阿木古楞

河套學(xué)院

一、引言

信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了我國各部門和各領(lǐng)域的持續(xù)發(fā)展，并對社會發(fā)展產(chǎn)生了重大影響。大學(xué)檔案管理的內(nèi)容正在逐漸增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式?jīng)]有滿足社會發(fā)展的需要。

二、現(xiàn)代高校圖書管理的特點(diǎn)

（一）圖書管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)大。與傳統(tǒng)圖書館相比，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)圖書館管理系統(tǒng)有一個(gè)數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，不僅使讀者能夠查閱書籍標(biāo)題、書籍目錄、信息索引、文章標(biāo)題。文章摘要和詳細(xì)文章，同時(shí)也讓讀者張貼和借書。這使他們能夠迅速和準(zhǔn)確地獲得必要的信息?？蚣軅鹘y(tǒng)的圖書館管理制度在查找圖書和文件方面是盲目的。毫無疑問，讀者浪費(fèi)了大量的時(shí)間借用這些材料，而很難尋找這些材料。

（二）管理效率不佳。傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)需要大量的工作人員和時(shí)間來清點(diǎn)統(tǒng)計(jì)圖書，而關(guān)于圖書館位置的大部分信息在任何時(shí)候都難以核實(shí)。這樣一來，重復(fù)采購就會浪費(fèi)資金，而計(jì)算機(jī)化的管理不僅能迅速打印表格和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而且還能避免重復(fù)采購造成的資金浪費(fèi)，從而增加財(cái)政資源。

三、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在高校圖書檔案管理中的意義

（一）提高圖書檔案管理效率。將信息技術(shù)應(yīng)用于高等教育機(jī)構(gòu)圖書館的檔案管理，提高了圖書館管理的效率，并利用電子文件記錄圖書館的檔案信息。不僅是為了提高專業(yè)人員的工作水平。此外，為了提高圖書館管理的總體效率，圖書館管理員利用信息技術(shù)使圖書館管理員能夠完成復(fù)雜的管理任務(wù)，節(jié)省了大量的時(shí)間和精力。

（二）提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量。將信息技術(shù)應(yīng)用于大學(xué)檔案管理有助于提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。通過計(jì)算機(jī)化的管理方法提供多樣化的信息服務(wù)，向存檔信息的使用者提供高質(zhì)量的服務(wù)，幫助他們利用存檔信息的價(jià)值，并顯示這些信息的社會和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。圖書檔案管理能夠與用戶實(shí)時(shí)共享存檔信息，幫助他們整合存檔信息，增加存檔信息的使用，并充分利用存檔信息。圖書館管理員可以利用信息技術(shù)來分析存檔信息，根據(jù)存檔信息確定新的服務(wù)點(diǎn)，滿足用戶對存檔信息的需求，為用戶提供穩(wěn)定可靠的服務(wù)。

四、高校圖書檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

（一）圖書檔案資料收集。收集檔案資料是大學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)，也是圖書館管理的一個(gè)中心部分，這會影響到后續(xù)行動。管理人員必須確保信息的完整性、系統(tǒng)性和相互關(guān)聯(lián)性。數(shù)據(jù)收集，如果進(jìn)展順利，可以為管理鏈提供足夠的支持跟著數(shù)據(jù)收集是一個(gè)長期過程，因?yàn)樾畔⒄谶\(yùn)行，而且不斷更新。

（二）圖書檔案資料管理。圖書館檔案管理是大學(xué)檔案管理的一項(xiàng)重要而艱巨的任務(wù)。圖書館檔案的管理和檔案的編號有兩個(gè)目標(biāo)：確保所有信息材料的記錄，便利研究和使用。圖書館檔案管理使管理人員能夠隨時(shí)了解圖書館的實(shí)際情況。在圖書館檔案管理中使用信息技術(shù)減少了數(shù)據(jù)管理的難度，提高了數(shù)據(jù)管理的效率。

五、高校圖書檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用面臨的問題

（一）圖書館管理人員技術(shù)、素質(zhì)不足問題。圖書館管理人員是信息和通信技術(shù)的主要用戶，其整合程度和質(zhì)量影響到信息和通信技術(shù)管理的效率和效力。檔案實(shí)踐許多圖書館管理人員缺乏信息和通信技術(shù)方面的專門知識，缺乏開展圖書館管理工作和積極利用信息技術(shù)的技能，主要原因是兩個(gè)原因。圖書館征聘不足，圖書館的檔案管理受到阻礙。因?yàn)閳D書館在招聘管理人員時(shí)沒有強(qiáng)調(diào)評價(jià)過程，而且只注重管理人員的技能和專業(yè)化。另外一方面原因是圖書館提供的培訓(xùn)不多，圖書館對培訓(xùn)的重視不夠，培訓(xùn)的數(shù)量不足，培訓(xùn)內(nèi)容過于統(tǒng)一，導(dǎo)致管理人員的工作水平停滯不前，管理效率低下。

（二）圖書館圖書檔案管理制度缺失問題。主要在兩個(gè)領(lǐng)域：第一個(gè)領(lǐng)域是行為問題。管理人員在及時(shí)完成任務(wù)方面太慢了不尊重保密可能導(dǎo)致泄露信息檔案。第二個(gè)方面涉及檔案計(jì)算機(jī)管理器運(yùn)行不良，容易積累和刪除存檔信息。而管理者沒有以足夠的嚴(yán)肅性記錄數(shù)據(jù)，這就造成了日后使用的問題，并使存檔信息的價(jià)值難以顯示。

六、高校圖書檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用策略

（一）提升管理人員的信息技術(shù)水平和綜合素質(zhì)

1.招聘的科學(xué)性。正確的征聘前被招募圖書館應(yīng)審查工作人員的實(shí)際需要，即管理人員所需的技能和素質(zhì)，并制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，以確保圖書館能夠滿足工作人員的需要。招聘時(shí)在征聘過程中，根據(jù)競爭性考試的多樣性，根據(jù)征聘標(biāo)準(zhǔn)挑選最合格的候選人。技術(shù)考試、質(zhì)量考試和能力考試等，優(yōu)先考慮具有豐富圖書館經(jīng)驗(yàn)和高學(xué)歷的候選人。2.增加培訓(xùn)力度。一旦完成招聘，圖書館組織在職前培訓(xùn)活動，使管理人員熟悉工作環(huán)境、工作安排，并使他們能夠迅速開始工作。同時(shí)，圖書館必須增加每日培訓(xùn)的次數(shù)。增加培訓(xùn)內(nèi)容，提高管理人員的工作水平，使他們能夠迅速有效地管理圖書館檔案。

（二）制定圖書館檔案管理制度

1.建立一個(gè)運(yùn)作良好的管理制度。圖書館檔案必須提高管理人員的服務(wù)態(tài)度，讓他們了解管理人員的實(shí)際技術(shù)水平。提高他們對工作的認(rèn)識，讓他們有機(jī)會認(rèn)真利用信息技術(shù)，同時(shí)提供支持和獎勵，包括將工資與收入掛鉤。2.建立高級別管理制度。建立高級別管理制度，管理工作人員的圖書館檔案管理。減少管理人員失誤的概率，建立指導(dǎo)管理人員的制度，使他們能夠正確地管理自己的工作，并采取適當(dāng)?shù)男袆印?/p>

結(jié)語：合理使用信息技術(shù)可以有效地促進(jìn)高等教育機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化，從傳統(tǒng)的低效率管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的高效管理。通過合理應(yīng)用信息技術(shù)來管理大學(xué)圖書檔案，節(jié)省了大量的使用費(fèi)用，共享資源，提高了管理工作的效率和質(zhì)量。