高治明

在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理和人力資源管理的內(nèi)容和關(guān)系闡述的基礎(chǔ)上，分析了醫(yī)院人事檔案信息對(duì)人力資源管理的作用體現(xiàn)。同時(shí)，隨著信息化時(shí)代的到來，分析說明了信息化下的人事檔案管理應(yīng)采取哪些策略以便更好地為人力資源管理提供基礎(chǔ)性支撐作用。

隨著現(xiàn)代醫(yī)院制度建設(shè)的逐步深化，醫(yī)院人事檔案對(duì)人力資源管理的作用日顯突出，通過對(duì)醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用分析，以及對(duì)信息化下人事檔案管理將會(huì)發(fā)生哪些深刻變化的闡述，期望能引起醫(yī)院決策者的高度重視，以便人事檔案信息最大化發(fā)揮出對(duì)人力資源管理的作用。

一、醫(yī)院人事檔案管理和人力資源管理的內(nèi)容及其相互關(guān)系

醫(yī)院人事檔案是員工在受教育、醫(yī)療履職、科研創(chuàng)新等不同階段活動(dòng)中形成的結(jié)果產(chǎn)物，其反映了員工的的受教育經(jīng)歷情況、技能培訓(xùn)、工作經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)、品德素質(zhì)、專業(yè)技能水平、工作評(píng)價(jià)以及科研成績(jī)等情況。具體來說，醫(yī)院人事檔案信息內(nèi)容包括，受教育經(jīng)歷、成績(jī)單、學(xué)歷學(xué)位證書;聘用、調(diào)動(dòng)、解聘、辭職、績(jī)效評(píng)價(jià)和崗位審計(jì)等材料;技能培訓(xùn)及其評(píng)價(jià);專業(yè)技術(shù)職稱獲得情況;表彰獎(jiǎng)勵(lì)和違法違紀(jì)材料;工資待遇文件;入黨、入團(tuán)及政治審核材料;家庭及社會(huì)關(guān)系、政治面貌;健康檢查;以及其他組織可參考的文件材料。以上檔案信息內(nèi)容是經(jīng)過相關(guān)人事部門歷經(jīng)材料歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞等多環(huán)節(jié)后形成的個(gè)人材料，是對(duì)員工歷史痕跡和當(dāng)前狀態(tài)的全面細(xì)致、真實(shí)的記錄，可以說是員工清晰、準(zhǔn)確的畫像。

醫(yī)院人力資源管理是指以醫(yī)院的人力資源為主要對(duì)象，對(duì)其所屬人員進(jìn)行規(guī)劃、培訓(xùn)、甄選配置、考核、薪酬分配、獎(jiǎng)懲管理以及人事檔案資料管理等活動(dòng)和過程的總和，其在現(xiàn)代醫(yī)院制度建設(shè)中處于核心地位。醫(yī)院最核心的輸出就是服務(wù)輸出，醫(yī)院管理的本質(zhì)核心就是對(duì)人的管理，基于此，現(xiàn)代醫(yī)院人力資源管理更加強(qiáng)調(diào)對(duì)人的開發(fā)，其融入了思想政治建設(shè)，通過對(duì)員工的思想、心理和行為進(jìn)行科學(xué)引導(dǎo)，以期提高員工工作的主動(dòng)性、積極性。

