摘要:互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展日新月異,事業(yè)單位人事檔案管理如何緊扣時代脈搏,向信息化、便捷化、科學化發(fā)展,是加強事業(yè)單位管理面臨的重要課題。傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的工作效率低下,精細化程度不足,信息收集不全面等諸多問題。本文從提升人事檔案管理信息化重視程度,加大投資力度,培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊伍,全面提升安全管理水平方面進行初步探討,希望對構(gòu)建人事檔案信息化管理體系有所幫助。
關(guān)鍵詞:意義;現(xiàn)狀;建議
中圖分類號:C93 文獻標識碼:A文章編號:1003-2177(2021)04-0123-02
21世紀,互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展,各行各業(yè)均受到巨大影響,人事檔案管理工作在此背景下,如繼續(xù)固守原來的管理模式,將阻礙前進的腳步,不能充分發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要作用。人事檔案是記載個人成長軌跡的重要載體,是單位選人用人的重要依據(jù)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下,尚有檔案利用效率低,真實性存疑,面臨安全隱患等諸多問題。為使人事檔案管理充分發(fā)揮其應(yīng)有作用,需要進一步解放思維,順應(yīng)時代發(fā)展,完善管理工作,繼而推動人事檔案管理工作邁上科學發(fā)展快車道。
1 人事檔案管理信息化具有重要意義
(1)提高檔案利用效率。在紙質(zhì)檔案管理利用中,存在諸多問題需提升解決。如在實務(wù)工作中,存在按分類困難,查詢耗時,數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析難度大,不易保存等等不足。以現(xiàn)代化技術(shù)為依托,將人事檔案掃描后,以數(shù)字化信息進行存儲,建立統(tǒng)一的人才信息庫,將記錄、轉(zhuǎn)移、保存、利用,實現(xiàn)由靜態(tài)到動態(tài)的升級轉(zhuǎn)換,同時,依托大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)分析功能,可數(shù)倍節(jié)省人力成本,降低工作難度,提升工作效率[1]。
(2)提升檔案管理精準度。在傳統(tǒng)人事檔案管理中,人事檔案常常都是通過手動人工方式進行管理,存在人為造成檔案存放錯誤、人員信息不實等問題,造成管理上的漏洞。信息化管理模式下,人為造所的誤差將大幅減少,規(guī)范化水平能進一步提升。
(3)提升檔案信息安全程度。在紙質(zhì)檔案存放中,對庫房的要求較高,如防火、防潮、防蛀、防光都有特殊要求,如果存放環(huán)境難以保障,就會增加檔案管理風險系數(shù);紙質(zhì)檔案保管也存在損毀、丟失等天然風險。利用電子信息管理網(wǎng)絡(luò)平臺,可以實現(xiàn)電子介質(zhì)存儲,回避了紙質(zhì)檔案存儲中面臨的天然風險。同時,通過現(xiàn)代信息技術(shù),可采取授權(quán)訪問、加密處理的方式,降低人為對檔案材料修改、損壞、信息泄露等風險,對提升檔案的安全性與保密性具有重要意義[2]。
2 人事檔案管理信息化建設(shè)中的不足
(1)人事檔案信息化管理意識有待提高。人事檔案信息化管理工作發(fā)展程度,與對此項工作重視程度密切相關(guān)。目前,在我國事業(yè)單位人事檔案管理工作當中,傳統(tǒng)僵化思維始終存在,管理觀念滯后社會發(fā)展,認為檔案管理工作,只要將材料收集完全,進行分類、編號、制作目錄、裝訂完成,能夠滿足日常查詢使用,不發(fā)生毀損滅失情況,即達到了管理目的。對人事檔案在人力資源管理中的重要性缺乏認識,人事檔案信息化發(fā)展動力不足。
(2)管理人員專業(yè)素質(zhì)尚需提升。人事檔案管理由紙質(zhì)到電子信息化管理的轉(zhuǎn)變,對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求,如應(yīng)具備計算機信息技術(shù)的應(yīng)用能力,要對檔案管理工作有深入研究的學術(shù)水平,有較強安全保密意識。但當前大部分事業(yè)單位,對崗位和人員安排缺乏系統(tǒng)分析。人事檔案管理工作職能多由單位綜合管理或人事部門負責,工作人員居于業(yè)務(wù)后臺,崗位重視程度不足。此崗位人員對本職工作缺乏認同感,無積極性,進取心不強,對新技術(shù)缺乏學習熱度,專業(yè)化培訓少,綜合管理水平不高。專業(yè)化人才的缺失,摯肘事業(yè)單位實現(xiàn)人事檔案管理信息化發(fā)展。
(3)人事檔案管理信息化設(shè)備和技術(shù)落伍。全國現(xiàn)有約111萬個事業(yè)單位,事業(yè)單位編制內(nèi)人員約3000多萬人,離退休人員約900萬人。人員之多,管理工作量之大,工作繁重程度可見一斑。但各單位普遍存在抓業(yè)務(wù)工作力度大,投入多,而對歸屬后勤部門的人事檔案管理工作投入資金不足,管理力度不強的傾向。因缺乏有效資金供給,硬件設(shè)施配置不夠齊全,普遍老化、系統(tǒng)軟件功能不完善等,都對人事檔案的信息化管理工作造成不利影響。
(4)人事檔案信息化管理制度不完善。當前事業(yè)單位在日常管理中,均建有人事檔案管理制度,但在落實層面還有待加強[3]。
