宋吉麗

【摘? 要】隨著信息技術(shù)的日新月異，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔服務(wù)已無法滿足用戶專業(yè)化、個(gè)性化、信息化的利用需求。信息化環(huán)境下，如何利用信息技術(shù)，轉(zhuǎn)變文檔服務(wù)方式，提高文檔信息服務(wù)質(zhì)量，提高文檔利用效果，是核電文檔工作者必須面對(duì)的挑戰(zhàn)。論文從用戶需求特點(diǎn)、文檔利用的難點(diǎn)以及文檔服務(wù)模式創(chuàng)新應(yīng)用等方面進(jìn)行闡述，為其他行業(yè)文檔服務(wù)工作提供參考。

【Abstract】With the rapid development of information technology， the traditional paper document service has been unable to meet the user's professional， personalized， information needs. Under the informatization environment， how to make use of information technology， change the way of document service， improve the quality of document information service and improve the effect of document utilization are the challenges that nuclear power document workers must face. This paper expounds the characteristics of users' needs， the difficulties in document utilization and the innovation and application of document service mode， so as to provide reference for the document service work of other industries.

【關(guān)鍵詞】文檔服務(wù);核電文檔;模式;創(chuàng)新

【Keywords】document service; nuclear power document; mode; innovation

【中圖分類號(hào)】G27? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2021）04-0074-02

1 引言

核電企業(yè)文檔利用服務(wù)工作，就是文檔工作者以用戶的信息需求為導(dǎo)向，利用館藏資源，通過特定的方式和途徑，滿足不同類型用戶文檔信息需求的過程。核電站投資巨大、建設(shè)周期長(zhǎng)、涉及專業(yè)多，其在設(shè)計(jì)、采購(gòu)、調(diào)試、運(yùn)行和管理活動(dòng)中產(chǎn)生了形式多樣、數(shù)量龐大的文檔資料。這些文檔資料對(duì)電站運(yùn)行維修、管理、科研等活動(dòng)具有不可替代的參考利用價(jià)值。傳統(tǒng)的手工檢索、被動(dòng)服務(wù)模式根本無法滿足核電用戶的需求。

2 信息化環(huán)境下用戶需求的特點(diǎn)

2.1 專業(yè)性

核電企業(yè)是技術(shù)密集型企業(yè)，產(chǎn)生文件和檔案具有數(shù)量大、種類多、專業(yè)雜的特點(diǎn)。在開展專業(yè)技術(shù)工作時(shí)，需要對(duì)專業(yè)相關(guān)的資料進(jìn)行查詢，如開展設(shè)備維修工作，需要對(duì)以往的設(shè)備采購(gòu)資料、運(yùn)行手冊(cè)、圖紙、維修記錄等進(jìn)行查詢，獲取有用的信息，以便開展設(shè)備可靠性分析或開展維修等專業(yè)性工作。

2.2 知識(shí)性

知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，人們對(duì)檔案信息的需求不再局限于一般性的檔案整理材料和顯性知識(shí)，而是想了解更多的檔案信息之間的關(guān)聯(lián)，甚至希望得出支持決策的結(jié)論，尤其對(duì)于一個(gè)結(jié)構(gòu)、行業(yè)以及領(lǐng)域來說，這種利用需求越來越明顯，這就將導(dǎo)致對(duì)檔案開發(fā)結(jié)果的知識(shí)性、專業(yè)性要求越來越高[1]。用戶需求不僅是單一某一份文件或檔案或是某一點(diǎn)信息，而是期望得到歷史文件或信息的合集或者信息聚合后的提示等，以便獲得增值信息服務(wù)，輔助決策。

2.3 個(gè)性化

以人為本，關(guān)注用戶需求是檔案服務(wù)的基本原則。檔案用戶的文化水平、工作性質(zhì)、興趣愛好等不盡相同，他們對(duì)于檔案有著復(fù)雜多樣的利用需求，對(duì)于檔案利用途徑、檔案展示方式等也存在不同程度的偏好。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的發(fā)展，用戶對(duì)于個(gè)性化的服務(wù)需求也更加明顯。

