文/北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院 張林紅

黨的十九大報告指出：“建設(shè)教育強國是中華民族偉大復(fù)興的基礎(chǔ)工程，必須把教育事業(yè)放在優(yōu)先位置，加快教育現(xiàn)代化，辦好人民滿意的教育。”《中國教育現(xiàn)代化2035》提出面向教育現(xiàn)代化十大戰(zhàn)略之一是“推進教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化”。建設(shè)現(xiàn)代化大學(xué)，必須加快推進治理體系和治理能力現(xiàn)代化進程。為此，高教領(lǐng)域立足“兩個一百年”戰(zhàn)略目標(biāo)，提出了“雙一流”建設(shè)目標(biāo)，這不僅是對高?？沙掷m(xù)發(fā)展和學(xué)科建設(shè)的頂層設(shè)計，更是對高校管理體系、管理機制和管理效能的全面提速。高?！半p一流”建設(shè)的主體在學(xué)校，而落腳點在二級學(xué)院和系部。院系辦公室作為基層管理的重要機構(gòu)，具有信息傳遞、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、執(zhí)行決策、參謀服務(wù)等職能，其工作效能直接關(guān)系到各項工作的推進速度和質(zhì)量水平。

一、研究背景

（一）時代發(fā)展對高校院系辦公室工作提出更高要求。肩負(fù)著為國家培養(yǎng)高素質(zhì)建設(shè)者和接班人的高等教育院校，必須認(rèn)真研究高教領(lǐng)域的建設(shè)目標(biāo)及改革要求，在落實教育方針政策和人才培養(yǎng)目標(biāo)的同時，各職能部門需圍繞職能和業(yè)務(wù)范圍，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高工作效率。高院管理中，院系辦公室作為推進學(xué)校各項工作順利進行的基層職能部門，起著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)左右、執(zhí)行決策的重要作用。高校院系辦公室是學(xué)校管理運行體系中的基層辦公機構(gòu)，在高校教育管理改革不斷深入時期，各項事務(wù)和日常管理逐漸下移，院系辦公室的工作任務(wù)和服務(wù)內(nèi)容不斷增加，院系辦公室在日常管理、師資管理、科研管理等環(huán)節(jié)的工作能力水平和工作效率，直接影響到各項工作的推進速度及實現(xiàn)效果。

（二）“雙一流”建設(shè)對高校院系辦公室工作提出更高標(biāo)準(zhǔn)。2015年10月，國務(wù)院印發(fā)《統(tǒng)籌推進世界一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)總體方案》，要求加快建成一批世界一流大學(xué)和一流學(xué)科。該方案的出臺緣于世界大學(xué)排名與國家科技研發(fā)競爭、知識產(chǎn)權(quán)競爭和高科技人才競爭。我國著眼于“兩個一百年”戰(zhàn)略目標(biāo)，提出高教領(lǐng)域加快“雙一流”建設(shè)的頂層設(shè)計。通過高等教育的發(fā)展，提高國家科技實力，儲備高端人才，從而提升國家綜合實力?！半p一流”建設(shè)是一項系統(tǒng)工程。眾所周知，組織是為實現(xiàn)某一共同目標(biāo)，經(jīng)由分工與合作及不同層次的權(quán)利和責(zé)任制度而構(gòu)成，并與外部環(huán)境相適應(yīng)的有機結(jié)合體。概括來說，高校作為一個組織，可以分為教學(xué)科研系統(tǒng)、行政管理系統(tǒng)、服務(wù)保障系統(tǒng)。高校要實現(xiàn)自身的發(fā)展目標(biāo)，就要使三個系統(tǒng)形成良好的互促關(guān)系，以優(yōu)質(zhì)行政管理和服務(wù)保障支持教育教學(xué)和科研服務(wù)。高校的“雙一流”建設(shè)，必須抓好人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)三大中心工作，而三大中心工作的落實主體在二級學(xué)院和系部，因此，提升教學(xué)院系辦公室的工作標(biāo)準(zhǔn)和行政效能迫在眉睫。

二、職業(yè)現(xiàn)狀

高校院系辦公室工作人員屬于行政管理崗，由于日常工作主要是上傳下達、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、服務(wù)保障，長時間從事這類瑣碎性事務(wù)，會因個人能力難以提升、崗位認(rèn)可度不高、個人價值得不到體現(xiàn)，出現(xiàn)個人成就感缺失、工作熱情下降、消極應(yīng)付工作等職業(yè)倦怠情況。在這種客觀職業(yè)環(huán)境下，如果個人存在能力不足且難以適應(yīng)工作內(nèi)容多樣化、工作方式信息化、服務(wù)對象多元化等全新變化，產(chǎn)生情感和行為衰竭已是必然。

