劉娣娣

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)都面臨著新的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和社會(huì)形勢(shì)。對(duì)于醫(yī)院來(lái)說(shuō)，隨著人們生活水平的提高，人們?cè)絹?lái)越重視醫(yī)療健康問(wèn)題，受益于國(guó)家在醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域進(jìn)行的改革，越來(lái)越多的人走進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行疾病的診治，過(guò)去得了大病沒(méi)錢(qián)診治在家等死的情況得到了明顯改善。但是這同時(shí)給醫(yī)院的管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)，尤其是對(duì)醫(yī)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)。在當(dāng)前階段，醫(yī)院檔案管理不僅包括人事檔案，還包括病例檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等各種檔案，如果按照原有的檔案管理模式，醫(yī)院管理工作早已不堪重負(fù)。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)非常重要的任務(wù)，其他大部分業(yè)務(wù)的開(kāi)展都與檔案管理工作密切相關(guān)，醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量直接影響到醫(yī)院其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展。在原有的醫(yī)院檔案管理管理工作中，對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理工作是一件非常繁瑣的事情，紙質(zhì)檔案的整理、保存、調(diào)閱、管理等占用了醫(yī)院大量的人力物力，而且工作效率低下。受益于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用為醫(yī)院檔案管理工作減輕了負(fù)擔(dān)，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)該積極引用這種新技術(shù)，并在不斷實(shí)踐過(guò)程中解決所遇到的問(wèn)題，促進(jìn)電子檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新與普及應(yīng)用。

一、醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用的內(nèi)涵

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面，并為人們生產(chǎn)生活提供了巨大的便利條件。其中信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用就是檔案數(shù)字化和電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)相對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)有巨大的優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)為：一是實(shí)現(xiàn)了檔案管理“無(wú)紙化”辦公，電子檔案系統(tǒng)不存在像紙質(zhì)檔案不易存儲(chǔ)、管理困難、占地空間大等缺點(diǎn)，卻便于存儲(chǔ)檔案資料;二是實(shí)現(xiàn)了便捷的辦公方式，對(duì)于檔案的管理工作都可以在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備上完成，檔案管理、保存等更加便捷，檔案查閱不需要跑到現(xiàn)場(chǎng)借閱資料而是隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備就可以完成，極大地提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。在可以預(yù)見(jiàn)的未來(lái)，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用會(huì)更加普及，為人們的就醫(yī)以及醫(yī)院的管理等提供更加便利的服務(wù)。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案存儲(chǔ)難度大。在醫(yī)院的檔案中，一般情況下，行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等都是紙質(zhì)檔案，醫(yī)療檔案種類(lèi)比較多，包括醫(yī)療影像、膠片、磁帶以及病歷等。這些檔案的存儲(chǔ)一般都是放置于檔案資料庫(kù)，受限于各醫(yī)院的資源條件等，檔案資料庫(kù)的質(zhì)量差異很大。有的醫(yī)院體量比較小，可分配資源少，檔案資料庫(kù)安置在條件不好的房間內(nèi)，紙質(zhì)檔案以及磁片、影像、膠片等檔案受潮濕、灰塵等因素的影響，很容易發(fā)生霉變、腐蝕和受潮等情況，對(duì)檔案的存儲(chǔ)十分不利。檔案長(zhǎng)期處于這種環(huán)境下，受損的概率增大，對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作增加了很多困難。

