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        論總承包模式下檔案管理工作

        2021-07-23 01:57:35祁素秋
        速讀·上旬 2021年6期
        關(guān)鍵詞:總包分包檔案資料

        祁素秋

        ◆摘? 要:總承包模式是現(xiàn)代工程建設(shè)中采用的新的建設(shè)模式,在這一模式下,檔案工作者工作更加繁雜,擔(dān)負(fù)多種責(zé)任。如何在新的模式下確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性,我們從兩方面入手,采用多種方式,力求全面系統(tǒng)地監(jiān)督與控制檔案資料的形成與收集,從而保證檔案資料能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映工程全貌,為今后工程運行提供可靠的技術(shù)資料。

        ◆關(guān)鍵詞:總承包;檔案管理

        隨著中國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,新的基建項目也不斷的增多,隨著公司重大工程項目建設(shè)的不斷深入與開展,重大工程檔案資料的收集整理工作也是工程質(zhì)量的重要組成部分。引用總承包管理模式是現(xiàn)代項目管理主流趨勢,總承包模式(Managing Contractor):是指業(yè)主方委托一個施工單位或由多個施工單位組成的施工聯(lián)合體或施工合作體作為施工總包管理單位,業(yè)主方委托其他施工單位作為分包單位進(jìn)行施工。一般情況下,施工總承包管理單位不參與具體工程的施工,但如施工總承包管理單位也想承擔(dān)部分工程的施工,它也可以參加該部分工程的投標(biāo),通過競爭取得施工任務(wù)??偘J绞俏夜静捎玫男碌墓芾砟J剑谶@一模式下,檔案工作需要適應(yīng)不同的角色,從以前直接參與資料的收集整理工作轉(zhuǎn)換為對資料收集整理工作的監(jiān)督與控制,要如何確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性,是檔案工作者值得思考的新課題。我們力求從檔案的收集工作入手,從檔案資料形成的不同階段入手,全方位地監(jiān)督與控制檔案資料的形成與收集,從而保證所形成的檔案材料能完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映工程的全貌。根據(jù)工作經(jīng)驗總結(jié)檔案的管理工作要從以下兩個方面入手:

        一、構(gòu)建管理體系明確職責(zé),在整理過程中加強(qiáng)溝通與交流

        1.檔案部門依據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28-2002)及相關(guān)的檔案管理制度對各分包單位進(jìn)行了培訓(xùn),明確歸檔要求,并根據(jù)國家《檔案工作管理手冊》,及《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》,《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》(國家檔案局令第10號)結(jié)合我公司的實際情況,編寫了《工程項目組卷歸檔工作暫行辦法》,該辦法明確了總承包單位、建設(shè)單位和各分包單位的職責(zé)劃分,并制定了歸檔材料的整理標(biāo)準(zhǔn),排列方式等,具有很強(qiáng)的實用性和可操作性,用以統(tǒng)一檔案資料的收集、整理、組卷及歸檔工作,為檔案的形成、積累、整理工作提供了依據(jù)。

        2.從工程最初開始檔案部就建立了檔案管理機(jī)制,成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組,并由分包單位負(fù)責(zé)檔案資料的收集整理工作,將工程建設(shè)的檔案工作納入各單位各部門的職責(zé)范圍,并制定了考核機(jī)制,要求各單位必須配備專門的檔案技術(shù)人員負(fù)責(zé)工程檔案的收集整理工作。

        3.檔案部工作人員加強(qiáng)了與各分包單位的溝通與聯(lián)系,并深入基層做具體的監(jiān)督指導(dǎo)工作,在資料的形成階段便從形成資料的字跡、紙張、簽章等方面加以要求,從而確保了被收集的檔案資料的完整與準(zhǔn)確。在這一項工作中,由于所面對的各承包單位的檔案工作人員的素質(zhì)有所不同,所以對檔案的歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)的理解也不盡相同,針對實際情況檔案部門進(jìn)行了檔案知識培訓(xùn),通過此方式加強(qiáng)了檔案專業(yè)知識,提高了檔案意識,確保了檔案材料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。除此之外,檔案人員還與總承包單位及時溝通,做到統(tǒng)一檔案工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),目標(biāo)一致,對在工作中有分歧及有爭議的問題及時解決,這樣有助于分包單位檔案工作的順利進(jìn)行,也有助于總承包單位工程檔案向建設(shè)單位移交時能符合檔案歸檔要求。

