鄧 欣,石本仁

(1.武漢理工大學(xué) 財(cái)務(wù)處，湖北 武漢 430070;2.暨南大學(xué) 管理學(xué)院，廣東 廣州 510632)

新冠肺炎疫情是新中國(guó)成立以來(lái)傳播速度最快、影響范圍最廣的重大突發(fā)公共衛(wèi)生事件。財(cái)務(wù)部門是高校聚集性較強(qiáng)的場(chǎng)所之一，也是高校疫情防控的重點(diǎn)區(qū)域。各地高校在防控疫情的同時(shí)，積極推進(jìn)教學(xué)、科研等工作的開展[1]，隨之而來(lái)的經(jīng)費(fèi)支出、薪酬發(fā)放等報(bào)銷業(yè)務(wù)亟待推進(jìn)。通過信息化手段優(yōu)化高校報(bào)銷流程，減少甚至避免直接接觸，在疫情防控常態(tài)化的形勢(shì)下具有重要意義。

“報(bào)銷難”一直是高校財(cái)務(wù)工作推進(jìn)中的頑疾，學(xué)者們進(jìn)行了大量研究。牛星等[2]分析了窗口式報(bào)銷、投遞式報(bào)銷和網(wǎng)上報(bào)銷的利弊，以K高校為載體對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行了再設(shè)計(jì)。邱均成等[3]構(gòu)建了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校預(yù)約無(wú)等候報(bào)銷體系，研究了各個(gè)系統(tǒng)的功能及其數(shù)據(jù)流程。陳建凱等[4]提出了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與審簽系統(tǒng)相結(jié)合的一體化報(bào)賬系統(tǒng)，簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)流程，提高了工作效率。尹學(xué)東等[5]闡述了高校財(cái)務(wù)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，包括加強(qiáng)預(yù)算管理、規(guī)范報(bào)銷流程、提升支付環(huán)節(jié)效率和提高內(nèi)控力度等。付耀珍等[6]提出了基于微信平臺(tái)的高校經(jīng)費(fèi)報(bào)銷排隊(duì)模式，并通過問卷調(diào)查法和回歸分析法驗(yàn)證該系統(tǒng)具有一定的優(yōu)越性。陳薇[7]展望了云計(jì)算應(yīng)用于高校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)，能降低財(cái)務(wù)軟硬件成本，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和精準(zhǔn)專業(yè)的服務(wù)。燕麗征[8]指出高校財(cái)務(wù)智能化發(fā)展能將財(cái)務(wù)人員從簡(jiǎn)單重復(fù)的業(yè)務(wù)中解放出來(lái)，更好地完成服務(wù)和財(cái)務(wù)決策職能。

目前，關(guān)于高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的研究主要是借助人工智能、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段來(lái)提高效率、加強(qiáng)管理及提升滿意度，缺少?gòu)谋Ｕ瞎残l(wèi)生安全的角度來(lái)優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)。在疫情防控常態(tài)化的背景下，除了解決“報(bào)銷難”的問題，更應(yīng)針對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)聚集性、流動(dòng)性、接觸性的特點(diǎn)來(lái)優(yōu)化報(bào)銷系統(tǒng)[9]，以減少人員接觸，保證報(bào)銷業(yè)務(wù)不成為病毒傳播的媒介，保障公共衛(wèi)生安全。鑒于此，筆者提出建立“零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷人員、審簽人員和財(cái)務(wù)人員之間的零接觸，以期在助力高校疫情防控的同時(shí)，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)一體化、數(shù)字化和智能化。

1 疫情防控對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的影響

(1)對(duì)審簽方式的影響。傳統(tǒng)的線下審簽是以面對(duì)面的方式進(jìn)行，容易導(dǎo)致病毒在人際間傳播。疫情防控階段，許多高校財(cái)務(wù)部門通過對(duì)接學(xué)校的OA系統(tǒng)來(lái)簡(jiǎn)化審簽流程。由部門OA提出支付申請(qǐng)，寫清支付原因及對(duì)方賬號(hào)等信息，并上傳發(fā)票、付款通知、合同、驗(yàn)收單等佐證資料作為附件；根據(jù)學(xué)院現(xiàn)有的財(cái)務(wù)報(bào)銷審批權(quán)限進(jìn)行財(cái)務(wù)審核和院系領(lǐng)導(dǎo)審批；審批同意后，財(cái)務(wù)付款。事后由相關(guān)人員補(bǔ)充紙質(zhì)材料和領(lǐng)導(dǎo)簽字[10]。在某種程度上，疫情防控沖擊了高校財(cái)務(wù)部門通過經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)出的傳統(tǒng)分級(jí)審簽流程，容易導(dǎo)致監(jiān)管缺位。因此，亟需其他途徑來(lái)解決兩者之間的矛盾。

