謝雨欣

當(dāng)前，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速成長(zhǎng)標(biāo)志著我們正式進(jìn)入了數(shù)字時(shí)代，它們正以全面浸透的趨勢(shì)推動(dòng)著各行各業(yè)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)在檔案界的普及運(yùn)用，對(duì)檔案資源的建設(shè)產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，使其呈現(xiàn)出許多不同于傳統(tǒng)時(shí)代的特征。從需求、技術(shù)、方式、資源四個(gè)方面為著眼點(diǎn)，具體分析數(shù)字化背景下檔案資源整合所具有的特點(diǎn)，并針對(duì)這些獨(dú)特性就整合措施進(jìn)行相應(yīng)的思考與探討。

一、開(kāi)啟檔案資源整合的大門

1.檔案資源整合的背景

檔案資源整合一直是理論界與實(shí)踐部門共同關(guān)注的焦點(diǎn)問(wèn)題，一方面，檔案資源數(shù)量激增與結(jié)構(gòu)配置不合理的矛盾，社會(huì)公眾對(duì)于檔案信息需求擴(kuò)大與檔案資源利用服務(wù)質(zhì)量差的矛盾，促使檔案部門加快整合檔案資源的腳步;另一方面，數(shù)字化與信息化技術(shù)的應(yīng)用，電子政務(wù)的推行，以及社會(huì)公眾信息意識(shí)的覺(jué)醒等背景都為檔案資源整合創(chuàng)造了先決條件。檔案資源整合這一議題最早可追溯至2001年12月全國(guó)檔案工作會(huì)議，會(huì)議提出了加強(qiáng)國(guó)家檔案資源建設(shè)[1];2006年《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中提出了“三個(gè)體系”建設(shè)工作方針并積極貫徹實(shí)施，檔案資源整合是保證“三個(gè)體系”成功建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作之一;2011年《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中指出，要加強(qiáng)檔案館館藏資源建設(shè)，各級(jí)國(guó)家檔案館要在“摸清家底”的基礎(chǔ)上，運(yùn)用各種形式，開(kāi)展檔案資源整合。而在當(dāng)前環(huán)境下，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，到2020年檔案信息整合共享程度要有明顯提升[2]。除了政策條件的加持外，數(shù)字化背景下電子檔案與原生性電子文件的大量產(chǎn)生利用也為檔案資源的整合帶來(lái)了機(jī)會(huì)與難題。

2.數(shù)字化背景下的檔案資源整合內(nèi)容

檔案資源整合從宏觀上講，不僅是指對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的全部檔案的管理由分散到集中、由無(wú)序到有序的過(guò)程，而且主要是指在我國(guó)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”體制下，通過(guò)整理與組合，使之結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代增強(qiáng)區(qū)域綜合競(jìng)爭(zhēng)力需要的社會(huì)系統(tǒng)工程[3]。

數(shù)字化背景下檔案資源的整合不僅包括檔案實(shí)體的物理整合，還包括著數(shù)據(jù)整合、系統(tǒng)整合與服務(wù)整合。數(shù)據(jù)整合即檔案信息內(nèi)容的整合，要在廣泛搜集與補(bǔ)充檔案數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源內(nèi)容的深度整合[4]。而在數(shù)字時(shí)代，豐富的數(shù)字化檔案資源分散在不同的平臺(tái)上，存儲(chǔ)于不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，由于描述方式不同，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)之間結(jié)構(gòu)不盡相同，異構(gòu)的數(shù)據(jù)難以直接整合，需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)集成框架、兼容的數(shù)據(jù)接口等，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的自由流動(dòng)與共享[5]。由于國(guó)家沒(méi)有關(guān)于檔案管理系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)方面的統(tǒng)一規(guī)定，各個(gè)地區(qū)、各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的管理系統(tǒng)類型、軟硬件結(jié)構(gòu)各異，這同樣大大阻礙了檔案資源的無(wú)差別共享，因此利用技術(shù)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的整合成為關(guān)鍵性任務(wù)，需要?jiǎng)?chuàng)建云平臺(tái)以聯(lián)結(jié)異構(gòu)的系統(tǒng)。檔案資源整合的最終目的就是提高檔案利用服務(wù)水平，為用戶更好地服務(wù)。因此，檔案資源整合還必須加強(qiáng)各檔案信息服務(wù)部門之間，以及檔案信息服務(wù)部門與其他信息服務(wù)部門之間的服務(wù)融合，打造“一站式”的服務(wù)門戶，實(shí)現(xiàn)用戶“在任何時(shí)刻，從任何地點(diǎn)，都可以獲取任何模式的信息”[6]，提升用戶的檔案利用效率。

