郝麗欣 楊中慶

（1.山西省高速公路綜合行政執(zhí)法總隊(duì)，山西 太原 030001；2.福建華閩通達(dá)信息技術(shù)有限公司，福建 福州 350001）

大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新技術(shù)的快速發(fā)展及應(yīng)用，為電子文件管理從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)條件和法律環(huán)境，推動了各行各業(yè)檔案信息化、智能化發(fā)展的普及與縱深發(fā)展。電子文件管理是檔案信息化進(jìn)程中的核心工作，在建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理實(shí)踐中存在種種缺陷。如何保障建設(shè)項(xiàng)目電子檔案“來源可靠”，保證項(xiàng)目電子檔案的憑證效力，是建設(shè)項(xiàng)目電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力的重要保障。

一、系統(tǒng)安全可靠

安全可靠的系統(tǒng)環(huán)境是決定建設(shè)項(xiàng)目電子文件質(zhì)量的關(guān)鍵因素。根據(jù)國際上通用的劃分標(biāo)準(zhǔn)，電子文件生命周期主要是三種類型的系統(tǒng)，分別是業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)和電子文件長期保存系統(tǒng)。項(xiàng)目電子文件管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交互方式宜采用嵌入模式，嵌入式是指把電子文件管理功能嵌入到已有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)開發(fā)完善的電子文件管理功能，使得電子文件管理功能作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)最底層的管理功能。按照經(jīng)典的文件生命周期理論，可以將電子文件管理環(huán)節(jié)分為電子文件生成、電子文件歸檔及移交。結(jié)合電子文件的管理環(huán)節(jié)，對保證電子檔案“來源可靠”中的“系統(tǒng)安全可靠”提出具體要求。

（一）電子文件形成

1.生成內(nèi)容固化的電子文件

項(xiàng)目電子文件作為業(yè)務(wù)過程的數(shù)據(jù)載體，電子文件數(shù)據(jù)主要來源于質(zhì)量數(shù)據(jù)庫、進(jìn)度數(shù)據(jù)庫、費(fèi)用數(shù)據(jù)庫及安全數(shù)據(jù)庫中，這些數(shù)據(jù)庫可以通過統(tǒng)一的工程結(jié)構(gòu)主數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中管理和關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)通常是頻繁更新且可以重復(fù)利用的。在同一工程劃分節(jié)點(diǎn)下，系統(tǒng)應(yīng)通過內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)工程用表、填表規(guī)范及引用規(guī)則，實(shí)現(xiàn)從海量的數(shù)據(jù)中自動抽取所需要的數(shù)據(jù)，形成電子文件；為避免電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其背景在流轉(zhuǎn)的過程中造成信息缺失，文件格式由流式文件轉(zhuǎn)換為版式文件，生成內(nèi)容固化的電子文件。

2.元數(shù)據(jù)及封裝包形成

系統(tǒng)應(yīng)按照國家檔案局對文件類元數(shù)據(jù)管理的要求，在電子文件生成的過程中自動獲取文件數(shù)據(jù)特征、業(yè)務(wù)背景信息及簽名信息，作為電子文件形成的背景信息，記錄在電子文件元數(shù)據(jù)中。這些元數(shù)據(jù)包括文件創(chuàng)建的背景信息（項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目簡稱、工程概算、合同段、單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程、工程部位等）、文件創(chuàng)建的時間、文件流轉(zhuǎn)過程和電子簽名等與背景相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息。

元數(shù)據(jù)與電子文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系是維護(hù)電子文件管理的關(guān)鍵與核心。文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)ISO15489指出“文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)系可以是嵌入式、封裝、關(guān)聯(lián)式”，其中最常用的方式是封裝。依據(jù)我國已出臺的封裝標(biāo)準(zhǔn)《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》（DA/T 48-2009），結(jié)合已制定的工程建設(shè)元數(shù)據(jù)方案，并結(jié)合項(xiàng)目文件的實(shí)際特點(diǎn)，添加組合文件、聚合文件的封裝要求。