(2)對(duì)投遞方式的影響。傳統(tǒng)的單據(jù)投遞是在審簽完畢后，由經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)等候，直接交給會(huì)計(jì)審核制單。疫情防控階段，為了減少人員接觸，部分高校在報(bào)賬大廳門口放置投遞框或投遞箱，經(jīng)辦人將單據(jù)放置其內(nèi)后即可離開。物理消殺原始單據(jù)上可能攜帶的病毒后，會(huì)計(jì)人員進(jìn)行分單、接單及制單。這種方式造成大量單據(jù)雜亂地堆砌在財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳門口的投遞框內(nèi)，用回形針固定的單據(jù)由于擠壓而散開，用膠水粘貼的單據(jù)由于膠水使用過多，粘貼上其他人的原始單據(jù)。財(cái)務(wù)人員在分單時(shí)極易混淆不同報(bào)銷人員的單據(jù)，等到會(huì)計(jì)人員接單后才發(fā)現(xiàn)原始單據(jù)不完整，需要報(bào)銷人員補(bǔ)辦一系列校內(nèi)甚至校外相關(guān)審簽手續(xù)，極易引起報(bào)銷人員的反感情緒，加劇報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員之間的矛盾。

(3)對(duì)溝通方式的影響。傳統(tǒng)的溝通方式是會(huì)計(jì)人員在報(bào)賬大廳現(xiàn)場(chǎng)接單后，與經(jīng)辦人進(jìn)行面對(duì)面溝通。疫情防控階段，溝通方式轉(zhuǎn)變成通過電話或郵件進(jìn)行溝通交流，但這種輔助溝通方式極大地影響了報(bào)銷業(yè)務(wù)開展與運(yùn)行的效率。報(bào)銷人員不具備財(cái)務(wù)背景知識(shí)，電話或郵件溝通時(shí)，原始單據(jù)無(wú)法實(shí)時(shí)共享，經(jīng)常還需要配上照片等幫助報(bào)銷人員理解，造成人員與時(shí)間的過多耗費(fèi)。若原始單據(jù)不完整，則需要報(bào)銷人員再次投遞補(bǔ)充資料，等待期間該筆報(bào)銷業(yè)務(wù)無(wú)法處理。以W高校為例，財(cái)務(wù)部門恢復(fù)辦公后，在2020年4月共制約2 700張憑證，5月共制約7 500張憑證。而2019年4月共制約14 400張憑證，5月共制約14 600張憑證。排除疫情對(duì)師生報(bào)銷積極性的打擊，輔助溝通方式對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)開展與運(yùn)行效率的不利影響不可小覷。

2 “零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)構(gòu)建

2.1 “零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)總體架構(gòu)

為有效應(yīng)對(duì)疫情防控對(duì)高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的影響，保障公共衛(wèi)生安全，提升報(bào)銷效率和服務(wù)水平，高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo)：

(1)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷人員和審簽人員之間“零接觸”。傳統(tǒng)的線下審簽受到時(shí)間和空間的限制，一旦超出工作時(shí)間或?qū)徍炄藛T外出，審簽流程很難進(jìn)行。如果審簽人員外出較長(zhǎng)時(shí)間，則授權(quán)他人，而授權(quán)行為需要更高級(jí)別的審簽，以滿足內(nèi)部控制的要求。報(bào)銷人員為簽一個(gè)字要跑三四次的情況經(jīng)常發(fā)生，審簽人員在集體開會(huì)時(shí)簽字簽得手發(fā)軟的情況也屢見不鮮，報(bào)銷人員和審簽人員均怨聲載道。疫情防控背景下的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，通過網(wǎng)上審簽來(lái)突破審簽流程的“時(shí)空限制”。審簽手續(xù)不再局限于在辦公室面對(duì)面地進(jìn)行，審簽人員可以隨時(shí)隨地通過手機(jī)APP進(jìn)行在線審簽。另外，網(wǎng)上審簽系統(tǒng)可記錄每一筆審簽業(yè)務(wù)，包括審簽時(shí)間、報(bào)銷內(nèi)容、報(bào)銷金額、原始單據(jù)影像等信息，方便審簽人員對(duì)審簽業(yè)務(wù)進(jìn)行備忘。以往重要報(bào)銷事項(xiàng)的審簽單據(jù)需要一式多份，除財(cái)務(wù)留存外，審簽人員和報(bào)銷人員也會(huì)留存?，F(xiàn)在可以直接翻查網(wǎng)上的審簽記錄，這在一定程度上節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，踐行了綠色辦公。

