席敏

【摘? 要】眾所周知，檔案管理在我國(guó)各單位工作開(kāi)展中都占據(jù)著一個(gè)重要地位，檔案記錄著相關(guān)單位自創(chuàng)建至今所經(jīng)歷過(guò)的重大事件，是相關(guān)單位發(fā)展成就的“最好見(jiàn)證者”，更是相關(guān)單位管理人員以及工作人員今后各項(xiàng)工作開(kāi)展的“指導(dǎo)者”與“參考者”。因此，檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升有著十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。信息化背景下，傳統(tǒng)陳舊的管理方式已不能滿足新時(shí)代的實(shí)際發(fā)展需求，因此，各檔案管理人員需要針對(duì)自身工作現(xiàn)狀進(jìn)行一定的創(chuàng)新與優(yōu)化。

【Abstract】As is known to all， archives management plays an important role in the work of various units in China. The archives record the significant events that the relevant units have experienced since their establishment. It is the "best witness" of the development achievement of related units， and the "mentor" and "reference" for the managers and staff of related units to carry out their future work. Therefore， the improvement of the quality and efficiency of archives management work has a very positive practical significance. Under the background of informatization， the traditional and old management methods can no longer meet the actual development needs of the new era. Therefore， archivists need to carry out certain innovation and optimization according to their work status.

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;存在問(wèn)題;優(yōu)化措施

【Keywords】informatization; archives management; existing problems; optimization measures

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）06-0005-02

1 引言

近年來(lái)，隨著時(shí)代以及科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，我們已然步入了一個(gè)全新的時(shí)代——數(shù)字化信息時(shí)代。數(shù)字化信息時(shí)代下，各種信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行業(yè)與領(lǐng)域中，為人們的日常生活、生產(chǎn)、工作以及學(xué)習(xí)提供了極大便利。而同時(shí)，檔案管理工作也隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，緊跟時(shí)代前進(jìn)的步伐，逐漸引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設(shè)備來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，旨在能夠從以往傳統(tǒng)的檔案管理工作方式向先進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作方式所轉(zhuǎn)變。但從我國(guó)檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，其檔案管理工作中存在著一定的不足之處。

2 信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時(shí)代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：

第一，管理對(duì)象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時(shí)代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等[1]。

第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲(chǔ)藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時(shí)間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲(chǔ)存等工作，大大促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升[2]。

3 信息化背景下檔案管理工作中存在的問(wèn)題

3.1 工作意識(shí)存在問(wèn)題

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作內(nèi)容以及工作形式也發(fā)生了一定的改變與創(chuàng)新，雖然大多數(shù)單位都引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設(shè)備來(lái)開(kāi)展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識(shí)中還是沒(méi)有明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而導(dǎo)致在日常檔案管理工作中常常出現(xiàn)檔案信息漏填或填寫(xiě)不規(guī)范的現(xiàn)象，且由于管理人員傳統(tǒng)思想的作用以及專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的缺乏，使得部分檔案管理人員只會(huì)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理以及歸檔等工作，對(duì)相關(guān)單位檔案管理工作的開(kāi)展與創(chuàng)新造成了嚴(yán)重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設(shè)。

3.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

眾所周知，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)需要借助各種專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)與設(shè)備來(lái)進(jìn)行，但由于大部分單位或機(jī)構(gòu)資金有限，無(wú)法支持各種檔案管理輔助性設(shè)備的購(gòu)入，從而導(dǎo)致其日常檔案管理工作缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)與設(shè)備作為支持，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機(jī)構(gòu)進(jìn)行了各種專(zhuān)業(yè)化信息技術(shù)設(shè)備的購(gòu)入，但由于檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)的信息化技術(shù)知識(shí)以及信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理工作缺乏一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，而信息技術(shù)人員所開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件也無(wú)法滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求[3]。

