甘鳳

近年來，信息化建設成為各級檔案管理部門不斷探索檔案管理的有益途徑，檔案管理工作逐漸與社會發(fā)展同步，檔案的功能得到了有效發(fā)揮。為推動企業(yè)檔案信息化建設健康有序發(fā)展，國家先后出臺了《關于加強企業(yè)檔案信息化建設的意見》等一系列針對企業(yè)檔案信息化建設的指導意見及規(guī)范文件。對承擔國民經濟建設任務的國有企業(yè)來說，也在進行檔案信息化的有益探索。國有企業(yè)與民營企業(yè)不同，其資本由國家所有或者控制，其經營活動同時具有公益性和商業(yè)性。在實現檔案信息化過程中，除了人力、物力的投入，更要關注信息化過程的安全性、保密性。

一、國有企業(yè)檔案管理實現信息化的意義

從國有企業(yè)內部來看，檔案信息化建設是實現國有企業(yè)檔案管理現代化、提高檔案管理綜合水平的必由之路，其意義主要體現為“兩性”。一是實現檔案管理的便捷高效性。檔案信息化是通過利用信息技術、網絡技術和計算機技術對檔案信息進行系統的開發(fā)、管理和處理，不再單純依靠人工收集、整理、編輯，不需要在大量的紙質檔案中“埋頭苦干”，而只需要錄入一次數據便可以實現重復查詢使用和資源共享，大大減少重復性工作，快速提高了工作效率。二是實現檔案管理的安全穩(wěn)定性。將傳統的紙質檔案通過掃描等方式轉化為電子檔案，再通過加密存儲、備份處理、安全網絡傳輸，實現文件的永久保存，既減少空間占用，又避免文件丟失毀損，從而最大程度延長檔案文件的壽命，保障檔案文件的價值。

從國有企業(yè)外部來看，目前我國已逐步進入大數據建設時代，數字化、共享化、網絡化成為當今社會的主流發(fā)展趨勢。國有企業(yè)作為國民經濟的中流砥柱，需要做好帶頭作用，在檔案管理領域進行信息化建設以及嘗試，拓寬企業(yè)的廣闊發(fā)展渠道。這對于推進民營企業(yè)等其他企業(yè)乃至整個經濟社會實現信息化建設具有極大的現實意義。

二、國有企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

1.信息化管理意識薄弱。信息化管理已成為當今社會的發(fā)展趨勢，信息化管理的優(yōu)勢也為大多數人所認同，但在現實中，將信息化管理應用于工作實際的觀念仍然十分薄弱。企業(yè)管理人員乃至具體工作人員，還只是停留在電腦錄入、傳輸等最簡單的信息化階段，系統性、全局性的信息化檔案管理觀念尚未樹立，檔案信息化工作也就未得到足夠重視。這大大影響了國有企業(yè)對檔案信息化建設的資金投入和推廣應用，檔案信息化建設應有功能沒有得到充分發(fā)揮。

2.制度建設和管理規(guī)范不夠完善。近年來，國家對企業(yè)檔案信息化建設的支持和指導力度不斷加強，但在實際工作中，國有企業(yè)檔案信息化具體制度建設和規(guī)范仍然較為滯后，操作起來無規(guī)范可依或者規(guī)范的指導性不強。而隨著國有企業(yè)改革及管理力度的增強，當前的信息技術已無法滿足國有企業(yè)檔案管理的需求，檔案管理信息的技術化標準和管理規(guī)范也應進一步更新和完善，以保證檔案信息的及時性、有效性。

3.專業(yè)技術人才缺乏。檔案信息化建設歸根到底要“以人為本”，發(fā)揮人的主導作用。而由于檔案管理不能直接創(chuàng)造經濟效益，在一些國有企業(yè)中，人員配備老年化或邊緣化，有的企業(yè)檔案室成了“養(yǎng)老室”。檔案管理專業(yè)人員較為缺乏，一些管理人員水平較差，不具備應有的檔案專業(yè)知識、計算機知識和網絡知識，不了解信息化操作流程，有些管理人員甚至未經過專業(yè)培訓就上崗，對于檔案管理多靠自行摸索、前任傳授、積累經驗等，極易產生不規(guī)范的行為，對檔案信息化建設造成了巨大的障礙。