3.數(shù)字簽名

文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)字簽名模塊。系統(tǒng)用戶角色與私鑰賬號綁定，使用數(shù)字證書登錄系統(tǒng)，進(jìn)入系統(tǒng)時讀取證書并輸入密碼。用戶在文件業(yè)務(wù)系統(tǒng)辦理文件流轉(zhuǎn)、報(bào)審流程中，通過用戶私鑰進(jìn)行數(shù)字簽名，對表單數(shù)據(jù)進(jìn)行完成過程電子簽章的操作，保障形成項(xiàng)目電子文件的組織或者是個人的身份真實(shí)有效。

（二）電子文件歸檔及移交

建設(shè)項(xiàng)目電子檔案系統(tǒng)應(yīng)建立面向各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)共同使用的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫接口和主數(shù)據(jù)編碼體系。保障質(zhì)量系統(tǒng)、進(jìn)度系統(tǒng)、費(fèi)用系統(tǒng)及安全系統(tǒng)能夠共享及利用電子文件數(shù)據(jù)，電子檔案管理系統(tǒng)對各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行收集、組卷、歸檔，并可以通過線上、線下移交電子檔案的方式實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案快速移交。

二、文件數(shù)據(jù)溯源

項(xiàng)目電子檔案的數(shù)據(jù)溯源可以通過元數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)特征及背景信息實(shí)現(xiàn)。利用元數(shù)據(jù)中記載的數(shù)據(jù)特征信息、業(yè)務(wù)背景信息，可以追蹤到電子文件數(shù)據(jù)來自哪份文件、哪張表格，表格中哪幾條數(shù)據(jù)，進(jìn)而可以直觀地體現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的來源。

電子文件通過其元數(shù)據(jù)信息可獲取產(chǎn)生電子文件的背景信息，通過背景信息中可以獲得產(chǎn)生該文件的工程結(jié)構(gòu)部位，在同一工程結(jié)構(gòu)部位之下，追蹤到數(shù)據(jù)引用的相關(guān)文件，進(jìn)而能夠追溯到文件數(shù)據(jù)的來源。如圖1所示，同一節(jié)點(diǎn)下，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單中的有關(guān)頂面高程數(shù)據(jù)可以追溯到生成該數(shù)據(jù)的水準(zhǔn)測量記錄表，水準(zhǔn)測量記錄表中記錄的是原始數(shù)據(jù)，繼而可明確質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單中的數(shù)據(jù)來源，完成對質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告單中數(shù)據(jù)的追溯。

圖1 數(shù)據(jù)溯源

三、責(zé)任者追蹤

通過元數(shù)據(jù)中的電子簽名信息，實(shí)現(xiàn)對文件形成責(zé)任者的追蹤。如圖2所示，通過查詢元數(shù)據(jù)信息中的電子簽名信息，可以追蹤電子簽名的簽名時間、簽名人、簽名結(jié)果、證書、簽名算法等信息。通過電子簽名信息，保證了形成電子檔案的組織和個人身份的真實(shí)有效，避免了責(zé)任不明的現(xiàn)象。

圖2 數(shù)字簽名元數(shù)據(jù)信息

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用及新《檔案法》的修訂為建設(shè)項(xiàng)目電子文件管理提供了新的技術(shù)支撐和法律環(huán)境。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化發(fā)展的初期往往定位于檔案數(shù)字化的發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)等關(guān)鍵技術(shù)及實(shí)踐的成熟與發(fā)展，電子文件數(shù)字化發(fā)展逐漸向數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展，并將建立起基于內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確的電子文件底層大數(shù)據(jù)平臺。本文在新《檔案法》提出的“來源可靠”條件下，探討了項(xiàng)目電子檔案“來源可靠”的具體要求，在此基礎(chǔ)上提出可操作的文件管理系統(tǒng)要求、文件數(shù)據(jù)溯源及責(zé)任者追蹤的方式。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下保障項(xiàng)目電子檔案的“來源可靠”這一要求具有重要的意義。