趙威

摘 要：信息技術(shù)可以為各行各業(yè)提供不同程度的便利，檔案管理工作也是如此，引用信息技術(shù)積極進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革，可有效提高管理效率。本文首先分析了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題，論述了檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性，最后提出了新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的有效措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;服務(wù)模式;創(chuàng)新;改革

在機(jī)關(guān)企事業(yè)單位中，大到發(fā)展規(guī)劃，小到員工信息，都是記錄在檔案中的，因此檔案可以說是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展的重要基礎(chǔ)。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理，而如今的檔案管理模式已經(jīng)變成了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，管理對象也不再是紙質(zhì)檔案，而是存儲功能更強(qiáng)的電子檔案，迅捷程度大大提高。目前，為了更方便各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理工作，必須重視對檔案管理的創(chuàng)新和服務(wù)模式的改革。

1 當(dāng)前機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理方式陳舊

盡管有部分機(jī)關(guān)企事業(yè)單位會對檔案進(jìn)行定期整理，然而管理模式往往過于老套，而且檔案樣式仍以紙質(zhì)為主，先對檔案進(jìn)行登記，再將各類檔案堆疊在大書架上，最后根據(jù)類型的不同貼上不同標(biāo)簽，這種管理模式效率低下，檔案調(diào)用和更新比較麻煩，而且大多數(shù)單位的檔案室通常較為陰暗潮濕，極容易使紙質(zhì)檔案受潮腐爛，不利于長久保存。

1.2 事業(yè)單位對檔案管理不重視

業(yè)務(wù)繁忙是機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的工作特點(diǎn)，部分單位因此疏于對檔案的管理，往往認(rèn)為在近期的業(yè)務(wù)處理完畢后就可以著手準(zhǔn)備下一階段的工作了，雖然看上去各階段有序銜接、工作流程緊湊，實(shí)際上卻忽視了一項(xiàng)重要的內(nèi)容，那就是沒有對已完成的工作進(jìn)行詳細(xì)的檔案整理。同時，在激烈的市場競爭下，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位均認(rèn)為業(yè)績才是所有工作的中心，為了讓自己單位贏得市場競爭的主動地位，將所有資源都集中到提升業(yè)績上來，由此造成資源分配不均，在檔案管理方面投入的人力物力財力嚴(yán)重不足。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待考量

許多機(jī)關(guān)企事業(yè)單位都沒有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，一般都是在閑暇時間臨時抽調(diào)一部分其他部門的員工，進(jìn)行檔案的集中整理，或是另外聘請兼職人員。這些單位都沒有認(rèn)識到檔案的重要性，將檔案管理工作視為簡單的檔案整理，進(jìn)而忽略了對專業(yè)人才的培養(yǎng)。然而實(shí)際上檔案管理工作中有許多注意事項(xiàng)，并不只是簡單的整理，如果沒有具備專業(yè)知識的人員，就很容易出現(xiàn)問題，最終導(dǎo)致檔案管理?xiàng)l理性差，資料不完善，管理效率低下等不利情況出現(xiàn)[1 ]。

2 檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

在進(jìn)行檔案管理時結(jié)合數(shù)字化信息技術(shù)，可顯著提高管理效率。

2.1 以互聯(lián)網(wǎng)為代表的現(xiàn)代數(shù)字化的出現(xiàn)

如今，智能手機(jī)的應(yīng)用十分普遍，并且其功能也越來越強(qiáng)大，隨著各種功能的app出現(xiàn)，許多行為我們在家里就能做到，只需要打開手機(jī)，就可以完成購物、買票、打車、訂餐等多項(xiàng)任務(wù)，并且也不再需要紙幣交易，就算是出門，各場所也都開通了微信支付。同樣，在檔案管理中，傳統(tǒng)的管理模式以紙質(zhì)檔案為依托，查閱和管理都相當(dāng)不便，而且還帶來了老舊檔案受潮受損的問題，影響著整個檔案系統(tǒng)的完善性，如果堅持沿用這種過時的管理模式，就會逐漸與時代脫節(jié)，使其他需要依托檔案的工作發(fā)展受阻。有效的改善措施就是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，把檔案信息導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫中，這樣我們就可以利用計算機(jī)進(jìn)行在線管理，大大減輕了檔案整理、排序、分類以及更新工作的壓力。綜上，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和模式改革是順應(yīng)時代發(fā)展的必然要求。