社會學(xué)家霍曼斯在研究人類的社會行為時，提出了社會是一種交換過程，這種交換不僅是物質(zhì)的，也是精神情感的?！敖粨Q物不僅僅是金錢，還有贊同、尊重、依從、愛、情感”?？梢?，職業(yè)聲望的高低很大程度上影響人的心理和行為。高校院系辦公室工作雖然也屬于行政管理類，往往沒有機關(guān)職能部門的行政崗位受重視程度高，在很多人眼中覺得這份工作沒有什么技術(shù)含量，所以認(rèn)同感不高，因此自己在工作中付出的熱情得不到相應(yīng)的反饋，導(dǎo)致工作熱情和工作效能下降。

此外就職業(yè)成就感而言，是一個人從事一份工作時所得到的個人價值體現(xiàn)，并獲得愉悅或成功的感覺。這種成就感包括精神上的滿足和物質(zhì)上的回報。高校院系辦公室工作瑣碎繁雜，大量工作是繁瑣細(xì)微的基礎(chǔ)性工作，別人難以看到的，得到認(rèn)可和贊揚不多，一旦出了差錯，又極易受到批評指責(zé)，其精神層面的成就感很難得到滿足。此外，高校院系辦公室工作人員工作收入相對較低，干多干少、干好干壞與工資收入又沒有直接關(guān)系，極易導(dǎo)致工作態(tài)度不積極、遇事拖拉推諉、缺乏責(zé)任擔(dān)當(dāng)、得過且過等現(xiàn)象。

因此，高教領(lǐng)域在完善內(nèi)部管理體制和機制，推動“雙一流”建設(shè)以及教育改革等過程中，需要加大對院系辦公室工作人員的重視與培養(yǎng)，可以通過學(xué)習(xí)交流、外出培訓(xùn)、職業(yè)規(guī)劃等途徑，提高其崗位的認(rèn)可度，提升工作人員的工作熱情與能力水平。

三、強化“三個管理”，助力提高辦公室工作效能

高校教學(xué)院系辦公室作為重要的基層管理部門，其對制度流程的執(zhí)行情況，不僅關(guān)系到學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化的構(gòu)建，其工作效能直接影響到教育教學(xué)、科研服務(wù)、人才培養(yǎng)等各項工作。因此，院系辦公室工作人員需要學(xué)習(xí)管理學(xué)知識，具備管理學(xué)思維，擁有全局觀和長遠(yuǎn)發(fā)展意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會教育方針政策和制度要求，了解高職辦學(xué)規(guī)律及發(fā)展形勢，并對本院系專業(yè)的發(fā)展方向和定位有一定了解。同時能夠用發(fā)展的眼光看待問題、分析問題、解決問題，在工作中具備較強的邏輯性，對繁瑣的工作可以進行準(zhǔn)確分類和高效處理，并基于高校治理體系和治理能力建設(shè)抓好“三個管理”。

（一）目標(biāo)管理。管理學(xué)專家彼得·德魯克1954年在其著作《管理實踐》中提出目標(biāo)管理概念，指出目標(biāo)管理是以目標(biāo)為導(dǎo)向，以人為中心，以成果為標(biāo)準(zhǔn)，而使組織和個人取得最佳業(yè)績的現(xiàn)代管理方法。管理的本質(zhì)是協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的有效進行所要運用的，在管理學(xué)范疇內(nèi)就是計劃、組織、指揮、控制等管理職能過程。高校教學(xué)院系辦公室作為基層管理機構(gòu)，一般是在學(xué)校總體目標(biāo)的基礎(chǔ)上，按照院系的發(fā)展目標(biāo)制定工作實施方案，在學(xué)校與院系之間構(gòu)建橋梁，并以院系建設(shè)和工作目標(biāo)為前提，將工作落實與師生管理聯(lián)系起來。在目標(biāo)管理過程中需要遵循SMART原則：第一，目標(biāo)應(yīng)是具體的?？梢跃鸵豁椆ぷ鞔_定目標(biāo)，并制定工作安排或有針對性的方案。第二，目標(biāo)必須是可衡量的。可以通過時間節(jié)點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等可量化數(shù)據(jù)來衡量。第三，目標(biāo)必須是可達到的。院系部辦公室工作多為具體事務(wù)性工作，各項工作需要以工作成效為出發(fā)點，重在落實過程和落實效果。第四，目標(biāo)需要與其他目標(biāo)有相關(guān)性。這也是院系辦公室服務(wù)保障職能的具體要求，院系辦公室工作目標(biāo)需要圍繞師資管理、專業(yè)建設(shè)、科研服務(wù)、招生就業(yè)等工作展開，有時缺少清晰的職能界定，有利于系部建設(shè)發(fā)展是做好辦公室工作的前提。第五，目標(biāo)必須有截止時間。因為在明確時間區(qū)間的目標(biāo)得到落實，工作才有意義。也更能夠激發(fā)工作的主動性和實效性，促使主動分析優(yōu)勢劣勢，找準(zhǔn)工作切入點，在推動工作進程中思考與創(chuàng)新。

