現(xiàn)階段，現(xiàn)代信息技術(shù)已在各行業(yè)得到推廣與應用。由于各政府機關和企事業(yè)單位在生產(chǎn)和管理過程中產(chǎn)生了大量的資料，因此做好檔案管理工作十分必要。這不僅可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支撐，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的發(fā)展，其價值得到了廣泛的重視。然而，當前我國很多企業(yè)雖然經(jīng)營規(guī)模和經(jīng)營時間已有所增長，但是其檔案管理工作遇到了新的瓶頸。故而，創(chuàng)新優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作，已成為至關重要的環(huán)節(jié)。

一、企業(yè)檔案信息化管理工作概述

1.檔案管理工作概念。信息時代企業(yè)檔案管理工作是指，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術(shù)，采集、整理、歸檔各類資料數(shù)據(jù)，從而在實現(xiàn)整理檔案實體與檔案信息工作的同時，為檔案使用者提供有效信息服務。當前，部分傳統(tǒng)的人工方式檔案管理已被淘汰，并向高效智能化方式轉(zhuǎn)變。因此，檔案管理效率得到了顯著提升，檔案管理工作重心也發(fā)生了改變，其相關價值得到了有效發(fā)揮。

2.檔案管理工作特點。①信息化。在信息化時代，企業(yè)不能僅限于對生產(chǎn)資料、人事資料進行檔案管理，而是要將檔案管理范圍現(xiàn)在已擴大至生產(chǎn)經(jīng)營的一切數(shù)據(jù)。因此，檔案管理工作更加全面化、復雜化、豐富化，這主要表現(xiàn)為：利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、整理、存儲資料，并為管理者提供檔案管理服務，從而實現(xiàn)集約化管理。②高價值。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等新生產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案資料已不再只是簡單記錄，其數(shù)據(jù)資源的高價值已不斷被挖掘出來。在此基礎上，企業(yè)通過對資料的分析挖掘，可為企業(yè)運營、生產(chǎn)、決策、管理提供科學的決策依據(jù)，這也正是檔案管理的價值所在。

二、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理標準缺失。目前，很多企業(yè)的檔案管理往往會存在不同程度的缺失，其通常都只是簡單地收集、分類、歸檔和備案檔案。但是，檔案管理必須遵循一定的標準，而檔案信息的標準化和規(guī)范化必不可少。在日常辦公過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式已無法滿足企業(yè)的現(xiàn)代化需求，其檔案資源的存需按照更嚴格的要求。這就需要企業(yè)加強標準化建設，將檔案管理工作細致化、標準化，從而保證檢索工具便捷化，以進一步提升檔案信息化管理水平。

2.檔案管理技術(shù)落后。對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，其工作流程僅由本地檔案的管理人員來管理分類，相關的資料檢索方式較機械化與簡單化，故而無法充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。信息化檔案管理的實施，對信息安全提出了更嚴峻的挑戰(zhàn)，這既要保證檔案管理系統(tǒng)的安全性，又要保證檔案管理的系統(tǒng)穩(wěn)定性，以避免系統(tǒng)崩潰、硬件損毀等對資料造成不可逆的影響。

3.人員專業(yè)素質(zhì)不強。當前，很多企業(yè)檔案管理工作重視程度仍然不夠，工作往往仍停留在資料保管層面，相關制度和標準仍未建立，人員素質(zhì)較為單一。檔案管理人員不能適應信息時代對檔案管理的新需求，認識不到自身工作的重要性。除此之外，由于企業(yè)對檔案管理的投入預算不足，不能有效組織相應的檔案信息化管理相關培訓工作，檔案管理人員的素質(zhì)也無法在短時間內(nèi)滿足信息化管理的新需求。

4.檔案資料利用率低。隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模和范圍的擴大，檔案信息的復雜性也隨之加大。這對檔案信息的收集、存檔、檢索提出了更高的需求。但是，一般來說，企業(yè)對于檔案管理的投入都會較低，因此相關工作人員的工作量難免會大幅提升，導致無法保證檔案整理的細致性。與此同時，當企業(yè)后期需要做歷史數(shù)據(jù)分析時，這些漏洞也會對資料的查閱帶來一定難度，造成檔案的利用率不高。

三、信息時代企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新

1.檔案管理創(chuàng)新需求。①當企業(yè)檔案資料驟增時，檔案管理工作必然需要高效性，以避免造成檔案擠壓現(xiàn)象，從而幫助企業(yè)能夠利用信息手段來高效處理復雜的信息。②信息時代加快了企業(yè)的發(fā)展速度，這需要檔案管理工作在短時間內(nèi)就必須及時形成可查閱和分析的檔案資料。③信息化的應用，給檔案資料的安全性帶來了挑戰(zhàn)。對此，檔案資料在開放的同時必須保證檔案資源的安全性，以避免被不法分子利用，給企業(yè)和國家造成損害。

