趙俊明
(山東華宇工學(xué)院 山東 德州 253071)
倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理總是出現(xiàn)在企業(yè)物流各環(huán)節(jié)的接合部,其既是物流各環(huán)節(jié)不均衡性的表現(xiàn),也是解決這種不均衡性的手段。合理控制并減少倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理的問(wèn)題,可以極大降低企業(yè)的物流成本,并由此降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。文章主要研究小微企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理中存在的主要問(wèn)題及其對(duì)策。
倉(cāng)儲(chǔ)管理是對(duì)倉(cāng)庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備及倉(cāng)儲(chǔ)物資進(jìn)行的預(yù)先布置、合理布局、日常管理、操作使用、維護(hù)保養(yǎng)和清理等工作的系統(tǒng)合成。倉(cāng)儲(chǔ)管理是物流管理的重要組成部分,因?yàn)閭}(cāng)儲(chǔ)既是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的結(jié)點(diǎn),又是銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的起點(diǎn),連接著生產(chǎn)與銷(xiāo)售環(huán)節(jié)。隨著現(xiàn)代物流業(yè)的發(fā)展及在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中作用的不斷擴(kuò)大,倉(cāng)儲(chǔ)管理已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的對(duì)庫(kù)存物資的管理,而成了現(xiàn)代物流管理的中心環(huán)節(jié),兼有包裝、分揀、整理和簡(jiǎn)單裝配等多重輔助性功能。[1]331
庫(kù)存管理是倉(cāng)儲(chǔ)管理的重要組成部分,也是倉(cāng)儲(chǔ)管理的日常主要工作內(nèi)容。企業(yè)進(jìn)行庫(kù)存管理的意義在于它能確保生產(chǎn)、銷(xiāo)售所需物資的及時(shí)供應(yīng),縮短生產(chǎn)、銷(xiāo)售不必要的等待時(shí)間,提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的效率。具體體現(xiàn)在有利于資金周轉(zhuǎn),維持生產(chǎn)的穩(wěn)定,平衡流通資金的占用,既有利于進(jìn)行運(yùn)輸管理,也有助于有效地開(kāi)展倉(cāng)儲(chǔ)管理工作,從而有效降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本。
在高速發(fā)展的現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中,企業(yè)都面臨這樣一個(gè)矛盾:一方面,企業(yè)的目標(biāo)是追求利潤(rùn)最大化,希望盡可能多地?fù)碛兴賱?dòng)資金,不希望有任何形式的庫(kù)存;另一方面,為了保證生產(chǎn)和銷(xiāo)售的連續(xù)性和經(jīng)濟(jì)性,又不得不保存一定資金的庫(kù)存,這就會(huì)占用相當(dāng)一部分資金,影響資金的流通速度。而小微企業(yè)由于設(shè)立時(shí)間短、資金不充足、選址受到一定的限制、人員經(jīng)驗(yàn)不足、崗位設(shè)置不合理、人員流動(dòng)較快等,導(dǎo)致倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理除了以上矛盾外還存在以下一些具體問(wèn)題:
小微企業(yè)建立之初,由于資金不充足或投資者未充分考慮企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)及物流管理問(wèn)題,未能選擇合適的地點(diǎn)建立倉(cāng)庫(kù),進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理工作,導(dǎo)致企業(yè)進(jìn)入正常運(yùn)營(yíng)階段后,倉(cāng)庫(kù)不利于正常進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理,造成倉(cāng)庫(kù)閑置或過(guò)小,給生產(chǎn)和銷(xiāo)售工作帶來(lái)不便。且由于不同企業(yè)從事的行業(yè)不同,對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)條件的要求也不同,不僅對(duì)建筑物有要求,而且對(duì)倉(cāng)庫(kù)周邊環(huán)境也有一定的要求。很多小微企業(yè)在建立之初不熟悉企業(yè)所在行業(yè),未充分考慮相關(guān)因素,后期倉(cāng)庫(kù)再搬遷或改造就會(huì)造成很大的浪費(fèi)。[1]332
倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備是指企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)中除了所保管的需出入庫(kù)物資以外的其他設(shè)施、設(shè)備,具體包括貨架、搬運(yùn)設(shè)備、計(jì)量工具、分揀/包裝設(shè)備、倉(cāng)庫(kù)照明設(shè)備、清潔設(shè)備和其他小工具等。
小微企業(yè)由于從業(yè)人員較少,業(yè)務(wù)比較簡(jiǎn)單,倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理的設(shè)備準(zhǔn)備不夠充分,主要就是裝卸搬運(yùn)設(shè)備和貨架,其他設(shè)備都不齊全;而且搬運(yùn)設(shè)備還大多停留在小型叉車(chē)和地牛階段,主要以人員手工記錄貨物出入庫(kù)、結(jié)存數(shù)量,人工搬運(yùn)、裝卸貨物為主。這樣就導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)工作中工作效率低下,出錯(cuò)不易查找、核對(duì)等問(wèn)題。且倉(cāng)庫(kù)內(nèi)貨架的使用也比較隨機(jī),擺放不夠科學(xué)、合理,缺少整體規(guī)劃。[2]
倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理的最關(guān)鍵的操作人員就是倉(cāng)管人員,倉(cāng)管人員既要具備基本技能;還要具備不同企業(yè)崗位要求的行為能力、安全意識(shí)及其他相關(guān)技能等。因?yàn)閭}(cāng)管人員既要負(fù)責(zé)日常倉(cāng)儲(chǔ)物資、設(shè)備出入庫(kù)的驗(yàn)收、記賬和收發(fā)工作,做到賬實(shí)相符;還要負(fù)責(zé)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資設(shè)備的性能及安全等。但實(shí)際上,現(xiàn)階段的小微企業(yè)在建立之初大多選擇投資者的親朋好友或在市場(chǎng)直接招聘?jìng)}管人員,以保證正確記錄貨物出入庫(kù)、結(jié)存數(shù)量為條件,導(dǎo)致上崗的倉(cāng)管人員不僅缺乏專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)儲(chǔ)及倉(cāng)庫(kù)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技術(shù)、方法,只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存貨物的收發(fā)管理,不能將倉(cāng)儲(chǔ)及庫(kù)存管理真正服務(wù)于物流管理;而且還對(duì)其他相關(guān)技能知之甚少,不能更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),導(dǎo)致企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本變相增加。
企業(yè)在建立之初由于不是很熟悉所從事的行業(yè),而且大多倉(cāng)管人員缺乏相關(guān)的管理技術(shù)和專(zhuān)業(yè)知識(shí),無(wú)法確定合適的經(jīng)濟(jì)訂貨量,不能保證倉(cāng)儲(chǔ)物資保持合理的數(shù)量和資金占用,這就使企業(yè)的生產(chǎn)或銷(xiāo)售會(huì)直接受到影響,不能提高工作效率或資金利用率。而為了解決這一問(wèn)題,大多數(shù)企業(yè)都會(huì)盡可能多地選擇增加倉(cāng)儲(chǔ)物資的種類(lèi)、數(shù)量;在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)部搭建二層樓,增加倉(cāng)儲(chǔ)面積;增加倉(cāng)庫(kù)的倉(cāng)儲(chǔ)管理人員,來(lái)提高倉(cāng)儲(chǔ)工作效率。而這樣一來(lái),就導(dǎo)致企業(yè)有大量的貨幣資金轉(zhuǎn)變成了儲(chǔ)備資金,減少了企業(yè)資金的流動(dòng),造成企業(yè)資金流動(dòng)緩慢,成本增加,利潤(rùn)減少。
