保文俊

摘? 要：在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中融入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，可拓寬機(jī)關(guān)單位管理與發(fā)展思路，使機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。另一方面，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，我國社會(huì)生產(chǎn)力水平顯著提高，這對機(jī)關(guān)單位的發(fā)展也提出了更加嚴(yán)格的要求，對于檔案管理工作而言，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)、加強(qiáng)管理創(chuàng)新已刻不容緩。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)單位;檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息化;開發(fā)利用

前言：檔案管理是機(jī)關(guān)單位管理機(jī)制中的重要內(nèi)容，其內(nèi)容主要包括檔案信息的收集、整理、儲(chǔ)存以及調(diào)配等，可大體分為實(shí)體管理與信息資源管理兩方面。檔案管理工作的落實(shí)效果，對于機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的運(yùn)行及機(jī)關(guān)單位的發(fā)展具有重要影響，特別是在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，對機(jī)關(guān)單位檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)和利用，可進(jìn)一步促進(jìn)機(jī)關(guān)單位戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，幫助機(jī)關(guān)單位壯大自身發(fā)展實(shí)力。

1機(jī)關(guān)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化存在的薄弱環(huán)節(jié)

1.1缺乏應(yīng)有的信息化管理重視度

機(jī)關(guān)單位檔案的管理價(jià)值還沒有完全凸顯，部分領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)知，導(dǎo)致文書檔案管理較為混亂，該歸檔的沒歸檔，當(dāng)需要查找的文檔資料不全，文檔文書檔案利用價(jià)值較低，利用率較低，雖然投入了大量的人力物力，但整體管理實(shí)效不高，長此以往，檔案人員表現(xiàn)出工作的疲軟性，缺乏應(yīng)有的工作熱情[1]。目前機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理中還存在較大的安全隱患，盲目追求文書檔案管理的信息化變革，卻忽視了檔案的安全建設(shè)問題，一些個(gè)人私密關(guān)鍵信息被泄露。

1.2缺乏專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

信息技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用也迫使機(jī)關(guān)單位檔案管理模式由傳統(tǒng)的人工管理模式到信息化管理模式轉(zhuǎn)變，其對于文書檔案管理工作人員是不小的挑戰(zhàn)。如果延續(xù)以往落后的工作理念和方式，其在信息化管理中就會(huì)心有余而力不足。工作人員知識(shí)更新慢，檔案管理特別是信息化管理經(jīng)驗(yàn)不足，對信息化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用不靈活，導(dǎo)致檔案管理實(shí)效大打折扣。這也一度導(dǎo)致文書檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的受阻。

1.3檔案信息化管理缺乏業(yè)務(wù)支持

要想做好檔案的信息化管理，必須確保檔案信息來源廣泛，這對應(yīng)著各部門、各科室的資料提供。但實(shí)際的檔案信息化管理中，更多的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案材料，其在一定程度上忽視檔案管理的延續(xù)性、創(chuàng)新性，檔案管理內(nèi)容長期得不到更新，業(yè)務(wù)部門也缺乏向檔案管理部門提供檔案信息的積極性、自覺性，檔案工作人員缺乏主動(dòng)的檔案信息搜集能動(dòng)性，不注重檔案的歸檔與包村，不了解各部門、各科室都對應(yīng)哪些材料，在進(jìn)行檔案管理時(shí)比較盲目，導(dǎo)致文書檔案信息化管理與實(shí)際業(yè)務(wù)脫節(jié)嚴(yán)重，一些優(yōu)質(zhì)的檔案處于流失、損壞狀態(tài)。

2機(jī)關(guān)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化開發(fā)利用策略

2.1創(chuàng)新管理理念，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

首先需要對自身檔案管理工作理念加以創(chuàng)新，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化管理理念落實(shí)相關(guān)工作，在保證檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)，減少人力及物力資源的投入，提高機(jī)關(guān)單位利益空間。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案信息庫的建設(shè)，深度挖掘機(jī)關(guān)單位運(yùn)行中所產(chǎn)生的信息資源并進(jìn)行編研，將現(xiàn)有紙質(zhì)資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息資源并錄入檔案數(shù)據(jù)庫中，應(yīng)用專項(xiàng)軟件加強(qiáng)數(shù)字化信息的規(guī)范化管理，確保信息的完整、齊全、準(zhǔn)確[2]。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，需結(jié)合機(jī)關(guān)單位機(jī)制運(yùn)行特點(diǎn)及發(fā)展需求，建立符合自身發(fā)展實(shí)際的數(shù)據(jù)庫，為檔案信息的利用提供良好條件。