二、數(shù)字化背景下檔案資源整合的“新”特點(diǎn)

1.新需求——跨界整合

隨著公共文化服務(wù)的深化、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的成熟以及新媒體的廣泛應(yīng)用，公眾對(duì)于信息的需求越來(lái)越立體與廣泛，對(duì)檔案服務(wù)也提出了更高的要求[7]。檔案資源整合在這樣的背景下拓寬了整合區(qū)域，不再拘泥于某個(gè)檔案館、某個(gè)機(jī)構(gòu)或組織內(nèi)部，或者檔案館之間，而是轉(zhuǎn)向整個(gè)地域甚至國(guó)家范圍，以更好地建設(shè)資源體系，滿足全國(guó)公眾的廣泛需求。然而，新需求下的跨界整合，“界”不僅僅指地域，還指向行業(yè)與傳統(tǒng)模式。數(shù)字化背景下，社會(huì)各行各業(yè)融合發(fā)展，通過(guò)信息的傳播交流使得各界關(guān)系愈加緊密，更多的人突破行業(yè)壁壘，尋求跨區(qū)域、跨行業(yè)的信息服務(wù)，希望能通過(guò)“一站式”平臺(tái)高效率地解決自身問(wèn)題，獲取知識(shí)服務(wù)，而對(duì)于檔案信息服務(wù)部門與包括圖書館、博物館等信息服務(wù)機(jī)構(gòu)在內(nèi)的社會(huì)其他相關(guān)機(jī)構(gòu)而言，它們?cè)跇I(yè)務(wù)模式、資源屬性以及服務(wù)對(duì)象上有著極大的趨同性[8]，這自然就為資源的整合創(chuàng)造了良好的社會(huì)環(huán)境。

另外，信息技術(shù)的應(yīng)用方便了檔案部門根據(jù)公眾實(shí)際需求，按照主題、人物、事件等方式進(jìn)行專題整合[9]，更加貼近公眾需求，方便檔案資源的利用。例如：社會(huì)公眾權(quán)利與信息意識(shí)覺(jué)醒，對(duì)房地產(chǎn)檔案、健康檔案、就業(yè)檔案等各類與人們生活密切相關(guān)的檔案需求增強(qiáng)，2007年《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》中指出要整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。基于公眾的迫切需求，不少地區(qū)都利用信息技術(shù)整合了當(dāng)?shù)丶跋聦俚嘏c民眾利益有關(guān)的部分或全部門類的專門檔案，實(shí)現(xiàn)了區(qū)域內(nèi)民生檔案資源的遠(yuǎn)程互聯(lián)[10]，公眾可以進(jìn)行異地查檔等便民操作。在最終目的是為公眾提供服務(wù)利用的宗旨下，為了更好滿足公眾信息需要，檔案部門今后會(huì)突破各“界”鴻溝，實(shí)現(xiàn)面向社會(huì)需求的檔案資源整合。

2.新技術(shù)——貫穿整合流程

各類先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用是數(shù)字化背景下檔案資源整合的核心特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、跨庫(kù)檢索技術(shù)、互操作技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案資源整合工作的開(kāi)展提供了支撐，且貫穿于整合工作的各個(gè)流程之中。

首先，在檔案資源準(zhǔn)備方面，除了原生性電子文件的大量產(chǎn)生外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化已成為檔案部門的主要建設(shè)任務(wù)，數(shù)字化后的檔案資源可以儲(chǔ)存在云平臺(tái)上，突破時(shí)空限制為用戶服務(wù)做準(zhǔn)備，這些功能的實(shí)現(xiàn)得益于成熟的數(shù)字化技術(shù)與虛擬儲(chǔ)存技術(shù);除了檔案資源本身外，檔案數(shù)據(jù)的采集對(duì)信息技術(shù)的要求也逐漸增高，目前檔案資源整合范圍擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)已從局部采集轉(zhuǎn)向全面采集，旨在建設(shè)統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)資源體系[11]，因此要利用先進(jìn)技術(shù)手段支撐海量數(shù)據(jù)的分析與整合工作。

