許強(qiáng)
(中交機(jī)電工程局有限公司,北京100000)
隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,鐵路建設(shè)發(fā)展規(guī)模不斷擴(kuò)大的同時(shí),對(duì)各項(xiàng)物資的需求量也在逐步提升,鐵路建設(shè)不僅需要相關(guān)技術(shù)與設(shè)備提供必要支持,物資的有效供應(yīng)也能促進(jìn)鐵路建設(shè)。當(dāng)前在鐵路物資采購(gòu)過(guò)程中主要是采取公開(kāi)招標(biāo)的形式,雖然通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)能夠讓物資購(gòu)置過(guò)程更加多樣化,但是物資購(gòu)置質(zhì)量不能得到有效保障。當(dāng)前相關(guān)管理部門需要掌握鐵路物資采購(gòu)管理各項(xiàng)規(guī)范化要求,在公開(kāi)招標(biāo)形勢(shì)下對(duì)公開(kāi)招標(biāo)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)管,建立完善的管理體系,更好地促進(jìn)鐵路建設(shè)發(fā)展。
采購(gòu)質(zhì)量管理是質(zhì)量管理工作中的重要組成部分,鐵路相關(guān)管理部門結(jié)合自身建設(shè)需求逐步建立完善的采購(gòu)質(zhì)量管理體系,對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行協(xié)調(diào)控制,對(duì)供應(yīng)商提供的各類產(chǎn)品進(jìn)行選擇,確保采購(gòu)產(chǎn)品能夠滿足鐵路建設(shè)基本要求,從而保障各項(xiàng)物資供應(yīng)活動(dòng)的有序進(jìn)行。安全是鐵路運(yùn)輸?shù)闹匾€,鐵路安全運(yùn)輸對(duì)企業(yè)發(fā)展經(jīng)濟(jì)效益以及生產(chǎn)效率影響較大,在一定程度上對(duì)社會(huì)全面發(fā)展建設(shè)也產(chǎn)生了一定影響。保障采購(gòu)物資質(zhì)量,能夠提高鐵路建設(shè)安全性,避免各項(xiàng)事故的發(fā)生。此外,當(dāng)前在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境中,一些企業(yè)面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),為了獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益,生產(chǎn)假冒偽劣產(chǎn)品,以次充好,提供諸多質(zhì)量不合格的產(chǎn)品與配件。鐵路物資采購(gòu)與驗(yàn)收人員通過(guò)全面檢查驗(yàn)收,能夠避免假冒偽劣產(chǎn)品進(jìn)入鐵路生產(chǎn)中。通過(guò)物資招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)控制能夠從源頭對(duì)鐵路生產(chǎn)與運(yùn)輸安全性進(jìn)行把控。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析,現(xiàn)階段我國(guó)鐵路企業(yè)實(shí)際購(gòu)置成本較高,采購(gòu)成本是限制企業(yè)總成本的主要影響要素,降低采購(gòu)成本能夠?qū)ζ髽I(yè)物資資源提供有效保障,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展效益。所以現(xiàn)階段鐵路相關(guān)管理部門需要全面認(rèn)識(shí)到物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制的重要性,提高物資質(zhì)量,對(duì)采購(gòu)全過(guò)程進(jìn)行管控,對(duì)促進(jìn)鐵路行業(yè)全面發(fā)展具有重要意義[1]。
現(xiàn)階段鐵路物資招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)就是鐵路部門在物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中,由于諸多不確定的突出問(wèn)題,導(dǎo)致招標(biāo)結(jié)果與預(yù)期要求之間出現(xiàn)較大差異,致使多項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。加上鐵路物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中還會(huì)受到人為以及客觀環(huán)境要素的影響,出現(xiàn)較多內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn),其中的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)主要是由人為風(fēng)險(xiǎn)與管理風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)成。