王 菁

(內(nèi)蒙古自治區(qū)人民醫(yī)院 計劃財務(wù)處，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010017)

1 研究背景意義

固定資產(chǎn)，是指醫(yī)院為滿足自身開展業(yè)務(wù)活動或其他活動需要而控制的，使用年限超過1年(不含1年)、單位價值在規(guī)定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質(zhì)形態(tài)的資產(chǎn)，一般包括房屋及構(gòu)筑物、專用設(shè)備、通用設(shè)備等[1]。隨著健康中國戰(zhàn)略全面實施，人民群眾對醫(yī)療保健需求快速提高，作為臨床診療服務(wù)重要物質(zhì)基礎(chǔ)的醫(yī)院固定資產(chǎn)總量增長迅速，占醫(yī)院總資產(chǎn)比重日益增加[2]。因此，借助信息化手段，設(shè)計優(yōu)化醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，通過建立資產(chǎn)檔案，對固定資產(chǎn)從計劃、招采、入庫、出庫、使用、處置的全生命周期進行記錄和管理，是醫(yī)院精細化管理的基礎(chǔ)，也是醫(yī)院決策的重要依據(jù)。同時固定資產(chǎn)管理與財務(wù)系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、HIS系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享，可極大提高醫(yī)院運營效率[3～5]。

2 管理系統(tǒng)架構(gòu)

醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的內(nèi)容一方面涉及醫(yī)院資金龐大、數(shù)目繁多的各類資產(chǎn)；另一方面因為業(yè)務(wù)需要會與醫(yī)院HIS系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，涉及病患個人敏感信息，在其正常運行時要予以安全保護，故在技術(shù)架構(gòu)的選擇上采用較為保守的服務(wù)器/客戶端架構(gòu)[6]。運行環(huán)境包括JDK1.6.0.12服務(wù)器、Windows 7以上操作系統(tǒng)及SQL server 2005/2008/2012數(shù)據(jù)庫，整體功能架構(gòu)(見圖1)。

圖1 醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

3 功能設(shè)計與實現(xiàn)

管理系統(tǒng)主要實現(xiàn)的功能有計劃管理、合同管理、發(fā)票管理、庫房管理、卡片管理、資產(chǎn)盤點、資產(chǎn)處置、報表管理、資產(chǎn)查詢、系統(tǒng)設(shè)置等功能。

3.1 計劃管理

科室根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，從實際工作需要出發(fā)提出采購申請，醫(yī)院固定資產(chǎn)管理部門根據(jù)科室提出的申請進行充分論證后，編制采購計劃。該項功能面向醫(yī)院各科室，即各科室可進行購置申請的添加、刪除、修改、查詢等功能；面向固定資產(chǎn)管理科室提供采購申請審核，對已審核的購置申請生成購置計劃，可實現(xiàn)對購置計劃的查詢、審核、退回。

此外，計劃管理功能應(yīng)與醫(yī)院預(yù)算管理系統(tǒng)聯(lián)動，即經(jīng)過審批的采購計劃可直接上傳至醫(yī)院預(yù)算管理系統(tǒng)，進一步匯總進入醫(yī)院年度預(yù)算編制環(huán)節(jié)，最終形成科室固定資產(chǎn)購置預(yù)算。

3.2 合同管理

經(jīng)預(yù)算審批通過的采購計劃上傳至合同管理環(huán)節(jié)，由醫(yī)院招標采購部門按照計劃進行招采，根據(jù)實際招標采購情況，由招采部門及時錄入合同信息，包括商品名稱、招標時間、采購時間、供貨時間、廠商名稱、供應(yīng)商名稱等內(nèi)容。在合同管理功能下，由合同管理人員對合同付款進度進行維護，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)合同簽訂內(nèi)容對付款時間、入庫時間、本次付款比例、下次付款時間及比例等內(nèi)容進行提示及約束。