其次，在檔案資源整合過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)信息與數(shù)據(jù)庫(kù)由于建設(shè)依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)體系不同，存在著多源異構(gòu)現(xiàn)象，這就需要通過(guò)互操作技術(shù)來(lái)消除檔案數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)之間的差異，實(shí)現(xiàn)一定程度的整合;對(duì)于線上網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中檔案資源的收集整合來(lái)說(shuō)，技術(shù)難度也非常大，不同標(biāo)準(zhǔn)體系下建立的平臺(tái)需要通過(guò)一個(gè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)儲(chǔ)存檔案資源，比如：云端的電子檔案庫(kù)，以保證檔案信息能夠集中傳輸，也方便了用戶對(duì)于檔案資源的快速檢索。檔案網(wǎng)站等線上資源的最大特點(diǎn)就是動(dòng)態(tài)性，這也是線上資源整合的難點(diǎn)所在，網(wǎng)頁(yè)信息需要利用爬蟲等軟件進(jìn)行實(shí)時(shí)抓取，數(shù)字檔案資源在動(dòng)態(tài)生成情況下，要實(shí)現(xiàn)快速地甄別與實(shí)時(shí)地存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)采集、處理具有較強(qiáng)的時(shí)效性[12]。

最后，在檔案資源傳遞方面，不論是整合過(guò)程中還是整合之后的利用服務(wù)，檔案資源都可以通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行信息的批量與集中傳輸，用戶不再被時(shí)空局限，保證人們能夠快速獲取所需的檔案資源。

3.新方式——前端控制與末端整合相結(jié)合

自檔案資源整合工作開(kāi)展以來(lái)，我國(guó)不同地區(qū)的檔案部門就開(kāi)始不斷探索適合自己的檔案資源整合模式，相繼探索出了和縣模式、順德模式、浦東模式、深圳模式，但這些模式大部分屬于檔案實(shí)體資源整合或檔案實(shí)體資源整合與檔案信息資源整合相結(jié)合的形式。數(shù)字檔案資源形成之后，又出現(xiàn)了很多基于技術(shù)運(yùn)用的新型資源整合方式，使整合成果多樣化，其中包括檔案目錄的整合、數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)的整合以及檔案網(wǎng)站的整合等新方法。具體來(lái)說(shuō)，檔案目錄整合是檔案資源整合的主要方式之一，包括圍繞一定專題的目錄整合和某范圍內(nèi)較為全面的目錄整合[13]，并且通過(guò)建立目錄中心來(lái)保證檔案目錄整合工作的秩序進(jìn)行，目前根據(jù)公眾需求，基于專題的目錄整合工作正在蓬勃發(fā)展;數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)的整合實(shí)質(zhì)上就是含有各類檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)的整合，如：檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、專題數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，這些數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)發(fā)展為建立統(tǒng)一且功能強(qiáng)大的數(shù)字化檔案信息資源大數(shù)據(jù)庫(kù)奠定了堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)[14]，有利于實(shí)現(xiàn)真正的全面整合與共享;檔案門戶網(wǎng)站數(shù)量的急劇增長(zhǎng)為檔案網(wǎng)站整合提供了良好機(jī)遇，檔案部門利用先進(jìn)技術(shù)，根據(jù)一定的規(guī)則方法，對(duì)網(wǎng)站信息進(jìn)行抓取與優(yōu)化，其中包括了電子文件、館藏?cái)?shù)字化的文件、編研成果等，經(jīng)過(guò)整合以目錄樹(shù)、檢索窗口或介質(zhì)呈現(xiàn)的成果方式展示出來(lái)[15][16]，使檔案資源實(shí)現(xiàn)由分散向聚合的轉(zhuǎn)變。

以上的檔案資源整合方式都是在數(shù)字化資源形成后建立的，屬于末端整合[17]，近些年來(lái)，檔案界開(kāi)始探索通過(guò)前端控制進(jìn)行的檔案資源整合，逐漸打造出嵌入業(yè)務(wù)前端的整合方法這一新發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)字檔案資源整合向前端整合發(fā)展是在電子文件前端控制理論的指導(dǎo)下進(jìn)行的，即數(shù)字檔案資源整合方法的采用提前至原生數(shù)字檔案資源形成階段，在業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展之前或過(guò)程中就實(shí)現(xiàn)文檔一體化[18]。這種方法的實(shí)際應(yīng)用之一就是浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)行政審批電子文件的在線歸檔，它是無(wú)紙化辦公趨勢(shì)的重要體現(xiàn)，為浙江省、市、縣三級(jí)政府部門及不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與整合奠定了基礎(chǔ)[19]。

