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        企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化路徑探討

        2021-07-02 15:03:13楊淑
        科學(xué)與財富 2021年12期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案規(guī)范化管理工作

        楊淑

        摘 要:檔案管理在企業(yè)的經(jīng)營運作中有著重要的作用,它是確保企業(yè)信息有效利用的基礎(chǔ),對于企業(yè)來說,它包括生產(chǎn)、人力、經(jīng)營等不同的工作項目,需要通過檔案信息管理的方式為決策、財務(wù)以及技術(shù)創(chuàng)新提供保障。對于企業(yè)檔案的類型和數(shù)量來說,與企業(yè)的規(guī)模有著密切的關(guān)系,在市場競爭激烈性提升的前提下,需要進一步促進企業(yè)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。本篇文章通過對企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的重要性進行闡述,分析企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施中存在的問題,從而探討加強企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施路徑的具體措施。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案;管理工作;規(guī)范化;

        引言

        企業(yè)檔案的內(nèi)容具有一定的復(fù)雜性,而且隨著企業(yè)經(jīng)營時間的增加,它的檔案數(shù)量以及類型也在逐年遞增,它包括各項重要會議記錄自己相關(guān)資料、企業(yè)的人事以及重要信息、企業(yè)的經(jīng)營計劃以及各項決策、財務(wù)報表等內(nèi)容,在檔案管理中,需要按照它的作用、來源等進行分類和編號,便于儲存、查找以及整合等后續(xù)的管理工作,對其進行規(guī)范化管理有利于企業(yè)的未來發(fā)展進程,有關(guān)人員可以就此進行研究。

        1、企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的重要性

        1.1為企業(yè)的經(jīng)營決策提供保障

        企業(yè)檔案包含文書檔案、人事檔案以及技術(shù)檔案等不同的內(nèi)容,它是企業(yè)在多年發(fā)展中的經(jīng)驗和信息總結(jié),涉及到的內(nèi)容較多,與企業(yè)的經(jīng)營方向有著密切的關(guān)系。對于企業(yè)本身來說,受市場經(jīng)濟影響,在決策制定中有著較多的影響因素,除了外界環(huán)境以及政策外,還需要考慮到企業(yè)本身的情況,而企業(yè)檔案管理規(guī)范化有助于企業(yè)信息的準(zhǔn)確性,避免企業(yè)檔案中存在的漏洞問題,為經(jīng)營決策提供更有效的保障和依據(jù)。

        1.2確保企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量

        在企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行過程中,它的管理內(nèi)容較為繁瑣,需要對不同類別的檔案信息進行整理,而且它的檔案數(shù)量也在隨著企業(yè)發(fā)展不斷增加,很容易導(dǎo)致管理效率上的滯后。在這種情況下,企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展可以確保管理工作的有序性,按照標(biāo)準(zhǔn)要求進行操作,及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的不規(guī)范問題,為管理人員指明管理方向,確保工作與工作之間的有效交接,從不同的角度上提高管理效率。另一方面來說,在規(guī)范化管理理念下,企業(yè)檔案管理工作中的隱患問題也得到有效的處理,避免細節(jié)漏洞的發(fā)生。

        2、企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施中存在的問題

        2.1缺乏完善的檔案管理機制

        對于企業(yè)管理工作的規(guī)范化發(fā)展來說,制度和體系有著重要的作用,也是管理工作的前提,規(guī)范化是依賴檔案管理機制展開的各項操作。但是就現(xiàn)階段來說,有關(guān)部門在檔案管理機制的設(shè)置上存在多方面的漏洞,沒有就檔案收集、檔案保管、檔案借閱等環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌管理,各個環(huán)節(jié)之間缺乏有效的連接,導(dǎo)致企業(yè)檔案信息在共享上存在一定的滯后性,不能確保規(guī)范化工作的有序展開。

        2.2管理方法的問題

        在企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化展開中,當(dāng)前的管理方法過于落后,并沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到其中,缺乏計算機管理系統(tǒng)的支持,沒有就當(dāng)前的企業(yè)檔案信息進行備份,使得規(guī)范化工作在執(zhí)行中達不到預(yù)期的目的,不能確保工作的高效性,不利于企業(yè)的長期發(fā)展。