人為風(fēng)險(xiǎn)就是在招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的決策性風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)以及合同風(fēng)險(xiǎn)等。決策風(fēng)險(xiǎn)主要是相關(guān)部門在擬定各項(xiàng)決策計(jì)劃時(shí),未能認(rèn)識(shí)到管理人員綜合素質(zhì)的影響性,在合同條款擬定過(guò)程中部分條款不全面,存在風(fēng)險(xiǎn)疏漏現(xiàn)象。道德風(fēng)險(xiǎn)主要是參與鐵路物資招標(biāo)采購(gòu)管理人員自身缺乏良好的責(zé)任意識(shí),個(gè)人私利心理膨脹,這樣將會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)較多不合理行為導(dǎo)致企業(yè)建設(shè)利益受到影響。管理風(fēng)險(xiǎn)就是在鐵路物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中各項(xiàng)管理工作信息不對(duì)稱,管理活動(dòng)缺乏有效判斷,使得管理成果受到影響。在招標(biāo)采購(gòu)中形成的管理風(fēng)險(xiǎn),與招標(biāo)公開(kāi)程度較低、評(píng)標(biāo)不公平、資格審核不合理、招投標(biāo)選取不當(dāng)?shù)葐?wèn)題具有直接聯(lián)系[2]。
內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)形成原因與多方面要素相關(guān),主要有合同執(zhí)行效果差、采購(gòu)程序不合理等方面。目前鐵路采購(gòu)文件在實(shí)際編制過(guò)程中,各項(xiàng)條款不夠規(guī)范,存在缺失合同項(xiàng),編制人員未能結(jié)合物資采購(gòu)項(xiàng)目基本特點(diǎn)擬定用戶需求說(shuō)明書。在對(duì)招標(biāo)采購(gòu)文件進(jìn)行全面審查過(guò)程中,各項(xiàng)執(zhí)行操作缺乏監(jiān)管,比如在物資采購(gòu)詢價(jià)過(guò)程中未制定采購(gòu)記錄表等,招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中形式化問(wèn)題較為嚴(yán)重。各個(gè)企業(yè)在合同管理方面需要應(yīng)用相應(yīng)制度,但目前在部分物資采購(gòu)過(guò)程中僅僅有采購(gòu)數(shù)量而未設(shè)置采購(gòu)金額。在合同管理過(guò)程中較為隨意,都會(huì)對(duì)鐵路企業(yè)造成較大的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。有部分管理部門對(duì)物資招標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行類別劃分,將需要強(qiáng)制性招標(biāo)的重點(diǎn)項(xiàng)目劃分成不需要進(jìn)行招標(biāo)的小項(xiàng)目,將項(xiàng)目金額控制在招標(biāo)額度以下,這樣能夠逃避招標(biāo)的目的。
當(dāng)前鐵路運(yùn)營(yíng)物資主要選取公開(kāi)招標(biāo)形式,雖然采購(gòu)過(guò)程中公開(kāi)化程度有效提升,但是在實(shí)際采購(gòu)管理過(guò)程中仍舊存在諸多問(wèn)題。鐵路運(yùn)營(yíng)物資與商場(chǎng)和超市的物資購(gòu)置之間存在差異,因?yàn)樯虉?chǎng)中物資供應(yīng)具有穩(wěn)定性,而鐵路運(yùn)營(yíng)物資采購(gòu)具有不確定性。因?yàn)殍F路建設(shè)過(guò)程中需要采購(gòu)的物資種類較多,采購(gòu)成本較大,采購(gòu)具有不確定性。此外,在鐵路物資采購(gòu)時(shí)間上也具有不確定性,主要是受到鐵路基本運(yùn)行現(xiàn)狀的影響。鐵路物資多樣化需求中,隨著鐵路建設(shè)規(guī)模以及相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展,在物資采購(gòu)過(guò)程中采購(gòu)周期也會(huì)不斷變更。鐵路物資通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)形式會(huì)導(dǎo)致部分物資供應(yīng)商為了中標(biāo)而不斷降低成本,縮減獲取的經(jīng)濟(jì)效益,這樣會(huì)出現(xiàn)部分物資供應(yīng)商在沒(méi)有盈利情況下為鐵路運(yùn)營(yíng)以及發(fā)展建設(shè)提供相應(yīng)商品,長(zhǎng)期發(fā)展將會(huì)導(dǎo)致物資供應(yīng)質(zhì)量逐步降低,不能滿足物資使用要求,限制了鐵路物資質(zhì)量,也導(dǎo)致大量物資購(gòu)置成本的浪費(fèi),對(duì)鐵路物資后續(xù)經(jīng)營(yíng)發(fā)展造成了較大限制性[3]。