2.檔案管理工作創(chuàng)新舉措。①建立健全檔案信息化管理制度。要建立健全檔案信息化管理制度，結(jié)合單位性質(zhì)，從標準、內(nèi)容、方式等多方面考量，具體可以采取的措施有：a.從標準來看，企業(yè)在制定管理制度上要做到細致、全面、服務性強，并設定相應的考核條例，獎懲措施等，讓檔案管理人員有標準的開展檔案管理工作。b.從內(nèi)容上看，要明確檔案建立標準，確保檔案無遺漏，準確紀實。對于不同的檔案內(nèi)容應分門別類制定標準要素。如生產(chǎn)線資料建檔時，要對生產(chǎn)流水節(jié)點、流水線負責工人、入庫、出庫形成統(tǒng)一計算方法，避免各生產(chǎn)條線的記錄標準不統(tǒng)一。c.從方式上，要做到檔案管理工作分解到人，按流程進行管理，并接受群眾意見做出優(yōu)化措施，將檔案管理工作納入考核。②創(chuàng)新檔案管理人員工作理念。目前，企業(yè)大部分檔案管理人員從業(yè)時間較長，其由于傳統(tǒng)檔案工作管理經(jīng)驗豐富，因此管理理念相對傳統(tǒng)，往往只重視對檔案的管理而缺乏服務意識。隨著信息技術(shù)的提升應用以及檔案信息化管理系統(tǒng)不斷完善，管理人員的工作重心也應發(fā)生改變。檔案管理人員需意識到：檔案管理不再是一個部門的工作，是各生產(chǎn)部門共同配合的結(jié)果，企業(yè)要有全面建設檔案管理的理念。對此，檔案管理人員要做到：a.樹立信息化理念，不是簡單地滿足于將紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)據(jù)檔案，必須靈活應用信息化技術(shù)，從而提升工作效率和質(zhì)量。b.提升服務意識至關重要。這是因為，檔案管理人員掌握著企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)資料，對企業(yè)有著重要的參考利用價值，可以為企業(yè)發(fā)展提供重要決策依據(jù)。③加快企業(yè)檔案管理信息化建設進程進入信息時代，企業(yè)生產(chǎn)資料的數(shù)量呈爆發(fā)式增長，檔案管理工作已不堪重負，因此企業(yè)必須加大檔案的管理創(chuàng)新力度，加快檔案的信息化建設進程：a.加大對硬件設備和軟件系統(tǒng)的投入，建立數(shù)字化的檔案館，館內(nèi)應包括計算機、服務器、自助服務機等。b.結(jié)合自身生產(chǎn)特征制定檔案管理信息化系統(tǒng)，同時要發(fā)揮物聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，將實物檔案互聯(lián)互通，并建立電子化定位標簽，有條件地組建智能機器人，以實現(xiàn)對檔案的快速定位追蹤。c.借助大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，與市級檔案管理系統(tǒng)共享開放資源，從而形成數(shù)據(jù)共享。④擴大檔案管理廣度和深度。企業(yè)在進行檔案管理工作的同時必須結(jié)合經(jīng)營業(yè)務特點，明確檔案資料的收集范圍，形成大數(shù)據(jù)管理思維，將關聯(lián)性數(shù)據(jù)一并收集。另外，企業(yè)還要邀請相關大數(shù)據(jù)咨詢單位對檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)優(yōu)化分類存儲，以便為企業(yè)甚至行業(yè)更精準的決策甚至創(chuàng)新。⑤全面提高檔案管理人員整體素質(zhì)。信息化技術(shù)的應用，讓檔案管理工作不僅只是簡單的資料收集與保存。這要求工作人員在具備基本的檔案管理技能的基礎上，還要具備計算機信息技術(shù)，并熟練操作檔案管理系統(tǒng)，以滿足數(shù)字化檔案管理的需求。與以往人工檔案存取不同，信息化檔案管理需要管理人員了解并掌握信息化操作全流程。針對此，各企業(yè)應做到：a.聯(lián)合省市級檔案館組織相關培訓學習，檔案管理人員要樹立終身學習的理念和危機意識，充分調(diào)動他們的積極性，根據(jù)自身情況，積極主動學習，跟上時代步伐。b.通過系統(tǒng)化專業(yè)化的培訓學習，檔案管理人員掌握全新的檔案管理新知識，工作創(chuàng)新的同時建立獎懲機制。c.在新的檔案管理人員招聘方面公司需加大資金投入比重，吸引更多年輕專業(yè)的人才加入到檔案管理中來，為信息時代檔案管理團隊注入新的血液，以老帶新。d.不斷優(yōu)化檔案管理人員組織，為檔案管理創(chuàng)新思路。

綜上所述，信息時代國內(nèi)國際形式瞬息萬變，檔案管理工作也步入信息化、數(shù)字化，檔案管理創(chuàng)新工作勢在必行。檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部重要的工作內(nèi)容，不僅記錄企業(yè)的發(fā)展歷程，更是保存了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營資料。企業(yè)需要從制度、思路和人員結(jié)構(gòu)等方面進行創(chuàng)新性升級，強化檔案管理系統(tǒng)的安全性，并加速工作理念的轉(zhuǎn)變，進一步提升檔案管理的服務水平，為企業(yè)的發(fā)展提供科學決策，發(fā)揮更大價值。

（作者單位：昆明煤炭科學研究所）