4.安全性能難以保障。由于思想不重視和資金投入不足，目前國有企業(yè)仍存在檔案信息化的軟硬件設施較為落后的現象，主要體現為：辦公用房、檔案庫房簡單且不符合標準，硬件設備配置低且數量不足，軟件技術含量低且更新慢等。此外，管理人員安全、保密觀念較差，在檔案信息化建設過程中，可能人為地出現錯誤操作或其他方面失誤，擅自復制、篡改檔案或文件中的數據或信息，檔案的保密性、安全性無法保障。

三、加強國有企業(yè)檔案信息化建設的路徑分析

1.“上下聯動”——牢固樹立檔案信息化管理理念。檔案信息化是涉及國有企業(yè)全局性的問題，而不是某個部門的問題，必須得到國有企業(yè)從上到下的支持和配合。企業(yè)高層管理人員是檔案信息化的倡導者和方向把握者，要堅持用新管理理念促進高質量發(fā)展;檔案管理部門是具體執(zhí)行者，要研究檔案信息化的技術知識和具體措施;各部門員工是實際操作者，要以全新的理念接受新技術、新知識，并應用于具體工作中。

2.“積基樹本”——有效落實檔案信息化基礎設施建設。必要的基礎設施建設是實現檔案信息化的保證。信息化工程所需要的標準庫房、計算機、服務器、掃描儀、打印復印機等基本硬件和企業(yè)檔案管理系統、電子簽名、文件加密等常用軟件必須有足夠的投入，并確保質量。除此之外，可以結合企業(yè)自身條件，進行整體充分規(guī)劃，如設置成套的檔案保存、查詢設施設備體系，包括加強數據庫、檔案數據檢索系統建設，設置觸摸屏查詢一體機、身份證閱讀器、指紋識別儀等，充分利用現代化科技手段促進檔案的保管及共享。

3.“建章立制”——不斷完善檔案信息化制度規(guī)范建設。國有企業(yè)在進行檔案信息化制度規(guī)范建設時，首先應科學分析自身實力狀況以及檔案管理需要，因地制宜制定符合本企業(yè)實際并涉及檔案管理全部過程和各項內容的制度、規(guī)范，確保每項工作、每個環(huán)節(jié)都有標準可依?；局贫纫?guī)范應包括電子文件的形成、流轉、處置和監(jiān)控制度，收集、歸檔、鑒定和銷毀制度，利用和保密制度，安全管理與責任追究制度等。

4.“內培外引”——著力打造檔案管理專業(yè)人才隊伍。國有企業(yè)檔案信息化建設的管理人才應該是同時具備檔案管理、網絡技術、計算機技術、信息化技術等知識的綜合性管理人才，這樣的人才可通過“人才引進—內部培養(yǎng)—專業(yè)提高”的路徑來成長和培養(yǎng)?？稍谄髽I(yè)內外挑選具備上述基礎知識的人才，加以定期或不定期的專業(yè)信息化管理培訓，給予足夠的發(fā)展空間，使其在實踐中成長為國有企業(yè)需要的檔案信息化管理人才，并帶動一批人員的成長發(fā)展。

5.“居安思?！薄鏄嬛n案信息化安全防護體系。檔案實現信息化之后，檔案信息的傳輸、共享、利用將更加便捷和迅速，但這也將給檔案管理帶來更大的風險和隱患。特別是國有企業(yè)的經營特點，決定了安全及保密問題成為檔案管理信息化必須著重解決的問題，構建多層次、強有力的安全防護體系勢在必行。這一安全防護體系包括紙質檔案安全、電子檔案安全、網絡安全、人員安全觀念教育等內容，圍繞這些內容采取不同的具體措施。如針對電子檔案安全，可采取設置訪問權限、限制系統操作、定期數據備份、數據恢復等措施來進行保障;針對網絡安全，可采取構建局域網、加固防火墻、確認合法身份訪問等措施來進行保障。

四、結束語

檔案信息化建設是現代國有企業(yè)改革的重要內容之一，也將為國有企業(yè)管理創(chuàng)新產生深遠的影響。隨著科學技術和信息化的進步發(fā)展，國有企業(yè)檔案信息化建設將會有更深入、更廣闊的研究和發(fā)展，檔案信息化建設也將進一步促進現代國有企業(yè)檔案管理水平和利用率的提升，以實現檔案的最大價值。

（作者單位：玉林市衛(wèi)生學校）