另外,倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存物資的數(shù)量還會(huì)因?yàn)椴少?gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)與倉(cāng)庫(kù)之間缺少及時(shí)溝通而導(dǎo)致不合理。采購(gòu)部門(mén)會(huì)為了爭(zhēng)取拿到更低廉的購(gòu)買(mǎi)價(jià)格而多購(gòu)入物資,銷(xiāo)售部門(mén)會(huì)為了讓顧客有更多的選擇權(quán)而盡可能多地領(lǐng)取物資,這些都會(huì)影響倉(cāng)儲(chǔ)物資的數(shù)量,導(dǎo)致不能保證合適的經(jīng)濟(jì)訂貨量。
倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理既要考慮防火防盜、防雨防風(fēng)等安全問(wèn)題,還要根據(jù)儲(chǔ)存物資的不同注意防潮防澇、防曬防摔,最重要的是要保證物資的質(zhì)量安全?,F(xiàn)在的大多數(shù)小微企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)都無(wú)法做到防潮防雨,而且火災(zāi)安全保障設(shè)施都不齊全,也未對(duì)相關(guān)倉(cāng)管人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的安全知識(shí)培訓(xùn),缺乏相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。
無(wú)規(guī)矩不成方圓,倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理制度是企業(yè)進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)管理的依據(jù)。而小微企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理制度大多都是企業(yè)建立之初編制的,涵蓋內(nèi)容較少。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理的內(nèi)容更加豐富,也更加靈活,這就要求企業(yè)要適時(shí)地豐富、充實(shí)、變更倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理制度。
投資者在投資建立企業(yè)之初要充分考慮倉(cāng)儲(chǔ)相關(guān)因素,將倉(cāng)儲(chǔ)及庫(kù)存管理作為重要的考察內(nèi)容。多走訪(fǎng)相關(guān)類(lèi)似行業(yè),多學(xué)習(xí)其他企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)管理的經(jīng)驗(yàn)和方法,結(jié)合投資企業(yè)的規(guī)模,確定倉(cāng)庫(kù)的選址問(wèn)題;并根據(jù)從事的行業(yè),確定倉(cāng)庫(kù)的整體結(jié)構(gòu)問(wèn)題,認(rèn)真考慮倉(cāng)儲(chǔ)物資的性質(zhì)和質(zhì)量、安全要求,合理選擇物資的堆碼與墊蓋,選擇合適的貨架或貨箱。
在選擇、配置倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)械設(shè)備時(shí),應(yīng)充分考慮倉(cāng)儲(chǔ)機(jī)械設(shè)備的可操作性和經(jīng)濟(jì)性,對(duì)其進(jìn)行綜合評(píng)價(jià),力求能夠滿(mǎn)足倉(cāng)庫(kù)的工作需要,提高出入庫(kù)效率;盡量能做到核查和運(yùn)輸工作完成;在經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下,選擇自動(dòng)化程度高的機(jī)械設(shè)備,既節(jié)省了人力又能提高效率。
對(duì)于貨架系統(tǒng),根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的不同,充分考慮經(jīng)濟(jì)性和實(shí)用性,從層架、懸臂式貨架、托盤(pán)貨架、移動(dòng)式貨架、駛?cè)?駛?cè)腭偝鍪截浖?、旋轉(zhuǎn)式貨架等貨架中選擇。
裝卸搬運(yùn)設(shè)備以提高作業(yè)效率為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行選擇,常見(jiàn)的搬運(yùn)設(shè)備有叉車(chē)、堆垛機(jī)、輸送機(jī)等。
計(jì)量檢驗(yàn)設(shè)備、分揀設(shè)備、養(yǎng)護(hù)照明設(shè)備、安全設(shè)備、其他用品和工具等依據(jù)企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)來(lái)進(jìn)行合理配置。[3]
