謝祥 張婧 項超

【關(guān)鍵詞】 賬表核對; RPA; 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化; Petri網(wǎng); 財務(wù)共享服務(wù)中心; 馬爾科夫鏈技術(shù)

【中圖分類號】 F232? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A? 【文章編號】 1004-5937（2021）16-0131-06

一、引言

外部經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境的變化和企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張，使得企業(yè)的財務(wù)管理模式和財務(wù)系統(tǒng)需要不斷調(diào)整與優(yōu)化，以滿足企業(yè)發(fā)展所提出的各種新需求。2017年德勤會計師事務(wù)所推出了財務(wù)機(jī)器人及流程自動化解決方案，機(jī)器人流程自動化（RPA）相關(guān)技術(shù)應(yīng)用在我國財務(wù)業(yè)務(wù)操作領(lǐng)域，幫助企業(yè)進(jìn)行財務(wù)管理優(yōu)化，實現(xiàn)成本更低、效率更高的財務(wù)管理目標(biāo)。

機(jī)器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）是一種先進(jìn)的自動化技術(shù)解決方案，即一種在不改變用戶原有界面層的前提下，采用用戶原有界面層中的技術(shù)手段，通過模擬并增強(qiáng)人與計算機(jī)交互過程的方式，執(zhí)行基于一定固定規(guī)則的可重復(fù)任務(wù)的軟件解決方案。目前國內(nèi)外關(guān)于財務(wù)RPA的研究主要集中在理論研究和技術(shù)的實施與應(yīng)用等方面。國外學(xué)者Ernst et al.[1]、Deloitte[2]、Le Clair[3]對RPA的定義及適用范圍進(jìn)行了討論。國內(nèi)學(xué)者孫逸等[4]、戚蓓蓓[5]研究了基于人工智能的RPA實現(xiàn)技術(shù);姜紅德[6]從市場應(yīng)用及效果層面對RPA技術(shù)展開了研究;田高良等[7]指出了RPA在財務(wù)業(yè)務(wù)中的應(yīng)用;程平等[8-14]在財務(wù)共享模式下運(yùn)用RPA技術(shù)對于多個核心業(yè)務(wù)流程設(shè)計優(yōu)化方案;趙金梅[15]運(yùn)用RPA技術(shù)構(gòu)建了涉稅業(yè)務(wù)流程自動化管理的平臺優(yōu)化框架?，F(xiàn)有的研究多采用定性研究方法，財務(wù)RPA研究缺乏定量研究的有力支撐。

本文以A公司財務(wù)共享服務(wù)中心的賬表核對流程為例，探討了使用Petri網(wǎng)技術(shù)定量分析在企業(yè)使用財務(wù)RPA進(jìn)行流程優(yōu)化中RPA實施環(huán)節(jié)的合理性和RPA的應(yīng)用價值。

二、基于RPA的賬表核對流程優(yōu)化

（一）優(yōu)化前的原賬表核對流程

A公司是一家以產(chǎn)業(yè)新城開發(fā)為主營業(yè)務(wù)，城市綜合開發(fā)、數(shù)據(jù)金融、實體產(chǎn)業(yè)與交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)四大板塊為輔的資產(chǎn)規(guī)模近2 000億元的集團(tuán)公司，財務(wù)共享服務(wù)中心的建立縮減了財務(wù)層級結(jié)構(gòu)，優(yōu)化了財務(wù)工作處理流程，提高了公司原有財務(wù)功能的處理效率。但是，近年隨著A公司業(yè)務(wù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，財務(wù)共享中心服務(wù)子公司的數(shù)量不斷增多，業(yè)務(wù)量急速上漲，原有財務(wù)共享服務(wù)中心的業(yè)務(wù)流程已不能滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)的需求，需要進(jìn)一步優(yōu)化升級。

A公司財務(wù)共享服務(wù)中心原有的賬表核對業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

主要有3個環(huán)節(jié)：

1.填報上傳。財務(wù)共享服務(wù)中心的財務(wù)部完成財務(wù)報表填寫，并上傳至財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺。