2.檔案的查詢(xún)和管理難度大。當(dāng)前環(huán)境下，很多醫(yī)院都在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)化的工作，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，受限于技術(shù)水平和資金投入，仍然有很多醫(yī)院在使用人工管理檔案的方式。人工管理醫(yī)院檔案工作效率低，進(jìn)行檔案查詢(xún)時(shí)要根據(jù)檔案號(hào)找到具體的檔案存放貨架，然后再根據(jù)排列順序仔細(xì)尋找，借閱完成后，再根據(jù)同樣的路徑進(jìn)行放回處理。這種方式效率低下，在借閱任務(wù)比較少的情況下，可以快速完成，但是當(dāng)借閱任務(wù)比較多的情況下，就需要排隊(duì)等候，極大地拖延了任務(wù)完成的時(shí)間，減低工作效率。除此之外，在檔案管理過(guò)程中，檔案入庫(kù)需要根據(jù)檔案的種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，還要根據(jù)檔案的保密級(jí)別、入庫(kù)年份等編寫(xiě)案卷號(hào)，然后進(jìn)行檔案搬運(yùn)、入庫(kù)、擺放等一系列檔案管理活動(dòng)，程序繁瑣，并且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，一旦某一個(gè)檔案的案卷號(hào)編寫(xiě)錯(cuò)誤，后續(xù)的案卷都需要進(jìn)行修改，浪費(fèi)大量的人力物力。檔案信息的更新也是一個(gè)應(yīng)該注意的問(wèn)題。

3.檔案利用率低。當(dāng)前醫(yī)院檔案大部分是以紙質(zhì)檔案形式存在，在醫(yī)院檔案整理入庫(kù)后，一般情況下，如沒(méi)有必要使用的情況，這些檔案都無(wú)人查閱。在當(dāng)前形勢(shì)下，醫(yī)院提倡深入挖掘醫(yī)療檔案等存在的價(jià)值，提高醫(yī)院檔案的利用率。醫(yī)院檔案在醫(yī)療研究、教育培訓(xùn)、文化宣傳等各個(gè)領(lǐng)域都有應(yīng)用的意義，對(duì)醫(yī)院文化建設(shè)和精神文明建設(shè)等有推動(dòng)作用。但是在實(shí)際醫(yī)院日常活動(dòng)中，對(duì)檔案的應(yīng)用停留在進(jìn)行參考的表面層次，并沒(méi)有進(jìn)一步的深入挖掘，檔案利用率低，醫(yī)院檔案沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

三、電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，大大減少了醫(yī)院在檔案管理中的人力資源成本投入，減少了人力管理過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高了檔案管理的質(zhì)量。在檔案查閱等方面，查閱人員不需要到檔案存儲(chǔ)室進(jìn)行借閱，而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備隨時(shí)隨地都能夠查閱相關(guān)資料，減少了借閱與歸還兩個(gè)環(huán)節(jié)，提高了檔案查閱的效率。電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用為醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了極大地便利。

1.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用提高了檔案管理人員的素質(zhì)。傳統(tǒng)的檔案管理需要專(zhuān)業(yè)的管理人員進(jìn)行管理，而電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求。電子檔案系統(tǒng)是一種新的檔案管理技術(shù)，與傳統(tǒng)檔案管理相比，醫(yī)院檔案管理人員必須掌握更多操作技能。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)接受新技術(shù)、新觀念的熏陶，改變傳統(tǒng)的管理理念，積極學(xué)習(xí)新技能，提高檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作能力。在實(shí)際管理過(guò)程中，醫(yī)院定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力的教育培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在進(jìn)行招聘時(shí)，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高的檔案管理人才，建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍。建立健全考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，對(duì)考核成績(jī)高的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，考核成績(jī)低的人員進(jìn)行懲罰，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率。

2.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了檔案管理制度的建立與完善。科學(xué)合理的檔案管理制度能夠規(guī)范檔案管理操作，提高檔案管理效率。電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，在檔案管理過(guò)程中增添了更多的細(xì)節(jié)與要求，大量檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電子檔案系統(tǒng)中，如果不按照要求進(jìn)行操作，很容易造成檔案數(shù)據(jù)的混亂和丟失等情況。因此，醫(yī)院必須重視檔案管理制度的建立與完善，保證檔案管理有章可依。醫(yī)院在建立健全檔案管理制度的過(guò)程中，必須結(jié)合自身實(shí)際情況，積極引入新技術(shù)、新觀念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。檔案管理制度的建設(shè)應(yīng)強(qiáng)化錄入、整理、歸檔等各個(gè)操作的流程細(xì)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行操作，保證管理工作有序進(jìn)行。在進(jìn)行檔案查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照保密條例，走相應(yīng)的辦公程序，按照相應(yīng)保密檔案的保密程度進(jìn)行加密，嚴(yán)格設(shè)置調(diào)閱權(quán)限，不得私自調(diào)閱，以防泄密。醫(yī)院明確相關(guān)管理人員的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任制度，規(guī)范管理。

