李軍偉

發(fā)展是解決一切問(wèn)題的關(guān)鍵。發(fā)展必須是科學(xué)發(fā)展。而信息時(shí)代背景下，信息化則是實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的先決條件和內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。作為承擔(dān)重要公共服務(wù)功能的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，醫(yī)院檔案不僅是記載海量歷史信息的平臺(tái)，更是以借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新與管理優(yōu)化的重要源頭。而醫(yī)院檔案信息化管理不僅是在技術(shù)層面提升品質(zhì)和效率，更是基于先進(jìn)技術(shù)推動(dòng)思想意識(shí)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重中之重，需要格外加以關(guān)注。

一、醫(yī)院檔案信息化管理的重要意義

（一）提升管理品質(zhì)與效率

信息化對(duì)于企事業(yè)單位管理工作最首要和突出的意義莫過(guò)于提升管理品質(zhì)和效率。傳統(tǒng)人工管理模式下，醫(yī)院檔案完全依賴人工進(jìn)行收集、整理、查詢，極其有限的管理人員面對(duì)近乎無(wú)窮的檔案顯然不成比例。這不僅給管理人員造成沉重工作壓力，而且無(wú)從談及時(shí)效性。不僅如此，人工操作難以從根本上避免人為失誤的情況。比如檔案破損、污漬、殘缺乃至遺失等問(wèn)題始終存在，勢(shì)必不同程度影響到檔案重復(fù)應(yīng)用水平，也會(huì)隨著時(shí)間推移逐步降低檔案管理品質(zhì)。正因如此，不少醫(yī)院檔案管理長(zhǎng)期處于低質(zhì)低效、乏人問(wèn)津的惡性循環(huán)狀態(tài)，以至于檔案管理工作逐漸邊緣化，成為缺少關(guān)注的管理末端環(huán)節(jié)。

但信息化管理則能從根本上解決以上所有問(wèn)題。信息技術(shù)的光速傳輸與海量存貯首先有助于解決人工管理的品質(zhì)與效率問(wèn)題。只要確保原始檔案錄入時(shí)全面、詳盡、準(zhǔn)確、真實(shí)，其后無(wú)數(shù)次瀏覽、查詢和使用都不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺損或遺失等問(wèn)題。加之信息技術(shù)大幅縮短了應(yīng)用時(shí)限，將人工管理狀態(tài)下以“天”為單位的管理時(shí)限壓縮至“分鐘”乃至“秒”，可在最大程度上實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、實(shí)效化。顯然，這種基于信息技術(shù)支撐的高品質(zhì)和高效率將同時(shí)滿足檔案使用者與管理者各方的現(xiàn)實(shí)需求。

不僅如此，隨著大數(shù)據(jù)分析、人工智能等眾多前沿技術(shù)逐漸深入應(yīng)用，檔案管理信息化還將助力醫(yī)院各類檔案資源實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分析與智能分析，進(jìn)而使檔案管理成為提升醫(yī)療服務(wù)品質(zhì)和管理水平的核心要素之一。無(wú)疑，這對(duì)改變當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理相對(duì)邊緣化困境大有幫助。

（二）實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置

在大幅提高管理品質(zhì)和效率的基礎(chǔ)上，醫(yī)院檔案管理信息化還將助力實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。比如在部分醫(yī)院改擴(kuò)建項(xiàng)目完工后，針對(duì)院內(nèi)各科室分配辦公場(chǎng)所的問(wèn)題上，檔案室便可依據(jù)掌握的歷史信息提出優(yōu)化建議，或從歷史分配信息中發(fā)現(xiàn)不合理、不科學(xué)的地方加以改良等。

這種基于既有檔案的優(yōu)化和改良不僅有理有據(jù)，提高了資源管理與分配的可靠性，也將在更大程度上降低資源配置的主觀性與盲目性，使有限的資源得以應(yīng)用于需求最急切的環(huán)節(jié)，同時(shí)避免人為臆測(cè)帶來(lái)的不必要浪費(fèi)。不僅如此，更加優(yōu)化的資源分配還將助力醫(yī)院節(jié)省開支、降低成本，將省下的資金與資源投入技術(shù)升級(jí)、項(xiàng)目研發(fā)等環(huán)節(jié)，從而推動(dòng)醫(yī)院服務(wù)與管理事務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案信息化管理的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）重視程度相對(duì)有限

客觀上看，醫(yī)院檔案信息化管理與技術(shù)業(yè)務(wù)和其他管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程在啟動(dòng)時(shí)間上基本相當(dāng)，也在醫(yī)院整體戰(zhàn)略規(guī)劃中占有一席之地。然而相較于技術(shù)業(yè)務(wù)與其他管理工作信息化更加直接的效果展示，檔案管理信息化的價(jià)值體現(xiàn)相對(duì)隱性。這就造成不少醫(yī)院自上而下形成了相對(duì)忽視檔案管理信息化建設(shè)的不良趨勢(shì)。而這種重視程度相對(duì)有限的情況直接或間接地影響到了醫(yī)院檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。

