左麗娜

DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2103-5640-3952

摘? 要：“南大之星”檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為在我國(guó)許多高等院校的檔案管理中得到廣泛應(yīng)用的一項(xiàng)軟件，該系統(tǒng)的特點(diǎn)是其數(shù)據(jù)引入處理技術(shù)是一項(xiàng)適合應(yīng)用領(lǐng)域涉及面很寬、非常實(shí)用、可以顯著地提高其工作效率和服務(wù)質(zhì)量的技術(shù)性功能。本文針對(duì)數(shù)據(jù)引導(dǎo)功能在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了詳盡的論述，此項(xiàng)功能在檔案管理中的應(yīng)用將會(huì)顯著地提升其檔案資料著錄的工作效率與質(zhì)量，并有效地減輕其工作量，提高其檔案管理工作的科學(xué)性與現(xiàn)代化程度。

關(guān)鍵詞：南大之星? 檔案管理系統(tǒng)? 數(shù)據(jù)導(dǎo)入? 功能應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-098X（2021）01（c）-0145-03

Research on the Application of Data Import Function in "Nantah star" File Management System

ZUO Lina

（Archives of Heilongjiang Institute of Engineering， Harbin， Heilongjiang Province， 150050 China）

Abstract： "star of Nantah" file management system has become a software widely used in the file management of many colleges and universities in our country. The characteristic of this system is that its data introduction processing technology is a technical function which is suitable for a wide range of application fields， very practical， and can significantly improve its work efficiency and service quality. This paper discusses the application of data guiding function in archives management in detail. The application of this function in archives management will significantly improve the work efficiency and quality of archives recording， effectively reduce the workload， and improve the scientificity and modernization of archives management.

Key Words： Nantah star; file management system; data import; function application

“南大之星”檔案管理系統(tǒng)就是一種專(zhuān)門(mén)適用于我國(guó)高等院校電子檔案管理信息化的課程建設(shè)和檔案管理中比較理想的一種系統(tǒng)軟件[1]。高校專(zhuān)用修訂版“南大之星”教學(xué)檔案管理解決軟件在目前我國(guó)各類(lèi)高校的實(shí)際教學(xué)運(yùn)行中尤其應(yīng)用相對(duì)較多，如國(guó)立中國(guó)大學(xué)華東師范大學(xué)、中國(guó)人民大學(xué)等。然而高校的檔案管理工作者在實(shí)際中對(duì)于這款軟件的使用認(rèn)識(shí)還存在一定的欠缺，其中軟件的很多功能還亟待實(shí)際應(yīng)用中去開(kāi)發(fā)[2]。筆者通過(guò)自身調(diào)研可以發(fā)現(xiàn)許多檔案管理工作者目前在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)于這個(gè)軟件功能的使用還明顯陌生，使得數(shù)據(jù)引導(dǎo)人的功能沒(méi)有真正得到充分的研究開(kāi)發(fā)和運(yùn)行[3]。使得數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能沒(méi)有得到充分的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。高校版“南大之星”學(xué)位檔案管理軟件的學(xué)位資料引入功能主要是基于 Excel 電子表格的學(xué)位資料信息數(shù)據(jù)，功能的具體應(yīng)用和實(shí)踐就以某校碩士研究生的學(xué)位檔案資料的引入作者著錄為主要案例進(jìn)行了探討。

1? 大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)的必要性

1.1 促進(jìn)檔案信息管理思想轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理工作，屬于企業(yè)的常規(guī)性與輔助性業(yè)務(wù)，存在被動(dòng)性、消極性，容易受到忽視，這種情況下，企業(yè)檔案信息并不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。同時(shí)，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案信息管理工作主要針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，而這一階段企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，完全可以通過(guò)人工管理的方式進(jìn)行收集與整合。但在大數(shù)據(jù)時(shí)代下的今天，企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息大量增加，傳統(tǒng)的檔案信息管理方法完全無(wú)法支撐檔案信息管理工作的需求，企業(yè)檔案信息管理工作就需要不斷創(chuàng)新工作方法，引進(jìn)更加先進(jìn)的管理技術(shù)。企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)就傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行優(yōu)化與轉(zhuǎn)變，將檔案信息作為重要的信息資源，突出用戶(hù)或消費(fèi)者的中心地位，建立檔案信息管理理念，向用戶(hù)或消費(fèi)者提供人性化管理，改善企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)[4]。