(5)信息化管理存在安全漏洞。一是工作人員在工作過程由于粗心大意等原因出現(xiàn)失誤,也可能因為硬件磨損會導致信息受損。二是互聯(lián)網(wǎng)在發(fā)展,網(wǎng)上各種電腦病毒、黑客攻擊的風險也在增加,如防范不及時,極可能造成檔案管理系統(tǒng)崩潰,信息資料無法挽回等危險。三是電子化信息存儲和利用,多通過電子傳輸,存在被復制、傳播的可能性,有可能造成信息泄露等問題[4]。
3 人事檔案管理信息化建設(shè)措施
(1)提高人事檔案管理重視程度。一是領(lǐng)導層面,要轉(zhuǎn)變觀念,摒棄固有傳統(tǒng)思維,在互聯(lián)網(wǎng)充分發(fā)展的背景下,緊隨時代步伐,提高人事檔案信息化管理的重視程度,為單位人事檔案信息化管理創(chuàng)造條件。二是檔案管理人員要提高崗位認同感,充分認識此崗位對于人力資源管理的重要性,樹立責任意識、提升管理水平。三是管理部門加強考核。單位應(yīng)根據(jù)崗位特點形成包括思想政治水平、職業(yè)道德準則、崗位工作能力,工作業(yè)績在內(nèi)的科學考核標準,建立獎勵與懲罰機制,根據(jù)考核結(jié)果兌現(xiàn)獎懲,督促并激勵職工做好檔案管理工作。
(2)加大檔案管理投入。一是加大資金投入。根據(jù)事業(yè)單位人事檔案信息化發(fā)展要求,對檔案管理物質(zhì)載體、設(shè)備進行投入,對軟件進行更新,從而為管理工作提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。二是建設(shè)信息化數(shù)據(jù)庫。根據(jù)人事檔案管理需求,開發(fā)統(tǒng)一的人事檔案管理數(shù)據(jù)平臺,完善各模塊設(shè)計,完善功能設(shè)置,實現(xiàn)檔案利用和資源共享,提升數(shù)據(jù)分析的有效性,為人力資源優(yōu)化管理提供數(shù)據(jù)支持[5]。
(3)培育高素質(zhì)檔案管理團隊。一是配置專業(yè)化人員隊伍。設(shè)置此崗位人員需求條件,通過社會招考或引進人才的方式,筆試和面試相結(jié)合,從社會選拔具備較高的政治素養(yǎng)、高度的責任意識和過硬的專業(yè)技能的檔案管理員,充實到人事檔案管理隊伍中來,為管理提供專業(yè)人員保障。二是加大培訓力度。對崗位人員進行系統(tǒng)培訓,拓展培訓內(nèi)容的深度和廣度,通過培訓,強化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng),提高信息操作能力,建立部門間交流,互相學習借鑒提高。三是調(diào)動管理人員積極性。構(gòu)建激勵機制,留有上升空間,調(diào)動從業(yè)人員的積極性,發(fā)揮主觀能動性做好本職工作[6]。
(4)建立層級化檔案管理工作體系。一是在全國范圍內(nèi)展開咨詢調(diào)研,結(jié)合工作實際,制定相關(guān)法律,形成人事檔案信息化管理基準。二是主管部門構(gòu)建統(tǒng)一的檔案信息化管理機制,完善各工作環(huán)節(jié)的規(guī)章制度和具體流程,完善責任劃分,分清責任邊界,形成標準化規(guī)章制度,切實落實責任制度。三是各單位建立高效健全的數(shù)字檔案管理制度。以現(xiàn)代數(shù)字化的人事檔案管理工作方式作為主要研究對象,建立涵蓋檔案管理人員職責、檔案資料收集歸檔、檔案文件整理與統(tǒng)計,檔案信息技術(shù)保密與安全風險防范等工作標準化體系,并嚴格將制度落到實處,確保人事檔案信息化管理向科學性、規(guī)范性、合法性與高效性邁進[7]。
(5)加強檔案管理信息化安全。一是實行內(nèi)外網(wǎng)隔離。利用人事檔案管理系統(tǒng),應(yīng)內(nèi)外網(wǎng)分開,檔案信息錄入、查詢、處理均應(yīng)在內(nèi)網(wǎng)辦公;二是建議開發(fā)統(tǒng)一的人事檔案電子信息化建設(shè)管理服務(wù)平臺與安全防護系統(tǒng),配置國產(chǎn)的硬件設(shè)施與完善的殺毒軟件,防止檔案信息被黑客攻擊竊取;對電子信息實行備份存儲,雙重保險,防止檔案信息丟失;三是將提高員工信息安全意識,責任意識作為崗位職責之一;人事檔案數(shù)據(jù)庫進行加密操作。系統(tǒng)管理人員根據(jù)崗位、職權(quán)設(shè)置管理權(quán)限,憑密碼進入系統(tǒng),根據(jù)權(quán)限進行相應(yīng)操作,后臺實時生成瀏覽痕跡,管理部門可隨時調(diào)取,專人監(jiān)管,防止信息泄露;對泄露人事檔案資料者,應(yīng)嚴肅處理。保障人員信息資料安全[8]。
4 結(jié)語
21世紀,科學技術(shù)領(lǐng)跑社會各領(lǐng)域發(fā)展,如何利用“互聯(lián)網(wǎng)+”,提升事業(yè)單位人事檔案管理水平,成為人加強人力資源管理的必由之路。各事業(yè)單位應(yīng)重視人事檔案信息化管理發(fā)展,采用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺,將人事檔案數(shù)字化,實行信息動態(tài)化管理,從而彌補傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的短板,最大限度提升檔案管理效率,充分發(fā)揮其在選人用人方面的重要作用,助推事業(yè)單位人事檔案的信息化管理與時代接軌。
參考文獻
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(責編:陳靜姝)
作者簡介:張建梅(1973—),女,山東德州人,碩士研究生,館員,研究方向:人事檔案及不動產(chǎn)登記檔案管理。