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        醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用

        2021-07-28 22:03:28劉娣娣
        現(xiàn)代企業(yè) 2021年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理醫(yī)院系統(tǒng)

        劉娣娣

        隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,各行各業(yè)都面臨著新的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)形勢(shì)。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō),隨著人們生活水平的提高,人們?cè)絹?lái)越重視醫(yī)療健康問(wèn)題,受益于國(guó)家在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域進(jìn)行的改革,越來(lái)越多的人走進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行疾病的診治,過(guò)去得了大病沒(méi)錢(qián)診治在家等死的情況得到了明顯改善。但是這同時(shí)給醫(yī)院的管理帶來(lái)了挑戰(zhàn),尤其是對(duì)醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)。在當(dāng)前階段,醫(yī)院檔案管理不僅包括人事檔案,還包括病例檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等各種檔案,如果按照原有的檔案管理模式,醫(yī)院管理工作早已不堪重負(fù)。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)非常重要的任務(wù),其他大部分業(yè)務(wù)的開(kāi)展都與檔案管理工作密切相關(guān),醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量直接影響到醫(yī)院其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展。在原有的醫(yī)院檔案管理管理工作中,對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理工作是一件非常繁瑣的事情,紙質(zhì)檔案的整理、保存、調(diào)閱、管理等占用了醫(yī)院大量的人力物力,而且工作效率低下。受益于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用為醫(yī)院檔案管理工作減輕了負(fù)擔(dān),極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下,電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì),醫(yī)院應(yīng)該積極引用這種新技術(shù),并在不斷實(shí)踐過(guò)程中解決所遇到的問(wèn)題,促進(jìn)電子檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新與普及應(yīng)用。

        一、醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用的內(nèi)涵

        隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面,并為人們生產(chǎn)生活提供了巨大的便利條件。其中信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用就是檔案數(shù)字化和電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)有巨大的優(yōu)勢(shì),具體表現(xiàn)為:一是實(shí)現(xiàn)了檔案管理“無(wú)紙化”辦公,電子檔案系統(tǒng)不存在像紙質(zhì)檔案不易存儲(chǔ)、管理困難、占地空間大等缺點(diǎn),卻便于存儲(chǔ)檔案資料;二是實(shí)現(xiàn)了便捷的辦公方式,對(duì)于檔案的管理工作都可以在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上完成,檔案管理、保存等更加便捷,檔案查閱不需要跑到現(xiàn)場(chǎng)借閱資料而是隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備就可以完成,極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在可以預(yù)見(jiàn)的未來(lái),電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用會(huì)更加普及,為人們的就醫(yī)以及醫(yī)院的管理等提供更加便利的服務(wù)。

        二、醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

        1.檔案存儲(chǔ)難度大。在醫(yī)院的檔案中,一般情況下,行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等都是紙質(zhì)檔案,醫(yī)療檔案種類(lèi)比較多,包括醫(yī)療影像、膠片、磁帶以及病歷等。這些檔案的存儲(chǔ)一般都是放置于檔案資料庫(kù),受限于各醫(yī)院的資源條件等,檔案資料庫(kù)的質(zhì)量差異很大。有的醫(yī)院體量比較小,可分配資源少,檔案資料庫(kù)安置在條件不好的房間內(nèi),紙質(zhì)檔案以及磁片、影像、膠片等檔案受潮濕、灰塵等因素的影響,很容易發(fā)生霉變、腐蝕和受潮等情況,對(duì)檔案的存儲(chǔ)十分不利。檔案長(zhǎng)期處于這種環(huán)境下,受損的概率增大,對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作增加了很多困難。