(2)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員之間“零接觸”。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷需要報(bào)銷人員將報(bào)銷單據(jù)送至財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳，并在報(bào)賬大廳等待業(yè)務(wù)處理完畢再離開，導(dǎo)致報(bào)賬大廳長(zhǎng)期以來(lái)都是一片擁擠的景象。年底業(yè)務(wù)繁忙時(shí)，更是人滿為患，極易導(dǎo)致報(bào)銷人員和會(huì)計(jì)人員的緊張情緒。一方面報(bào)銷人員在焦慮地排隊(duì)等候，另一方面會(huì)計(jì)人員在高壓下處理業(yè)務(wù)，溝通稍有不暢，就升級(jí)為爭(zhēng)吵。疫情防控背景下的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，報(bào)銷人員只需將報(bào)銷單據(jù)放置在自助投遞終端就可離開，等待會(huì)計(jì)接單處理業(yè)務(wù)，最終通過銀行轉(zhuǎn)賬收到報(bào)銷款項(xiàng)。整個(gè)報(bào)賬大廳不會(huì)再出現(xiàn)排隊(duì)的場(chǎng)景，會(huì)計(jì)人員可以在安靜的辦公環(huán)境下按部就班地處理報(bào)銷業(yè)務(wù)，不僅改善了財(cái)務(wù)人員的辦公環(huán)境，減輕了其工作壓力，也改善了報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員之間的關(guān)系，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

(3)實(shí)現(xiàn)報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員之間高效溝通。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)銷，會(huì)計(jì)人員經(jīng)常因費(fèi)用不允許列支、審簽流程未盡、佐證資料不全、項(xiàng)目超支或者費(fèi)用超預(yù)算等事項(xiàng)與報(bào)銷人員溝通，在報(bào)賬大廳爭(zhēng)論不休的場(chǎng)面屢見不鮮。疫情防控背景下的高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，通過對(duì)各類業(yè)務(wù)的報(bào)銷方案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)，將報(bào)銷人員的填報(bào)流程、審簽人員的審簽流程和財(cái)務(wù)人員的審核流程規(guī)范化，消除了信息不對(duì)稱，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷人員、審簽人員與財(cái)務(wù)人員所掌握的信息始終一致，從而減少溝通矛盾，降低溝通成本。

在上述目標(biāo)的基礎(chǔ)上，結(jié)合一般日常報(bào)銷(日常費(fèi)用報(bào)銷、版面費(fèi)報(bào)銷、實(shí)習(xí)費(fèi)報(bào)銷)、國(guó)內(nèi)外差旅費(fèi)報(bào)銷、會(huì)議費(fèi)報(bào)銷、設(shè)備費(fèi)報(bào)銷及借款等高校報(bào)銷的主要業(yè)務(wù)，構(gòu)建“零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的總體框架，如圖1所示，主要包括網(wǎng)上填報(bào)、網(wǎng)上審簽、自助投遞、財(cái)務(wù)核算、銀校互聯(lián)和財(cái)務(wù)查詢6個(gè)模塊。

圖1 “零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)總體架構(gòu)

2.2 系統(tǒng)主要模塊功能分析

2.2.1 網(wǎng)上填報(bào)