2.分公司核對。財務(wù)報表上傳后，下屬各分公司財務(wù)人員從財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺自行下載報表和本公司的會計賬簿進(jìn)行核對，如果會計賬簿與報表數(shù)據(jù)項一致，則填寫固定格式的反饋報表，并上傳財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺，財務(wù)部參考反饋報表，確認(rèn)財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺上財務(wù)數(shù)據(jù)的更新。

3.數(shù)據(jù)差異處置。如果報表與會計賬簿數(shù)據(jù)項不一致，則分公司財務(wù)人員上報分公司和財務(wù)共享服務(wù)中心。根據(jù)分公司所屬業(yè)務(wù)板塊的不同，財務(wù)共享服務(wù)中心安排對應(yīng)板塊的核算部門進(jìn)行會計賬簿與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的核對，板塊核算部門下載板塊業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如果與會計賬簿數(shù)據(jù)一致無誤，則填寫固定格式的反饋報告，發(fā)送給分公司，經(jīng)其審閱后，由分公司上傳財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺，財務(wù)部根據(jù)反饋報告確定財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺上財務(wù)數(shù)據(jù)的更新。如果業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與賬簿數(shù)據(jù)項之間存在差異，則板塊核算部門通過人工比對的方式找出差異數(shù)據(jù)項，與具體業(yè)務(wù)部門核實后，修改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并填寫固定格式的反饋報告，發(fā)送給分公司，經(jīng)其審閱后，仍然由分公司上傳財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺，財務(wù)部根據(jù)反饋報告對財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和確認(rèn)。

通過分析可以發(fā)現(xiàn)，在賬表核對流程的標(biāo)準(zhǔn)化財務(wù)數(shù)據(jù)對比環(huán)節(jié)仍需要人工完成，自動化和智能化程度偏低;再加上不同部門和不同層級之間信息流通存在組織隔離、地域差異和時間滯后等問題所形成的“長鞭效應(yīng)”，極大地影響了企業(yè)內(nèi)部財務(wù)賬表核對的工作效率，降低了財務(wù)數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。

（二）優(yōu)化后的賬表核對流程

通過引入賬表核對機(jī)器人，將其外掛于原有的財務(wù)信息共享平臺，實現(xiàn)賬表核對的自動化流程處理，業(yè)務(wù)流程發(fā)生了變化，具體流程圖如圖2所示，其中灰色部分為基于RPA技術(shù)的賬表核對機(jī)器人自動化處理部分，白色部分仍然為人工處理部分。

由圖2可知，引入賬表核對機(jī)器人后，賬表核對機(jī)器人自動登錄，并基于財務(wù)部門預(yù)先錄入的該公司會計賬簿、會計表格以及實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)三者之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則和判斷規(guī)則自動完成數(shù)據(jù)項比對，并完成自動化的報告填寫和最終反饋，實現(xiàn)賬表核對整體流程的自動化操作。

賬表核對流程優(yōu)化內(nèi)容主要包括：

1.登錄時間的變化

在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中設(shè)置機(jī)器人登錄的時間以及條件，可以不限于原有的日間工作的8小時，做到7×24小時的全天候登錄。

2.核對數(shù)據(jù)的自動爬取

機(jī)器人登錄后可采用爬蟲等自然語言處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)規(guī)則腳本，自動提取存于財務(wù)共享數(shù)據(jù)平臺中的報表數(shù)據(jù)、分公司賬簿數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在此過程中直接減少了人工操作帶來的多個頁面切換下載，以及人工找尋關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)進(jìn)行比對的時間效率損失。通過數(shù)據(jù)項編號以及識別碼，完成精準(zhǔn)的配比比對。

3.賬表自動核對

根據(jù)報表與會計賬簿的判斷規(guī)則和會計賬簿與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的判斷規(guī)則，自動完成賬表與賬簿和賬簿與業(yè)務(wù)之間的數(shù)據(jù)核對。若出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致，則機(jī)器人會自動發(fā)送之前預(yù)先設(shè)置的郵件以及語音通知相關(guān)部門核實情況并完成記錄和預(yù)警。

