高虎
河北省中醫(yī)院 遠(yuǎn)程醫(yī)學(xué)中心,河北 石家莊 050011
醫(yī)用耗材的使用給醫(yī)療過(guò)程帶來(lái)很多便利,在提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、減少患者痛苦等方面起著至關(guān)重要的作用[1-2]。通常,人們把醫(yī)用耗材分為高值醫(yī)用耗材與低值醫(yī)用耗材,隨著國(guó)家各項(xiàng)政策的推薦與各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的逐步完善,人們對(duì)高值耗材的管理與規(guī)范使用已經(jīng)較為重視,大多數(shù)醫(yī)院也為高值耗材的管理投入大量的人力、物力、財(cái)力[3-4],但是對(duì)于低值耗材的規(guī)范化管理卻很少提及[5]。然而,近年來(lái)低值醫(yī)用耗材的品類(lèi)逐漸增多,且由于亂收費(fèi)現(xiàn)象的存在,低值醫(yī)用耗材逐漸趨于高值化[6]。同時(shí),單個(gè)低值耗材的價(jià)值雖然不高,但其用量巨大,支出可達(dá)醫(yī)院醫(yī)用耗材總支出的30%以上,因此,對(duì)于低值耗材的規(guī)范化管理應(yīng)該引起我們的重視[7]。基于此,我們與第三方公司合作開(kāi)發(fā)了一套低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng),該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)低值醫(yī)用耗材的全流程追溯,使我院醫(yī)用耗材的管理實(shí)現(xiàn)條碼化,采購(gòu)、請(qǐng)領(lǐng)等實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化,同時(shí)可以自動(dòng)匯總財(cái)務(wù)結(jié)算清單,完成低值醫(yī)用耗材收費(fèi)價(jià)格的同步核定,為我院低值醫(yī)用耗材的管理帶來(lái)極大的便利,可在其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)推廣使用。
1.1.1 軟件設(shè)計(jì)
本系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用C/S架構(gòu)服務(wù)模式,由服務(wù)器和客戶(hù)機(jī)進(jìn)行協(xié)作運(yùn)行。服務(wù)器端采用Windows 2010 Server操作系統(tǒng),數(shù)據(jù)庫(kù)則使用微軟開(kāi)發(fā)的SQL Server 2005,因?yàn)槠漭^為成熟的功能,該系統(tǒng)的服務(wù)器端不僅可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理,還可以在進(jìn)行各類(lèi)數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)時(shí)制定各種數(shù)據(jù)管理規(guī)范??蛻?hù)端選用Windows 7或者Windows XP作為操作系統(tǒng),采用Borland Delphi 7.0作為程序開(kāi)發(fā)平臺(tái),此開(kāi)發(fā)平臺(tái)的使用可以幫助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與服務(wù)器之間的通信連接,并且可以進(jìn)行界面管理與用戶(hù)交互流程,是實(shí)現(xiàn)層與Client應(yīng)用層的重要技術(shù)支撐。
而數(shù)據(jù)庫(kù)連接是系統(tǒng)的應(yīng)用層與數(shù)據(jù)庫(kù)之間必不可少的紐帶,我院采用的低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中使用的連接方法是ActiveX Data Objects(ADO),該技術(shù)方法更加的高效,數(shù)據(jù)傳輸更加快捷,能與C/S構(gòu)架模式進(jìn)行完美融合。
1.1.2 數(shù)據(jù)信息
該低值耗材管理系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)信息包括系統(tǒng)設(shè)置、系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息、耗材的采購(gòu)、請(qǐng)領(lǐng)、費(fèi)用管理、出入庫(kù)管理以及相關(guān)數(shù)據(jù)分析[8-9]。系統(tǒng)設(shè)置主要包括用戶(hù)賬號(hào)管理、用戶(hù)基本信息維護(hù)、系統(tǒng)的更新、用戶(hù)個(gè)人信息的管理;基礎(chǔ)信息管理包括醫(yī)院基本科室的設(shè)置,低值醫(yī)用耗材的主要類(lèi)別與基本的費(fèi)用信息等,其他各項(xiàng)功能均包含多個(gè)子系統(tǒng)分支。耗材的采購(gòu)也包括申請(qǐng)、采購(gòu)流程信息化、在線(xiàn)審批等;出入庫(kù)的管理主要在于出庫(kù)與入庫(kù)流程的優(yōu)化、相應(yīng)制度的制定以及人員的管理;相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析可以自動(dòng)分析耗材管理者關(guān)注的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。這些基本功能的實(shí)現(xiàn)均是基于數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行的應(yīng)答與快速處理,因此,數(shù)據(jù)庫(kù)的建立與管理是本系統(tǒng)構(gòu)建的重要內(nèi)容。