（二）流程管理。流程化管理模式是一種基于業(yè)務(wù)流程進行管理、控制的管理模式。對于以日常管理、師資管理、教學(xué)管理等業(yè)務(wù)為主的系部辦公室，改變傳統(tǒng)低效的隨機性管理模式，采用針對業(yè)務(wù)類型和有關(guān)要求制定相關(guān)工作流程，既可以提高工作效率，又可以提升業(yè)務(wù)管理的規(guī)范性。以新聞稿和部門網(wǎng)站管理為例，專業(yè)或科室提交的新聞稿需通過“院系辦公室編輯初審→報主管院系領(lǐng)導(dǎo)審核→報學(xué)院宣傳部和系部網(wǎng)頁管理員上傳”。這一流程中，院系辦公室會對所有外發(fā)新聞稿進行年度歸檔管理，以便后期工作中查詢有關(guān)信息。

（三）動態(tài)管理。動態(tài)管理是隨著社會經(jīng)濟發(fā)展而出現(xiàn)的，它是適應(yīng)社會經(jīng)濟的不穩(wěn)定性和市場多變性而產(chǎn)生的一種使組織活動與管理保持一定彈性的管理理論。就高校教學(xué)院系辦公室而言，動態(tài)管理首先要以人為本，做好師資的動態(tài)管理，教學(xué)院系除了做好專業(yè)建設(shè)、人才培養(yǎng)、科研服務(wù)等工作，更重要的是抓好師資培訓(xùn)、師資培養(yǎng)、師資梯隊建設(shè)，因此理清師資數(shù)據(jù)和資料，并進行動態(tài)管理及時更新，對院系規(guī)劃和發(fā)展、專業(yè)建設(shè)與改革、項目團隊組建等意義重大。

表1 高校院系辦公室工作效能提升的途徑及方法

四、運用“六種方法”，提升辦公室工作效能

高校教學(xué)院系辦公室是行政管理和后勤保障綜合協(xié)調(diào)部門，主要職能涉及系內(nèi)行政管理、各項行政工作落實、辦公用房和固定資產(chǎn)管理、宣傳及對外聯(lián)絡(luò)、綜合行政內(nèi)務(wù)等等。工作頭緒多、對接部門多、交叉事務(wù)多，加上工作人員少，如何處理人員不足與工作質(zhì)量、工作效率之間的矛盾，在工作中找準(zhǔn)切入點和工作重點，運用好“六種方法”有助于提升工作效能。

（一）統(tǒng)籌計劃法。高校教學(xué)院系的工作內(nèi)容中，有相當(dāng)一部分工作具有一定的規(guī)律性，如教師職稱申報、數(shù)據(jù)采集、年度考核等，院系辦公室主任應(yīng)該對全年工作有清晰的了解，并提前做好計劃和準(zhǔn)備。在完成常規(guī)工作和處理好臨時性工作的同時，利用好業(yè)務(wù)間隙期，提前做好預(yù)安排或具體工作前期準(zhǔn)備，避免重點工作與臨時工作交叉，出現(xiàn)疲于應(yīng)付、質(zhì)量難保的情況。

（二）日志落實法。高校教學(xué)院系辦公室主任被很多人稱為系部的“大管家”，大到辦公用房安排、辦公設(shè)備調(diào)撥，小的空調(diào)清洗、故障報修……手中那“一大盤鑰匙”就是職責(zé)的真實體現(xiàn)。由于職能特點，院系辦公室工作繁雜而瑣碎，但又跟師生切實利益密切相關(guān)。為了確保各種通知及時傳達、各項工作高效落實、各種提示準(zhǔn)確到位，院系辦公室工作人員可以采用“日志落實法”。工作人員每日到崗后，將當(dāng)日待辦理工作梳理在日志本上，后續(xù)有臨時性工作再列入，工作處理時可以根據(jù)重要程度、時間順序等進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和逐項處理，并在日志中進行完成狀態(tài)標(biāo)注，以便后續(xù)跟進或落實。對于次日需完成的工作，可以在次日的日志中提前備注，以免遺忘。