        2.3管理人員的問題

        在企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化實施過程中,管理人員起到了重要的作用,他們的能力水平是決定規(guī)范化工作應(yīng)用效果的重要保障。但是就現(xiàn)階段來說,管理人員在能力水平上有著一定的欠缺,沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓(xùn)工作,對于企業(yè)檔案管理工作的重視程度不夠,沒有嚴格執(zhí)行規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)下的管理措施,導(dǎo)致企業(yè)檔案的完整性和真實性受到一定的影響。

        3、加強企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化實施的措施

        3.1完善現(xiàn)有的檔案管理機制

        為了確保檔案管理規(guī)范化的有效落實,強化對檔案信息的合理利用,有關(guān)部門需要結(jié)合實際情況,對現(xiàn)有的檔案管理機制進行完善,從不同的角度上增強它的防范機制。企業(yè)經(jīng)營過程中必須從法律的角度高度重視企業(yè)檔案規(guī)范化管理,加強檔案管理組織體系建設(shè),建立以經(jīng)營層領(lǐng)導(dǎo)為主要領(lǐng)導(dǎo),檔案部門為核心,所有業(yè)務(wù)部門共同參與的檔案工作體系,使企業(yè)檔案管理工作適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新局面。對于集團型企業(yè)來說,還應(yīng)該建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案工作體系,實現(xiàn)對所屬企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。另外,還應(yīng)該強化檔案收集、檔案存儲等階段的整體性,做好信息的有效傳遞和共通。

        3.2加強檔案管理的信息化建設(shè)

        在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展下,為了保證企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化和有序性,有關(guān)部門可以將信息技術(shù)與檔案管理整合到一起,通過數(shù)字化管理的方式,在計算機系統(tǒng)中建立網(wǎng)絡(luò)管理體系,實現(xiàn)對于企業(yè)檔案的數(shù)字化備份。針對檔案管理工作實際制定符合企業(yè)經(jīng)營實踐的檔案工作信息化發(fā)展規(guī)劃,配備先進的管理軟件和硬件系統(tǒng),及時收集各種系統(tǒng)電子文件,建設(shè)電子閱覽室、信息共享平臺,實時高效管理。通過建立檔案信息化平臺,能夠縮短檢索與查閱時間,全面提升檔案資料的利用率,優(yōu)化完善電子檔案內(nèi)容,通過網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化方式提升檔案管理效果,全面提高檔案管理的信息化水平。

        3.3提高管理人員的綜合素質(zhì)

        在企業(yè)檔案管理工作中,有關(guān)部門需要強化管理人員的能力和素質(zhì),提高他們對于企業(yè)檔案管理工作的重視程度,對規(guī)范化管理的概念和作用進行深入的了解,為管理工作的落實提供保障。首先,需要為管理人員提供專業(yè)知識學(xué)習(xí)的平臺,就檔案管理工作中的技能以及理論進行學(xué)習(xí),明確企業(yè)檔案管理規(guī)范化工作展開中的重點和難點。其次,還應(yīng)該將先進的理念和技術(shù)進行傳授,尤其是針對數(shù)字化檔案管理來說,需要對計算機系統(tǒng)等相關(guān)知識進行學(xué)習(xí),熟練操作管理設(shè)備。此外,為了提高員工的積極性,還可以將獎懲措施應(yīng)用到其中。

        4、結(jié)語

        綜上所述,在企業(yè)檔案管理工作中,規(guī)范化路徑的實施有利于企業(yè)的未來發(fā)展,可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量,有關(guān)人員需要就檔案管理規(guī)范化實施中存在的問題進行分析,從而完善現(xiàn)有的檔案管理機制,加強檔案管理的信息化建設(shè),提高管理人員的綜合能力和素質(zhì),確保企業(yè)檔案管理規(guī)范化可以充分發(fā)揮它的作用。

        參考文獻:

        [1]張文芝.強化檔案業(yè)務(wù)宣貫力度提高檔案工作規(guī)范化管理水平[J].云南檔案,2019(8):1.

        [2]張吉兆.淺談如何提高人事檔案管理規(guī)范化水平的策略[J].2020.

        [3]周野.深入推進檔案管理規(guī)范化改革的有效措施探討[J].營銷界(理論與實踐),2020.

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