4.賬表核對信息自動反饋

在完成基于預(yù)設(shè)規(guī)則的對比判斷后，賬表核對機(jī)器人按照反饋信息模板自動填寫反饋信息并自動發(fā)送，機(jī)器人反饋信息的填寫與提交是一個實時過程，不存在過往因人工填寫所造成的時間差。財務(wù)數(shù)據(jù)根據(jù)反饋信息進(jìn)行及時更新，提高財務(wù)數(shù)據(jù)的實時性。

在整個基于RPA的賬表核對自動化流程中，均通過預(yù)先設(shè)定的步驟和流程來完成數(shù)據(jù)的提取、關(guān)聯(lián)、比對和反饋工作，從源頭上直接減少人工干預(yù)，在極大提高工作效率的同時，減少了因人工操作錯誤所帶來的風(fēng)險。此外，RPA在完成階段性工作后都會自動記錄工作情況，這在一定程度上有助于企業(yè)財務(wù)信息處理的公開化和透明化，幫助財務(wù)共享中心加強(qiáng)對整個賬表核對業(yè)務(wù)流程的實時管控，防止徇私舞弊的發(fā)生，提升財務(wù)數(shù)據(jù)的整體質(zhì)量。

三、基于Petri網(wǎng)的財務(wù)RPA流程優(yōu)化量化分析

Petri網(wǎng)由德國數(shù)學(xué)家Carl Adam Petri于1962年發(fā)明，用于研究信息系統(tǒng)及其相互關(guān)系，其優(yōu)點在于具有直觀性、動態(tài)性、便于分析計算和計算機(jī)支持[16]。Petri網(wǎng)建模方法日趨成熟，包含了各種分析技術(shù)，包括可達(dá)標(biāo)識集、關(guān)聯(lián)矩陣、馬爾科夫鏈等等。簡單的Petri網(wǎng)結(jié)構(gòu)由表示狀態(tài)的S元素和表示變遷的T元素構(gòu)成，由變遷T元素而引起狀態(tài)S元素中的資源的流動，使兩種元素產(chǎn)生的流關(guān)系聯(lián)系，用F表示，S和T分別稱為N的庫所集和變遷集。工作流模型的建立是Petri網(wǎng)建模的基礎(chǔ)，通過將現(xiàn)實流程映射到網(wǎng)絡(luò)模型中，再根據(jù)模型進(jìn)行分析計算，通過這些分析技術(shù)可以了解到模型的許多重要性質(zhì)，進(jìn)一步可分析得到模型映射出的現(xiàn)實問題和規(guī)律。本文采用Petri網(wǎng)建模能夠清晰地展現(xiàn)A公司財務(wù)賬表核對業(yè)務(wù)流程運(yùn)行情況，建立同構(gòu)馬爾科夫鏈進(jìn)行量化分析，相比其他靜態(tài)分析法更為嚴(yán)謹(jǐn)。

（一）原賬表核對流程建模與分析

根據(jù)圖1所示的原賬表核對的業(yè)務(wù)流程圖，基于業(yè)務(wù)流程事件以及發(fā)生條件構(gòu)建其Petri網(wǎng)模型，如圖3所示。圖中的圓圈代表庫所（P），方框代表變遷（T），其中變遷T元素的實際含義如表1所示。

根據(jù)圖3的Petri網(wǎng)模型生成馬爾科夫鏈（如圖4所示），即把變遷Ti轉(zhuǎn)換為實施速率λi。同時，將模型的初始標(biāo)識M0=（1，0，0，0，0，0，0，0，0）記為（0），表示S0中有一個托肯。由此，經(jīng)過不同變遷獲得不同的可達(dá)集，進(jìn)而得到狀態(tài)集M0，M1，M2，…，M11。再根據(jù)這些狀態(tài)集，建立同構(gòu)的馬爾可夫鏈，鏈中的有向弧代表的是從一個狀態(tài)向另一個狀態(tài)的轉(zhuǎn)換。