倉(cāng)管人員應(yīng)具備的基本技能包括:熟練掌握行業(yè)相關(guān)倉(cāng)儲(chǔ)管理制度、倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)工作流程、倉(cāng)庫(kù)管理的內(nèi)容、方法和目標(biāo);熟悉倉(cāng)儲(chǔ)物資、設(shè)備的相關(guān)知識(shí),具有正確入庫(kù)、日常管理、養(yǎng)護(hù)、發(fā)出倉(cāng)儲(chǔ)物資和正確、熟練使用倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備的能力;熟悉倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)備相關(guān)操作知識(shí);具備一定的質(zhì)量管理知識(shí)和財(cái)務(wù)知識(shí);熟悉電子計(jì)算機(jī)操作。在具備基本技能的基礎(chǔ)上可以做到隨時(shí)掌握庫(kù)存物資的種類(lèi)、數(shù)量、質(zhì)量,保證物資能夠及時(shí)供應(yīng),充分提高倉(cāng)儲(chǔ)工作的經(jīng)濟(jì)效率。定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行清理,保存?zhèn)}庫(kù)的整齊美觀(guān),使物資設(shè)備分類(lèi)排列,存放整齊,數(shù)量準(zhǔn)確。除此之外,還需要熟悉崗位安全操作規(guī)程和相關(guān)的預(yù)防控制措施。因此就要求對(duì)倉(cāng)管人員專(zhuān)門(mén)進(jìn)行庫(kù)存管理專(zhuān)項(xiàng)知識(shí)培訓(xùn),盡量不使用人工記錄物資收發(fā)存數(shù)量,購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)儲(chǔ)管理軟件進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)物資的管理,便于隨時(shí)隨地了解倉(cāng)儲(chǔ)物資的類(lèi)型和數(shù)量,督促倉(cāng)管人員認(rèn)識(shí)到倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理的重要性,努力提高自身的專(zhuān)業(yè)技能,達(dá)到如下的技能水平:
第一,掌握倉(cāng)儲(chǔ)物資的入庫(kù)、管理、出庫(kù)、搬運(yùn)工作的內(nèi)容,能熟練掌握倉(cāng)儲(chǔ)工作及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、節(jié)約的原則:①及時(shí):做到入庫(kù)時(shí)要做到及時(shí)搬卸物資、及時(shí)清點(diǎn)物資的數(shù)量并檢驗(yàn)物資質(zhì)量是否合格、及時(shí)將入庫(kù)物資的數(shù)量錄入倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)、輕搬輕放、不要破壞物資的包裝和質(zhì)量、及時(shí)清理打掃,及時(shí)記錄,確保準(zhǔn)確、賬實(shí)相符;出庫(kù)時(shí)要做到庫(kù)存物資滿(mǎn)足需要、及時(shí)出庫(kù)、及時(shí)盤(pán)庫(kù)、能熟練運(yùn)用先進(jìn)先出法進(jìn)行庫(kù)存物資的發(fā)放;②準(zhǔn)確:物資出入庫(kù)和日常管理準(zhǔn)確,要做到:出庫(kù)物資的編碼、類(lèi)型、名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)和數(shù)量與出庫(kù)要求的一致,質(zhì)量合格,出庫(kù)單內(nèi)容和簽字準(zhǔn)確、庫(kù)存物資報(bào)表準(zhǔn)確等;③節(jié)約:要做到做好庫(kù)存物資的日常盤(pán)點(diǎn)、清理工作,保證庫(kù)存物資的數(shù)量準(zhǔn)確、包裝完整、質(zhì)量合格,降低倉(cāng)儲(chǔ)日常管理成本,提高倉(cāng)儲(chǔ)管理經(jīng)濟(jì)效率;根據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)物資的性質(zhì)、作用選擇合適的貨架位置、層次擺放,便于出入庫(kù)查找、搬運(yùn),節(jié)省時(shí)間;提高倉(cāng)庫(kù)自動(dòng)化作業(yè)水平。
第二,熟悉物資包裝的五種標(biāo)志:指示性標(biāo)志、危險(xiǎn)性標(biāo)志、環(huán)保標(biāo)志、質(zhì)量認(rèn)證標(biāo)志、商檢標(biāo)志。