        二、嚴(yán)把各階段資料的完整性和準(zhǔn)確性

        針對項目建設(shè)的不同階段所形成的文件材料,按階段,按進(jìn)度地進(jìn)行收集、整理,檔案人員全程跟進(jìn),確保工程資料的完整與系統(tǒng)。一項完整的工程項目文件,包括項目前期文件、項目施工文件、項目竣工圖,項目監(jiān)理文件、項目竣工驗收文件及項目其它文件。這些文件的形成,與工程項目的進(jìn)程密不可分。因此,我們可以依據(jù)總承包項目的具體特點和進(jìn)度計劃來對這些文件加以控制,明確各階段需要收集、整理哪些資料,點滴不漏,并采用一定的監(jiān)控方式,做到從檔案管理的角度確保工程資料的系統(tǒng)、完整與準(zhǔn)確。

        1.工程前期

        在這一階段,建設(shè)單位作為投資方,在工程項目委托總承包前,已經(jīng)開展了前期準(zhǔn)備工作,形成如立項,資金籌措等前期文件,還包括相關(guān)工程選址文件,項目審批文件,合同及各種往來函件等,以及初步設(shè)計及其報批文件、設(shè)計評價、鑒定及審批文件等,在這些文件形成的過程中,經(jīng)營計劃,技術(shù)質(zhì)量,財務(wù)管理等相關(guān)部門會與工程總承包發(fā)生工作關(guān)系,他們了解文件的形成過程,因此這些文件也應(yīng)由相關(guān)部門依照檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔。

        2.項目文件

        這個階段主要為項目開始所產(chǎn)生總包對分包招投標(biāo)、合同、協(xié)議書、合同執(zhí)行、合同變更、項目管理組織機(jī)構(gòu)成立,項目各項管理制度、投資、進(jìn)度、安全等文件,這些文件的收集和整理主要依靠于總包,總包因?qū)Π催M(jìn)度和本質(zhì)特征收集完成、確保資料的完整性。案卷質(zhì)量的由檔案部對總包進(jìn)行審查,整改后要形成閉環(huán),并有記錄。

        3.施工階段

        這個階段實行“誰施工,誰負(fù)責(zé)”。資料包括開工報告、工程技術(shù)要求、施工計劃、 施工招投標(biāo)文件、中標(biāo)文件、施工分包合同、項目進(jìn)度計劃、工程用工審批文件、圖紙會審紀(jì)要、施工組織設(shè)計、施工定位測量復(fù)核記錄,設(shè)計變更、工程檢查記錄、施工日記、大事記,事故處理報告、合同執(zhí)行過程來往文件等。分包單位對整理的檔案由總承包單位審查,整改后要形成閉環(huán),并有記錄。

        4.監(jiān)理文件

        包括監(jiān)理大綱、規(guī)劃、實施細(xì)則,開工令、停工令,監(jiān)理日志、監(jiān)理月報、年報、列會,旁站記錄,監(jiān)理總結(jié)等監(jiān)理文件,由監(jiān)理單位對其檔案收集、整理歸檔,監(jiān)理檔案案卷質(zhì)量由總承包單位審查,整改后要形成閉環(huán),并有記錄。

        5.竣工項目文件

        竣工驗收文件,包括工作總結(jié)評估報告,竣工驗收大綱、各個專項驗收及批復(fù)文件,決算審計報告、驗收意見、項目后評價意見等文件資料,這一部分資料由檔案部門組織收集、整理、歸檔,利用自查和互查的辦法,保證案卷質(zhì)量,自查和互查也要有記錄。

        總結(jié)以上工作方法,我們在項目總包管理模式下檔案管理取得了預(yù)期的效果,總包模式下的檔案管理還有許多方法,在今后的工作中值得我們探索于挖掘。

        參考文獻(xiàn)

        [1]固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理手冊.2017版.

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