建立線性方程組

SQ=0，∑iPi=1，1≤i≤9? ? ? ?（1）

其中S為向量（P（M0），P（M1），…，P（M8）），表示的是T0至T8中9個變遷穩(wěn)態(tài)概率的集合，是可達(dá)標(biāo)識達(dá)到穩(wěn)定狀態(tài)的概率;Q為速率轉(zhuǎn)移矩。

對優(yōu)化前的原賬表核對所涉及的各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作時間進(jìn)行統(tǒng)計，并計算出各環(huán)節(jié)的實施速率λi，如表2所示。

繪制出9×9的速率矩陣，其對角線上的元素qij的值為從狀態(tài)Mi輸出的各條弧上標(biāo)注速率之和的負(fù)值。

根據(jù)此速率矩陣求解線性方程組（1）可以得到每個可達(dá)標(biāo)識的穩(wěn)定狀態(tài)概率P（Mi）=xi（1

P（M0）=0.0465;P（M1）=0.2790;

P（M2）=0.0232;P（M3）=0.3488;

P（M4）=0.0232;P（M5）=0.1162;

P（M6）=0.0930;P（M7）=0.0116

從穩(wěn)定狀態(tài)概率值P（Mi）可以看出：賬表核對流程中，T1（分子公司項目部財務(wù)主管下載報表核對）、T3（板塊核算部門下載業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與報表核對）、T5（與業(yè)務(wù)部門溝通核實數(shù)據(jù)），它們所占整個流程的時間比重較大，而這些操作均為脫離軟件系統(tǒng)的人工操作環(huán)節(jié)，尤其是T5，耗用時間最多，體現(xiàn)人工操作的不足以及效率低下。

通過分析可知，原賬表核對業(yè)務(wù)所存在的不足正是財務(wù)RPA的優(yōu)勢所在，使用財務(wù)RPA對其進(jìn)行流程優(yōu)化是完全可行的。

（二）基于RPA的賬表核對流程優(yōu)化分析

基于RPA優(yōu)化后的賬表核對流程的Petri網(wǎng)圖及其T元素對應(yīng)表格，如圖5和表3所示。

基于RPA的賬表核對業(yè)務(wù)的工作流程時間大幅縮減，經(jīng)過實際平臺流程處理時間測算，優(yōu)化前后的變遷過程平均工作時間如表4所示。

計算可得，優(yōu)化前原賬表核對業(yè)務(wù)流程總用時為：

240+1 440+120+1 800+120+600+480+60

=4 860（秒）

優(yōu)化后賬表核對業(yè)務(wù)流程總用時為：

5+15+15+15+10+10+15+30+30+60+1+1+5

=212（秒）

整個賬表核對業(yè)務(wù)流程的時間評價指標(biāo)：

可見，優(yōu)化后的賬表核對業(yè)務(wù)在流程中增加了四個變遷，時間效率上增加了95.6%，極大地提高了財務(wù)共享中心賬表核對業(yè)務(wù)的運(yùn)行效率，減少了在賬表核對業(yè)務(wù)流程的時間損耗，降低了該業(yè)務(wù)的時效工資成本。

四、結(jié)語

財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，使得企業(yè)財務(wù)業(yè)務(wù)集中化，為RPA實施提供了基礎(chǔ)。本文以A公司財務(wù)共享服務(wù)中心賬表核對流程為例，使用Petri網(wǎng)和馬爾科夫鏈技術(shù)對賬表核對RPA優(yōu)化前后的流程進(jìn)行了量化的對比分析，分析結(jié)果表明，優(yōu)化前的賬表核對流程存在的不足適合使用RPA來優(yōu)化，而優(yōu)化后的賬表核對流程運(yùn)行效率顯著提高，大幅度地減少時間損耗，并且降低了該流程的時效工資成本。

因此，Petri網(wǎng)和馬爾科夫鏈技術(shù)可以作為企業(yè)實施財務(wù)RPA的有用工具，在財務(wù)RPA實施前，幫助企業(yè)驗證RPA實施場景的合理性和可行性;在財務(wù)RPA實施后，幫助企業(yè)定量評估財務(wù)RPA的實施效果。

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