按照合同具體簽訂情況及醫(yī)院資產(chǎn)管理制度要求，針對資產(chǎn)入賬時點不同，醫(yī)院固定資產(chǎn)入賬可以分為按照合同入賬或按照發(fā)票入賬。因此，根據(jù)待入賬固定資產(chǎn)發(fā)票是否開具，可以對固定資產(chǎn)入庫劃分發(fā)票已到、發(fā)票未到兩種類型進行管理，其中發(fā)票已到則進入發(fā)票管理環(huán)節(jié)，發(fā)票未到則直接進入庫房管理環(huán)節(jié)。

此外，醫(yī)院的合同管理不僅局限于固定資產(chǎn)采購合同，固定資產(chǎn)僅為貨物類的一部分，醫(yī)院合同管理還應(yīng)包括其他貨物、工程、服務(wù)。因此，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的合同管理功能應(yīng)嵌入醫(yī)院整體合同管理系統(tǒng)中，或為醫(yī)院整體合同管理提供數(shù)據(jù)。

3.3 發(fā)票管理

在此功能下根據(jù)合同執(zhí)行情況及發(fā)票開票信息進行維護，并將發(fā)票信息直接計入固定資產(chǎn)入賬信息中。對發(fā)票付款類別可以按照資金來源進行劃分，即財政項目資金、科教項目資金、其他資金。對于發(fā)票已錄入而本月固定資產(chǎn)未入賬的記錄，進入預(yù)付賬款進行管理；對于發(fā)票已錄入且本月固定資產(chǎn)需入賬的記錄，進入庫房管理進行入庫操作。

3.4 庫房管理

為便于醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，醫(yī)院通常按照固定資產(chǎn)類別劃分固定資產(chǎn)管理科室，即確定固定資產(chǎn)管理庫房，如房產(chǎn)基建科庫房、物資供應(yīng)科庫房、信息中心庫房、醫(yī)療器械管理科庫房、圖書館等。通常情況下，采購計劃審批通過即進入資產(chǎn)采購環(huán)節(jié)，經(jīng)由招標采購部門采購的固定資產(chǎn)到達醫(yī)院后，不會直接下發(fā)至科室，而是由固定資產(chǎn)管理科室辦理相關(guān)入庫手續(xù)后，使用科室再從庫房領(lǐng)用。存在問題的資產(chǎn)或科室不需要的資產(chǎn)可直接退回庫房，由固定資產(chǎn)管理科室進行管理，待問題解決后再辦理出庫手續(xù)。因此，庫房管理功能包含固定資產(chǎn)入庫、科室領(lǐng)用、科室退庫等功能。

3.5 卡片管理

固定資產(chǎn)管理的核心就是卡片管理，醫(yī)院可以通過直接錄入或從入庫單中生成兩種方式生成資產(chǎn)卡片。資產(chǎn)卡片包含固定資產(chǎn)編碼、固定資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)類別、數(shù)量、計量單位、單價、金額、供應(yīng)商名稱、折舊年限、資金來源、累計折舊、資產(chǎn)凈值、固定資產(chǎn)條碼等信息。對于醫(yī)院的固定資產(chǎn)，除事業(yè)收入購置外，財政項目資金、科教項目資金購置也占一定比例，按照資金來源對資產(chǎn)原值、累計折舊等項目分開核算，對掌握醫(yī)院資產(chǎn)的資金構(gòu)成情況很有必要。因此，卡片管理提供按照資金來源進行資產(chǎn)查詢，也可按照單張卡片查詢單項固定資產(chǎn)的資金來源情況及單項固定資產(chǎn)使用多種類型資金的折舊情況。

同時，該項功能下可實現(xiàn)固定資產(chǎn)變動，根據(jù)醫(yī)院需要實現(xiàn)原值調(diào)整、資產(chǎn)類別調(diào)整、累計折舊變動等操作。原值調(diào)整主要針對固定資產(chǎn)進行改造導(dǎo)致的資產(chǎn)增值及更換零部件導(dǎo)致的固定資產(chǎn)增、減值，以及固定資產(chǎn)由暫估入賬轉(zhuǎn)為正式入賬時進行的調(diào)整；資產(chǎn)類別調(diào)整主要針對會計政策變更導(dǎo)致的資產(chǎn)類別變動；累計折舊變動主要針對資產(chǎn)提前報廢導(dǎo)致累計折舊提前計提完畢。系統(tǒng)設(shè)置上應(yīng)針對以上三類變更嚴格審批流程，對審批權(quán)限進行劃分。