1.2 豐富檔案信息管理工作內(nèi)容

在信息化的大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)海量增加已經(jīng)給企業(yè)檔案管理部門(mén)工作的開(kāi)展提供了豐富的資源，這種情況下，企業(yè)的各個(gè)數(shù)據(jù)檔案管理機(jī)構(gòu)和部門(mén)的工作內(nèi)容都有所變化，突破了其工作內(nèi)容原本的局限性。就企業(yè)檔案信息管理部門(mén)而言，其檔案資源不僅包含本館資源，還與其他部門(mén)進(jìn)行資源信息的共享，以打破企業(yè)自身檔案資源局限，為信息使用者提供豐富而有效的檔案資源，保證信息合理性。海量檔案信息資源可以為企業(yè)檔案信息管理工作提供數(shù)據(jù)信息支撐，保證其管理內(nèi)容的豐富性，并滿(mǎn)足信息數(shù)據(jù)使用者的實(shí)際需求。在豐富檔案信息管理內(nèi)容的同時(shí)，對(duì)檔案信息管理方式加以完善。

2 “南大之星”檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能應(yīng)用

2.1 制作檔案表格并完成信息的填寫(xiě)

Excel版的企業(yè)檔案要求表軟件需要依據(jù)各個(gè)不同門(mén)類(lèi)的企業(yè)檔案資料庫(kù)的信息管理要求表來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)制作，所以我們能夠把它確定做成高于Excel版主要理由是因?yàn)椤澳洗笾恰钡钠髽I(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件對(duì)于檔案資料和索引人的信息要求都已經(jīng)是高于Excel版的軟件最高版本[5]。就以某校2015年碩士學(xué)位考試研究生的碩士學(xué)位考試檔案資料基本信息的目錄人設(shè)計(jì)為題舉例，首先，我們也就需要通過(guò)這種設(shè)計(jì)方法首先來(lái)設(shè)計(jì)制作一個(gè)Excel兩種版本的關(guān)于碩士學(xué)位考試研究生命題資料信息檔案的學(xué)位考試命題資料信息目錄中的電子化資料表格，這個(gè)電子表格中所列的需要明確包含的學(xué)位考試檔案資料主要基本信息內(nèi)容有：序號(hào)、案卷資料名稱(chēng)、責(zé)任人、起止期日、保管期和截止期、備注等。Excel版本電子畢業(yè)表格的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化填寫(xiě)格式由各所學(xué)校學(xué)位檔案館學(xué)生自行設(shè)計(jì)填寫(xiě)制作好，交由各個(gè)本科學(xué)院的學(xué)校研究生入學(xué)秘書(shū)按該一個(gè)學(xué)院的學(xué)校研究生秘書(shū)學(xué)位信息檔案館的實(shí)際使用情況，完成了這份版本電子畢業(yè)表格的設(shè)計(jì)填寫(xiě)整理工作，再將自己所設(shè)計(jì)填寫(xiě)的這份Excel版本的電子畢業(yè)表格格式送回各所學(xué)校學(xué)位檔案館。

