摘 要：電子檔案元數(shù)據(jù)管理方法與水平直接影響著保存電子檔案的真實(shí)性。為充分發(fā)揮出元數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，本文對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案進(jìn)行深入分析，在明確管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)、功能模塊、數(shù)據(jù)庫以及元數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，對(duì)元數(shù)據(jù)管理方案展開對(duì)比與評(píng)價(jià)，希望為電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案的實(shí)施提供科學(xué)參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案;元數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)庫;管理方案

前言

電子檔案具有十分重要的保存價(jià)值，是指實(shí)體檔案數(shù)字化過程中產(chǎn)生的一類文件，具有體積小、容量大、檢索便捷等特點(diǎn)。在實(shí)際應(yīng)用過程中，元數(shù)據(jù)管理成為電子檔案有效保存應(yīng)重點(diǎn)解決的問題。在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)快速發(fā)展的背景下，有必要應(yīng)用成本效益、工作效能、可操作性優(yōu)良的元數(shù)據(jù)管理方案，以此實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化。

1 電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.1 元數(shù)據(jù)管理原則

元數(shù)據(jù)的功能定位與模型描述是整合電子檔案資源、創(chuàng)建檔案利用服務(wù)的關(guān)鍵，在從整體角度分析電子檔案元數(shù)據(jù)這一核心系統(tǒng)時(shí)，首先，尊重檔案、尊重客觀、尊重元數(shù)據(jù)與整體間的有機(jī)聯(lián)系，以此保證元數(shù)據(jù)與檔案內(nèi)容信息間的關(guān)系，可通過可視化、可理解的形式展現(xiàn)出來。其次，注重電子檔案不同生命階段中內(nèi)容信息的著錄，堅(jiān)持前端控制與全過程管理原則，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有效運(yùn)行。最后，注重元數(shù)據(jù)擴(kuò)展性、互操作性、標(biāo)準(zhǔn)化功能的運(yùn)用，使得元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息間構(gòu)建起有效的邏輯關(guān)系，從而實(shí)現(xiàn)信息共享與數(shù)據(jù)交換。

1.2 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是以JAVA為開發(fā)語言、MYSQL為后臺(tái)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、XML為系統(tǒng)配置技術(shù)，在JE22平臺(tái)上創(chuàng)建起來的，嚴(yán)格按照文檔一體化理念進(jìn)行設(shè)計(jì)，各功能模塊、業(yè)務(wù)層獨(dú)立且協(xié)同工作，具有較強(qiáng)的互操作性與擴(kuò)展性。前臺(tái)展現(xiàn)層、系統(tǒng)業(yè)務(wù)層、系統(tǒng)服務(wù)層、數(shù)據(jù)訪問層、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)層構(gòu)成了電子檔案元數(shù)據(jù)管理技術(shù)架構(gòu)，強(qiáng)大的用戶展示、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)開發(fā)服務(wù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與轉(zhuǎn)移功能，極大地提高了元數(shù)據(jù)的利用效率。系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)如下圖所示[1 ]。

1.3 電子文件元數(shù)據(jù)管理設(shè)計(jì)

1.3.1 元數(shù)據(jù)生成。元數(shù)據(jù)生成主要是對(duì)元數(shù)據(jù)的值域以及潛在選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置，最終形成確定的元數(shù)據(jù)內(nèi)容。為避免轉(zhuǎn)換元數(shù)據(jù)格式時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，采用統(tǒng)一軟件處理生產(chǎn)到匯交階段產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，并將確定元數(shù)據(jù)的內(nèi)容保存到數(shù)據(jù)庫中。在移交文檔時(shí)應(yīng)注意數(shù)據(jù)集名稱、形成時(shí)間、數(shù)據(jù)格式、專題類別的注釋，以此保證界限使工作能夠順利開展。