應(yīng)注意的是固定資產(chǎn)卡片不得直接修改、刪除，只能通過變更進行部分信息修改。如存在由于人為原因造成的固定資產(chǎn)變動功能外的信息需要進行修改，則必須在固定資產(chǎn)入賬當月進行退庫操作，否則只能進行卡片作廢，按照制度規(guī)定重新進行入庫、出庫操作。而卡片的減少只能由卡片作廢或資產(chǎn)處置兩種情況引起，不能直接刪除?？ㄆ淖鲝U功能也應(yīng)有嚴格的審批，不得隨意作廢。

3.6 資產(chǎn)盤點

國有資產(chǎn)管理制度要求醫(yī)院定期進行資產(chǎn)盤點，對固定資產(chǎn)賬面數(shù)量與實物數(shù)量對比，對于賬實不相符的資產(chǎn)進行核查。經(jīng)過核查后，按照會計制度及資產(chǎn)管理制度，通過盤盈增加和盤虧減少的方式進行調(diào)賬，保證年度賬實相符。為滿足醫(yī)院盤點要求，適應(yīng)醫(yī)院固定資產(chǎn)總量大、個別資產(chǎn)流動性強的特點，匹配PDA、IPAD等終端盤點功能。通過掃描固定資產(chǎn)條碼，將盤點數(shù)據(jù)直接錄入系統(tǒng)，自動生成盤點單。

3.7 資產(chǎn)處置

醫(yī)院按照要求，對固定資產(chǎn)進行調(diào)撥、出售、置換、捐贈、報損及報廢。由于科室上報資產(chǎn)處置申請至主管部門、財政部門審批存在一定時間差，資產(chǎn)處置提供處置標記功能，即對已提出申請，但仍在資產(chǎn)處置流程中的待處置資產(chǎn)進行標記。待處置資產(chǎn)經(jīng)上級主管部門及財政部門審批通過后，通過卡片核銷功能，進行統(tǒng)一管理。

3.8 報表管理

提供各類固定資產(chǎn)報表，例如固定資產(chǎn)月報、資產(chǎn)變動報表、資產(chǎn)變動分類匯總、資產(chǎn)折舊報表等。同時提供按資產(chǎn)類別、科室、資金來源展現(xiàn)的報表，滿足會計制度需要及醫(yī)院的個性化需求。

3.9 資產(chǎn)查詢

對醫(yī)院固定資產(chǎn)的各個維度，提供綜合查詢、匯總查詢、變更記錄查詢、處置情況查詢、審批流程查詢等功能。

3.10 系統(tǒng)設(shè)置

提供諸如固定資產(chǎn)分類、固定資產(chǎn)字典、庫房字典、供應(yīng)商字典、科室字典等基礎(chǔ)信息；根據(jù)管理要求提供字典新增、刪除、修改等功能。

4 結(jié)束語

系統(tǒng)針對醫(yī)院固定資產(chǎn)實現(xiàn)了數(shù)量、價值、質(zhì)量、狀態(tài)的全面綜合管理，建立了對固定資產(chǎn)的全生命周期管理和全過程跟蹤。結(jié)合其查詢、報表及統(tǒng)計功能，在方便財務(wù)人員從各個維度掌握固定資產(chǎn)狀況的同時，還可以為管理決策提供科學(xué)依據(jù)。極大地提高了固定資產(chǎn)管理質(zhì)量和效率，對診療科室工作協(xié)同度也有很大提升。未來，在系統(tǒng)建設(shè)中還應(yīng)繼續(xù)完善移動應(yīng)用相關(guān)功能，進一步提高工作效率。同時，還應(yīng)優(yōu)化醫(yī)院固定資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)流程，持續(xù)完善醫(yī)院資產(chǎn)管理制度，為信息化建設(shè)保駕護航。