通過(guò)調(diào)研,根據(jù)我院的實(shí)際需求,對(duì)系統(tǒng)的整體構(gòu)架進(jìn)行了設(shè)計(jì),通過(guò)該系統(tǒng)構(gòu)架可以實(shí)現(xiàn)對(duì)我院低值醫(yī)用耗材的統(tǒng)一管控,準(zhǔn)確地掌握我院所有低值醫(yī)用耗材的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài),對(duì)于低值醫(yī)用耗材的需求、采購(gòu)、庫(kù)房管理、費(fèi)用變化情況進(jìn)行實(shí)時(shí)把控,真正實(shí)現(xiàn)我院低值醫(yī)用耗材規(guī)范化、專(zhuān)業(yè)化、透明化的目標(biāo)。低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的構(gòu)架如圖1所示。
圖1 低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)架構(gòu)圖
通過(guò)該架構(gòu)的搭建,在保證系統(tǒng)順暢使用的基礎(chǔ)上,我們也確保了系統(tǒng)的安全使用。對(duì)于院內(nèi)的信息,直接使用醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行,完全與外界隔離,杜絕了信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生。有些需要對(duì)外溝通的信息,比如與患者之間的交流,則通過(guò)手機(jī)短信、微信、二維碼等實(shí)現(xiàn),外網(wǎng)與內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行完全的物理隔離,充分保證信息安全。
除此之外,我們?cè)谠撓到y(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中,引入了條碼技術(shù)與無(wú)線(xiàn)手持設(shè)備等配套工具,不僅實(shí)現(xiàn)庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)的多人操作,大幅度提高耗材盤(pán)點(diǎn)效率,也可提高數(shù)據(jù)處理的速度、準(zhǔn)確度,減少盤(pán)點(diǎn)差錯(cuò)的發(fā)生。對(duì)耗材的全流程追蹤,實(shí)現(xiàn)了低值醫(yī)用耗材的閉環(huán)管理。該系統(tǒng)的財(cái)務(wù)結(jié)算功能強(qiáng)大,根據(jù)國(guó)家最新規(guī)范要求進(jìn)行核算,分層次、分類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。這些特殊的功能都是基于該系統(tǒng)基礎(chǔ)層的完美與契合以及其完善的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu),避開(kāi)科室之間的溝通障礙。該低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D如圖2所示。
圖2 低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D
通過(guò)對(duì)該系統(tǒng)的前期設(shè)計(jì)與后期的不斷優(yōu)化,該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了如下功能。其系統(tǒng)功能分解圖如圖3所示。
圖3 低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)功能分解圖
本文設(shè)計(jì)的低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中系統(tǒng)設(shè)置與基礎(chǔ)信息均為常見(jiàn)耗材管理系統(tǒng)的基本功能。系統(tǒng)設(shè)置主要集中在用戶(hù)個(gè)人信息的設(shè)置,而基礎(chǔ)信息功能主要集中在醫(yī)院基礎(chǔ)信息的設(shè)置,比如科室分布、常用醫(yī)用耗材分類(lèi)、醫(yī)院的基本結(jié)構(gòu)等。因此兩項(xiàng)功能與常見(jiàn)的耗材管理系統(tǒng)功能類(lèi)似,此處不進(jìn)行詳細(xì)闡述。