2.4 信息化

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，有條件的企業(yè)深入開展檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化工作，采用先進(jìn)的文檔信息系統(tǒng)來管理所有電子檔案。傳統(tǒng)到館查詢、電話咨詢等方式已逐漸被強(qiáng)大的文檔信息系統(tǒng)查詢?nèi)〈?。僅靠辦公系統(tǒng)很難完全滿足用戶需求，手機(jī)移動(dòng)端文檔服務(wù)APP、公眾號(hào)檔案微服務(wù)、文檔服務(wù)機(jī)器人等信息化服務(wù)方式應(yīng)運(yùn)而生。

3 信息化環(huán)境下文檔利用的難點(diǎn)

3.1 文檔人員專業(yè)性不足

核電行業(yè)從事文檔服務(wù)人員大多為檔案專業(yè)或檔案相近專業(yè)，除非長(zhǎng)期從事核電文檔工作，對(duì)核電文檔歸檔范圍、文件特點(diǎn)甚至是核電專業(yè)知識(shí)有較為全面的了解，才能提供相對(duì)專業(yè)的文檔服務(wù)。實(shí)際情況是，近些年核電行業(yè)的蓬勃發(fā)展，核電文檔管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)，有經(jīng)驗(yàn)的文檔人員緊缺。

3.2 檔案資源建設(shè)有待加強(qiáng)

核電站建設(shè)和運(yùn)營(yíng)期產(chǎn)生了數(shù)萬卷、數(shù)百萬份的文件資料，受項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的時(shí)間約束，項(xiàng)目檔案歸檔高峰期時(shí)一般優(yōu)先考慮收集歸檔完整，次要考慮數(shù)字化率以及資源加工程度。對(duì)于較早期的建設(shè)項(xiàng)目檔案，受信息化手段、信息設(shè)備的限制，大多還是僅以紙質(zhì)形式輔助信息條目的形式保存在檔案部門。這需要企業(yè)持續(xù)加強(qiáng)文檔信息資源建設(shè)，為信息技術(shù)應(yīng)用提供便利。

3.3 文檔信息系統(tǒng)便捷性不夠

核電行業(yè)工業(yè)自動(dòng)化程度高，管理信息化水平相對(duì)較高，通過開發(fā)各類信息系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程化、管理規(guī)范化、文件電子化。但是，文檔系統(tǒng)的查詢功能大多還是基于文檔分類、文檔元數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單或者復(fù)合搜索，操作相對(duì)復(fù)雜，對(duì)業(yè)務(wù)人員不夠友好，檢全率和檢準(zhǔn)率低。

4 信息化環(huán)境下核電文檔服務(wù)模式創(chuàng)新與應(yīng)用

基于信息化環(huán)境下用戶需求專業(yè)性、知識(shí)性、個(gè)性化以及需求途徑多樣化的特點(diǎn)以及利用難點(diǎn)，核電檔案部門要積極思索，關(guān)注用戶需求，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來滿足用戶需求，提升服務(wù)效率。

4.1 基于專題知識(shí)服務(wù)視角的文檔服務(wù)

知識(shí)服務(wù)模式是“用戶中心”檔案信息服務(wù)模式的一種形式。信息化環(huán)境下，對(duì)用戶提出的文檔利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)文檔信息資源進(jìn)行挖掘、整理以及重組，形成知識(shí)資源，用戶可以直接通過平臺(tái)獲取所需的信息。文檔部門獲取用戶較為集中的需求，利用信息技術(shù)手段，通過知識(shí)庫(kù)的形式將服務(wù)內(nèi)容展現(xiàn)給用戶。以田灣核電站為例，文檔部門針對(duì)公司用戶通用需求，構(gòu)建了公司專利庫(kù)、科技論文庫(kù)、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)等一系列知識(shí)庫(kù)并自動(dòng)更新，方便用戶更快且更加全面地獲取相關(guān)信息。

4.2 基于移動(dòng)應(yīng)用的文檔服務(wù)

檔案移動(dòng)服務(wù)是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案服務(wù)發(fā)展的一種新形態(tài)。信息化環(huán)境下，用戶檔案服務(wù)需求的個(gè)性化、及時(shí)性需要借助移動(dòng)技術(shù)檔案服務(wù)向移動(dòng)端延伸，實(shí)現(xiàn)“掌上查檔”“指尖查檔”。APP以通信和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，加之云計(jì)算所擁有的強(qiáng)大信息資源，可使檔案服務(wù)變得更加高效、便捷[2]。核電企業(yè)大都開發(fā)了手機(jī)移動(dòng)文檔應(yīng)用功能，實(shí)現(xiàn)文檔在線瀏覽、查閱、在線咨詢以及發(fā)起文檔借閱流程等功能，用戶可以隨時(shí)、隨地利用公司文檔。隨著移動(dòng)應(yīng)用技術(shù)的深入應(yīng)用，還可以逐步實(shí)現(xiàn)在線展覽、個(gè)性化專題服務(wù)等，進(jìn)一步拓展移動(dòng)文檔服務(wù)的范圍。