通過網(wǎng)上填報(bào)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以實(shí)現(xiàn)自助填報(bào)和項(xiàng)目授權(quán)。網(wǎng)上填報(bào)的主要功能包括：①填寫報(bào)銷單。需要確定項(xiàng)目，選擇報(bào)銷內(nèi)容，填寫關(guān)鍵字摘要、單據(jù)數(shù)及金額，并選擇支付方式。這些信息在會(huì)計(jì)核算時(shí)自動(dòng)生成記賬憑證，在資金結(jié)算時(shí)自動(dòng)生成結(jié)算憑證。②內(nèi)置報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。如國(guó)內(nèi)外差旅費(fèi)報(bào)銷可根據(jù)相關(guān)規(guī)定，按職別將出差地點(diǎn)的住宿標(biāo)準(zhǔn)、伙食及交通補(bǔ)貼等信息預(yù)先內(nèi)置在系統(tǒng)中，報(bào)銷人員填寫時(shí)，住宿費(fèi)是否超標(biāo)一目了然，還可以自動(dòng)計(jì)算伙食及交通補(bǔ)貼。③校驗(yàn)功能。網(wǎng)上填報(bào)時(shí)，系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目及報(bào)銷內(nèi)容的使用權(quán)限、預(yù)算金額和項(xiàng)目余額進(jìn)行校驗(yàn)，如果不能使用某項(xiàng)目，不能報(bào)銷某項(xiàng)費(fèi)用，報(bào)銷金額超預(yù)算或超項(xiàng)目余額，系統(tǒng)會(huì)直接提示錯(cuò)誤及原因，報(bào)銷人員可以立即修改金額或者更換項(xiàng)目，避免后續(xù)無(wú)效勞動(dòng)。④項(xiàng)目授權(quán)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人通過網(wǎng)上填報(bào)系統(tǒng)將項(xiàng)目授權(quán)給其他人使用，授權(quán)內(nèi)容包括授權(quán)項(xiàng)目、授權(quán)時(shí)間期限和授權(quán)額度。項(xiàng)目授權(quán)后，被授權(quán)人可以在自己的賬戶中查看該項(xiàng)目，并在授權(quán)時(shí)間期限和授權(quán)額度內(nèi)進(jìn)行填報(bào)。

2.2.2 網(wǎng)上審簽

網(wǎng)上審簽實(shí)現(xiàn)了快捷、高效、透明的審簽過程。相較于“面簽”形式，網(wǎng)上審簽省去經(jīng)辦人跑腿的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間成本。網(wǎng)上審簽的主要功能包括：①自動(dòng)匹配流程。不同部門、不同業(yè)務(wù)、不同金額的報(bào)銷單對(duì)應(yīng)的審簽人和審簽流程是不一樣的。“面簽”形式中，經(jīng)辦人和審簽人需要熟知不同項(xiàng)目、不同報(bào)銷業(yè)務(wù)的審簽流程，否則會(huì)出現(xiàn)“跑錯(cuò)地、找錯(cuò)人、簽錯(cuò)字”的情況。實(shí)行網(wǎng)上審簽后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)使用的項(xiàng)目和金額自動(dòng)匹配審簽流程，經(jīng)辦人和審簽人在網(wǎng)上按部就班地操作即可，提高了審簽的效率。②記錄審簽內(nèi)容。網(wǎng)上審簽需要上傳發(fā)票、合同等附件，作為佐證資料供審簽人查看，這些附件記錄了審簽內(nèi)容，且可隨時(shí)再次查看。③查看審簽物流。報(bào)銷人員可以查看審簽的物流狀態(tài)，隨時(shí)知曉審簽進(jìn)入哪個(gè)環(huán)節(jié)，停滯在哪個(gè)環(huán)節(jié)，整個(gè)審簽過程清晰透明。

2.2.3 自助投遞

自助投遞功能通過一個(gè)類似于銀行ATM機(jī)的“自助投遞終端”來(lái)實(shí)現(xiàn)，主要功能包括：①投遞與消毒。自助投遞終端打破傳統(tǒng)人工接單管理方式，直接采集網(wǎng)上報(bào)銷單的二維碼，自動(dòng)記錄投單信息，通過箱體上的長(zhǎng)槽接收裝袋后的網(wǎng)上報(bào)銷單和原始憑證。箱體內(nèi)置紫外線消毒燈，實(shí)現(xiàn)對(duì)單據(jù)進(jìn)行紫外線消毒的增值功能。②查詢單據(jù)物流。該終端可以查詢一定時(shí)間段內(nèi)投放單據(jù)的流轉(zhuǎn)狀態(tài)和物流信息，如何時(shí)投遞、何時(shí)何人接單、是否制單、是否復(fù)核、是否支付等。③更新銀行卡。通過刷身份證驗(yàn)證后，教職工和學(xué)生還可以在自助投遞終端更新銀行卡信息，不再需要系統(tǒng)管理員操作。④監(jiān)控錄像。該終端具備監(jiān)控錄像功能，并定時(shí)傳送監(jiān)控錄像信息，實(shí)時(shí)傳輸主機(jī)、打印機(jī)和投遞數(shù)量等狀態(tài)。