耗材的采購(gòu)在耗材的全流程管理中占據(jù)重要地位,因此本模塊所具有的功能特點(diǎn)也較多,主要包括請(qǐng)貨管理、調(diào)價(jià)管理、退貨管理。當(dāng)各業(yè)務(wù)科室有采購(gòu)需求時(shí),可在系統(tǒng)上填寫(xiě)請(qǐng)領(lǐng)需求,系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際的庫(kù)存情況自動(dòng)生成采購(gòu)計(jì)劃,并及時(shí)發(fā)送給采購(gòu)小組進(jìn)行審批。在此過(guò)程中,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行采購(gòu)合理性分析,包括所需耗材的種類(lèi)與價(jià)格、需求量、庫(kù)存量等詳細(xì)信息,并生成分析報(bào)告,供采購(gòu)小組參考。采購(gòu)小組收到審批通知以后,結(jié)合分析報(bào)告與實(shí)際情況進(jìn)行審批,審批通過(guò)后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將采購(gòu)需求通過(guò)短信形式發(fā)送給供應(yīng)商。
當(dāng)耗材價(jià)格發(fā)生浮動(dòng)時(shí),需要在調(diào)價(jià)模塊及時(shí)進(jìn)行價(jià)格更新,并進(jìn)行新的性?xún)r(jià)比對(duì)比,更新的價(jià)格會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)在下次的采購(gòu)分析報(bào)告中,使采購(gòu)人員能夠及時(shí)掌握耗材的價(jià)格變化,避免因未及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格變化而出現(xiàn)采購(gòu)差錯(cuò)。當(dāng)采購(gòu)的低值醫(yī)用耗材到貨以后,需要進(jìn)行入庫(kù)檢驗(yàn),檢驗(yàn)合格后,則由管理員進(jìn)行入庫(kù)操作;如果檢驗(yàn)不合格,則要進(jìn)行退貨操作,并在系統(tǒng)中的退貨管理中修改訂單狀態(tài),直至完成退貨流程。所有流程均在線(xiàn)上完成并記錄,做到全流程可追溯、易管理。
費(fèi)用管理模塊主要包括價(jià)格自動(dòng)比對(duì)、采購(gòu)付款管理、采購(gòu)付款查詢(xún)、未付單據(jù)查詢(xún)等,通過(guò)付款模塊,可以對(duì)訂單進(jìn)行及時(shí)的完結(jié),并且可以在線(xiàn)上完成付款,方便快捷。此模塊不僅可以縮短訂單完成周期,還可以協(xié)助采購(gòu)人員做好賬目統(tǒng)計(jì),避免人工核算差錯(cuò),方便后期財(cái)務(wù)人員的統(tǒng)計(jì)分析與效益核算。
出入庫(kù)管理模塊主要包括入庫(kù)管理、庫(kù)房管理、出庫(kù)管理三大部分。本系統(tǒng)在庫(kù)房管理中采用條形碼管理的方式,當(dāng)庫(kù)房檢驗(yàn)員認(rèn)定采購(gòu)的耗材質(zhì)量合格之后,會(huì)給每一個(gè)耗材分配一個(gè)唯一的條形碼,該條形碼內(nèi)記錄了該耗材的基本信息,包括廠家、型號(hào)、生產(chǎn)日期、采購(gòu)日期、入庫(kù)時(shí)間、規(guī)格、使用范圍等,信息錄入之后,通過(guò)匹配的掃碼槍掃描即可讀取。
當(dāng)耗材進(jìn)入庫(kù)房以后,該系統(tǒng)可以利用無(wú)線(xiàn)技術(shù)進(jìn)行倉(cāng)位管理,實(shí)現(xiàn)低值醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理。利用無(wú)線(xiàn)傳感技術(shù)將整個(gè)庫(kù)房的耗材區(qū)域分為多個(gè)倉(cāng)位,利用分配的唯一條形碼實(shí)現(xiàn)耗材與倉(cāng)位的匹配,并對(duì)耗材所處倉(cāng)位進(jìn)行自動(dòng)跟蹤。同時(shí),該系統(tǒng)可以進(jìn)行庫(kù)存自動(dòng)盤(pán)點(diǎn),通過(guò)掃描條碼可以及時(shí)了解整個(gè)批次同類(lèi)耗材的剩余量,以及使用后的耗材歷史流向。如果盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)耗材包裝錯(cuò)誤或者條碼破損,則系統(tǒng)可直接更正。在整個(gè)耗材盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中,系統(tǒng)可以自動(dòng)分析耗材的耗損與收益情況,并及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)。當(dāng)各科室需要使用耗材時(shí),系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)分配,將人工揀貨量進(jìn)行分?jǐn)?,降低工作量。使用與條形碼匹配的手持設(shè)備進(jìn)行掃描出庫(kù),及時(shí)發(fā)現(xiàn)過(guò)期產(chǎn)品,避免差錯(cuò)產(chǎn)生。