通過對(duì)人事檔案管理和人力資源管理的內(nèi)容梳理，可以清晰地看到二者之間的關(guān)系是相輔相成，不可分割的有機(jī)整體。具體來說，人事檔案是人力資源管理活動(dòng)中產(chǎn)生的聚合結(jié)果，其在醫(yī)院未來人才甄別、選拔和使用過程中扮演著重要依據(jù)的角色。在醫(yī)療和科研活動(dòng)中，根據(jù)醫(yī)院人事檔案信息，可以快速地為某一醫(yī)療任務(wù)或科研任務(wù)尋找到相匹配的人才，快速形成團(tuán)隊(duì)組建;反之，人力資源管理活動(dòng)中形成的各類信息結(jié)果，均根據(jù)醫(yī)院檔案管理要求及標(biāo)準(zhǔn)納入到相關(guān)員工的人事檔案信息中，進(jìn)一步完善和更新了員工檔案材料，確保員工的精準(zhǔn)畫像始終保持最新的面孔。總之，人事檔案管理和人力資源管理之間的關(guān)系不僅相輔相成，也是互相促進(jìn)、提升、完善的關(guān)系，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院在人的開發(fā)上的綜合能力，提高了醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)能力，推進(jìn)了醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理在人力資源開發(fā)中的作用

（一）醫(yī)院人事檔案信息為人才隊(duì)伍建設(shè)提供了決策依據(jù)

對(duì)于醫(yī)院而言，人才隊(duì)伍是其最核心的資源，醫(yī)院創(chuàng)造價(jià)值和輸出服務(wù)，有賴于建設(shè)一支凝聚力高、具有強(qiáng)大活力且專業(yè)技能水平能夠滿足醫(yī)療或科研需求的強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍。醫(yī)院人才隊(duì)伍的建設(shè)目標(biāo)，在實(shí)踐中主要體現(xiàn)在人才隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平，其既包括個(gè)體成員的專業(yè)技能水平和思想道德素質(zhì)，也包括團(tuán)隊(duì)是否存在學(xué)科短板、團(tuán)隊(duì)的凝聚力程度。另外，從各學(xué)科的角度看，通過對(duì)醫(yī)院人才隊(duì)伍進(jìn)行分類梳理，也可以發(fā)現(xiàn)各學(xué)科團(tuán)隊(duì)的整體水平和成員之間的差異性、互補(bǔ)性以及團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)協(xié)同能力。

醫(yī)院的人事檔案信息是對(duì)每個(gè)員工精準(zhǔn)的科學(xué)畫像，能充分體現(xiàn)出員工專業(yè)技能水平、工作協(xié)同意愿度以及其思想道德素養(yǎng)水平，對(duì)員工個(gè)體而言，能夠很快清晰地辨別出員工存在的短板。醫(yī)院人力資源部門依據(jù)人事檔案信息，可以快速地對(duì)目標(biāo)團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行匯總分析，對(duì)標(biāo)該團(tuán)隊(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)目標(biāo)，判斷出現(xiàn)狀與目標(biāo)的差距，為醫(yī)院決策層在人才隊(duì)伍建設(shè)方面采取何種措施提供依據(jù)，如通過培訓(xùn)方式提高員工短板還是通過引進(jìn)人才的方式來提高人才隊(duì)伍的整體能力水平。

（二）醫(yī)院人事檔案為職稱評(píng)定及工資調(diào)整提供了詳實(shí)依據(jù)，彰顯了公平性

實(shí)踐中，醫(yī)院職稱評(píng)定是按照相關(guān)評(píng)定管理辦法，通過匯總評(píng)審材料、全國(guó)資格考試以及醫(yī)院人事檔案中的學(xué)歷證書、組織鑒定材料、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、學(xué)科研究創(chuàng)新評(píng)價(jià)以及其他人事檔案材料，綜合考量后確定員工的職稱評(píng)價(jià)是否獲得審批，由此可見，在醫(yī)院職稱評(píng)定中，人事檔案信息的詳實(shí)與客觀決定了員工職稱評(píng)定的公平性，這對(duì)于維護(hù)醫(yī)院在此方面的公平性管理起著決定性的作用，也避免了因?yàn)槿狈χ涡畔⒖赡軐?dǎo)致的暗箱操作。另外，醫(yī)院在工資調(diào)整過程中，完全依靠的是人事檔案信息，其涵蓋了員工學(xué)歷、工齡、業(yè)績(jī)、科研水平、職稱、崗位或職務(wù)等級(jí)，是綜合評(píng)價(jià)員工的信息來源，其詳實(shí)性、客觀性確保了工資調(diào)整活動(dòng)的公平性，有利于員工隊(duì)伍的穩(wěn)定與發(fā)展。

