李軍偉
發(fā)展是解決一切問(wèn)題的關(guān)鍵。發(fā)展必須是科學(xué)發(fā)展。而信息時(shí)代背景下,信息化則是實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的先決條件和內(nèi)在驅(qū)動(dòng)力。作為承擔(dān)重要公共服務(wù)功能的醫(yī)療機(jī)構(gòu),醫(yī)院檔案不僅是記載海量歷史信息的平臺(tái),更是以借鑒歷史經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新與管理優(yōu)化的重要源頭。而醫(yī)院檔案信息化管理不僅是在技術(shù)層面提升品質(zhì)和效率,更是基于先進(jìn)技術(shù)推動(dòng)思想意識(shí)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重中之重,需要格外加以關(guān)注。
一、醫(yī)院檔案信息化管理的重要意義
(一)提升管理品質(zhì)與效率
信息化對(duì)于企事業(yè)單位管理工作最首要和突出的意義莫過(guò)于提升管理品質(zhì)和效率。傳統(tǒng)人工管理模式下,醫(yī)院檔案完全依賴人工進(jìn)行收集、整理、查詢,極其有限的管理人員面對(duì)近乎無(wú)窮的檔案顯然不成比例。這不僅給管理人員造成沉重工作壓力,而且無(wú)從談及時(shí)效性。不僅如此,人工操作難以從根本上避免人為失誤的情況。比如檔案破損、污漬、殘缺乃至遺失等問(wèn)題始終存在,勢(shì)必不同程度影響到檔案重復(fù)應(yīng)用水平,也會(huì)隨著時(shí)間推移逐步降低檔案管理品質(zhì)。正因如此,不少醫(yī)院檔案管理長(zhǎng)期處于低質(zhì)低效、乏人問(wèn)津的惡性循環(huán)狀態(tài),以至于檔案管理工作逐漸邊緣化,成為缺少關(guān)注的管理末端環(huán)節(jié)。
但信息化管理則能從根本上解決以上所有問(wèn)題。信息技術(shù)的光速傳輸與海量存貯首先有助于解決人工管理的品質(zhì)與效率問(wèn)題。只要確保原始檔案錄入時(shí)全面、詳盡、準(zhǔn)確、真實(shí),其后無(wú)數(shù)次瀏覽、查詢和使用都不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺損或遺失等問(wèn)題。加之信息技術(shù)大幅縮短了應(yīng)用時(shí)限,將人工管理狀態(tài)下以“天”為單位的管理時(shí)限壓縮至“分鐘”乃至“秒”,可在最大程度上實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化、實(shí)效化。顯然,這種基于信息技術(shù)支撐的高品質(zhì)和高效率將同時(shí)滿足檔案使用者與管理者各方的現(xiàn)實(shí)需求。
不僅如此,隨著大數(shù)據(jù)分析、人工智能等眾多前沿技術(shù)逐漸深入應(yīng)用,檔案管理信息化還將助力醫(yī)院各類檔案資源實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分析與智能分析,進(jìn)而使檔案管理成為提升醫(yī)療服務(wù)品質(zhì)和管理水平的核心要素之一。無(wú)疑,這對(duì)改變當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理相對(duì)邊緣化困境大有幫助。
(二)實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置
在大幅提高管理品質(zhì)和效率的基礎(chǔ)上,醫(yī)院檔案管理信息化還將助力實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。比如在部分醫(yī)院改擴(kuò)建項(xiàng)目完工后,針對(duì)院內(nèi)各科室分配辦公場(chǎng)所的問(wèn)題上,檔案室便可依據(jù)掌握的歷史信息提出優(yōu)化建議,或從歷史分配信息中發(fā)現(xiàn)不合理、不科學(xué)的地方加以改良等。
這種基于既有檔案的優(yōu)化和改良不僅有理有據(jù),提高了資源管理與分配的可靠性,也將在更大程度上降低資源配置的主觀性與盲目性,使有限的資源得以應(yīng)用于需求最急切的環(huán)節(jié),同時(shí)避免人為臆測(cè)帶來(lái)的不必要浪費(fèi)。不僅如此,更加優(yōu)化的資源分配還將助力醫(yī)院節(jié)省開(kāi)支、降低成本,將省下的資金與資源投入技術(shù)升級(jí)、項(xiàng)目研發(fā)等環(huán)節(jié),從而推動(dòng)醫(yī)院服務(wù)與管理事務(wù)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
二、醫(yī)院檔案信息化管理的常見(jiàn)問(wèn)題
(一)重視程度相對(duì)有限
客觀上看,醫(yī)院檔案信息化管理與技術(shù)業(yè)務(wù)和其他管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程在啟動(dòng)時(shí)間上基本相當(dāng),也在醫(yī)院整體戰(zhàn)略規(guī)劃中占有一席之地。然而相較于技術(shù)業(yè)務(wù)與其他管理工作信息化更加直接的效果展示,檔案管理信息化的價(jià)值體現(xiàn)相對(duì)隱性。這就造成不少醫(yī)院自上而下形成了相對(duì)忽視檔案管理信息化建設(shè)的不良趨勢(shì)。而這種重視程度相對(duì)有限的情況直接或間接地影響到了醫(yī)院檔案信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。
