馬琳

（中國核電工程有限公司，北京 100840）

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的生存、發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營及業(yè)務(wù)活動的情況，它是對企業(yè)各類數(shù)據(jù)的原始記錄，直接反映企業(yè)在各個時期的經(jīng)營和發(fā)展情況，所以檔案管理是企業(yè)日常經(jīng)營中非常重要的部分。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代下，檔案信息資源的建設(shè)、開發(fā)是推動企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是企業(yè)重要的知識財產(chǎn)和寶貴資源。隨著企業(yè)信息化水平的提升，數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的日趨成熟，本文聚焦大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理模式、管理流程和服務(wù)觀念，探索發(fā)展方向，更好地推動企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)型。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息資源的特點

企業(yè)檔案管理工作不能固步自封，需要不斷探索新理念新方式應(yīng)用到實際工作中，對于大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案工作應(yīng)首先了解大數(shù)據(jù)時代信息資源的特點，才能做到進一步研究。

（一）信息資源種類豐富多元

在大數(shù)據(jù)背景下，信息資源種類顯現(xiàn)的特點為多元化，隨著新技術(shù)的發(fā)展，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并行產(chǎn)生，包括傳統(tǒng)文本、表格、圖片、音頻、視頻等多媒體形式，以及二維圖紙、三維數(shù)據(jù)模型等等，都是成為檔案管理工作需要考慮的存儲類型。

（二）信息資源數(shù)據(jù)量成倍增長

伴隨多種業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如PDM、MES、ECM等）和設(shè)計軟件（CAD、3DMAX、CATIA等）的不斷普及和廣泛應(yīng)用，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的大量文件數(shù)據(jù)遠遠超于從前單一形式下產(chǎn)生的文件數(shù)據(jù)，因此，核電企業(yè)均陸續(xù)啟動數(shù)字檔案館建設(shè)工作，從而進一步推動企業(yè)檔案資源信息化管理工作，同時，隨著相關(guān)技術(shù)手段和應(yīng)用平臺的不斷開發(fā)、拓展，信息化管理水平同樣不斷進步和優(yōu)化，數(shù)字檔案館建設(shè)所必須的數(shù)據(jù)資源庫也會愈加龐大。

（三）信息資源時效性增強

結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下信息資源呈現(xiàn)多元化和體量龐大的特點，資源獲取也同樣伴隨各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)逐漸趨于順暢的交互接口，企業(yè)信息資源的獲取由電子手段代替了傳統(tǒng)人工處理，實現(xiàn)在較短時間內(nèi)可以完成資源傳遞、接收和利用，從而對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的決策發(fā)揮起最大參考作用和借鑒價值。

（四）信息資源有效性降低

大數(shù)據(jù)背景下的信息資源量雖然獲取及時，但由于數(shù)量龐大也造成信息資源有效內(nèi)容的分散，增加了有效信息獲取難度的加大，這就需要專業(yè)人員對信息資源進行分析和研究，制定資源捕獲規(guī)則，規(guī)范信息數(shù)據(jù)歸檔制度，從而有效提煉出有價值的信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理變化

企業(yè)的發(fā)展在大數(shù)據(jù)背景下，帶來的直接反饋是數(shù)據(jù)量的成倍增長，給傳統(tǒng)檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)。應(yīng)對變化，結(jié)合文件全生命周期管理流程，檔案管理工作必然需要進行適應(yīng)性調(diào)整。

（一）資源捕獲

傳統(tǒng)的檔案接收屬于資源的被動獲取，很顯然已不能滿足大數(shù)據(jù)背景下檔案工作的要求，同時隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進，大量傳統(tǒng)載體檔案已逐步通過數(shù)字化的方式轉(zhuǎn)換為有效資源。檔案資源捕獲必須借助信息化手段如檔案管理系統(tǒng)與原生數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立接口自動接收，方可以滿足大量數(shù)據(jù)的快速接收和數(shù)據(jù)整合。

（二）整編管理

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制檔案管理方式成為大數(shù)據(jù)背景下眾多檔案管理工作的壁壘，它使得檔案工作者將多數(shù)工作時長消耗在紙質(zhì)檔案規(guī)范化接收和標(biāo)準(zhǔn)化整編工作中。但伴隨企業(yè)信息化程度的不斷推進，將逐步實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)至檔案管理系統(tǒng)的歸檔接收自動化，因此盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案增量電子化，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動歸檔，建立標(biāo)準(zhǔn)化接口，細化電子檔案元數(shù)據(jù)，檔案工作者的工作重點也將從規(guī)范化接收向后轉(zhuǎn)移，由標(biāo)準(zhǔn)化整編拓展至精細化整編，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整編管理的卷、件工作也將轉(zhuǎn)變?yōu)橐詥蝹€電子檔案為基礎(chǔ)的管理，并促進文檔一體化管理。