3.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了技術(shù)設(shè)備的更新。醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)完善需要技術(shù)、設(shè)備的支持。醫(yī)院根據(jù)自身實(shí)際情況，完善電子檔案系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃，科學(xué)合理的計(jì)算出需要的資金和設(shè)備，制定真實(shí)可行的方案。技術(shù)設(shè)備的引進(jìn)分為兩部分，硬件設(shè)備的引進(jìn)應(yīng)選擇性?xún)r(jià)比更高的設(shè)備，同時(shí)對(duì)原有設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)維護(hù)，節(jié)約資金，最大程度利用資源。對(duì)于軟件技術(shù)的引進(jìn)，應(yīng)全面考慮技術(shù)的更新?lián)Q代和維修問(wèn)題，在引進(jìn)技術(shù)的同時(shí)加大對(duì)相應(yīng)技術(shù)的開(kāi)發(fā)，促進(jìn)電子檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新與發(fā)展。除此之外，安全、整潔的檔案庫(kù)房也是檔案管理工作需要解決的一個(gè)重要問(wèn)題。

4.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用提高了檔案利用率。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案的利用率低是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用將醫(yī)院檔案數(shù)字化，提高了檔案管理和查閱的效率，為其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供了技術(shù)支持。當(dāng)前社會(huì)大力發(fā)展大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)大量數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，在真實(shí)資料數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上獲得了很多研究成果。醫(yī)院檔案數(shù)字化為大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)療研究領(lǐng)域的應(yīng)用提供了實(shí)現(xiàn)的可能，醫(yī)學(xué)專(zhuān)家通過(guò)對(duì)大量醫(yī)療數(shù)據(jù)的處理，發(fā)現(xiàn)醫(yī)療領(lǐng)域隱藏的規(guī)律，或者對(duì)臨床用藥信息進(jìn)行科學(xué)分析等，促進(jìn)醫(yī)療研究領(lǐng)域的進(jìn)步。這些應(yīng)用都促進(jìn)了醫(yī)院檔案利用率的提高，促進(jìn)醫(yī)療領(lǐng)域科學(xué)研究的發(fā)展。

5.電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了醫(yī)院的信息化建設(shè)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和發(fā)展，社會(huì)進(jìn)入信息爆炸的階段，信息的獲取變得更加簡(jiǎn)單和便捷。在這種新形勢(shì)下，醫(yī)院拋棄陳舊的檔案管理理念，積極接受信息化、數(shù)字化技術(shù)的教育，打破單位之間的藩籬，加強(qiáng)與其他單位之間的溝通合作，打造一個(gè)檔案管理的信息化網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)更新人才信息，創(chuàng)建人才庫(kù)，為檔案管理工作創(chuàng)建了高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，從根本上減少了檔案管理工作的很多環(huán)節(jié)，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過(guò)程中人力物力的支出。然而任何一項(xiàng)事物都有兩面性，電子檔案系統(tǒng)在當(dāng)前實(shí)際生活中的應(yīng)用還存在很多問(wèn)題，技術(shù)和設(shè)備落后、檔案管理安全意識(shí)不到位、檔案管理人員素質(zhì)不夠等，這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用和發(fā)展，給一些醫(yī)院帶來(lái)困擾。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的重視，結(jié)合自身實(shí)際解決應(yīng)用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，切實(shí)推進(jìn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化進(jìn)程。

（作者單位：河南省南陽(yáng)市中心醫(yī)院南陽(yáng)市腫瘤醫(yī)院）