在整個(gè)出入庫(kù)管理過(guò)程中,系統(tǒng)會(huì)對(duì)庫(kù)存信息進(jìn)行維護(hù),生成庫(kù)存信息明細(xì)與庫(kù)存日志,生成速度快,且信息準(zhǔn)確、條理清晰,方便倉(cāng)庫(kù)管理員的管理,避免各業(yè)務(wù)科室醫(yī)用耗材的積壓、浪費(fèi)、流失。
數(shù)據(jù)分析模塊可以對(duì)整個(gè)系統(tǒng)記錄的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)別、分層次、分時(shí)間統(tǒng)計(jì),管理人員可以查看每年、每月、每日的耗材使用情況,也可做橫向?qū)Ρ?。除此之外,貨款的核?duì)以及效益分析數(shù)據(jù)均可在此模塊體現(xiàn)。每個(gè)科室偏向于使用耗材的種類(lèi)、使用的數(shù)量年度變化、月份變化等,均可進(jìn)行分析,對(duì)于種類(lèi)繁多的低值醫(yī)用耗材的管理來(lái)說(shuō),此模塊實(shí)用性很強(qiáng)。
通過(guò)一年的使用,我院低值醫(yī)院耗材的管理更加規(guī)范,同時(shí),各項(xiàng)數(shù)據(jù)明確,方便統(tǒng)計(jì)分析,自動(dòng)提醒功能,可以避免有過(guò)期產(chǎn)品的產(chǎn)生。同時(shí),該系統(tǒng)的使用,節(jié)約了大量人力,降低了人工成本。
在使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)之前,耗材的采購(gòu)與出入庫(kù)等均需要人工填寫(xiě)申請(qǐng)單,在沒(méi)有模板的情況下,經(jīng)常出現(xiàn)填寫(xiě)的某項(xiàng)不合格、審核時(shí)重新填寫(xiě)的現(xiàn)象,重復(fù)的工作消耗大量的人力,填寫(xiě)一張申請(qǐng)單平均需要2.5 h。使用該系統(tǒng)以后,可以在系統(tǒng)進(jìn)行填寫(xiě),很多項(xiàng)目都是可選擇的,即使出現(xiàn)差錯(cuò),可以在系統(tǒng)中直接修改,大幅度提高了制單效率,一張申請(qǐng)單的填寫(xiě)時(shí)間降為30 min。
此外,針對(duì)財(cái)務(wù)結(jié)算,系統(tǒng)的使用使人工累計(jì)結(jié)算轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)核算,并自動(dòng)生成付款清單,原來(lái)每月至少需要兩名財(cái)務(wù)人員進(jìn)行反復(fù)核算,現(xiàn)在只需兩名財(cái)務(wù)人員進(jìn)行單據(jù)審核即可,不僅效率得到提升,準(zhǔn)確度也大幅度提升。且人工核算時(shí),一般只能精確到小數(shù)點(diǎn)后2位,而系統(tǒng)自動(dòng)核算可精確到小數(shù)點(diǎn)后4位,精確度也有所提升。
因?yàn)榈椭滇t(yī)用耗材的數(shù)量較大、種類(lèi)繁多,庫(kù)房的盤(pán)點(diǎn),在使用系統(tǒng)前,每次至少要兩人進(jìn)行,且持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng),時(shí)常出現(xiàn)遺漏。低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)中個(gè)性化的條碼與無(wú)線(xiàn)手持設(shè)備的使用,不僅1人即可完成盤(pán)點(diǎn),且效率大大提升。當(dāng)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的低值耗材入庫(kù)、出庫(kù)都經(jīng)過(guò)掃描設(shè)備掃描以后,系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成剩余量與消耗量報(bào)表,工作人員只需在線(xiàn)就可查看庫(kù)存情況。低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)使用前后,工作效率的提升情況如表1所示。
表1 工作效率的提升情況
在實(shí)現(xiàn)信息化管理之前,低值醫(yī)用耗材的管理存在很多不規(guī)范的地方,比如采購(gòu)責(zé)任不明確、使用過(guò)程的不可追溯、庫(kù)存量過(guò)大或者過(guò)小、沒(méi)有發(fā)現(xiàn)過(guò)期耗材、使用過(guò)程中存在浪費(fèi)現(xiàn)象等。使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)以后,低值醫(yī)用耗材的管理質(zhì)量明顯提升。以醫(yī)用耗材的溢庫(kù)現(xiàn)象為例:信息化管理之前,我院低值醫(yī)用耗材的溢庫(kù)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,主要涉及一次性注射器、輸液器、留置針等一次性耗材。通過(guò)信息化管理手段,我們基本做到了賬實(shí)相符,即溢庫(kù)率趨近于0。使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)前后耗材溢庫(kù)率情況如表2所示。