（三）檔案存儲

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲會耗費海量檔案盒、標(biāo)簽、卷內(nèi)封面、目錄和備考表，同時占用大量空間進行安全存儲，并且需要匹配相應(yīng)的人力進行出入口、上下架的管理。大數(shù)據(jù)背景下，伴隨增量電子化、存量數(shù)字化的不斷推進，紙質(zhì)檔案對應(yīng)的管理成本和存儲空間將會從增量下降到總量減少的方向發(fā)展。同時，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案類型越來越多，數(shù)據(jù)量成倍增長，傳統(tǒng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫存儲量、基礎(chǔ)設(shè)施以及管理方式已不能完全滿足，更需要的是具有強大的硬件優(yōu)勢、可擴展的處理技術(shù)和對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行快速分析和解析的大數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，檔案存儲技術(shù)直接決定檔案管理水平，它依賴于系統(tǒng)又支撐著系統(tǒng)，是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的直觀表達和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)智能分析的重要依托。但我們也要清楚仍有部分檔案由于某些原因會以紙質(zhì)的形式存在，且這類檔案仍具有重要意義和使用價值，因此在檔案存儲不僅要適應(yīng)類型多種多樣的原生電子檔案，也要保留傳統(tǒng)檔案存儲管理的模式。

（四）檔案利用

在雙套制檔案管理環(huán)境下，檔案利用主要為實體檔案利用和電子檔案利用兩種方式，實體檔案利用還需制作復(fù)制件，同時，受到檔案管理系統(tǒng)和大部分為數(shù)字化電子檔案的制約，電子檔案利用僅僅做到檔案目錄查詢的實現(xiàn)。所以大數(shù)據(jù)背景下，在檔案管理系統(tǒng)趨于成熟的基礎(chǔ)上，是以對海量數(shù)據(jù)信息內(nèi)容最大程度的挖掘和分析管理作為主要目標(biāo)，檔案利用更重要的是對信息的快速獲取以及對利用方式的便捷多樣。需要對檔案信息進行內(nèi)容提取和分析，對不同類型的檔案信息建立內(nèi)容關(guān)聯(lián)，同時提煉出更有價值的信息內(nèi)容，從而提供大數(shù)據(jù)服務(wù)，為利用者信息獲取帶來更為智能化的服務(wù)，最終實現(xiàn)知識管理的目標(biāo)。

三、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理發(fā)展

（一）推動管理模式的變革

大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理不再是傳統(tǒng)的檔案雙套制的管理模式，而是逐步轉(zhuǎn)化為單套制的管理模式，檔案管理人員的角色也從檔案管理員轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)管理員，工作重點更多的專注于數(shù)據(jù)的原始、完整和精準(zhǔn)。因此，大數(shù)據(jù)背景下的管理標(biāo)準(zhǔn)制度的建立顯然成為最重要的檔案管理手段，是文檔管理一體化建設(shè)的基礎(chǔ)支撐，標(biāo)準(zhǔn)管理制度和文檔管理體系的發(fā)布可以有效解決電子文件實時歸檔問題，通過對企業(yè)各板塊業(yè)務(wù)工作產(chǎn)生的電子文檔數(shù)據(jù)全覆蓋的管理和對接，確保企業(yè)日常業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的有效信息資源可以順利完成歸檔。所以源頭管控作為大數(shù)據(jù)背景上企業(yè)檔案管理的最重要環(huán)節(jié)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)資源整合成為檔案管理的基礎(chǔ)目標(biāo)，所以技術(shù)要求和軟硬件支撐也逐步成為檔案管理工作中不可或缺的內(nèi)容。

（二）助力管理流程的優(yōu)化

傳統(tǒng)檔案管理工作主要注重文件成為檔案后的管理，而在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理更注重文件全生命周期管理的系統(tǒng)性和完整性。根據(jù)制定的文檔管理標(biāo)準(zhǔn)和體系對業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔進行整理，并同檔案管理系統(tǒng)進行對接，利用功能完善的系統(tǒng)，實現(xiàn)電子文檔產(chǎn)生、歸檔、整理、利用、處置全覆蓋智能化管理。

（三）促進服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的簡單查詢服務(wù)模式已經(jīng)無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的檔案利用工作，僅僅體現(xiàn)了檔案的表象價值，而伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，對于檔案內(nèi)容的分析和價值的深度挖掘成為檔案服務(wù)的重要內(nèi)容。同時，利用者需求的個性化、服務(wù)方式的智能化也成為檔案服務(wù)工作的重點研究內(nèi)容和發(fā)展方向，從而提升企業(yè)檔案利用率，最大程度發(fā)揮檔案的巨大價值。

結(jié)語

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中正式提出了全面推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理信息化思路，明確指出了檔案資源大數(shù)據(jù)化的目標(biāo)，為實現(xiàn)數(shù)字檔案館和知識服務(wù)提供決策層面的支持。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)不斷適應(yīng)信息化發(fā)展程度，在做好基礎(chǔ)檔案管理工作的前提下，努力推進文檔管理一體化進程，加速業(yè)務(wù)信息資源和檔案數(shù)據(jù)融合，打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)接口，構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源大數(shù)據(jù)平臺，為企業(yè)更好的開展生產(chǎn)經(jīng)營活動提供有效支撐和重要保障。