（三）醫(yī)院人事檔案信息有利于開展員工培訓(xùn)活動(dòng)

隨著我國(guó)醫(yī)改的逐步深入，醫(yī)療市場(chǎng)的人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，如何留住人才是每個(gè)醫(yī)院深刻思考的核心問題之一。在員工需求方面，除了具有競(jìng)爭(zhēng)性的薪酬和公平的職業(yè)環(huán)境外，員工在醫(yī)療技術(shù)日益發(fā)展的今天更需要自身專業(yè)技能得到進(jìn)一步提升，充實(shí)自我內(nèi)在的技能訴求和知識(shí)渴望。人力資源部門通過對(duì)員工人事檔案信息進(jìn)行分析判別后，能夠準(zhǔn)確判斷員工的技能和知識(shí)短板，以及其思想品德水平。依據(jù)相關(guān)信息，人力資源部門可以通過如下方式滿足員工的發(fā)展訴求，其一，指導(dǎo)員工通過自我調(diào)整或自修的方式來彌補(bǔ)個(gè)人短板;其二，為短板相似的員工組織開展專項(xiàng)培訓(xùn)，根據(jù)實(shí)際情況，即可組織院內(nèi)培訓(xùn)也可組織業(yè)內(nèi)權(quán)威專家來院授課，也可組織員工外出參加專項(xiàng)培訓(xùn);其三，人力資源部門依據(jù)員工人事檔案信息，通過對(duì)員工職業(yè)生涯進(jìn)行規(guī)劃，為員工的長(zhǎng)期發(fā)展作出培訓(xùn)指導(dǎo)。

（四）醫(yī)院人事檔案信息可以優(yōu)化人力資源的合理配置

醫(yī)院人力資源開發(fā)工作，其核心課題之一就是如何識(shí)別人才、用好人才。用好人才，避免人浮于事的不良現(xiàn)象，必須要做好人才的識(shí)別工作。在實(shí)踐中，詳實(shí)的人事檔案信息為員工清晰畫像提供了可能，可以充分判斷員工的專業(yè)技能水平、思想品質(zhì)素養(yǎng)以及領(lǐng)導(dǎo)組織能力，為識(shí)別人才提供了客觀依據(jù)，減少了人情關(guān)系或山頭主義帶來的不良侵害，為組織肌體的凈化提供了有力支撐。需要強(qiáng)調(diào)的是，當(dāng)前公立醫(yī)院受制于編制門檻的限制，對(duì)編外人才的使用存在一定限制，主要體現(xiàn)在待遇不統(tǒng)一問題，因而，公立醫(yī)院應(yīng)勇于改革，打破編制門檻，讓編外人才能夠得以和編制內(nèi)人才站在同一起跑線上，實(shí)現(xiàn)人力資源合理配置的最優(yōu)化。

三、進(jìn)一步提升人事檔案管理信息對(duì)人力資源管理作用的創(chuàng)新策略

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和醫(yī)院醫(yī)改已開始涉足現(xiàn)代管理制度體系的改革與創(chuàng)新，原有的人事檔案管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院的人力資源管理要求，因而醫(yī)院檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，積極開拓創(chuàng)新，以便更好地在人力資源管理中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（一）高度重視人事檔案信息化

醫(yī)院人事檔案不同于其他組織類型的人事檔案，其具有獨(dú)特性，原因就在于醫(yī)院輸出的只有服務(wù)，這造就了醫(yī)院人力資源體系建設(shè)在其現(xiàn)代管理制度建設(shè)中處于核心地位，而人才的甄別、使用和留住策略又深深依賴于醫(yī)院人事檔案。進(jìn)一步講，醫(yī)院人事檔案信息的系統(tǒng)性、全面性、準(zhǔn)確性、高效率的分析與匯總是醫(yī)院人事檔案管理最為迫切的需求，而滿足這一需求的措施只有信息化。