3.3 檔案管理機(jī)制不健全

通常情況下，在檔案管理工作中常常會(huì)出現(xiàn)以下2種情況：第一，檔案運(yùn)輸;第二，檔案換機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。這2種情況的出現(xiàn)在一定程度上加大了檔案管理工作難度，具體表現(xiàn)為職責(zé)劃分不明確以及缺乏良好且有效的檔案管理措施。首先是職責(zé)劃分不明確，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)檔案管理單位都沒(méi)有完善的檔案管理制度，因此，常常出現(xiàn)檔案在運(yùn)輸或換機(jī)構(gòu)管理的過(guò)程中出現(xiàn)信息重復(fù)收錄的情況，這種情況不僅會(huì)造成人力資源的浪費(fèi)，還會(huì)在一定程度上造成檔案信息資源的浪費(fèi)。其次是有效檔案管理措施的缺乏。因檔案管理制度的缺乏，導(dǎo)致部分單位或機(jī)構(gòu)在日常檔案管理工作中只是簡(jiǎn)單地將檔案進(jìn)行堆放與存儲(chǔ)，等到需要使用檔案時(shí)再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞或移交，而有關(guān)于檔案的整理都是在臨時(shí)有需求時(shí)才會(huì)進(jìn)行[4]。

4 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體實(shí)施措施

4.1 形成檔案管理信息化意識(shí)

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足新時(shí)代的發(fā)展需求以及新時(shí)代背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要注重?cái)?shù)字信息化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息化工作意識(shí)的形成。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，檔案管理工作的良好開(kāi)展對(duì)各單位或機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義。基于信息化背景下，檔案管理工作的開(kāi)展在借助信息化技術(shù)的同時(shí)還應(yīng)將其進(jìn)行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化檔案管理意識(shí)的培養(yǎng);其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供幫助;最后，提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開(kāi)展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應(yīng)組織檔案管理人員通過(guò)參加培訓(xùn)或自主學(xué)習(xí)等方式來(lái)進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。還有一點(diǎn)更為重要，那就是做好人才入門(mén)關(guān)，在人員選聘的過(guò)程中，盡量尋找既具有專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)又具有一定專(zhuān)業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣一來(lái)不僅能夠充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

4.2 加大檔案管理信息化建設(shè)資金與硬件投入

確切來(lái)說(shuō)，信息化檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且長(zhǎng)期的工作，并不是立刻就能夠成功的，是需要大量時(shí)間、大量資金、人力資源以及各種信息化技術(shù)設(shè)備的投入才能夠保障的。在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理部門(mén)應(yīng)與國(guó)家相關(guān)部門(mén)進(jìn)行深入溝通與協(xié)商來(lái)獲得專(zhuān)項(xiàng)財(cái)政資金撥款用于檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理部門(mén)可以充分發(fā)揮社會(huì)群眾的力量，引進(jìn)社會(huì)資金來(lái)促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)。當(dāng)然，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)檔案管理人員需要注意到一點(diǎn)，那就是檔案管理人員的配置，除了基本檔案管理專(zhuān)業(yè)人員之外，還需要注重技術(shù)人才的引進(jìn)。與此同時(shí)，在引進(jìn)技術(shù)人才的基礎(chǔ)上也要加強(qiáng)內(nèi)部人員培訓(xùn)再教育工作，以此來(lái)促進(jìn)檔案管理人員以及信息技術(shù)人員技能水平以及檔案管理水平的提升。

4.3 建立檔案管理信息化制度，提升檔案信息安全管理水平

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員需要明確一點(diǎn)，即檔案信息安全。如果不能夠保障所有檔案信息的安全，那么各單位所為檔案管理工作付出的努力則會(huì)歸之于零。如果想要切實(shí)保障檔案信息化安全，相關(guān)檔案管理人員可以結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律文件來(lái)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)制度，例如，可以結(jié)合國(guó)家新近頒布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來(lái)進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)制度的制定與完善，以此來(lái)保障檔案資源信息安全。對(duì)那些尚未取得授權(quán)、通過(guò)非法途徑獲取相關(guān)檔案信息資源的用戶進(jìn)行嚴(yán)格懲罰，必要時(shí)追究其法律責(zé)任。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化的發(fā)展與建設(shè)是必然趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機(jī)構(gòu)都應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)與應(yīng)用，從而才能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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【3】苗曉丹.信息化背景下檔案工作存在的問(wèn)題及其應(yīng)對(duì)措施[J].精品，2019（8）：289.

【4】云庭.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].卷宗，2019，9（6）：116.