鄭慧麗

摘 要：我國改革進(jìn)程不斷推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平逐步提高，檔案管理工作的重要性也在日益提升。事業(yè)單位是人才的聚集地，也是促進(jìn)我國各方面進(jìn)步和發(fā)展的重要領(lǐng)域，其發(fā)展和改革的步伐也需要不斷加快，以更好地推進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)事業(yè)和檔案管理事業(yè)的快速成長?；诖耍鞔笫聵I(yè)單位對于文書檔案管理工作的認(rèn)知度也在逐步提高，由此可見，文書檔案管理工作需要予以充分的重視。國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展速度持續(xù)加快，事業(yè)單位文書檔案管理工作對于國家檔案的作用不可輕視，不僅有利于本單位的工作，對于國家檔案事業(yè)的發(fā)展同樣具有推動作用。事業(yè)單位所處地位不同于一般性企業(yè)，既有共通之處又不盡相同，其對于積極提升單位的管理水平與服務(wù)質(zhì)量具有十分重要的影響作用，同時在提高事業(yè)單位工作效率方面的效果也逐步體現(xiàn)，為其奠定了扎實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。但是目前，事業(yè)單位檔案管理工作面臨的問題也漸次出現(xiàn)，許多因素和問題對其產(chǎn)生了相應(yīng)的阻礙，其發(fā)展受到一定程度的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位的社會形象和工作成績表現(xiàn)出后勁不足，因此，針對這一問題，積極采取有效措施，利用先進(jìn)的檔案管理理念，結(jié)合實(shí)際工作管理經(jīng)驗(yàn)，制訂合理完善的檔案管理體系，對于事業(yè)單位文書檔案管理工作具有十分重要的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;文書檔案;管理

近年來，事業(yè)單位對于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了重要的推動作用，而事業(yè)單位檔案管理工作又是重中之重，加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理對于促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展具有重要意義。因此，應(yīng)該正確認(rèn)識到文書檔案管理工作所存在的現(xiàn)實(shí)問題，運(yùn)用科學(xué)合理的方法和理念促進(jìn)事業(yè)單位呈現(xiàn)出積極良好的發(fā)展態(tài)勢，使其在長期社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展中擁有較高的競爭優(yōu)勢，促進(jìn)此項(xiàng)工作的高效化和持續(xù)化發(fā)展。

一、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

1.事業(yè)單位文書檔案管理工作被重視度不高

在以往的檔案管理工作中，因所處位置原因，一直未受到應(yīng)有的重視，尤其是文書檔案管理工作，因其在單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要性不足，不能夠直接為單位創(chuàng)造出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，加之事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)本身就對于文書檔案管理工作存在認(rèn)知誤區(qū)，因此在長期工作當(dāng)中，文書檔案管理工作一直處于被動地位。一方面因其本身工作特性，同時也因?yàn)槲臅鴻n案管理工作不同于其他部門工作，能夠?qū)挝还ぷ鳟a(chǎn)生直接作用，在整個事業(yè)單位管理工作中的角色感較差，所處地位重要性無法得以充分體現(xiàn);另一方面對于單位的經(jīng)濟(jì)效益或各方面發(fā)展不能夠起到立竿見影的效果，進(jìn)而也不能很好地為單位創(chuàng)新發(fā)展提供直接幫助。因此，一部分管理者對文書檔案的管理工作不重視，態(tài)度敷衍，沒有對其進(jìn)行充分的了解，認(rèn)為文書檔案管理工作的作用就是應(yīng)付檢查以及資料的保管，存在感較差。由于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的全面快速發(fā)展，事業(yè)單位的主要精力放在了注重單位效益和實(shí)際利益方面，長此以往，文書檔案管理工作逐漸居于事業(yè)單位附屬性地位，不被重視，甚至被邊緣化。

2.文書檔案的相關(guān)管理工作處于較低水平

根據(jù)相關(guān)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，由于檔案管理工作在事業(yè)單位所處的地位一直不是非常重要，單位對于檔案管理工作相關(guān)人員的綜合要求也不是很高，認(rèn)為事業(yè)單位的發(fā)展和優(yōu)化重點(diǎn)不在于此，眼光不夠長遠(yuǎn)，把檔案管理工作放在了其他管理工作的后面，造成檔案管理工作的形式化，而其中的文書檔案管理工作就更加得不到重視。雖然我國在事業(yè)單位人員聘用方面實(shí)行的是崗位聘用制，并且公開招聘，但是在人員管理方面依然是沿用原有的管理制度，檔案管理人員與當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展制度不匹配，不能夠很好的相互適應(yīng)，協(xié)調(diào)發(fā)展，從而導(dǎo)致檔案管理人員的價(jià)值得不到有效的體現(xiàn)。并且，目前我國事業(yè)單位所聘用的檔案從業(yè)人員專業(yè)度不夠，自身學(xué)習(xí)能力和認(rèn)知水平不足，對于檔案管理類工作的認(rèn)識還停留在以往傳統(tǒng)的意識形態(tài)，沒有與時俱進(jìn)，甚至對于檔案管理工作一知半解，盲目應(yīng)付，另外還有相當(dāng)一部分檔案管理人員是兼職從事工作，在檔案管理工作方面投入的精力和時間相當(dāng)有限，也不會對檔案管理工作進(jìn)行必要的深入的學(xué)習(xí)、鉆研和付出。長此以往，檔案管理工作的這種狀態(tài)得不到及時改變，相關(guān)管理者也不投入其中進(jìn)行研究和改善，那么其對于事業(yè)單位檔案管理工作的消極影響就會逐步擴(kuò)大，嚴(yán)重者甚至?xí)绊懯聵I(yè)單位的長期穩(wěn)定發(fā)展和相應(yīng)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

3.文書檔案管理的規(guī)范程度較低

目前，我國很多單位尤其是事業(yè)單位，對于檔案管理的規(guī)范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現(xiàn)組卷錯亂、文件的檔號出現(xiàn)錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當(dāng)前形勢下，電子檢索因其速度快，質(zhì)量高等優(yōu)勢被大量應(yīng)用，也符合社會發(fā)展的趨勢。但是，目前的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，通用性不足，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化還有待進(jìn)一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在事業(yè)單位中往往成為機(jī)構(gòu)改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災(zāi)區(qū)，尤其是年紀(jì)較大的人員，對于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的滯后發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)當(dāng)前信息時代的發(fā)展要求。最終導(dǎo)致文書檔案管理的規(guī)范度較低。

4.文書工作與檔案工作的銜接度不足

文書檔案管理工作具體包含兩個方面內(nèi)容：一是文書，二是檔案，其二者看似不同，實(shí)則互為聯(lián)系，關(guān)系緊密，具有不可分割性。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，將兩者緊密銜接，使其互相配合，是當(dāng)前檔案管理工作者需要重視和考慮的，只有二者相互配合，緊密銜接才能夠使檔案管理工作形成一個整體，構(gòu)成一個完整的檔案管理體系。但是，在新時期通常采取的管理方式為分模塊式，這種管理方式必須單獨(dú)操作，無法對其進(jìn)行統(tǒng)一，從而無法使管理工作成為一個完整的整體，即使一些個別單位建立了相應(yīng)的管理體系，也往往流于表面，無法根本解決問題。針對于此，站在客觀角度對其進(jìn)行分析，分模塊式管理方式在一定程度上加大了文書管理和檔案管理工作之間的距離，使兩者的配合出現(xiàn)了較大偏差。