（三）臺賬管理法。臺賬管理具有清晰完整、動態(tài)準(zhǔn)確和責(zé)任到人等特點。隨著高校治理體系和治理能力建設(shè)，以及“雙一流”建設(shè)的推進，高校行政管理更要加強調(diào)規(guī)范化和精準(zhǔn)化。各項工作要嚴(yán)格依照制度要求和工作流程開展，強調(diào)責(zé)任到人與可追溯性。因此，高校教學(xué)院系辦公室工作必須以“嚴(yán)謹(jǐn)”為工作標(biāo)準(zhǔn)，在印章管理、辦公用品管理、實驗室管理、安全隱患防范等方面，可以采用臺賬管理法，清晰記錄每一項工作的執(zhí)行情況和管理過程，對強化過程管理、后期追溯核查有一定幫助。

（四）檔案應(yīng)用法。按照高校檔案管理要求，高校教學(xué)院系的重要檔案資料保存時限為30年、50年和永久，但對院系日常工作中所形成的過程資料、數(shù)據(jù)資料等往往沒有歸檔保存要求，容易出現(xiàn)未存檔或存檔不規(guī)范的情況。從規(guī)范管理角度看，院系管理中所形成的工作資料都應(yīng)該分類管理并妥善保存，這樣可滿足后續(xù)重復(fù)使用和查詢，也可豐富系部建設(shè)資料。在目前推行無紙化辦公過程中，院系檔案管理分為紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案管理過程要做好目錄分類，可按年度或項目類型進行歸檔，并建立目錄；電子檔案在分類清晰的基礎(chǔ)上，具體資料可根據(jù)時間、負(fù)責(zé)部門等進行歸檔，并做好資料備份。

（五）數(shù)據(jù)運用法。高校教學(xué)院系辦公室每年都會根據(jù)學(xué)校有關(guān)職能部門的要求，組織教師進行數(shù)據(jù)采集、信息上報、資料提交等。這些數(shù)據(jù)如果僅滿足一次采集使用，會造成時間成本的浪費，還會因重復(fù)工作影響教師們的配合度。因此，院系辦公室在完成每一次數(shù)據(jù)采集和資料提交時，都要進行歸類管理和數(shù)據(jù)更新，以滿足相關(guān)數(shù)據(jù)的后續(xù)提交或使用。例如，可以借助師資評聘、教師培訓(xùn)及競賽證書收集等機會，對教師的學(xué)歷、學(xué)位、職稱、獲獎等情況，建立院系教師檔案，既可以滿足日常使用，也可以方便專業(yè)建設(shè)和教師查詢。同時要嚴(yán)格做好保密管理。

（六）延伸服務(wù)法。高校教學(xué)院系辦公室是二級學(xué)院和教學(xué)系部對外交流窗口和聯(lián)系師生的溝通紐帶。一是可以圍繞工作開展調(diào)研與分析，在提升院系辦公室工作效能的同時，為系領(lǐng)導(dǎo)提供一手參考資料，發(fā)揮好參謀作用；二是可以通過與師生的接觸和溝通，深入了解師生的需求，為完善系內(nèi)制度和優(yōu)化工作流程提供依據(jù)；三是認(rèn)真學(xué)習(xí)學(xué)院下發(fā)的制度文件，在工作中做好制度政策解讀，針對職稱申報、經(jīng)費報銷、科研開題結(jié)項等工作流程做好服務(wù)指導(dǎo)；四是立足學(xué)校和院系改革發(fā)展，做好院系部門間、人員間的工作協(xié)調(diào)，以及教師負(fù)面情緒的疏導(dǎo)，積極營造和諧高效的工作氛圍。

五、結(jié)語

總之，高校的運行離不開基層行政管理部門的支撐和服務(wù)保障。高校教學(xué)院系辦公室作為基層管理的重要機構(gòu)和各項工作的具體執(zhí)行部門，必須將院系各項工作的開展與落實，同學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)、“雙一流”建設(shè)密切聯(lián)系在一起。院系辦公室工作人員應(yīng)強化管理意識、責(zé)任意識和服務(wù)意識，不斷提升工作能力和拓寬工作視角。在日常管理中應(yīng)以精準(zhǔn)化工作為目標(biāo)，優(yōu)化管理方法與工作流程，以卓越服務(wù)支撐組織運行及各項工作推進，強調(diào)以最小成本獲得最多收益的管理模式，積極提升工作效能。從而更好地發(fā)揮院系辦公室信息傳遞、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、執(zhí)行決策、參謀服務(wù)等工作職能。