2.2.4 財(cái)務(wù)核算

財(cái)務(wù)核算模塊主要完成制單、復(fù)核、記賬、賬表查詢與打印、項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)，其核心功能包括：①自動(dòng)生成記賬憑證。通過掃描網(wǎng)上報(bào)銷單的二維碼，檢索到報(bào)銷單所包含的數(shù)據(jù)信息，自動(dòng)生成含摘要、部門項(xiàng)目、科目、經(jīng)濟(jì)分類、金額及支付方式的記賬憑證。相比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)手工錄入憑證信息，大大提升了賬務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確率。②修改自動(dòng)生成記賬憑證。系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證后，若會(huì)計(jì)發(fā)現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)有疏漏，可修改憑證的業(yè)務(wù)類型和分錄信息。

2.2.5 銀?；ヂ?lián)

銀?；ヂ?lián)模塊是財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)與銀行專線的鏈接，使財(cái)務(wù)報(bào)銷的業(yè)務(wù)走出局域網(wǎng)邁向互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了“無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷”。該模塊的主要功能包括：①網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬?？梢詫?shí)現(xiàn)對(duì)私轉(zhuǎn)卡(如報(bào)銷差旅費(fèi))、對(duì)公轉(zhuǎn)賬(如轉(zhuǎn)論文版面費(fèi))、對(duì)私批量代發(fā)(如發(fā)放助研酬金)。復(fù)核后的憑證由出納發(fā)起支付，顯示憑證的支付信息，包括單位名稱、賬號(hào)及開戶行名稱等。②交易查詢。在系統(tǒng)中可以查詢銀行賬戶實(shí)時(shí)余額、歷史余額及網(wǎng)上銀行交易的明細(xì)記錄。③數(shù)據(jù)提取。系統(tǒng)不但能提取來(lái)款記錄，供教職工認(rèn)領(lǐng)，而且能直接打印銀行回單，不用跑銀行就可以拿到憑據(jù)。④銀行對(duì)賬。系統(tǒng)可以提取網(wǎng)上銀行賬戶對(duì)賬單的電子數(shù)據(jù)，并完成自動(dòng)對(duì)賬。

2.2.6 財(cái)務(wù)查詢

財(cái)務(wù)查詢模塊的主要功能包括：①查詢報(bào)賬進(jìn)度。報(bào)銷人員可以在財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺(tái)或者財(cái)務(wù)處微信服務(wù)平臺(tái)，隨時(shí)隨地跟蹤報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)將報(bào)銷完成及款項(xiàng)支付的信息推送至報(bào)銷人員手機(jī)。②查詢財(cái)務(wù)信息。財(cái)務(wù)信息查詢內(nèi)容包括工資、個(gè)人其他收入、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和銀行來(lái)款等。其中，項(xiàng)目查詢可以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目明細(xì)賬、分類賬、往來(lái)款及項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況等信息的查詢。傳統(tǒng)的用筆在記賬本上記賬，易出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏，而查詢系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，信息及時(shí)，有利于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人更合理地規(guī)劃支出，更自主地管理經(jīng)費(fèi)。

2.3 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)傳導(dǎo)分析

“零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)如圖2所示。報(bào)銷用戶和審簽用戶可以通過因特網(wǎng)訪問財(cái)務(wù)系統(tǒng)的Web服務(wù)器，這兩類用戶在通過身份認(rèn)證后可以分別完成網(wǎng)上填報(bào)和網(wǎng)上審簽等業(yè)務(wù)。在財(cái)務(wù)內(nèi)網(wǎng)中，財(cái)務(wù)用戶可以完成制單、復(fù)核、記賬及查詢等工作。此外，財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過銀行業(yè)務(wù)專線與銀行連接，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)賬、查詢、銀行對(duì)賬等工作。系統(tǒng)各個(gè)功能模塊之間的數(shù)據(jù)傳導(dǎo)如圖3所示。