比如在涉及投入方面，檔案管理信息化建設(shè)往往是被常態(tài)化順延的備選項(xiàng)。也就是說(shuō)，當(dāng)面對(duì)資金、物資或人員等有限資源的投入時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)常常位居末席。一旦資源相對(duì)緊張、稀缺，則檔案管理信息化“輪空”便成為首選。如此一來(lái)，各種資源的投入或補(bǔ)充便斷斷續(xù)續(xù)、時(shí)有時(shí)無(wú)，檔案管理信息化建設(shè)也在這種缺乏關(guān)注的狀態(tài)下時(shí)斷時(shí)續(xù)，給信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和規(guī)范性形成較為嚴(yán)重的負(fù)面影響。

（二）制度建設(shè)相對(duì)滯后

由于缺少足夠重視帶來(lái)的又一類問(wèn)題是制度建設(shè)相對(duì)滯后。醫(yī)院檔案管理信息化在制度建設(shè)方面長(zhǎng)期存在循規(guī)蹈矩、因循守舊的情況。具體來(lái)說(shuō)就是在制度建設(shè)方面缺乏與時(shí)俱進(jìn)的優(yōu)化改良，長(zhǎng)期受制于陳舊落后管理制度的束縛和局限難有突破。

比如檔案管理及其信息化建設(shè)過(guò)程中缺少科學(xué)、合理、客觀、有效的管理標(biāo)準(zhǔn)，且管理流程過(guò)于籠統(tǒng)、簡(jiǎn)單，細(xì)化程度不足、可執(zhí)行性欠缺。

又如負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員缺少清晰和準(zhǔn)確的分工，管理實(shí)踐中責(zé)權(quán)無(wú)從區(qū)分，造成人人負(fù)責(zé)又無(wú)人負(fù)責(zé)的混亂狀態(tài)。

再如不少醫(yī)院在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)方面存在專業(yè)水平低、技術(shù)能力差等問(wèn)題。這是由于在管理規(guī)則制定的起始階段就存在制度缺失和空白，體現(xiàn)在管理實(shí)踐環(huán)節(jié)就出現(xiàn)入行門檻低，能力要求少的情況。如此便造成具有專職檔案管理資質(zhì)的人員數(shù)量不足，而兼職管理人員卻為數(shù)不少。更有少數(shù)醫(yī)院將檔案管理部門作為容納關(guān)系戶的場(chǎng)所，吸納既無(wú)理論知識(shí)又無(wú)專業(yè)技能的外行從事檔案管理及信息化建設(shè)的核心事務(wù)等。

這種制度建設(shè)方面的不足直接導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)片面化、局部化問(wèn)題，是新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作面臨的又一顯著缺陷。

三、新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)、建立健全管理機(jī)制

要使一項(xiàng)具有改革性質(zhì)的管理模式落到實(shí)處，前提之一就是管理理念的高度具有顛覆性的突破意識(shí)。也就是說(shuō)，醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)首先需要的是管理觀念的時(shí)代化變革，需要對(duì)陳舊落后的管理思維及其機(jī)制進(jìn)行充分全面的超越。因此，新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的先決條件之一就是轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)。

尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部和院方?jīng)Q策層成員需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、現(xiàn)代化管理具有的決定性意義。只有自上而下形成了關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)的整體氛圍，醫(yī)院檔案管理工作才能從習(xí)以為常的人工模式提升到更加科學(xué)、理性、現(xiàn)代的信息化模式。

要在意識(shí)和觀念的層面實(shí)現(xiàn)超越和突破，檔案管理信息化首先需要被納入醫(yī)院戰(zhàn)略決策的一攬子方案內(nèi)。比如在各類資源投入比例的規(guī)劃層面，檔案管理信息化建設(shè)不能繼續(xù)作為輪空首選項(xiàng)，而是需要保持相對(duì)穩(wěn)定的投入比例。即便醫(yī)院獲取資源的能力或機(jī)會(huì)極其有限，針對(duì)檔案管理信息化投入占比也需要在維持低比例的狀態(tài)下保持延續(xù)性。即，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入比例可以較業(yè)務(wù)或技術(shù)投入更低，然而不能存在隨意中斷、可有可無(wú)的情況。

這是由于長(zhǎng)期延續(xù)的投入才能確保信息化建設(shè)在日積月累之下實(shí)現(xiàn)從量變到質(zhì)變的飛躍，才能經(jīng)由足夠時(shí)間的積淀實(shí)現(xiàn)品質(zhì)與效率的超越。不僅如此，保持資源投入的延續(xù)性也是對(duì)檔案管理信息化建設(shè)高度重視的體現(xiàn)，是提醒院內(nèi)成員關(guān)注檔案管理及其信息化建設(shè)的重要手段。