1.3.2 元數(shù)據(jù)捕獲。捕獲元數(shù)據(jù)需要按照國家與行業(yè)相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，利用裝置自動(dòng)采集與數(shù)據(jù)源對(duì)應(yīng)的信息數(shù)據(jù)。首先，利用人工著錄、系統(tǒng)自動(dòng)生成選擇數(shù)據(jù)庫中電子檔案元數(shù)據(jù)值域，然后導(dǎo)入相應(yīng)的元數(shù)據(jù)，以此完成生產(chǎn)、匯交數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)。其次，由于部分電子檔案元數(shù)據(jù)隱藏在運(yùn)作環(huán)境中或是系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境之外，一般采用人工著錄結(jié)合計(jì)算機(jī)的方式捕獲元數(shù)據(jù)，然后由系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)識(shí)出元數(shù)據(jù)的捕獲時(shí)間與地點(diǎn)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)捕獲方式的加入，極大地減小了人為誤差，保證了元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息的真實(shí)性與憑證性。最后，為進(jìn)一步提高電子方案元數(shù)據(jù)的價(jià)值與質(zhì)量，需要檢查元數(shù)據(jù)內(nèi)容、邏輯等其他方面的內(nèi)容，充分發(fā)揮出質(zhì)量控制的作用。

1.3.3 元數(shù)據(jù)封裝。電子檔案元數(shù)據(jù)封裝是實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與檔案功能模塊數(shù)據(jù)交換、信息共享的關(guān)鍵。因此，將元數(shù)據(jù)封裝在電子檔案管理系統(tǒng)中才能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交流功能。首先，按照檔案卷宗級(jí)、文件級(jí)、全宗級(jí)對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行封裝，完整的數(shù)據(jù)封裝包可作為系統(tǒng)交換數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)單元。其次，保證每一數(shù)據(jù)封裝包中含有一個(gè)基于XML結(jié)構(gòu)的本級(jí)數(shù)據(jù)文件，并將若干個(gè)電子檔案元數(shù)據(jù)與一個(gè)基于XML結(jié)構(gòu)的元數(shù)據(jù)文件封裝在一起，多個(gè)文件封裝包便形成了基于XML結(jié)構(gòu)的案卷級(jí)數(shù)據(jù)文件，以此類推可獲得全宗級(jí)數(shù)據(jù)文件。最后，按照《DAT/48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范》進(jìn)行電子文檔元數(shù)據(jù)封裝操作，要求元數(shù)據(jù)封裝包應(yīng)根據(jù)電子簽名、版本信息、格式描述等進(jìn)行統(tǒng)一打包處理，以此保證技術(shù)架構(gòu)在發(fā)生變化時(shí)，電子文檔仍可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交流與文件共享。各級(jí)數(shù)據(jù)封裝包如下圖所示。

1.3.4 元數(shù)據(jù)維護(hù)。維護(hù)元數(shù)據(jù)的目的是持續(xù)電子檔案與元數(shù)據(jù)間的鏈接，避免因保管方法、檔案遷移影響電子檔案間關(guān)聯(lián)的穩(wěn)定性與文件的完整性。一般情況下，元數(shù)據(jù)維護(hù)采用文本方式切入、嵌入元數(shù)據(jù)規(guī)范，同時(shí)結(jié)合屬性描述、編碼處理、加密處理等方式對(duì)文件進(jìn)行封裝[2 ]。我國電子檔案安全保障策略具體指：封裝格式屬于電子文檔的利用、交換與保存以及其他相關(guān)形式，與硬件、軟件間不存在聯(lián)系。表明文檔一體化需要將數(shù)據(jù)融進(jìn)抽象性行為中，以此形成有機(jī)統(tǒng)一體。封裝后的元數(shù)據(jù)與電子檔案的信息、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容在邏輯層面上具有一定關(guān)聯(lián)，有利于保證元數(shù)據(jù)要素的有效性。

1.4 功能模塊設(shè)計(jì)