圖2 “零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

圖3 “零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳導(dǎo)

3 系統(tǒng)主要流程分析

“零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)的6大功能滿足了疫情防控的要求，在報(bào)銷人員、審簽人員和財(cái)務(wù)人員“零接觸”的情況下，保質(zhì)保量地完成財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，提升報(bào)銷人員的體驗(yàn)感，改善財(cái)務(wù)人員的工作環(huán)境?！傲憬佑|”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)流程如圖4所示。

圖4 “零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)流程

(1)經(jīng)辦人進(jìn)入網(wǎng)上填報(bào)系統(tǒng)，選定項(xiàng)目，根據(jù)業(yè)務(wù)類型填寫相應(yīng)的報(bào)銷費(fèi)用明細(xì)，并選擇支付方式后提交。如果填寫有誤，可退回修改再重新提交。同時(shí)上傳發(fā)票、合同等附件，等待相關(guān)人員審簽。

(2)經(jīng)辦人提交報(bào)銷單后，系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)辦人選用的項(xiàng)目及報(bào)銷金額，自動(dòng)匹配審簽流程。有審簽權(quán)限的審簽人登錄系統(tǒng)后，可以看到審核任務(wù)菜單，即待審核的報(bào)銷單列表。點(diǎn)擊審核預(yù)覽可以看到報(bào)銷單內(nèi)容及發(fā)票、合同等附件。據(jù)此審簽人填寫審簽意見或者審簽退回。經(jīng)辦人查看報(bào)銷單狀態(tài)，若審核成功，則可打印報(bào)銷單準(zhǔn)備投遞。若審核失敗，則根據(jù)退回意見修改或補(bǔ)充資料后重新提交審簽。

(3)待審簽流程完全結(jié)束，經(jīng)辦人打印審核通過的報(bào)銷單，連同票據(jù)等原始憑證一并到自助投遞箱進(jìn)行投遞。經(jīng)辦人經(jīng)過身份驗(yàn)證后，掃描報(bào)銷單二維碼并裝袋投遞，打印回執(zhí)單。

(4)相關(guān)財(cái)務(wù)人員定點(diǎn)取出自助投遞箱內(nèi)經(jīng)紫外線消毒的報(bào)銷單，分發(fā)給會(huì)計(jì)人員。會(huì)計(jì)人員接單并審核原始憑證，審核報(bào)銷單會(huì)出現(xiàn)3種情況：①單據(jù)有問題，不予報(bào)銷。會(huì)計(jì)人員審核退回，并附上退單原因。經(jīng)辦人可以在報(bào)銷系統(tǒng)中查看退回的報(bào)銷單及退回原因，修改或補(bǔ)充資料后重新投遞；②單據(jù)沒有任何問題，會(huì)計(jì)人員審核通過后制單。③單據(jù)可以報(bào)銷，但是經(jīng)辦人填寫的金額或者報(bào)銷內(nèi)容有誤。會(huì)計(jì)人員審核通過后制單，并對(duì)金額或者經(jīng)濟(jì)分類科目進(jìn)行修改。

(5)會(huì)計(jì)制單完畢后，記賬憑證和原始單據(jù)由復(fù)核人員再次審核。通過復(fù)核后，報(bào)銷款項(xiàng)最終由出納通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)實(shí)時(shí)支付到報(bào)銷人員網(wǎng)申時(shí)預(yù)選的賬戶中。

(6)系統(tǒng)將通過信息發(fā)布管理平臺(tái)將業(yè)務(wù)已完成、實(shí)際報(bào)銷金額和內(nèi)容等信息推送到報(bào)銷人手機(jī)上。報(bào)銷人員可以通過電腦或手機(jī)跟蹤整個(gè)報(bào)銷流程，還可以查詢項(xiàng)目的支出明細(xì)、預(yù)算執(zhí)行情況及余額等信息。