2.2提高管理人員綜合素養(yǎng)

人員是機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的實(shí)施者，也是信息化建設(shè)的技術(shù)承載者，為此，機(jī)關(guān)單位應(yīng)及時(shí)采取有效措施提高管理人員的綜合素養(yǎng)，打造一支專業(yè)的軟件開發(fā)、系統(tǒng)升級、軟件維護(hù)以及檔案管理從業(yè)經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，在機(jī)關(guān)單位競爭與發(fā)展中充分發(fā)揮人才優(yōu)勢。機(jī)關(guān)單位在人才招聘中應(yīng)著重考慮人才信息化技術(shù)應(yīng)用水平、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、基礎(chǔ)理論的掌握及創(chuàng)新能力等，以此保持機(jī)關(guān)單位管理團(tuán)隊(duì)的活躍氛圍。此外，還應(yīng)定期組織管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，增加信息技術(shù)應(yīng)用能力培訓(xùn)和考核，保證培訓(xùn)質(zhì)量。

2.3積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理硬件與軟件系統(tǒng)

機(jī)關(guān)單位在選擇軟件系統(tǒng)時(shí)應(yīng)加強(qiáng)與第三方軟件開方商的有效溝通，告知機(jī)關(guān)單位對軟件的功能需求情況，使其在軟件制作開發(fā)過程中做好功能模塊的規(guī)劃與信息化技術(shù)的應(yīng)用調(diào)整，突出軟件系統(tǒng)的針對性、個(gè)性化特點(diǎn)。在機(jī)關(guān)單位條件允許的情況下，還可以組織專業(yè)人員自行落實(shí)機(jī)關(guān)單位檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，這樣不但可以保證軟件實(shí)際效果，同時(shí)還可以通過技術(shù)性人力資源優(yōu)勢的發(fā)揮而節(jié)省不必要的資金投入。除此之外，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)做好信息化硬件設(shè)備的配置，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信號交換器、路由網(wǎng)絡(luò)發(fā)射器、USB 移動(dòng)硬盤以及其他輔助性設(shè)備等，全面保證軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)備的質(zhì)量與性能，為檔案管理信息化建設(shè)的落實(shí)提供有力保障。

2.4創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

機(jī)關(guān)單位可構(gòu)建高效率的檔案管理制度，采用競爭模式，對檔案管理工作人員進(jìn)行考核，以公平、公正作為原則，有獎(jiǎng)有罰，這樣能激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，同樣檔案管理工作人員會(huì)在工作當(dāng)中自我激勵(lì)，提高檔案管理效率。在信息化時(shí)代背景下，信息化技術(shù)被逐漸普及到機(jī)關(guān)單位檔案管理當(dāng)中，一方面能提高檔案管理的工作效率，讓檔案管理操作逐漸向信息化方向發(fā)展。另一方面，通過利用信息化管理技術(shù)，給機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案部門提供豐富的檔案管理信息，為檔案資料的查詢提供便利，提高檔案使用率，讓體驗(yàn)信息化檔案管理的重要性，從而到達(dá)積極培養(yǎng)檔案管理工作，保證檔案管理工作高質(zhì)量。

結(jié)語

機(jī)關(guān)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜性、系統(tǒng)性的工作，機(jī)關(guān)單位需及時(shí)創(chuàng)新管理理念，充分結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際、明確自身戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合檔案管理中存在的具體問題制定針對性技術(shù)策略，有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的漏洞，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量與效率，保證檔案信息資源得以有效利用，為機(jī)關(guān)單位的良性發(fā)展起到助推性作用。

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