容是否與征求意見(jiàn)稿內(nèi)容矛盾；是否按流程召開(kāi)審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議并形成審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要，廳分管領(lǐng)導(dǎo)是否簽批，紀(jì)要內(nèi)容是否與審計(jì)報(bào)告內(nèi)容矛盾。

（四）查擺放邏輯，看檔案歸檔順序是否按立卷細(xì)則執(zhí)行。審計(jì)檔案文件擺放有先后邏輯順序，審計(jì)檔案立卷按照結(jié)論類(lèi)、證明類(lèi)、立項(xiàng)類(lèi)、備查類(lèi)4個(gè)單元進(jìn)行排列。結(jié)論類(lèi)文件材料采用逆審計(jì)程序并結(jié)合文件材料的重要程度排序；證明類(lèi)文件材料按與審計(jì)實(shí)施方案及調(diào)整方案所列審計(jì)事項(xiàng)對(duì)應(yīng)的順序排列；立項(xiàng)類(lèi)文件材料和備查類(lèi)文件材料，均按形成材料時(shí)間結(jié)合材料重要程度進(jìn)行排列。

檢查擺放邏輯，重點(diǎn)查看文件材料是否按規(guī)定的逆審計(jì)程序擺放；是否有缺件，比如缺審計(jì)調(diào)查了解記錄、缺審計(jì)實(shí)施方案、缺審計(jì)組會(huì)議紀(jì)要、缺審計(jì)業(yè)務(wù)會(huì)議紀(jì)要、缺審計(jì)組復(fù)核意見(jiàn)書(shū)、缺業(yè)務(wù)處復(fù)核意見(jiàn)書(shū)、缺審計(jì)通知書(shū)批件、缺審計(jì)報(bào)告批件等；審計(jì)取證單是否與審計(jì)工作底稿相對(duì)應(yīng)。

（五）查紙張邏輯，看頁(yè)碼編寫(xiě)和紙張擺放是否規(guī)范。紙張擺放與頁(yè)碼編寫(xiě)之間也有一定的邏輯關(guān)系，比如用鉛筆在規(guī)定的位置編寫(xiě)檔案頁(yè)碼，編寫(xiě)頁(yè)碼的位置為紙張正面的右上角和紙張反面的左上角，保證有字的頁(yè)面均編有頁(yè)碼，且編寫(xiě)連續(xù)頁(yè)碼。檔案資料不得擺放破損頁(yè)，如有破損應(yīng)重新更換，或用A4紙張進(jìn)行粘貼修復(fù)；檔案資料頁(yè)面不得有彩色筆勾畫(huà)的情況；檔案的紙張擺放不得倒置，紙張表頭朝里方便翻閱；檔案資料小于A4紙張時(shí)應(yīng)靠左靠下擺放，或粘貼在A4的紙張上。

檢查紙張邏輯時(shí)，重點(diǎn)查看是否有重復(fù)頁(yè)碼和漏編頁(yè)碼的情況，發(fā)現(xiàn)重復(fù)頁(yè)碼或漏編頁(yè)碼時(shí)應(yīng)用橡皮擦拭后重新編寫(xiě)，不得在頁(yè)碼上直接進(jìn)行涂改，紙張頁(yè)碼編寫(xiě)完后應(yīng)檢查是否與目錄內(nèi)容對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼一致；檔案整理完后檢查是否還有殘留的金屬件，如訂書(shū)釘、回形針等，保證審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定等側(cè)面的訂書(shū)釘已取出。

三、審計(jì)檔案整理的建議

為了提高審計(jì)檔案管理質(zhì)量，應(yīng)該做好檔案交接工作，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理學(xué)習(xí)，細(xì)化檔案管理責(zé)任，優(yōu)化檔案管理考核。

（一）強(qiáng)化檔案管理學(xué)習(xí)。檔案管理看起來(lái)是非常簡(jiǎn)單的事情，但想要做好，就得需要付出耐心和細(xì)心，有的同志認(rèn)為只要做好現(xiàn)場(chǎng)工作，檔案管理無(wú)足輕重，其實(shí)從實(shí)踐工作中可以知道低質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)工作不可能有高質(zhì)量的檔案資料，但是低質(zhì)量的檔案資料必然反映出低質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)管理水平，因此，只有高質(zhì)量的檔案管理水平才能體現(xiàn)高質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)管理水平。檔案資料的整理一方面體現(xiàn)了工作態(tài)度和工作作風(fēng)，另一方面體現(xiàn)了工作能力和工作水平。因此要強(qiáng)化檔案管理學(xué)習(xí)，提高檔案管理質(zhì)量，不能出現(xiàn)邏輯問(wèn)題和程序問(wèn)題。

（二）細(xì)化檔案管理責(zé)任。檔案管理不是某一個(gè)人的事，而應(yīng)該將檔案管理工作落實(shí)到每一個(gè)人，包括審計(jì)組全體成員。從審計(jì)取證單的簽字及審計(jì)取證單附件的完整性開(kāi)始，就要將檔案資料的責(zé)任落實(shí)到位，審計(jì)組業(yè)務(wù)主管和審計(jì)組負(fù)責(zé)人在檔案整理中擔(dān)負(fù)的檢查和審核責(zé)任，對(duì)程序的合規(guī)性、合法性把關(guān)。只有這樣檔案資料時(shí)間倒置、未簽字的情況才能避免。同時(shí)業(yè)務(wù)處室也要擔(dān)負(fù)起檔案管理審核把關(guān)的責(zé)任，在檔案資料交接過(guò)程中做好審核監(jiān)督工作，對(duì)未按審理意見(jiàn)要求整改到位的檔案資料不予接受，對(duì)不符合檔案資料歸檔文件要求的不予接受。

（三）優(yōu)化檔案管理考核。檔案管理考核是提升檔案管理規(guī)范化的的動(dòng)力，目的是強(qiáng)化檔案管理理念，提高檔案管理水平。規(guī)范檔案管理可以強(qiáng)化審計(jì)人員規(guī)范審計(jì)流程，完善審計(jì)方法，提高現(xiàn)場(chǎng)管理水平。檔案管理和現(xiàn)場(chǎng)管理之間相輔相成，可以起到相互促進(jìn)、相互提升的效果。優(yōu)化檔案管理考核制度，查找檔案管理中出現(xiàn)的偏差，分析產(chǎn)生偏差的原因，并持續(xù)改進(jìn)偏差。實(shí)行檔案管理年度考核制，明確考核內(nèi)容和辦法，并對(duì)考核情況進(jìn)行總結(jié)歸納，對(duì)常見(jiàn)的檔案問(wèn)題及時(shí)向各業(yè)務(wù)部門(mén)給出提醒和整改要求?！?/p>

[圖片新聞]

近日，湖北省內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會(huì)第四屆理事會(huì)第一次會(huì)議在武漢召開(kāi)。會(huì)議審議通過(guò)了理事會(huì)四屆一次會(huì)議工作報(bào)告、年度財(cái)務(wù)收支情況報(bào)告、修訂后的協(xié)會(huì)《財(cái)務(wù)管理制度》和《會(huì)員入會(huì)辦法》，改選了副會(huì)長(zhǎng)、秘書(shū)長(zhǎng)，增補(bǔ)了理事、常務(wù)理事，并對(duì)2021年協(xié)會(huì)重點(diǎn)工作進(jìn)行研究部署。

（胡棋智 黃杰 攝影報(bào)道）