        2.檔案的查詢(xún)和管理難度大。當(dāng)前環(huán)境下,很多醫(yī)院都在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化的工作,但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中,受限于技術(shù)水平和資金投入,仍然有很多醫(yī)院在使用人工管理檔案的方式。人工管理醫(yī)院檔案工作效率低,進(jìn)行檔案查詢(xún)時(shí)要根據(jù)檔案號(hào)找到具體的檔案存放貨架,然后再根據(jù)排列順序仔細(xì)尋找,借閱完成后,再根據(jù)同樣的路徑進(jìn)行放回處理。這種方式效率低下,在借閱任務(wù)比較少的情況下,可以快速完成,但是當(dāng)借閱任務(wù)比較多的情況下,就需要排隊(duì)等候,極大地拖延了任務(wù)完成的時(shí)間,減低工作效率。除此之外,在檔案管理過(guò)程中,檔案入庫(kù)需要根據(jù)檔案的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi),還要根據(jù)檔案的保密級(jí)別、入庫(kù)年份等編寫(xiě)案卷號(hào),然后進(jìn)行檔案搬運(yùn)、入庫(kù)、擺放等一系列檔案管理活動(dòng),程序繁瑣,并且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤,一旦某一個(gè)檔案的案卷號(hào)編寫(xiě)錯(cuò)誤,后續(xù)的案卷都需要進(jìn)行修改,浪費(fèi)大量的人力物力。檔案信息的更新也是一個(gè)應(yīng)該注意的問(wèn)題。

        3.檔案利用率低。當(dāng)前醫(yī)院檔案大部分是以紙質(zhì)檔案形式存在,在醫(yī)院檔案整理入庫(kù)后,一般情況下,如沒(méi)有必要使用的情況,這些檔案都無(wú)人查閱。在當(dāng)前形勢(shì)下,醫(yī)院提倡深入挖掘醫(yī)療檔案等存在的價(jià)值,提高醫(yī)院檔案的利用率。醫(yī)院檔案在醫(yī)療研究、教育培訓(xùn)、文化宣傳等各個(gè)領(lǐng)域都有應(yīng)用的意義,對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)和精神文明建設(shè)等有推動(dòng)作用。但是在實(shí)際醫(yī)院日常活動(dòng)中,對(duì)檔案的應(yīng)用停留在進(jìn)行參考的表面層次,并沒(méi)有進(jìn)一步的深入挖掘,檔案利用率低,醫(yī)院檔案沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

        三、電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

        電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化,大大減少了醫(yī)院在檔案管理中的人力資源成本投入,減少了人力管理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤,提高了檔案管理的質(zhì)量。在檔案查閱等方面,查閱人員不需要到檔案存儲(chǔ)室進(jìn)行借閱,而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備隨時(shí)隨地都能夠查閱相關(guān)資料,減少了借閱與歸還兩個(gè)環(huán)節(jié),提高了檔案查閱的效率。電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用為醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了極大地便利。

        1.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用提高了檔案管理人員的素質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案管理需要專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行管理,而電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用,對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求。電子檔案系統(tǒng)是一種新的檔案管理技術(shù),與傳統(tǒng)檔案管理相比,醫(yī)院檔案管理人員必須掌握更多操作技能。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)接受新技術(shù)、新觀念的熏陶,改變傳統(tǒng)的管理理念,積極學(xué)習(xí)新技能,提高檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作能力。在實(shí)際管理過(guò)程中,醫(yī)院定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力的教育培訓(xùn),提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在進(jìn)行招聘時(shí),引進(jìn)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高的檔案管理人才,建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。建立健全考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的考核,對(duì)考核成績(jī)高的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),考核成績(jī)低的人員進(jìn)行懲罰,調(diào)動(dòng)管理人員的積極性,提高檔案管理工作效率。

        2.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了檔案管理制度的建立與完善。科學(xué)合理的檔案管理制度能夠規(guī)范檔案管理操作,提高檔案管理效率。電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式,在檔案管理過(guò)程中增添了更多的細(xì)節(jié)與要求,大量檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電子檔案系統(tǒng)中,如果不按照要求進(jìn)行操作,很容易造成檔案數(shù)據(jù)的混亂和丟失等情況。因此,醫(yī)院必須重視檔案管理制度的建立與完善,保證檔案管理有章可依。醫(yī)院在建立健全檔案管理制度的過(guò)程中,必須結(jié)合自身實(shí)際情況,積極引入新技術(shù)、新觀念,順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。檔案管理制度的建設(shè)應(yīng)強(qiáng)化錄入、整理、歸檔等各個(gè)操作的流程細(xì)節(jié),嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作,保證管理工作有序進(jìn)行。在進(jìn)行檔案查閱過(guò)程中,應(yīng)嚴(yán)格按照保密條例,走相應(yīng)的辦公程序,按照相應(yīng)保密檔案的保密程度進(jìn)行加密,嚴(yán)格設(shè)置調(diào)閱權(quán)限,不得私自調(diào)閱,以防泄密。醫(yī)院明確相關(guān)管理人員的職責(zé),落實(shí)責(zé)任制度,規(guī)范管理。

