劉玲

摘 要：聲像檔案管理涉及社會(huì)組織與國(guó)家機(jī)構(gòu)以及個(gè)人的各項(xiàng)具有重大意義的活動(dòng)。比如，形成的對(duì)自身或者國(guó)家社會(huì)有價(jià)值的照片、底片影片等，以不同的材料為載體，主要以聲音為主，同時(shí)也有文字進(jìn)行說(shuō)明與記錄，由此本文著重闡述聲像檔案的特點(diǎn)以及檔案管理中聲像檔案管理的問(wèn)題與策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;聲像檔案;問(wèn)題策略

聲像檔案管理是現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分之一，在考察利用該檔案時(shí)，要注意更好地保護(hù)和利用這些生動(dòng)、形象的檔案，必須要采取相應(yīng)的對(duì)策。

一、聲像檔案管理的主要特征

1.聲像檔案的特征

隨著科技發(fā)展，許多檔案都通過(guò)聲音與影像形式被記錄。

首先，聲像檔案有直觀的形象特征，主要以視頻和音頻的形式存在，通過(guò)音頻和視頻的方式能記錄和承載事情經(jīng)過(guò)，并且做好詳實(shí)記錄，該形式更具真實(shí)性。相對(duì)于紙質(zhì)的檔案來(lái)講，聲像檔案可以更直觀和形象地記錄當(dāng)時(shí)事件經(jīng)過(guò)，該優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)檔案不能具備的。

其次，聲像檔案可以作為其他檔案的有效補(bǔ)充和佐證。聲像檔案具備傳統(tǒng)檔案所無(wú)法具備的優(yōu)勢(shì)，這也并不是意味著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)消失，而是紙質(zhì)檔案與聲像檔案可以相輔相成、互為佐證。比如，參加會(huì)議期間所形成的決議、會(huì)議記錄等，通常用紙質(zhì)文檔的形式管理與收藏，但是參會(huì)人員的照片、發(fā)言情況需要用聲像的形式進(jìn)行記錄和保存，尤其是當(dāng)研究人員需要對(duì)該次會(huì)議的情況再次進(jìn)行細(xì)致研究時(shí)，紙質(zhì)檔案與聲像檔案就能夠從不同的方面展現(xiàn)整個(gè)會(huì)議的真實(shí)發(fā)展過(guò)程，使得研究者能夠?qū)υ摯螘?huì)議的結(jié)果研究得更為透徹。

聲像材料可以反映真實(shí)的歷史，聲像檔案與紙質(zhì)檔案是不一樣的，聲像檔案能原封不動(dòng)地展現(xiàn)當(dāng)時(shí)的原貌，同時(shí)也可以加以文字進(jìn)行說(shuō)明，給人以視覺和聽覺的感受。因此，可以為各大高校以及科研部門提供第一手材料，所以聲像檔案的價(jià)值已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了它本身的價(jià)值。比如，在1949年10月1日舉行的開國(guó)大典上，毛主席講話變成了最彌足珍貴的影像，現(xiàn)在會(huì)給人一種身臨其境的感覺，要是沒(méi)有聲像設(shè)備將其場(chǎng)景進(jìn)行記錄并將該檔案很好的保存了下來(lái)，那么中國(guó)人民就很難再見到如此珍貴的影像了。在教育領(lǐng)域某些聲像資料的教育功能是非常強(qiáng)大的，學(xué)?？梢岳寐曄癫牧先ハ?qū)W生介紹學(xué)校，讓學(xué)生愛上學(xué)校，并且能夠讓學(xué)生安心的進(jìn)行學(xué)習(xí)。

2.管理方式多樣化

傳統(tǒng)聲像檔案的管理最通常是放在收集和保存資料上，注重的是資料的完整性與安全性，大多數(shù)都等待著被人查看和借閱。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案管理方式也必須進(jìn)行新的調(diào)整。在聲像載體方面，通常的文獻(xiàn)主要是通過(guò)照片、磁帶、光盤等產(chǎn)品和電子出版物為載體，而現(xiàn)在許多的聲像檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描轉(zhuǎn)成PDF的電子格式。比如，數(shù)碼相機(jī)直接生成相片、大容量的服務(wù)器被刻錄成光盤。該儲(chǔ)存方式相較于之前單純的聲像資源原件進(jìn)行保存更具優(yōu)勢(shì)。隨著檔案的增多其占用的物理空間也在擴(kuò)大，而現(xiàn)在聲像檔案信息主要是由聲像人員攝入原始檔案資料，僅用占去很小一部分的物理空間就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行轉(zhuǎn)化成虛擬的聲像檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上。虛擬空間的聲像檔案的管理部門不能局限于空間的建設(shè)，而是應(yīng)該將電子文獻(xiàn)作為重點(diǎn)館藏，利用虛擬建設(shè)為大眾進(jìn)行服務(wù)。