2.2 檔案信息的檢查和完善

教學(xué)教材檔案的審核管理員將及時(shí)對(duì)接收收到的Excel版數(shù)學(xué)教材中的電子拼音文字文本表格內(nèi)容進(jìn)行了審核檢查，其需要審核的檢查內(nèi)容主要功能包括兩項(xiàng)：其一，審核目標(biāo)就是及時(shí)檢查本版教材中所有電子拼音文字文本表格的所有形式信息是否正確;其二，審核目標(biāo)就是及時(shí)檢查本版教材中所有電子拼音文字文本表格中所有相關(guān)信息內(nèi)容的正確完整性和其他的準(zhǔn)確度[6]。其一在案卷填寫(xiě)名稱(chēng)格式中常見(jiàn)的考試答案填寫(xiě)錯(cuò)誤之一就是學(xué)位案卷填寫(xiě)名稱(chēng)的正確填寫(xiě)次序格式要求錯(cuò)誤，未嚴(yán)格的依照學(xué)位案卷名稱(chēng)要求填寫(xiě)次序、名稱(chēng)，未能遵照標(biāo)準(zhǔn)格式正確的填寫(xiě)，這樣就可能會(huì)直接導(dǎo)致造成在被收錄人“南大之星”的學(xué)位檔案管理信息系統(tǒng)管理服務(wù)系統(tǒng)過(guò)程中的填寫(xiě)資料混亂，發(fā)現(xiàn)這個(gè)存在問(wèn)題后就應(yīng)及時(shí)予以進(jìn)行改進(jìn)與及時(shí)糾正。格式內(nèi)的問(wèn)題在于“起止時(shí)間”這一欄識(shí)別、填寫(xiě)，一般會(huì)錯(cuò)誤的填寫(xiě)為“一”，不注意仔細(xì)看就不會(huì)發(fā)現(xiàn)此識(shí)別問(wèn)題，這些小問(wèn)題在系統(tǒng)內(nèi)很難識(shí)別。因此，發(fā)現(xiàn)此識(shí)別問(wèn)題應(yīng)及時(shí)予以糾正。其二在于檢驗(yàn)專(zhuān)業(yè)電子檔案資料內(nèi)的信息，查看其是否完整，或精準(zhǔn)，主要應(yīng)當(dāng)根據(jù)對(duì)研究生的學(xué)位檔案實(shí)體情況進(jìn)行逐個(gè)檢查，發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題及時(shí)給予修改或者完善。“南大之星”的檔案管理系統(tǒng)對(duì)于引用導(dǎo)入個(gè)人數(shù)據(jù)的 Excel 版電子檔案表格的技術(shù)要求相對(duì)比較高，這樣我們才能夠有效地保證其所導(dǎo)入的檔案資料信息被“南大之星”檔案管理系統(tǒng)正確地識(shí)別，并且有效地保證其檔案資料的真實(shí)準(zhǔn)確性與其完整。

2.3 檔案信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

在數(shù)據(jù)預(yù)覽導(dǎo)人功能頁(yè)面中直接點(diǎn)擊“瀏覽”，選擇是否可以打開(kāi)一個(gè)需要預(yù)覽導(dǎo)人的 Excel 版本或檔案信息的電子表格，之后再次點(diǎn)擊“導(dǎo)人數(shù)據(jù)”按鈕，等到數(shù)據(jù)初步導(dǎo)人功能系統(tǒng)運(yùn)行完成后，就在“導(dǎo)人預(yù)覽數(shù)據(jù)”這個(gè)表格中就可以查看到預(yù)覽導(dǎo)人的相關(guān)信息，此時(shí)我們就可以實(shí)時(shí)查看預(yù)覽導(dǎo)人的相關(guān)信息[7]。隨后在“導(dǎo)人數(shù)據(jù)字段對(duì)應(yīng)設(shè)置”的文檔表格中自動(dòng)匹配進(jìn)行了原始著錄信息的源數(shù)據(jù)和含有著錄檔案信息的源數(shù)據(jù)的著錄字段名稱(chēng)匹配處理操作，點(diǎn)擊“導(dǎo)人預(yù)覽數(shù)據(jù)”文檔表格中第一列中的首行諸如f11、f22、f33等著錄數(shù)據(jù)匹配模塊，在“導(dǎo)人數(shù)據(jù)字段對(duì)應(yīng)設(shè)置”的文檔表格中“源字段名”中就應(yīng)該會(huì)自動(dòng)匹配產(chǎn)生一個(gè)諸如f11、f22、f33等著錄信息，此時(shí)就不是需要我們用戶(hù)就是可以直接通過(guò)點(diǎn)擊“目的字段名”下的一個(gè)帶有空白紅色按鍵的對(duì)應(yīng)位置，會(huì)自動(dòng)使得其中相應(yīng)地就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)文件的其中的所有目的著錄字段名，這時(shí)候我們就是需要用戶(hù)可以選擇一個(gè)空白按鍵，在其選擇按照檔案表字段對(duì)應(yīng)的錄目字段，點(diǎn)擊名稱(chēng)，并進(jìn)行自動(dòng)匹配。換而言之，能夠?qū)⒊醪椒治龅饺说闹洐n案資料以及數(shù)據(jù)庫(kù)表格中的所有源著錄字段名和所有目的著錄字段昵稱(chēng)名都自動(dòng)完成了一個(gè)匹配。在最終完成這項(xiàng)歸檔工作之后就可能需要對(duì)最初的各引導(dǎo)人專(zhuān)業(yè)資料檔案進(jìn)行一次最終成為引導(dǎo)人的歸檔工作，即最終引導(dǎo)人在該專(zhuān)業(yè)門(mén)類(lèi)中將檔案放在管理員的微信公眾號(hào)中[8]。