        3.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了技術(shù)設(shè)備的更新。醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)完善需要技術(shù)、設(shè)備的支持。醫(yī)院根據(jù)自身實(shí)際情況,完善電子檔案系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃,科學(xué)合理的計(jì)算出需要的資金和設(shè)備,制定真實(shí)可行的方案。技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)分為兩部分,硬件設(shè)備的引進(jìn)應(yīng)選擇性?xún)r(jià)比更高的設(shè)備,同時(shí)對(duì)原有設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù),節(jié)約資金,最大程度利用資源。對(duì)于軟件技術(shù)的引進(jìn),應(yīng)全面考慮技術(shù)的更新?lián)Q代和維修問(wèn)題,在引進(jìn)技術(shù)的同時(shí)加大對(duì)相應(yīng)技術(shù)的開(kāi)發(fā),促進(jìn)電子檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新與發(fā)展。除此之外,安全、整潔的檔案庫(kù)房也是檔案管理工作需要解決的一個(gè)重要問(wèn)題。

        4.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用提高了檔案利用率。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案的利用率低是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí),電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用將醫(yī)院檔案數(shù)字化,提高了檔案管理和查閱的效率,為其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供了技術(shù)支持。當(dāng)前社會(huì)大力發(fā)展大數(shù)據(jù)技術(shù),對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘,在真實(shí)資料數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上獲得了很多研究成果。醫(yī)院檔案數(shù)字化為大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)療研究領(lǐng)域的應(yīng)用提供了實(shí)現(xiàn)的可能,醫(yī)學(xué)專(zhuān)家通過(guò)對(duì)大量醫(yī)療數(shù)據(jù)的處理,發(fā)現(xiàn)醫(yī)療領(lǐng)域隱藏的規(guī)律,或者對(duì)臨床用藥信息進(jìn)行科學(xué)分析等,促進(jìn)醫(yī)療研究領(lǐng)域的進(jìn)步。這些應(yīng)用都促進(jìn)了醫(yī)院檔案利用率的提高,促進(jìn)醫(yī)療領(lǐng)域科學(xué)研究的發(fā)展。

        5.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了醫(yī)院的信息化建設(shè)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和發(fā)展,社會(huì)進(jìn)入信息爆炸的階段,信息的獲取變得更加簡(jiǎn)單和便捷。在這種新形勢(shì)下,醫(yī)院拋棄陳舊的檔案管理理念,積極接受信息化、數(shù)字化技術(shù)的教育,打破單位之間的藩籬,加強(qiáng)與其他單位之間的溝通合作,打造一個(gè)檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò),及時(shí)更新人才信息,創(chuàng)建人才庫(kù),為檔案管理工作創(chuàng)建了高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用,從根本上減少了檔案管理工作的很多環(huán)節(jié),使檔案管理工作效率提升了一大步,大大減少了檔案管理過(guò)程中人力物力的支出。然而任何一項(xiàng)事物都有兩面性,電子檔案系統(tǒng)在當(dāng)前實(shí)際生活中的應(yīng)用還存在很多問(wèn)題,技術(shù)和設(shè)備落后、檔案管理安全意識(shí)不到位、檔案管理人員素質(zhì)不夠等,這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展,給一些醫(yī)院帶來(lái)困擾。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的重視,結(jié)合自身實(shí)際解決應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,切實(shí)推進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展,推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化進(jìn)程。

        (作者單位:河南省南陽(yáng)市中心醫(yī)院南陽(yáng)市腫瘤醫(yī)院)

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