比如在涉及投入方面,檔案管理信息化建設(shè)往往是被常態(tài)化順延的備選項(xiàng)。也就是說(shuō),當(dāng)面對(duì)資金、物資或人員等有限資源的投入時(shí),檔案管理信息化建設(shè)常常位居末席。一旦資源相對(duì)緊張、稀缺,則檔案管理信息化“輪空”便成為首選。如此一來(lái),各種資源的投入或補(bǔ)充便斷斷續(xù)續(xù)、時(shí)有時(shí)無(wú),檔案管理信息化建設(shè)也在這種缺乏關(guān)注的狀態(tài)下時(shí)斷時(shí)續(xù),給信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和規(guī)范性形成較為嚴(yán)重的負(fù)面影響。
(二)制度建設(shè)相對(duì)滯后
由于缺少足夠重視帶來(lái)的又一類問(wèn)題是制度建設(shè)相對(duì)滯后。醫(yī)院檔案管理信息化在制度建設(shè)方面長(zhǎng)期存在循規(guī)蹈矩、因循守舊的情況。具體來(lái)說(shuō)就是在制度建設(shè)方面缺乏與時(shí)俱進(jìn)的優(yōu)化改良,長(zhǎng)期受制于陳舊落后管理制度的束縛和局限難有突破。
比如檔案管理及其信息化建設(shè)過(guò)程中缺少科學(xué)、合理、客觀、有效的管理標(biāo)準(zhǔn),且管理流程過(guò)于籠統(tǒng)、簡(jiǎn)單,細(xì)化程度不足、可執(zhí)行性欠缺。
又如負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員缺少清晰和準(zhǔn)確的分工,管理實(shí)踐中責(zé)權(quán)無(wú)從區(qū)分,造成人人負(fù)責(zé)又無(wú)人負(fù)責(zé)的混亂狀態(tài)。
再如不少醫(yī)院在檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)方面存在專業(yè)水平低、技術(shù)能力差等問(wèn)題。這是由于在管理規(guī)則制定的起始階段就存在制度缺失和空白,體現(xiàn)在管理實(shí)踐環(huán)節(jié)就出現(xiàn)入行門(mén)檻低,能力要求少的情況。如此便造成具有專職檔案管理資質(zhì)的人員數(shù)量不足,而兼職管理人員卻為數(shù)不少。更有少數(shù)醫(yī)院將檔案管理部門(mén)作為容納關(guān)系戶的場(chǎng)所,吸納既無(wú)理論知識(shí)又無(wú)專業(yè)技能的外行從事檔案管理及信息化建設(shè)的核心事務(wù)等。
這種制度建設(shè)方面的不足直接導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)片面化、局部化問(wèn)題,是新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作面臨的又一顯著缺陷。
三、新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑
(一)轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)、建立健全管理機(jī)制
要使一項(xiàng)具有改革性質(zhì)的管理模式落到實(shí)處,前提之一就是管理理念的高度具有顛覆性的突破意識(shí)。也就是說(shuō),醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)首先需要的是管理觀念的時(shí)代化變革,需要對(duì)陳舊落后的管理思維及其機(jī)制進(jìn)行充分全面的超越。因此,新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的先決條件之一就是轉(zhuǎn)變觀念、提高認(rèn)識(shí)。
尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部和院方?jīng)Q策層成員需要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展、現(xiàn)代化管理具有的決定性意義。只有自上而下形成了關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)的整體氛圍,醫(yī)院檔案管理工作才能從習(xí)以為常的人工模式提升到更加科學(xué)、理性、現(xiàn)代的信息化模式。
要在意識(shí)和觀念的層面實(shí)現(xiàn)超越和突破,檔案管理信息化首先需要被納入醫(yī)院戰(zhàn)略決策的一攬子方案內(nèi)。比如在各類資源投入比例的規(guī)劃層面,檔案管理信息化建設(shè)不能繼續(xù)作為輪空首選項(xiàng),而是需要保持相對(duì)穩(wěn)定的投入比例。即便醫(yī)院獲取資源的能力或機(jī)會(huì)極其有限,針對(duì)檔案管理信息化投入占比也需要在維持低比例的狀態(tài)下保持延續(xù)性。即,針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入比例可以較業(yè)務(wù)或技術(shù)投入更低,然而不能存在隨意中斷、可有可無(wú)的情況。
這是由于長(zhǎng)期延續(xù)的投入才能確保信息化建設(shè)在日積月累之下實(shí)現(xiàn)從量變到質(zhì)變的飛躍,才能經(jīng)由足夠時(shí)間的積淀實(shí)現(xiàn)品質(zhì)與效率的超越。不僅如此,保持資源投入的延續(xù)性也是對(duì)檔案管理信息化建設(shè)高度重視的體現(xiàn),是提醒院內(nèi)成員關(guān)注檔案管理及其信息化建設(shè)的重要手段。