2.4 導(dǎo)入信息數(shù)據(jù)的修改完善

檔案資料信息引人后仍然必須對(duì)其作一定的修正或者完善。首先，以注冊(cè)用戶(hù)名和登錄密碼的方式直接進(jìn)入“南大之星”檔案信息管理系統(tǒng)，在“檔案信息管理”的界面就已經(jīng)可以清楚地看到一個(gè)紅色中所呈現(xiàn)的文字“導(dǎo)人數(shù)據(jù)”，點(diǎn)擊按鈕打開(kāi)，就會(huì)自動(dòng)呈現(xiàn)一個(gè)“導(dǎo)人數(shù)據(jù)編號(hào)***”，選擇了所有需要修改的導(dǎo)人數(shù)據(jù)就已經(jīng)可以直接打開(kāi)本檔案數(shù)據(jù)庫(kù)[9]。在“檔案文件信息管理”的界面就已經(jīng)可以直接進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改，對(duì)于引導(dǎo)人的信息共性問(wèn)題，數(shù)據(jù)修改等。比如：大幅度地進(jìn)行項(xiàng)目修改與完善，并對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化等，選擇的是大幅度的修改方式。

2.5 移動(dòng)信息數(shù)據(jù)至相應(yīng)的檔案表

修改和調(diào)整完善好的修改引導(dǎo)人信息數(shù)據(jù)只是在一個(gè)被同時(shí)暫存于“南大之星”高校檔案管理系統(tǒng)的“檔案信息管理”門(mén)類(lèi)中的一個(gè)數(shù)據(jù)暫存管理單位，要將它們同時(shí)移動(dòng)到一個(gè)位置相應(yīng)正確的高校檔案系統(tǒng)信息管理門(mén)類(lèi)中，才能最終順利地調(diào)整完成本次高校檔案管理信息門(mén)類(lèi)表的修改引導(dǎo)人數(shù)據(jù)編輯管理工作。以作為注冊(cè)人的用戶(hù)名和注冊(cè)登記號(hào)碼為密碼的輸入方式直接點(diǎn)擊進(jìn)入“南大之星”的引導(dǎo)檔案管理信息系統(tǒng)，打開(kāi)作為引導(dǎo)人的單位檔案系統(tǒng)信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)列表，點(diǎn)擊“全選”按鈕，即可直接看到下圖表明將此部門(mén)類(lèi)型的引導(dǎo)檔案管理信息數(shù)據(jù)表全部自動(dòng)轉(zhuǎn)換至一個(gè)相應(yīng)的引導(dǎo)檔案或部門(mén)類(lèi)型的信息數(shù)據(jù)表中[10]。

3? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，“南大之星”檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在實(shí)際應(yīng)用中，要依照門(mén)類(lèi)檔案信息資料，進(jìn)行信息編輯與信息桌錄，完善相應(yīng)的工作。在實(shí)際應(yīng)用中，可先制作Excel 版的檔案信息表，明確相應(yīng)的目錄與項(xiàng)目，為網(wǎng)絡(luò)脫機(jī)糾正、修正奠定基礎(chǔ)，提供便捷，Excel版檔案信息錯(cuò)誤，可修改與完善，確保信息的完整。接著由網(wǎng)上相關(guān)檔案信息的導(dǎo)人，很好的著錄檔案表的相關(guān)信息。

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