表2 使用低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)前后耗材溢庫(kù)率對(duì)比表(%)
此外,低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的使用,使過(guò)期耗材發(fā)生率顯著降低,避免了嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生,一臺(tái)外科手術(shù)平均低值耗材支出由原來(lái)的800多元減少至400多元,打包頻次也明顯降低,真正做到了低值耗材管理的規(guī)范化。
低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)還可以存儲(chǔ)海量數(shù)據(jù),為醫(yī)院工作人員提供精確的、不同維度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,工作人員可以根據(jù)實(shí)際需要,從系統(tǒng)中調(diào)取不同數(shù)據(jù)并進(jìn)行比對(duì)。圖4~5為手術(shù)室低值醫(yī)用耗材中不可計(jì)價(jià)耗材的統(tǒng)計(jì)圖。
圖4 手術(shù)室低值醫(yī)用耗材分類(lèi)統(tǒng)計(jì)圖
圖5 手術(shù)室低值醫(yī)用耗材用量占比圖
從圖4中可以看出,該系統(tǒng)不僅可以對(duì)不同類(lèi)別的醫(yī)用耗材進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì),還可以對(duì)同種醫(yī)用耗材不同季度、不同月份的總消耗量進(jìn)行對(duì)比。從圖5中可以看出,該系統(tǒng)可以分別統(tǒng)計(jì)任一時(shí)間段內(nèi)不同科室醫(yī)用耗材的消耗量,并進(jìn)行比較,還可以查看本科室醫(yī)用耗材消耗量占全院的比例,協(xié)助管理者進(jìn)行科室管理。隨著時(shí)間的日漸積累,系統(tǒng)記錄的數(shù)據(jù)量急劇增加,本系統(tǒng)還可以進(jìn)行不同年份之間耗材使用量的統(tǒng)計(jì)與對(duì)比,為全院耗材采購(gòu)、使用的年度計(jì)劃提供參考。
我們分別對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)學(xué)工程處工程師、醫(yī)生、護(hù)士進(jìn)行了滿(mǎn)意度調(diào)查,從產(chǎn)品質(zhì)量、運(yùn)行速率、使用便捷度、培訓(xùn)頻率、掌握難易度、對(duì)工作的幫助性六個(gè)角度進(jìn)行了分析,被調(diào)查者根據(jù)自己的滿(mǎn)意情況進(jìn)行打分,分別是1~5分,1分代表“很不滿(mǎn)意”,2分代表“不滿(mǎn)意”,3分為“一般”,4分為“滿(mǎn)意”,5分為“非常滿(mǎn)意”,根據(jù)平均得分情況,我們繪制了滿(mǎn)意度圖譜,見(jiàn)圖6。
圖6 醫(yī)院工作人員滿(mǎn)意度圖譜
從圖6中可以看出,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、醫(yī)學(xué)工程處工程師、醫(yī)生、護(hù)士對(duì)該低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)個(gè)方面的滿(mǎn)意度均在4分以上,說(shuō)明該管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院工作的工作提供了極大的便利,且其操作簡(jiǎn)單,易于掌握。
目前,國(guó)內(nèi)大部分醫(yī)院正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理,在耗材管理方面,由于高值醫(yī)用耗材的特殊屬性,大家對(duì)其關(guān)注度普遍較高,而關(guān)于低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的研究較少[10]。低值耗材雖然單位價(jià)值較低,但臨床使用量較大,總價(jià)值并不低,應(yīng)該引起管理者的重視[11]。醫(yī)院的信息化管理是現(xiàn)代化醫(yī)院的必然發(fā)展方向[12],本研究中所提的低值醫(yī)用耗材管理系統(tǒng),在全國(guó)內(nèi)的研究還相對(duì)較少。經(jīng)過(guò)一年的實(shí)際應(yīng)用,證明該系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院低值耗材的管理具有明顯的優(yōu)勢(shì),可以給醫(yī)院工作者帶來(lái)極大的便利,節(jié)約人力物力,使醫(yī)用耗材的使用與管理變得更加規(guī)范,為醫(yī)院的規(guī)范化建設(shè)提供有利條件,可在醫(yī)院中推廣使用。