1.4.1 參數(shù)設(shè)置模塊。參數(shù)設(shè)置模塊功能的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)以檔案管理員、系統(tǒng)管理原用于參數(shù)管理權(quán)限為前提，從而參加到電子檔案元數(shù)據(jù)的領(lǐng)導(dǎo)、案卷、全宗、清理、刷新、緩存等功能的實(shí)現(xiàn)過程中。參數(shù)設(shè)置具體流程為：選擇參數(shù)設(shè)置模塊后，選擇添加或刪除參數(shù)，以此實(shí)現(xiàn)各功能。

1.4.2 歸檔收集與管理模塊。歸檔收集主要是利用數(shù)字化掃描的方式收集實(shí)體檔案，可分為文檔上傳、OA在線或離線導(dǎo)入、公文導(dǎo)入等多種實(shí)體文檔上傳方式。其中，文檔上傳是文檔目錄數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮處理;OA在線或離線導(dǎo)入則是在電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)運(yùn)行與離線的環(huán)境中，由網(wǎng)絡(luò)向指定對(duì)象傳送電子文件;公文導(dǎo)入主要是在文檔上傳完成后進(jìn)行，根據(jù)文檔的導(dǎo)入日期、檔案與數(shù)據(jù)類型等信息完成導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)電子檔案元數(shù)據(jù)的自動(dòng)分類。完成歸檔收集工作之后，需要對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔價(jià)值判斷、電子公文自動(dòng)歸檔、數(shù)據(jù)維護(hù)與案卷調(diào)整等維護(hù)工作，及時(shí)剔除無價(jià)值的歸檔文件，以此保證電子檔案元數(shù)據(jù)管理成本效益與工作效能。

1.4.3 檔案查詢與管理模塊。“查詢”作為電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的重要功能，對(duì)提高核心檔案業(yè)務(wù)數(shù)字化具有重要意義。檔案管理人員在登錄賬號(hào)來到用戶界面后，在指定位置處輸入文件編號(hào)、題名等信息便可自動(dòng)搜索到相應(yīng)的文件與項(xiàng)目。在此過程中，指令會(huì)傳輸?shù)胶笈_(tái)數(shù)據(jù)庫層面，由數(shù)據(jù)庫判斷與查詢信息相符的文件，然后向檔案管理人員顯示包括文件責(zé)任者、日期、發(fā)文字號(hào)等信息的全文目錄。若為秘密文檔，則需要用戶輸入文件密級(jí)。針對(duì)檔案查詢的管理功能，具體分為專題分類與專題組織兩大部分，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理人員新建文件名或?qū)ｎ}檔案、刪除專題名或?qū)ｎ}檔案、取消發(fā)布專題等業(yè)務(wù)。

1.4.4 檔案銷毀與利用模塊。檔案銷毀與利用一般在接收移交電子檔案之后進(jìn)行。接收移交電子檔案采用脫離系統(tǒng)保管的方式進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的備份，為后期制備多套檔案數(shù)據(jù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。銷毀、利用電子檔案元數(shù)據(jù)，主要依據(jù)為：一，服務(wù)器空間。二，國家檔案法相關(guān)規(guī)定。三，機(jī)構(gòu)的人力、物力、財(cái)力等條件與資源。銷毀后的電子檔案元數(shù)據(jù)將不會(huì)在管理系統(tǒng)中查詢到，檔案管理人員可根據(jù)需求選擇批量銷毀或是單件銷毀。檔案的利用要求管理人員獲得審批后，才能查閱到秘密級(jí)電子檔案元數(shù)據(jù)，秘密級(jí)權(quán)限到達(dá)審批時(shí)間點(diǎn)后便會(huì)自動(dòng)結(jié)束，一般為24小時(shí)，以此全面保證系統(tǒng)的安全性，并有利于充分發(fā)揮電子檔案元數(shù)據(jù)的利用價(jià)值[3 ]。