4.3 基于智能服務(wù)機(jī)器人的文檔服務(wù)

服務(wù)機(jī)器人是自動(dòng)執(zhí)行工作的機(jī)器人，可以接受人類指揮，也可以運(yùn)用內(nèi)置的人工智能技術(shù)指定的原則進(jìn)行行動(dòng)。以文檔服務(wù)機(jī)器人為例，通過語言識(shí)別、圖像識(shí)別、自然語言處理和專家系統(tǒng)等技術(shù)運(yùn)用，結(jié)合公司文檔系統(tǒng)，通過文檔場(chǎng)景的預(yù)先設(shè)定，可以實(shí)現(xiàn)核電文檔工作宣傳、智能問答及業(yè)務(wù)處理，同時(shí)還可以在線收集用戶滿意度。對(duì)于展廳、利用辦公系統(tǒng)不便或?qū)I(yè)人員相對(duì)密集的區(qū)域，通過配備文檔服務(wù)機(jī)器人可以滿足用戶的文檔利用需求。

4.4 基于智能搜索引擎技術(shù)的文檔系統(tǒng)搜索服務(wù)

公司用戶傳統(tǒng)的文檔查詢利用大多是基于文檔系統(tǒng)通過部分字段進(jìn)行簡(jiǎn)單或復(fù)合查詢來獲得所需文檔，這需要用戶對(duì)文檔分類、元數(shù)據(jù)及系統(tǒng)操作比較熟悉。隨著搜索技術(shù)的發(fā)展及開源軟件的應(yīng)用，核電企業(yè)已探索實(shí)現(xiàn)基于最新搜索引擎技術(shù)結(jié)合大數(shù)據(jù)和機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，打造一鍵式文檔，實(shí)現(xiàn)類似于百度、谷歌的便捷式查詢操作。系統(tǒng)可以根據(jù)用戶偏好、工作崗位等信息推薦出用戶想要的搜索結(jié)果，變被動(dòng)搜索為主動(dòng)推薦，實(shí)現(xiàn)文檔信息的快速獲取，體現(xiàn)了“用戶為中心”的服務(wù)理念。

4.5 基于三維數(shù)據(jù)平臺(tái)的資源整合利用服務(wù)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，核電項(xiàng)目信息化程度越來越高，正逐漸從傳統(tǒng)電站向數(shù)字化核電發(fā)展。數(shù)字核電是以電站三維模型作為數(shù)字載體，結(jié)合虛擬現(xiàn)實(shí)和“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能巡檢、三維仿真、生產(chǎn)監(jiān)控等智能電廠功能。通過設(shè)備編碼等特征字段自動(dòng)建立文件檔案、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)展示。以三維模型為載體，漫游訪問設(shè)備關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)和文件，用全新的三維查詢利用方式賦予檔案新的活力，發(fā)揮塵封于檔案庫(kù)房?jī)?nèi)紙質(zhì)檔案的最大利用價(jià)值，為用戶節(jié)約查詢時(shí)間，同時(shí)也減輕了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作壓力。

5 結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)不僅可以幫助檔案部門對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而且能夠幫助用戶更加便捷高效地利用檔案，更好地發(fā)揮檔案價(jià)值。文檔工作者必須深刻認(rèn)識(shí)到信息化環(huán)境下文檔利用服務(wù)的特點(diǎn)，積極探索，勇于創(chuàng)新，提供多途徑的文檔查詢模式以及多維度的展示方式，滿足業(yè)務(wù)和用戶的需求，為電站安全穩(wěn)定運(yùn)行保駕護(hù)航。

【參考文獻(xiàn)】

【1】劉榮.檔案開發(fā)利用發(fā)展的影響因素與發(fā)展趨勢(shì)分析[J].檔案管理，2014（1）：39-41.

【2】鐘靜.檔案服務(wù)的模式創(chuàng)新——淺析App在檔案服務(wù)中的應(yīng)用[J].遼寧經(jīng)濟(jì)，2015（04）：66-67.