有部分物資供應(yīng)商為了能夠在物資供應(yīng)公開(kāi)招標(biāo)過(guò)程中爭(zhēng)取更大的物資供應(yīng),根據(jù)標(biāo)書中各項(xiàng)要求以及相關(guān)附加條件都給予了相應(yīng)承諾,也提出了多樣化的優(yōu)惠政策,最終中標(biāo)獲取了物資供應(yīng)權(quán)。但是在物資實(shí)際供應(yīng)過(guò)程中,由于貨物供應(yīng)商質(zhì)量不能與招標(biāo)合同各項(xiàng)要求保持一致性,導(dǎo)致鐵路相關(guān)管理部門開(kāi)始尋求新的供貨商,這樣將會(huì)消耗大量時(shí)間,對(duì)鐵路物資運(yùn)營(yíng)方面造成了限制性,不能更好地促進(jìn)鐵路建設(shè)活動(dòng)的全面發(fā)展。
當(dāng)前鐵路相關(guān)管理部門需要嚴(yán)格遵照總體物資采購(gòu)、管理與相互分離模式,逐步建立較為完善的高效化、協(xié)調(diào)性機(jī)制,確保各項(xiàng)權(quán)利能夠制衡,樹(shù)立較為完善的管理機(jī)制。對(duì)鐵路物資采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)察管理,根據(jù)實(shí)際采購(gòu)要求不斷完善具體監(jiān)察內(nèi)容,通過(guò)加強(qiáng)日常監(jiān)督、針對(duì)性檢查以及定期檢查等基本方式,不斷強(qiáng)化監(jiān)督管理,確保物資招標(biāo)過(guò)程能夠透明化,各項(xiàng)信息公開(kāi)化。還需要結(jié)合鐵路物資招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)容逐步建立內(nèi)部審計(jì)制度,對(duì)采購(gòu)合同要求以及具體控制措施進(jìn)行審計(jì),相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后需要及時(shí)進(jìn)行改正,確保物資招標(biāo)采購(gòu)中內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)要素能夠有效消除。
現(xiàn)階段相關(guān)部門需要結(jié)合物資采購(gòu)要求擬定規(guī)范化的評(píng)標(biāo)方式,在招標(biāo)采購(gòu)文件中需要對(duì)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)提出相關(guān)說(shuō)明。針對(duì)部分物資采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)際復(fù)雜程度較低,一直有采購(gòu)歷史的項(xiàng)目,有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的,需要通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式。具體評(píng)標(biāo)可以結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行擬定,公開(kāi)招標(biāo)可以選取經(jīng)過(guò)評(píng)審的最低價(jià)法。合同有效簽訂過(guò)程中需要規(guī)范各項(xiàng)操作,對(duì)合同中主要條款的完整度進(jìn)行探查,確保各項(xiàng)條款的明確性以及合同實(shí)際履行情況,這對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制效果影響較大。各個(gè)部門需要根據(jù)我國(guó)現(xiàn)有的法律法規(guī)各項(xiàng)要求對(duì)物資采購(gòu)合同內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整,明確物資招標(biāo)采購(gòu)具體質(zhì)量、市場(chǎng)價(jià)格以及貨物交易時(shí)間等,從而體現(xiàn)出相應(yīng)的采購(gòu)需求,定期組織人員對(duì)合同實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行分析評(píng)價(jià),對(duì)合同進(jìn)行綜合管理。
鐵路物資根據(jù)招標(biāo)文件采購(gòu)之后,需要對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收入庫(kù)。提高驗(yàn)收人員主體責(zé)任意識(shí),對(duì)驗(yàn)收環(huán)節(jié)進(jìn)行負(fù)責(zé),確保購(gòu)置的物資產(chǎn)品各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)以及數(shù)量、質(zhì)量等能夠滿足鐵路運(yùn)營(yíng)建設(shè)的基本要求。如果物資購(gòu)置情況不能滿足采購(gòu)合同基本要求,或是實(shí)際供貨時(shí)間不符合合同規(guī)定,驗(yàn)收人員需要對(duì)違約問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因進(jìn)行總結(jié),明確責(zé)任主體。等到購(gòu)置物資全部驗(yàn)收完成之后,驗(yàn)收人員需要對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告內(nèi)容進(jìn)行填寫,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品存在質(zhì)量問(wèn)題,需要及時(shí)進(jìn)行檢測(cè)。物資供應(yīng)商在后期調(diào)試、換置、維護(hù)方面存在問(wèn)題需要及時(shí)進(jìn)行上報(bào)。