實(shí)施人事檔案信息化策略，不僅有利于改變?nèi)耸聶n案存儲(chǔ)的介質(zhì)方式，更加有利于人事檔案的保密性管理和安全性管理;再者，提高了人事檔案完善的效率;其次，通過授權(quán)方式和文件只讀方式確保了信息的共享性，有利于信息在人力資源管理中發(fā)揮更高效率的作用。因而人事檔案的信息化是當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展的首要措施，必須得到醫(yī)院決策層的高度重視。同時(shí)，決策層也要清晰地認(rèn)識(shí)到，信息化的實(shí)施要依據(jù)業(yè)務(wù)上的進(jìn)一步規(guī)范和完善。

（二）完善符合信息化背景下的人事檔案管理制度體系

鑒于醫(yī)院管理長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)行政管理模式，對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院制度建設(shè)也是最近三年以來才開展實(shí)施的，因而，結(jié)合實(shí)踐觀察，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理制度深深烙有事業(yè)單位行政管理的痕跡，其制度內(nèi)容和流程與人力資源市場(chǎng)對(duì)人才畫像標(biāo)準(zhǔn)存在一定差距。在基于信息化的前提下，提出如下建議，其一，在人事檔案管理制度中應(yīng)根據(jù)實(shí)際審批情況，變革審批流程，由相關(guān)申請(qǐng)人員上級(jí)主管負(fù)責(zé)審核、完善相關(guān)內(nèi)容，尤其強(qiáng)調(diào)的是該操作具有不可逆性和痕跡追溯性，此建議不僅將人力資源檔案專職人員從日常繁雜、大量的事務(wù)性工作中解放出來，使其能夠集中精力于日常的檔案資源管理工作和統(tǒng)計(jì)分析工作，還能夠提高人事檔案數(shù)據(jù)的完善效率。其二，完善人事檔案要素，進(jìn)一步細(xì)化信息化下的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，尤其是對(duì)于評(píng)價(jià)性的結(jié)論，應(yīng)將原有的定性評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)化為定量評(píng)價(jià)，有利于數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)計(jì)分析;其三，要注意到，信息化下的人事檔案管理制度的完善，不是所有業(yè)務(wù)全部轉(zhuǎn)移到線上，受客觀因素制約，紙質(zhì)介質(zhì)和線下簽字蓋章審批仍舊會(huì)長(zhǎng)期存在，對(duì)紙質(zhì)介質(zhì)材料的管理與查閱需要逐步通過掃描方式轉(zhuǎn)移到電子存檔方式，這是一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)期的過程。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著人事檔案信息化時(shí)代的到來，以及人事檔案管理愈發(fā)得到?jīng)Q策層的重視，人事檔案專員角色得以發(fā)生深刻轉(zhuǎn)變，當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理專員的專業(yè)技能水平已不能滿足創(chuàng)新帶來的需求變化，其專業(yè)素養(yǎng)亟待提升。主要體現(xiàn)在，首先，該崗位屬性已不再是事務(wù)性崗位，已轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硇蛵徫?，需要具備統(tǒng)計(jì)分析等專業(yè)技能;其次，多端口的輸入渠道，需要建立以人事檔案管理專員為核心的檔案管理組織，其不僅要熟悉掌握檔案輸入業(yè)務(wù)，還要培訓(xùn)各端口輸入數(shù)據(jù)員工的培訓(xùn)，需要具備較好的培訓(xùn)能力和業(yè)務(wù)組織能力。

綜上，我們?cè)诹私饬酸t(yī)院的人事檔案管理信息對(duì)人力資源管理具有廣泛的支撐性作用外，還要注意到隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院人事檔案管理將迎來深刻性的改變和創(chuàng)新，其對(duì)人力資源管理所起的作用也會(huì)更加深刻。

（作者單位：烏海市人民醫(yī)院人力資源部）