2.2 機(jī)關(guān)企事業(yè)單位體制改革的必然要求

現(xiàn)階段，我國各大事業(yè)單位都迎來了體制改革的潮流，為了不在潮流中掉隊(duì)，必須要對各方面進(jìn)行精準(zhǔn)有效的改革。然而檔案工作改革的一個重要前提就是需要對該單位過去的陳舊的管理情況和各階段工作進(jìn)行詳細(xì)了解，以便根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)找準(zhǔn)問題關(guān)鍵。如何改革？如果利用信息化技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，不但可以將各階段的發(fā)展情況詳細(xì)記錄，還能夠在進(jìn)行體制改革時為管理人員提供便利，根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況找準(zhǔn)改革切入點(diǎn)，通過信息檢索功能快速準(zhǔn)確地查閱到所需的資料。所以，利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和模式改革，有助于事業(yè)單位進(jìn)行精準(zhǔn)的體制改革，檔案工作走在行業(yè)的前列。

2.3 傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下

眾所周知，傳統(tǒng)檔案管理模式的管理對象為紙質(zhì)檔案，需要工作人員對調(diào)出和新增檔案進(jìn)行明確的登記，并且定期進(jìn)行整理和重新歸類，工作流程復(fù)雜，且工作量巨大。而且，由于紙質(zhì)檔案存檔比較麻煩，部分單位為了節(jié)省時間和簡化程序并不注意對日常工作的記錄進(jìn)行存檔，這就導(dǎo)致了在需要時查閱到的歷史檔案記錄不全面，降低了參考價值。除此之外，一些年代久遠(yuǎn)的檔案，隨著時間的流逝，紙張也會出現(xiàn)腐朽發(fā)霉的情況，因此還要及時進(jìn)行搶救。進(jìn)行查閱時，有的單位由于檔案總量大，往往工作人員需要花費(fèi)大把時間才能找到所需檔案，這還是在歸類及時的情況下。而如今的生活節(jié)奏逐漸加快，各單位都要求提高工作效率，將大量時間花費(fèi)在查閱檔案上會影響工作效率，所以應(yīng)及時創(chuàng)新檔案管理模式，順應(yīng)時代發(fā)展，引入信息技術(shù)，可顯著節(jié)省管理時間，減輕管理工作量，提高各項(xiàng)效率[2 ]。

3 新形勢下機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革

3.1 用信息化手段擴(kuò)充檔案服務(wù)內(nèi)容

在信息化發(fā)展趨勢下，機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的檔案管理工作得到了有效的支持，檔案管理作為單位的重要工作，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀以及發(fā)展需求，有效應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理。在信息化檔案管理改革中，應(yīng)加強(qiáng)信息化管理效果，結(jié)合信息化技術(shù)對管理進(jìn)行改善。首先，應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的情況制定適合的計劃，明確檔案管理服務(wù)模式，結(jié)合不同的環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的規(guī)劃內(nèi)容，保證檔案管理服務(wù)能夠順利進(jìn)行。其次，應(yīng)建立專門的網(wǎng)站，為人們帶來更加便捷的服務(wù)，借助網(wǎng)站的方式來加強(qiáng)檔案管理的服務(wù)，使人們在收集檔案資料的時候能夠及時地獲取到相應(yīng)的信息，使檔案管理工作發(fā)揮出更好的效果，使社會服務(wù)的質(zhì)量提升。