鐵路部門各個(gè)單位需要對(duì)所需物資總量進(jìn)行匯總,可以實(shí)行大額度、批量化招標(biāo)采購(gòu)。主要方式可以是集中訂貨、分開(kāi)收貨、集中付款形式。集中采購(gòu)能夠更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展客觀要求,突出批量化采購(gòu)的優(yōu)勢(shì),在一定程度上能夠有效降低實(shí)際采購(gòu)成本,便于相關(guān)管理部門對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行管理。確保采購(gòu)渠道得到優(yōu)化,能夠提高物資購(gòu)置質(zhì)量,節(jié)約更多的社會(huì)資源,也有助于促進(jìn)鐵路行業(yè)全面發(fā)展。物資集中采購(gòu)與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制相互適應(yīng),在物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中重點(diǎn)突出現(xiàn)代化信息技術(shù)的有效應(yīng)用,對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范、將物資驗(yàn)收管理以及資金支付等環(huán)節(jié)進(jìn)行分開(kāi)管理,使得采購(gòu)管理能夠朝著社會(huì)化趨勢(shì)進(jìn)行發(fā)展。采購(gòu)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)屬于一種內(nèi)外交叉型風(fēng)險(xiǎn),需要在完善的組織制度基礎(chǔ)上更好地發(fā)揮出內(nèi)部控制的重要作用,將企業(yè)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)降至最低,確保物資采購(gòu)效益能夠有效提升,促進(jìn)鐵路企業(yè)各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)建設(shè)活動(dòng)的全面發(fā)展。
供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)的建立能夠?qū)φ吓c掌握招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)供應(yīng)商的信息與數(shù)據(jù)提供非常重要的信息援助與技術(shù)支持,通過(guò)良性的競(jìng)爭(zhēng)能夠?yàn)楣こ痰恼袠?biāo)采購(gòu)帶來(lái)生機(jī)與活力,極大地提高項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和綜合評(píng)價(jià),而供應(yīng)商的參與則是這些生機(jī)與活力的根本源泉。因此應(yīng)該逐步建立與完善供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng),為各層次各行業(yè)的供應(yīng)商的參與提供更有保障的信息服務(wù)和更全面的統(tǒng)籌服務(wù),這樣才能夠最大程度地開(kāi)發(fā)出供應(yīng)商所代表的資金資源。供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)中應(yīng)包含有對(duì)各類公用物資的數(shù)量及價(jià)格的統(tǒng)計(jì)結(jié)果、供應(yīng)商信息的實(shí)時(shí)更新,以及經(jīng)營(yíng)狀況和售后服務(wù)等多項(xiàng)環(huán)節(jié)的客觀評(píng)價(jià)等要素。除此之外,供應(yīng)商評(píng)價(jià)系統(tǒng)還應(yīng)該起到對(duì)行業(yè)內(nèi)眾多的供應(yīng)商進(jìn)行歸類與劃分的作用,可以依據(jù)經(jīng)濟(jì)實(shí)力與信譽(yù)度等多種評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),按照規(guī)范的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)制作不同類型的供應(yīng)商名單,并據(jù)此來(lái)維護(hù)行業(yè)市場(chǎng)的管理秩序以及必要時(shí)追究法律責(zé)任。
招標(biāo)文件的編制及審核管理往往很容易受到忽視,但招標(biāo)文件在整個(gè)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中,卻起到極為重要的支撐和引領(lǐng)作用。在對(duì)招標(biāo)文件的編制進(jìn)行管理和規(guī)范的過(guò)程中,要將重點(diǎn)放在圍繞招標(biāo)物資的核心性質(zhì)及主要特點(diǎn)方面進(jìn)行,從根本出發(fā)實(shí)事求是地解決影響招投標(biāo)階段科學(xué)管理和有效控制的不良風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。
