趙海云

摘 要：會計電算化背景下會計檔案種類增加，逐漸過渡為電子檔案。電子檔案具有靈活性與過度依賴性，使得電子檔案長期保存時存在一些問題。有鑒于此，文中探討會計電算化條件下開展會計檔案管理工作的措施，提高會計檔案管理質量。

關鍵詞：會計電算化;會計檔案;優(yōu)化措施

隨著會計電算化普及，做好會計電子檔案管理越來越重要。高校定期分析財務數(shù)據(jù)，實現(xiàn)高校的健康發(fā)展。但高校日常管理時會涉及到大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)保存難度較大，會計電子檔案則改變這一情況。因此，需要做好會計電算化條件下會計檔案的管理工作。

一、結合高校實際情況，搭建會計檔案管理系統(tǒng)

由于檔案管理工作本身的復雜性，不僅要高標準，嚴要求，還要對管理系統(tǒng)進行完善。在進行檔案管理人員選擇時，為保證檔案安全，必須對其能力、原則性進行考察和篩選，為避免管理過程中出現(xiàn)意外，導致檔案丟失、遺漏等情況發(fā)生，為高校發(fā)展造成損失，在系統(tǒng)中一定要體現(xiàn)規(guī)范化、智能化以及兼容性等特征。實際上，隨著高校發(fā)展，在檔案管理工作中，無論是業(yè)務操作、組織流程、還是風險管控等，都必須依靠一套完整的管理體系做支撐，針對崗位職責、檔案歸檔、查詢以及備份等各環(huán)節(jié)內(nèi)容進行管理和規(guī)范[1]。

對此，可以學習和借鑒一些同行或者專業(yè)公司的管理方法，在結合高校實際，進行適當?shù)恼{(diào)整和優(yōu)化。對高校內(nèi)部會計管理制度進行系統(tǒng)性梳理，對缺漏之處進行完善。對工作人員詳細介紹每個環(huán)節(jié)、步驟的操作方法，明確各員工崗位職責，在完善管理系統(tǒng)的基礎上促進各項政策規(guī)定的落實，要求員工必須按照操作規(guī)范和流程開展檔案管理工作。

為應對系統(tǒng)突然崩潰、操作失誤等情況，可以對文件進行備份?，F(xiàn)階段，無紙化辦公并不能完全實現(xiàn)，所以紙質和電子文件共存是必然，為方便保存，兩者在都必須進行備份處理。

二、依據(jù)檔案管理需求，進一步完善專業(yè)技術體系

會計電子檔案在存儲時都會采用專用系統(tǒng)，安全可靠，但這類系統(tǒng)運行時對設備性能要求較高，普通設備根本無法滿足。因此，高校在針對會計檔案進行管理時，必須拿出一定經(jīng)費用于專用設備的采購和管理，而且隨著高校的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，對于設備硬件的要求也會不斷提高。所以，高校必須定期安排人員對檔案管理系統(tǒng)的硬件設備進行更新和升級，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行的同時，保證會計檔案管理工作能夠一直穩(wěn)定、安全、持續(xù)的開展[2]。

高?？梢愿鶕?jù)自身實際發(fā)展狀況，對未來幾年內(nèi)可能產(chǎn)生的檔案數(shù)量進行提前預判，以此為基礎，對設備性能進行規(guī)劃，以免因為設備原因導致檔案存儲不及時，造成檔案遺失等問題的發(fā)生，為高校發(fā)展造成影響。另外，隨著科學技術的發(fā)展，計算機技術的換代更新速度越來越快，系統(tǒng)升級換代的間隔時間越來越短，但是在升級更新過程中，一定要保證檔案安全，避免丟失，在完善系統(tǒng)的基礎上，確保系統(tǒng)的智能化以兼容性，保證電算化會計檔案系統(tǒng)能夠適應不斷更新的系統(tǒng)和制度。此外，高校需要根據(jù)實際情況，制定科學合理的專業(yè)技術體系，切實提高會計檔案管理質量。

三、做好網(wǎng)絡安全管理，提高會計電子檔案管理質量

軟硬件作為計算機網(wǎng)絡技術各項功能實現(xiàn)的基礎，對網(wǎng)絡安全管理工作水平的提升具有不可忽視的影響。對于普通用戶而言，由于計算機軟硬件所造成的信息安全問題是無法有效規(guī)避和預防的，尤其是在用戶下載計算機軟件的過程中，除了軟硬件自身的故障會給用戶信息的泄露埋下隱患，部分軟件也會自主地對用戶的信息進行收集和盜取。為了能夠有效地提升網(wǎng)絡安全管理工作的水平，用戶應當順應時代發(fā)展的潮流，主動學習有關于計算機網(wǎng)絡的知識，使計算機網(wǎng)絡信息安全素養(yǎng)得到提升[3]。做好網(wǎng)絡信息事故預防工作，防患于未然，真正有效地筑牢網(wǎng)絡安全管理工作的基礎。

黑客入侵計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，需要獲取與用戶預定條件相匹配的信息，所以部分黑客往往會選擇更為暴力的手段或者其他的信息路徑收集用戶的個人信息。為避免用戶個人信息的泄露，用戶在操作計算機時，應當提前做好預防措施，降低被黑客獲取個人信息的可能。為此，計算機用戶在日常操作計算機時，應當不定期更改密碼，不斷完善防火墻技術，使用多種不同的隔離手段，有效把控網(wǎng)絡對計算機的使用途徑和具體操作手段，降低黑客入侵的可能性。另外，還要定期對搜索記錄和登陸歷史等進行清除，盡可能地消除自己在網(wǎng)絡環(huán)境中留下的操作痕跡，從而進一步減少個人信息被盜取的可能[4]。此外，在數(shù)據(jù)安全技術不斷發(fā)展的今天，數(shù)據(jù)簽名信息認證技術也開始出現(xiàn)在人們的工作和生活中。數(shù)字簽名認證技術可以明確用戶身份信息，避免出現(xiàn)信息泄露或被盜取的情況，提高計算機網(wǎng)絡運行的安全性。

結束語

總之，會計電子檔案已成為會計檔案管理的必然發(fā)展趨勢，隨著時代發(fā)展，對會計檔案管理工作提出更高要求。因此，高校開展會計電子檔案管理時，需要搭建會計電子檔案管理系統(tǒng)，制定完善的技術管理體系，做好日常網(wǎng)絡安全管理工作，進一步提高會計電子檔案管理質量。

參考文獻

[1]宋媛媛.會計電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理探析[J].辦公室業(yè)務，2019（08）：174.

[2]王穎.會計電算化條件下的會計檔案管理工作淺析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（18）：268.

[3]葉楓.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺述[J].東方企業(yè)文化，2017（S1）：187.

[4]吳峰.會計電算化條件下的會計檔案管理實施策略淺述[J].時代金融，2015（15）：131.