1.5 數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫作為電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的重要支撐，在后臺(tái)運(yùn)行中扮演著不可替代的角色。設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫需要遵循層次分明、布局合理、結(jié)構(gòu)規(guī)范、數(shù)據(jù)獨(dú)立、數(shù)據(jù)安全等原則，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)高效、合理運(yùn)營。在數(shù)據(jù)庫中，電子檔案元數(shù)據(jù)以及電子檔案內(nèi)容信息會(huì)按照來源、檔號(hào)、電子簽名、形式特征、電子屬性、數(shù)字化屬性等進(jìn)行合理劃分，并且元數(shù)據(jù)包含了各類信息數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)狀態(tài)、行為、實(shí)踐、依據(jù)與描述等，為數(shù)據(jù)庫描述、判斷元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息提供有力的支撐。因此，只有進(jìn)一步規(guī)范數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)，才能保證電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案策略獲得有效憑證，實(shí)現(xiàn)后續(xù)電子檔案維護(hù)與利用有效性、真實(shí)性的提升。

2 電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案對(duì)比

2.1 四種管理方法分析與對(duì)比

電子檔案元數(shù)據(jù)管理方法包括內(nèi)封裝、半封裝、不封裝與特定封裝四種類型，四種管理方法的分析與對(duì)比結(jié)果如下所示：

第一，內(nèi)封裝。VEO、Mets、Bueketsl等都屬于內(nèi)封裝，通過“綁定”電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)而形成一個(gè)完整體，可將檔案內(nèi)容信息轉(zhuǎn)換為64編碼后，與元數(shù)據(jù)一同封裝在XML結(jié)構(gòu)中，或是將元數(shù)據(jù)直接封裝到不做編碼處理的檔案內(nèi)容信息中。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，文本、影像、圖形等電子檔案在理論上均可以二進(jìn)制儲(chǔ)存，內(nèi)容信息經(jīng)過編碼處理后封裝在XML結(jié)構(gòu)中，但在執(zhí)行效率上、工作效能等方面存在一定不足，還可能存在超時(shí)問題。將元數(shù)據(jù)封裝在檔案內(nèi)容信息特定位置處的方法，其真實(shí)性與憑證性有待進(jìn)一步校驗(yàn)，并且許多常見的格式在嵌入數(shù)據(jù)過程中無法實(shí)現(xiàn)，需要對(duì)管理技術(shù)與開發(fā)工具進(jìn)行更深層次的研究。

第二，半封裝。運(yùn)用此種方法時(shí)，電子檔案內(nèi)容信息無需編碼處理與單獨(dú)存儲(chǔ)，直接將電子檔案信息寫在元數(shù)據(jù)封裝包的存儲(chǔ)位置處，也就是將元數(shù)據(jù)看作單獨(dú)使用的XML結(jié)構(gòu)。由于XML結(jié)構(gòu)擁有單獨(dú)保存元數(shù)據(jù)封裝包的路徑，提出了電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，需結(jié)合系統(tǒng)開發(fā)實(shí)際需求進(jìn)行合理選擇。

第三，不封裝。不封裝與半封裝具有一定相似性，所管理的電子檔案元數(shù)據(jù)以結(jié)構(gòu)形式存在數(shù)據(jù)庫中，且與內(nèi)容信息間無需進(jìn)行封裝處理，對(duì)電子檔案保存格式進(jìn)行管理，便可增強(qiáng)二者間的邏輯關(guān)聯(lián)性。但是電子檔案長期保存的時(shí)間，以及電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)間的真實(shí)性、憑證性，有待進(jìn)一步驗(yàn)證[4 ]。

第四，特定封裝。此種電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案需要驗(yàn)證元數(shù)據(jù)與檔案內(nèi)容信息的身份，以此保證電子檔案存儲(chǔ)的憑證價(jià)值。經(jīng)過加密處理后的電子檔案元數(shù)據(jù)會(huì)以形態(tài)化的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中，而電子檔案內(nèi)容信息不用進(jìn)行編碼處理，直接以非結(jié)構(gòu)化形式獨(dú)立存在數(shù)據(jù)庫中，二者通過封裝字符產(chǎn)生有效關(guān)聯(lián)，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了直接封裝電子檔案元數(shù)據(jù)與內(nèi)容信息的目標(biāo)，并且真實(shí)性與憑證性可通過驗(yàn)證。