在此基礎(chǔ)上，建立健全管理機(jī)制不可或缺。比如從原始檔案形成開始，標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化原則就需要充分體現(xiàn)在體制機(jī)制層面。也就是說(shuō)，針對(duì)檔案管理及其信息化建設(shè)的管理制度需要涵蓋從原始檔案形成直至最終進(jìn)入平臺(tái)的方方面面。完善的制度設(shè)計(jì)不但是為了保障管理的規(guī)范性，也是為了實(shí)現(xiàn)有章可循，確保每個(gè)關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)不因制度缺失而人為臆測(cè)、主觀操作。這既是保證原始檔案品質(zhì)的主要措施，也是為了在全面信息化建設(shè)進(jìn)程中確保對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完全識(shí)別、科學(xué)管理和充分利用。

（二）實(shí)事求是、因地制宜、持續(xù)適度增加投入

前面已經(jīng)提到保持對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資源投入延續(xù)性的重要性，然而不同區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度不同，區(qū)域內(nèi)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、資金實(shí)力必然大相徑庭。這對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)成本支出的影響極其重大。而體現(xiàn)到每個(gè)醫(yī)院管理實(shí)踐中，就需要結(jié)合自身實(shí)際情況，實(shí)事求是、因地制宜、持續(xù)適度增加投入。

對(duì)發(fā)達(dá)地區(qū)實(shí)力雄厚的醫(yī)院而言，豐沛的資金和資源決定了其在檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)過(guò)程中可以嘗試一步到位，也就是一次性添置齊備建設(shè)信息化所需的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施設(shè)備。同時(shí)隨著數(shù)據(jù)量持續(xù)增加，院方也有實(shí)力保持?jǐn)U容。

不過(guò)對(duì)相對(duì)欠發(fā)達(dá)和不發(fā)達(dá)地區(qū)的醫(yī)院則有不同。這些地方醫(yī)院經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相對(duì)薄弱，每年獲得財(cái)政資金支持力度相對(duì)有限，能夠用于檔案管理信息化建設(shè)的資金和資源勢(shì)必相應(yīng)減少。更有不少醫(yī)院長(zhǎng)期面臨資金不足的困境，改進(jìn)技術(shù)和優(yōu)化業(yè)務(wù)等方面所需資金已極為緊張，涉及檔案管理方面的投入更加捉襟見(jiàn)肘。因此，這些地方醫(yī)院可以嘗試小步慢行的方式分階段投入。

比如首先從配置最基礎(chǔ)的信息化硬件設(shè)備著手，以滿足各科室至少一臺(tái)可聯(lián)網(wǎng)的信息化終端為起點(diǎn)，其后逐步增加諸如存貯器、掃瞄儀等輔助設(shè)備?？紤]到醫(yī)院檔案數(shù)量上的龐大性，在確保安全的前提下，采取本地存貯結(jié)合云存貯的方式保存檔案數(shù)據(jù)是投入不足狀態(tài)下的可選策略。

（三）破除信息壁壘，提高安全水平

部分醫(yī)院推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程中，協(xié)作性不足是影響信息化建設(shè)水平的又一重要因素。也就是信息化建設(shè)過(guò)程中存在信息壁壘問(wèn)題，檔案數(shù)據(jù)在標(biāo)準(zhǔn)化、全面性方面存在不足。這其中固然存在技術(shù)水平的負(fù)面影響，也有不少人為阻礙的因素。因此，醫(yī)院還需要加強(qiáng)宣傳教育，督促各部門之間加強(qiáng)配合協(xié)調(diào)，保障檔案?jìng)鬟f的品質(zhì)與效率。

同時(shí)，信息技術(shù)應(yīng)用及平臺(tái)化管理始終受到安全性制約，需要在信息化建設(shè)中格外警覺(jué)。一方面，醫(yī)院需要形成檔案信息化安全管理的常態(tài)監(jiān)督和審核機(jī)制，也就是保持對(duì)平臺(tái)安全性的高頻率檢驗(yàn)和測(cè)試。另一方面則要定期升級(jí)各項(xiàng)安保措施，包括傳統(tǒng)的防火墻和更加前沿的密鑰管理或指紋識(shí)別等。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理信息化改革起步時(shí)間較早，也積累了一定經(jīng)驗(yàn)。然而至今仍有部分醫(yī)院檔案管理信息化存在種種問(wèn)題。這其中固然有對(duì)先進(jìn)技術(shù)理解不盡深刻、應(yīng)用不甚完備的重要原因，但歸根到底還在于管理理念層面重視程度有限，受到傳統(tǒng)粗放化管理殘余影響依舊所致。因此，新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展一方面要重視軟硬件方面的持續(xù)性投入，確保信息化技術(shù)與時(shí)俱進(jìn)，滿足客觀環(huán)境的各種要求。但另一方面更要提高思想認(rèn)識(shí)水平，秉承精細(xì)化、人本化、科學(xué)化原則，以信息化思維引領(lǐng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。這不僅是新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化管理有效落實(shí)的重要手段，也是基于科學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略推動(dòng)醫(yī)院管理工作信息化發(fā)展和提質(zhì)增效的必由之路。

（作者單位：張家口市第五醫(yī)院）