第三,掌握倉(cāng)儲(chǔ)物資日常管理的六條原則:①預(yù)留出進(jìn)出通道,便于在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)收發(fā)、搬動(dòng)物資;②物資發(fā)出采用先進(jìn)先出的原則,防止物資因存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)而發(fā)生變質(zhì)和損耗等;③便于倉(cāng)儲(chǔ)物資的出入庫(kù),減少物資的搬運(yùn)距離,根據(jù)物資出入庫(kù)的不同頻率來(lái)確定物資的擺放位置;④相同、類(lèi)似或用途相同的物資相鄰存放,便于查找、出庫(kù);⑤形狀大、質(zhì)量重的物資靠外擺放,減少搬運(yùn)距離,減輕工作量;⑥靈活根據(jù)具體庫(kù)存物資的性質(zhì)、包裝、形狀、存放貨架進(jìn)行堆放、羅列,便于核對(duì)數(shù)量,以方便物資的出入庫(kù)和清查盤(pán)點(diǎn)。
第四,熟悉物資日常管理的基本要求:對(duì)出入庫(kù)物資嚴(yán)格檢查數(shù)量、質(zhì)量,合理安排驗(yàn)收入庫(kù)物資的擺放,采用合適的方法進(jìn)行防潮、防火處理,定期進(jìn)行庫(kù)存物資的清查盤(pán)點(diǎn),保持倉(cāng)庫(kù)內(nèi)空間、設(shè)備、物資的清潔衛(wèi)生。
按照庫(kù)存的目的將庫(kù)存物資分為經(jīng)常庫(kù)存、安全庫(kù)存、生產(chǎn)加工和運(yùn)輸過(guò)程中的庫(kù)存和季節(jié)性庫(kù)存。小微企業(yè)要充分考慮所在的行業(yè)特點(diǎn),將以上四種庫(kù)存相結(jié)合,并與采購(gòu)部門(mén)、銷(xiāo)售部門(mén)及時(shí)溝通、協(xié)調(diào),在保證各自工作能夠順利合理進(jìn)行的情況下運(yùn)用經(jīng)濟(jì)訂貨批量的基本計(jì)算公式:
(式中:c為單次訂貨費(fèi);D為貨物的年需求量;c1為單位貨物單位時(shí)間的保管費(fèi);P為貨物單價(jià);H 為單位保管費(fèi)費(fèi)率,即單位物料單位時(shí)間保管費(fèi)與單位購(gòu)買(mǎi)價(jià)格的比率。)
如果有數(shù)量折扣,還需要充分考慮數(shù)量折扣之后計(jì)算經(jīng)濟(jì)訂貨批量。盡量少占用儲(chǔ)備資金來(lái)滿(mǎn)足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要。
充分考慮企業(yè)所處行業(yè)的特點(diǎn),結(jié)合儲(chǔ)存物資的安全要求,對(duì)倉(cāng)管人員和經(jīng)常進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)運(yùn)送、領(lǐng)用物資的采購(gòu)人員、銷(xiāo)售人員及管理人員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的安全培訓(xùn),提高安全防范意識(shí)。提高倉(cāng)管人員的物資質(zhì)量安全意識(shí),雙管齊下,確保庫(kù)存物資的安全。內(nèi)容包括:做好預(yù)防雨雪、高溫、冰凍、雷電、洪水、火災(zāi)、爆炸、蛀蟲(chóng)、偷盜等會(huì)對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量產(chǎn)生不良影響的工作;嚴(yán)格遵守企業(yè)相關(guān)倉(cāng)儲(chǔ)工作的規(guī)章制度及對(duì)設(shè)備的操作規(guī)程規(guī)定,做好電力、水源管路的日常管理;將消防設(shè)備、設(shè)施鋪設(shè)完整,并經(jīng)常檢查其是否可以正常運(yùn)行。
為保障企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),規(guī)范企業(yè)庫(kù)存物資的安全、完整,提高倉(cāng)庫(kù)的管理水平,需要規(guī)范倉(cāng)庫(kù)相關(guān)管理,減少存貨占用資金,提高資金利用率,企業(yè)應(yīng)制定合理、完善、適用于本企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)管理制度。[4]
具體框架應(yīng)包括如下內(nèi)容:
(1)制定倉(cāng)儲(chǔ)管理制度的目的;
(2)倉(cāng)儲(chǔ)及庫(kù)存管理作業(yè)流程圖;
(3)倉(cāng)儲(chǔ)管理人員的職責(zé)與職務(wù),包括倉(cāng)儲(chǔ)人員的崗位設(shè)置與工作職責(zé);
(4)存貨收發(fā)及單據(jù)流轉(zhuǎn)程序,包括單據(jù)的樣式、聯(lián)次、內(nèi)容及傳遞路線(xiàn)、流程;
(5)報(bào)表及其他管理,包括日常報(bào)表和月末報(bào)表格式、內(nèi)容及傳遞、保管流程;
(6)庫(kù)存物資清查盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和差錯(cuò)的處理方法。
相信從以上六個(gè)方面入手提升企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)與庫(kù)存管理,可以有效地提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和工作效率。