二、檔案管理中聲像檔案管理存在的問(wèn)題

當(dāng)然檔案管理中的聲像管理的問(wèn)題有很多。

首先，在制度方面。當(dāng)前只有少數(shù)檔案管理單位制訂了相關(guān)的檔案管理制度，許多單位在管理方面處于沒(méi)有規(guī)章制度可遵守，任憑員工自由處理，很多聲像檔案都沒(méi)有進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。

其次，意識(shí)問(wèn)題。隨著社會(huì)的發(fā)展變化越來(lái)越快，尤其是部分事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)部門的攝像設(shè)備都有了很大的提高與改善。絕大多數(shù)的單位都有齊全的聲像設(shè)備，因此從整體而言，大多數(shù)聲像設(shè)備的配置比較齊全，聲像設(shè)備管理不充分的問(wèn)題仍然存在。例如，缺乏相應(yīng)的聲像管理制度，對(duì)聲像的使用規(guī)則缺乏相應(yīng)的要求和原則，因此大多數(shù)的設(shè)備都處于閑置的狀態(tài)，造成了資源浪費(fèi)，或者有的將設(shè)備放在科室、個(gè)人的手中。相關(guān)人員不能明確其職責(zé)，并且人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變動(dòng)，從而導(dǎo)致設(shè)備不能被有效利用起來(lái)，所以在一些活動(dòng)開展時(shí)，攝影人員很少能夠及時(shí)將相關(guān)的視頻材料進(jìn)行錄入，由此不利于以后的歸檔并保存。

最后，在歸檔方面。聲像檔案具有時(shí)效性，因此及時(shí)進(jìn)行歸檔，并且對(duì)歸檔的要求也非常嚴(yán)格，如視頻材料必須要配以一定的文字進(jìn)行說(shuō)明。許多單位的視頻由于沒(méi)有嚴(yán)格的歸檔，所以造成了后期得不到很好的利用，從而失去了相應(yīng)的價(jià)值。聲像檔案的保存比紙質(zhì)檔案更嚴(yán)格。許多單位的聲像檔案放在文書柜里與其他的個(gè)人紙質(zhì)檔案混合存放，保存環(huán)境沒(méi)有恒溫、恒濕、防磁化等功能，由此導(dǎo)致一些照片出現(xiàn)變黃褪色的情況，不利于聲像磁帶的長(zhǎng)久保存。

1.聲像檔案存在數(shù)量多、管理亂的現(xiàn)象

聲像設(shè)備數(shù)量較多、設(shè)備管理較亂。管理缺失造成了大量的聲像設(shè)備不能得到良好應(yīng)用。此外，當(dāng)一些大型活動(dòng)開辦時(shí)，記錄的聲像材料不能被很好保存下來(lái)，由此在歸檔方面有著很大的障礙。攝影錄入人員在各自單位當(dāng)中從事著與聲像檔案相關(guān)工作，并且也決定著聲像檔案的數(shù)量與質(zhì)量。調(diào)查反映出攝錄人員總是存在著不足，盡管隊(duì)伍強(qiáng)大、整體年齡較為年輕和文化程度較高，但是其專業(yè)的知識(shí)與技能相對(duì)較低，大部分的攝錄人員并不明白什么是聲像檔案，他們覺得只要是為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，所有拍攝的照片與視頻只要送到報(bào)社和電臺(tái)就算完工，如何處理這些聲像檔案是屬于個(gè)人的行為，尤其是隨著人事的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)相應(yīng)調(diào)整，從而造成聲像檔案失控，導(dǎo)致單位部門的檔案并不能完全被保留，從而影響到了聲像檔案的開發(fā)利用。

2.聲像檔案管理相對(duì)混亂，問(wèn)題較為復(fù)雜

目前，管理制度缺乏、聲像檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題使得聲像檔案管理很難，在及時(shí)完全存檔方面與管理方面水平也非常懸殊。許多單位中設(shè)備人員將聲像檔案管理能做到比較規(guī)范的僅占6%，許多單位沒(méi)有相應(yīng)的設(shè)備卻有聲像檔案，有設(shè)備卻無(wú)聲像檔案的占了35%，極度的兩極分化由此導(dǎo)致了比例懸殊。聲像檔案非常難歸檔就是因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)的制度，許多單位盡管有著完整的制度體系，但是在執(zhí)行方面存在著很大不足。正是由于缺乏相關(guān)的制度保障，所以各大單位的聲像檔案管理處于自由的狀態(tài)。聲像檔案的收集需要付出許多的人力和財(cái)力，因此檔案工作人員往往會(huì)有畏難的情緒。很少人會(huì)主動(dòng)去做這件事情，尤其是大部分的聲像資料都散落在各個(gè)部門以及個(gè)人的手中。由于沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，因此這些檔案很難統(tǒng)一進(jìn)行處理，由于沒(méi)有制度的制約造成人員收集檔案的難度增加，由此很難將檔案全面的保存。