4 實(shí)例分析

W高校是教育部直屬全國(guó)重點(diǎn)大學(xué)，學(xué)?？蒲许?xiàng)目種類較多，經(jīng)費(fèi)量較大，2020年科研經(jīng)費(fèi)支出約9.88億元。2020年，W高校在全校范圍內(nèi)逐步推廣“零接觸”財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)。各類報(bào)銷及借款業(yè)務(wù)的填報(bào)、審簽流程不完全一致，特殊情況的處理方式也不相同，以國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷為例，報(bào)銷流程可分為5個(gè)階段。

(1)填報(bào)階段：經(jīng)辦人在系統(tǒng)中選擇報(bào)銷項(xiàng)目，填寫差旅費(fèi)明細(xì)及支付方式，系統(tǒng)根據(jù)報(bào)銷人員職別和出差地點(diǎn)自動(dòng)匹配后彈出住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。若在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，系統(tǒng)以實(shí)際發(fā)生的住宿費(fèi)金額為準(zhǔn)；若超標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)以住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為上限。同時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)“標(biāo)準(zhǔn)×天數(shù)”自動(dòng)計(jì)算伙食補(bǔ)助和交通補(bǔ)助。如果有報(bào)銷行程不完整等特殊情況，可以下載《差旅費(fèi)特殊情況報(bào)銷申請(qǐng)表》并填寫。上傳交通費(fèi)、住宿費(fèi)等發(fā)票圖片，以及填好的《差旅費(fèi)特殊情況報(bào)銷申請(qǐng)表》等文檔資料。網(wǎng)上填報(bào)示例如圖5所示。

圖5 網(wǎng)上填報(bào)示例

(2)審簽階段：根據(jù)《W高校差旅費(fèi)管理辦法》，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人出差，由所在單位分管科研負(fù)責(zé)人審批，網(wǎng)上審簽示例如圖6所示。差旅費(fèi)報(bào)銷單、連同填報(bào)階段上傳的佐證資料一并推送至學(xué)院分管科研院長(zhǎng)處，等待審簽。

圖6 網(wǎng)上審簽示例

(3)投遞階段：審簽通過后，經(jīng)辦人打印差旅費(fèi)報(bào)銷單，連同發(fā)票及《差旅費(fèi)特殊情況報(bào)銷申請(qǐng)表》(如有需要)一并裝袋，投遞至財(cái)務(wù)處報(bào)賬大廳自助投遞終端，并打印回執(zhí)單。自助投遞終端如圖7所示。

圖7 自助投遞終端

(4)財(cái)務(wù)處理階段：會(huì)計(jì)人員從投遞箱內(nèi)取出報(bào)銷單，接單并審核，審核無(wú)誤后系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證，如圖8所示。復(fù)核人員對(duì)網(wǎng)上填報(bào)生成的記賬憑證進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核無(wú)誤后交由出納人員完成轉(zhuǎn)賬支付。

圖8 自動(dòng)生成記賬憑證示例

(5)信息反饋階段：支付成功后，報(bào)銷人員手機(jī)收到差旅費(fèi)報(bào)銷已完成及實(shí)際報(bào)銷金額的短信通知。財(cái)務(wù)查詢系統(tǒng)顯示該筆報(bào)銷業(yè)務(wù)已完成，項(xiàng)目明細(xì)賬顯示該筆支出記錄。

從W高校國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)銷的例子可以看出，報(bào)銷人員、審簽人員及財(cái)務(wù)人員在整個(gè)報(bào)銷流程中實(shí)現(xiàn)了“零接觸”，并保持高效溝通。2020年6月—12月，W高校財(cái)務(wù)部門通過“零接觸”報(bào)銷系統(tǒng)處理報(bào)銷業(yè)務(wù)約71 000筆，未發(fā)生一起感染事件。該系統(tǒng)在保障公共衛(wèi)生安全的同時(shí)，提升了報(bào)銷效率和服務(wù)水平，得到教職工一致好評(píng)。

5 結(jié)論

筆者提出的“零接觸”高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)報(bào)銷人員和審簽人員之間“零接觸”、報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員之間“零接觸”、報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員之間高效溝通。在常態(tài)化疫情防控期間，該系統(tǒng)保證了報(bào)銷業(yè)務(wù)的處理不成為高校病毒傳播的媒介，也促進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)邁向更高水平的一體化、數(shù)字化和智能化。