4.新資源——公眾參與下的新媒體檔案資源

正如前文所述，數(shù)字化的檔案資源正逐步成為檔案館藏的主要資源形式，成為用戶利用需求的首要選擇，甚至成為國(guó)家的戰(zhàn)略性資源，它為跨庫(kù)、跨地區(qū)、跨專業(yè)的檔案資源整合提供了極大的便利。而隨著新媒體的廣泛應(yīng)用，公眾在這些平臺(tái)上每天都產(chǎn)生、傳遞大量的檔案信息與資源，如：學(xué)者在檔案論壇上關(guān)于專業(yè)知識(shí)的探討交流，檔案機(jī)構(gòu)官方微博賬號(hào)與利用者之間的交互式咨詢服務(wù)[20]，用戶在檔案機(jī)構(gòu)微信公眾號(hào)上傳的老照片或檔案故事等，這些檔案資源在新媒體中的充分傳播利用使資源價(jià)值得到了最大化的發(fā)揮。因此，檔案資源整合的客體除了各類館藏外，還應(yīng)包含移動(dòng)應(yīng)用、社交媒體等各類新媒體形式中的檔案資源，這些資源中不僅含有檔案機(jī)構(gòu)主動(dòng)提供利用的，還包括檔案利用者們上傳分享的，這些上傳分享的資源既包括利用者在館藏中查找到的某些特定主題的或能滿足某些需求的數(shù)字檔案資源，也包括檔案機(jī)構(gòu)一些尚未數(shù)字化的由利用者數(shù)字化的檔案資源，還包括利用者轉(zhuǎn)錄的及保存在他們自己手中的檔案資源[21]。

以人為本、以用戶需求為導(dǎo)向是目前檔案部門工作的原則之一，在新媒體上不斷流通利用的資源在很大程度上反映了公眾的真實(shí)需求，有的還完成了初步的專題資源整合，因此它們?cè)跀U(kuò)充館藏的同時(shí)，更應(yīng)成為檔案資源整合的主要對(duì)象。與此同時(shí)，由于新媒體平臺(tái)數(shù)量豐富，用戶規(guī)模廣泛，因此各種形式的檔案資源都處于無(wú)序狀態(tài)分布在各類網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上，并且還有很多呈碎片化的不完整信息，但它們的價(jià)值卻可能非常大，因此及時(shí)地對(duì)這類信息進(jìn)行收集、分類與整合，是亟需檔案部門協(xié)同專門的技術(shù)組織去做的工作，用以推動(dòng)新媒體檔案資源盡快加入到國(guó)家檔案資源整合的行列之中。

三、數(shù)字化背景下檔案資源整合的未來(lái)發(fā)展

數(shù)字化主要為檔案界帶來(lái)了先進(jìn)的信息技術(shù)與處理手段，同時(shí)推動(dòng)電子文件成為主要檔案存在形式這一猛烈趨勢(shì)的發(fā)展，在這樣的背景下，檔案資源整合工作走到了重要節(jié)點(diǎn)，同時(shí)面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，從而在不同的角度呈現(xiàn)出了不同的“新”特點(diǎn)。針對(duì)這些特點(diǎn)，為在數(shù)字化背景下做好檔案資源整合工作，提出以下未來(lái)發(fā)展的建議：在需求層面，檔案資源建設(shè)要始終堅(jiān)持為社會(huì)與公眾服務(wù)為第一要義，根據(jù)實(shí)際需求擴(kuò)大整合范圍，調(diào)整資源集成框架;在技術(shù)層面，充分利用高新技術(shù)優(yōu)化資源整合，繼續(xù)技術(shù)攻關(guān)與技術(shù)人才培養(yǎng)工作;在方式層面，融入全過(guò)程管理的思想，加強(qiáng)檔案資源整合的前端控制，創(chuàng)新適宜的整合方法;在資源層面，重視檔案資源建設(shè)中的公眾參與，全面收集網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中的有用信息資源。只有從多層面出發(fā)順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，并充分利用數(shù)字化背景為檔案界帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)，才能使檔案工作有所裨益。

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