2.2 實(shí)施管理方案的策略

2.2.1 可行性評(píng)價(jià)。數(shù)字化檔案管理經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，各部門已經(jīng)擁有電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案的成熟做法與經(jīng)驗(yàn)。按照國家現(xiàn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與工作文件，在設(shè)備轉(zhuǎn)型、存儲(chǔ)格式、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作上給出了明確的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。因此，實(shí)施電子檔案元數(shù)據(jù)管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)從人力資源、技術(shù)設(shè)備、硬件條件等方面全面考慮數(shù)字化業(yè)務(wù)運(yùn)營的效率與質(zhì)量，并作出科學(xué)合理的規(guī)劃與準(zhǔn)備，切勿將電子檔案元數(shù)據(jù)管理看作單純的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作。此外，企業(yè)與機(jī)構(gòu)還應(yīng)考慮到時(shí)代發(fā)展的需求，對(duì)實(shí)施數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的可行性與必要性評(píng)估，以此降低系統(tǒng)升級(jí)與轉(zhuǎn)型帶來的風(fēng)險(xiǎn)與壓力，充分發(fā)揮出電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案策略的優(yōu)勢(shì)與作用。

2.2.2 工作效能評(píng)價(jià)。在選擇電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案時(shí)，一方面，保證元數(shù)據(jù)形態(tài)統(tǒng)一化。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案過程中，為避免部分實(shí)體文檔在業(yè)務(wù)系統(tǒng)之外流轉(zhuǎn)，與數(shù)字化文檔形成混合系統(tǒng)，應(yīng)對(duì)電子檔案元數(shù)據(jù)管理與儲(chǔ)存流程進(jìn)行全面評(píng)估，以此保證系統(tǒng)運(yùn)營效率。另一方面，注重電子檔案元數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性。在獨(dú)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)允許的前提下，可銷毀部分無用的實(shí)體文檔以減少存儲(chǔ)元數(shù)據(jù)的空間與后期維護(hù)成本[5 ]。

2.2.3 成本效益評(píng)價(jià)。通過對(duì)比分析內(nèi)封裝、半封裝、不封裝與特定封裝四種電子檔案元數(shù)據(jù)管理方案，發(fā)現(xiàn)內(nèi)封裝檔案存在工作效能較低的問題，半封裝與不封裝管理方法下元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容信息的真實(shí)性與憑證性有待驗(yàn)證，并且三種管理方案做耗費(fèi)的成本較高。特定封裝作為一種安全有效管理方案，不僅擴(kuò)展能力強(qiáng)，而且元數(shù)據(jù)使用效率高，在系統(tǒng)開發(fā)過程中的復(fù)用性也較強(qiáng)，極大地降低了電子檔案內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)身份驗(yàn)證、技術(shù)架構(gòu)變化產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。在數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)程加快的背景下，相關(guān)機(jī)構(gòu)與成員需要對(duì)管理方案的成本與效益進(jìn)行全面的量化評(píng)價(jià)，從而實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)管理方案策略科學(xué)化水平提升的目標(biāo)。

3 結(jié)論

綜上所述，元數(shù)據(jù)管理作為電子檔案工作中的基礎(chǔ)性工作，對(duì)加強(qiáng)檔案數(shù)字化、信息化具有重要意義。因此，檔案工作者應(yīng)在工作中主動(dòng)創(chuàng)新，明確內(nèi)封裝、半封裝、不封裝、特定封裝元數(shù)據(jù)管理方案策略的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，并合理運(yùn)用電子檔案信息系統(tǒng)，以此加強(qiáng)檔案內(nèi)部信息間的關(guān)聯(lián)性，為后續(xù)電子檔案管理與應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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作者簡介：金彩平（1981-），大學(xué)學(xué)歷，浙江省嘉善縣城市建設(shè)檔案館館員，主要從事城建檔的收集、審核、整理以及數(shù)字化工作。