在此基礎(chǔ)上,要對(duì)招標(biāo)物資的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、供貨方式、交貨管理以及供應(yīng)商資質(zhì)審核等內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的把握和細(xì)致的排查,要在招標(biāo)文件中體現(xiàn)出對(duì)各環(huán)節(jié)工作的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)與管理理念。招標(biāo)文件的審核,要按照國(guó)家及有關(guān)管理部門給定的標(biāo)準(zhǔn)流程逐步落實(shí),有關(guān)招標(biāo)管理人員要充分考慮到不同參與組織之間的利益關(guān)系和責(zé)任分配。要合理利用對(duì)招標(biāo)文件編制的審核,來(lái)提高招標(biāo)文件編制的科學(xué)性與規(guī)范性,在有限的權(quán)力范圍內(nèi)最大可能的降低投資風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí),強(qiáng)化對(duì)裝備文化編制與審核的有效管理,還可以從保障投標(biāo)人權(quán)利、鞏固招投標(biāo)文件管理組織的權(quán)威、完善招投標(biāo)文件編制審核制度以及貫徹標(biāo)準(zhǔn)文件編制審核流程等多方面入手。而往往招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題,大多起源于企業(yè)內(nèi)部管理的松弛以及對(duì)招投標(biāo)文件等典型的指導(dǎo)性文件內(nèi)容審核的漠視,因此借助對(duì)招投標(biāo)文件從編制、遞交到審核的整個(gè)流程的系統(tǒng)化管理,便能夠更有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)鐵路物資招標(biāo)采購(gòu)的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控。
通過(guò)構(gòu)建信息平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)行業(yè)內(nèi)市場(chǎng)資源以及企業(yè)內(nèi)部物資統(tǒng)籌的整合與管理,目前已經(jīng)成為社會(huì)多領(lǐng)域信息化發(fā)展的主要方式和提高管理效能的主要方法。由于鐵路物資管理涉及物資采購(gòu)、材料供應(yīng)、庫(kù)存管理以及資金調(diào)用等結(jié)構(gòu)聯(lián)系緊密并且錯(cuò)綜復(fù)雜的工作環(huán)節(jié),這其中更涉及大量的市場(chǎng)資源信息和物資管理信息的收集與分析,因此借助信息管理平臺(tái)和大數(shù)據(jù)技術(shù),便能夠有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的高效整合和科學(xué)管理。鐵路物資采購(gòu)及管理信息平臺(tái)的建立,可以以原有的業(yè)務(wù)流程和管理體系為基礎(chǔ),將信息管理平臺(tái)功能構(gòu)建的重點(diǎn)放在對(duì)物資的統(tǒng)一調(diào)配與科學(xué)分配等方面。鐵路物資信息管理平臺(tái)可以采用模塊化的功能實(shí)現(xiàn)方法,針對(duì)不同層次、不同等級(jí)的鐵路物資管理機(jī)構(gòu)及工作人員,分別下放不同的平臺(tái)授權(quán)和信息查閱與分享權(quán)限,這樣便可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)分級(jí)管理和多層次管理等更高水平的管理模式,實(shí)現(xiàn)對(duì)鐵路物資采購(gòu)及庫(kù)存管理的宏觀調(diào)控與精準(zhǔn)化控制。
當(dāng)前鐵路物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中仍舊存在諸多問(wèn)題,相關(guān)管理部門首先需要明確強(qiáng)化招標(biāo)采購(gòu)管理的重要作用,而后對(duì)物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)類型進(jìn)行明確,分析問(wèn)題產(chǎn)生的主要原因,擬定具有針對(duì)性的內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制措施,建立完善鐵路物資采購(gòu)監(jiān)察制度與審計(jì)制度,加強(qiáng)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)監(jiān)管。逐步規(guī)范合同簽訂與執(zhí)行過(guò)程,確保購(gòu)置操作穩(wěn)定運(yùn)行。嚴(yán)格規(guī)范物資采購(gòu)驗(yàn)收入庫(kù)操作,提高物資質(zhì)量,保障鐵路運(yùn)營(yíng)建設(shè)活動(dòng)的有序開(kāi)展。積極探求集中招標(biāo)采購(gòu)模式,確保物資采購(gòu)與市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)。