在此基礎(chǔ)上,建立健全管理機(jī)制不可或缺。比如從原始檔案形成開(kāi)始,標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化原則就需要充分體現(xiàn)在體制機(jī)制層面。也就是說(shuō),針對(duì)檔案管理及其信息化建設(shè)的管理制度需要涵蓋從原始檔案形成直至最終進(jìn)入平臺(tái)的方方面面。完善的制度設(shè)計(jì)不但是為了保障管理的規(guī)范性,也是為了實(shí)現(xiàn)有章可循,確保每個(gè)關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)不因制度缺失而人為臆測(cè)、主觀操作。這既是保證原始檔案品質(zhì)的主要措施,也是為了在全面信息化建設(shè)進(jìn)程中確保對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完全識(shí)別、科學(xué)管理和充分利用。
(二)實(shí)事求是、因地制宜、持續(xù)適度增加投入
前面已經(jīng)提到保持對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資源投入延續(xù)性的重要性,然而不同區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展程度不同,區(qū)域內(nèi)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、資金實(shí)力必然大相徑庭。這對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)成本支出的影響極其重大。而體現(xiàn)到每個(gè)醫(yī)院管理實(shí)踐中,就需要結(jié)合自身實(shí)際情況,實(shí)事求是、因地制宜、持續(xù)適度增加投入。
對(duì)發(fā)達(dá)地區(qū)實(shí)力雄厚的醫(yī)院而言,豐沛的資金和資源決定了其在檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)過(guò)程中可以嘗試一步到位,也就是一次性添置齊備建設(shè)信息化所需的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施設(shè)備。同時(shí)隨著數(shù)據(jù)量持續(xù)增加,院方也有實(shí)力保持?jǐn)U容。
不過(guò)對(duì)相對(duì)欠發(fā)達(dá)和不發(fā)達(dá)地區(qū)的醫(yī)院則有不同。這些地方醫(yī)院經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)相對(duì)薄弱,每年獲得財(cái)政資金支持力度相對(duì)有限,能夠用于檔案管理信息化建設(shè)的資金和資源勢(shì)必相應(yīng)減少。更有不少醫(yī)院長(zhǎng)期面臨資金不足的困境,改進(jìn)技術(shù)和優(yōu)化業(yè)務(wù)等方面所需資金已極為緊張,涉及檔案管理方面的投入更加捉襟見(jiàn)肘。因此,這些地方醫(yī)院可以嘗試小步慢行的方式分階段投入。
比如首先從配置最基礎(chǔ)的信息化硬件設(shè)備著手,以滿足各科室至少一臺(tái)可聯(lián)網(wǎng)的信息化終端為起點(diǎn),其后逐步增加諸如存貯器、掃瞄儀等輔助設(shè)備??紤]到醫(yī)院檔案數(shù)量上的龐大性,在確保安全的前提下,采取本地存貯結(jié)合云存貯的方式保存檔案數(shù)據(jù)是投入不足狀態(tài)下的可選策略。
(三)破除信息壁壘,提高安全水平
部分醫(yī)院推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程中,協(xié)作性不足是影響信息化建設(shè)水平的又一重要因素。也就是信息化建設(shè)過(guò)程中存在信息壁壘問(wèn)題,檔案數(shù)據(jù)在標(biāo)準(zhǔn)化、全面性方面存在不足。這其中固然存在技術(shù)水平的負(fù)面影響,也有不少人為阻礙的因素。因此,醫(yī)院還需要加強(qiáng)宣傳教育,督促各部門(mén)之間加強(qiáng)配合協(xié)調(diào),保障檔案?jìng)鬟f的品質(zhì)與效率。
同時(shí),信息技術(shù)應(yīng)用及平臺(tái)化管理始終受到安全性制約,需要在信息化建設(shè)中格外警覺(jué)。一方面,醫(yī)院需要形成檔案信息化安全管理的常態(tài)監(jiān)督和審核機(jī)制,也就是保持對(duì)平臺(tái)安全性的高頻率檢驗(yàn)和測(cè)試。另一方面則要定期升級(jí)各項(xiàng)安保措施,包括傳統(tǒng)的防火墻和更加前沿的密鑰管理或指紋識(shí)別等。
四、結(jié)語(yǔ)
醫(yī)院檔案管理信息化改革起步時(shí)間較早,也積累了一定經(jīng)驗(yàn)。然而至今仍有部分醫(yī)院檔案管理信息化存在種種問(wèn)題。這其中固然有對(duì)先進(jìn)技術(shù)理解不盡深刻、應(yīng)用不甚完備的重要原因,但歸根到底還在于管理理念層面重視程度有限,受到傳統(tǒng)粗放化管理殘余影響依舊所致。因此,新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展一方面要重視軟硬件方面的持續(xù)性投入,確保信息化技術(shù)與時(shí)俱進(jìn),滿足客觀環(huán)境的各種要求。但另一方面更要提高思想認(rèn)識(shí)水平,秉承精細(xì)化、人本化、科學(xué)化原則,以信息化思維引領(lǐng)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)。這不僅是新時(shí)期醫(yī)院檔案信息化管理有效落實(shí)的重要手段,也是基于科學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略推動(dòng)醫(yī)院管理工作信息化發(fā)展和提質(zhì)增效的必由之路。
(作者單位:張家口市第五醫(yī)院)