黃沿沿

【摘? 要】隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們的生活與工作方式發(fā)生了翻天覆地的變化，在檔案資源共享與管理體系方面亦是如此。云技術(shù)的廣泛應(yīng)用與推廣為公司內(nèi)部檔案館實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享奠定了基礎(chǔ)，同時(shí)，有利于對(duì)公司檔案資源進(jìn)行科學(xué)管理。因此，論文圍繞云技術(shù)中檔案資源的共享與管理體系的構(gòu)建展開論述，以此推動(dòng)檔案資源管理的完善[1]。

【關(guān)鍵詞】云技術(shù);檔案資源;共享;管理體系;構(gòu)建

【Abstract】With the continuous development of internet and information technology， people's way of life and work has undergone great changes， as well as in the sharing and management system of archives resources. The wide application and promotion of cloud technology provides the basis for the companies' internal archives to realize the sharing of the information of archives resources， and it is conducive to the scientific management of the companies' archives resources. Therefore， this paper discusses the sharing and management system construction of archives resources in cloud technology， so as to promote the improvement of archives resources management[1].

【Keywords】cloud technology; archives resources; sharing; management system; construction

1 引言

隨著科技的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都發(fā)生了翻天覆地的變化，港口公司也伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步在近年來蓬勃發(fā)展。物流行業(yè)的檔案資源較多、較為復(fù)雜，在管理中存在一些問題，而利用云技術(shù)則可以進(jìn)一步解決檔案資源共享中存在的問題，優(yōu)化管理體系構(gòu)建，使港口公司更好地管理檔案。

2 云技術(shù)的概述

云技術(shù)是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，可以有效利用網(wǎng)絡(luò)的便捷性特征。現(xiàn)階段，云技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，云技術(shù)的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，規(guī)模龐大。例如，當(dāng)下的許多互聯(lián)網(wǎng)公司，其云服務(wù)器的數(shù)量已經(jīng)超過百萬，在這種情況下，計(jì)算能力會(huì)大幅度提高。

第二，虛擬化。利用云技術(shù)可以隨時(shí)隨地得到服務(wù)，打破了時(shí)間與空間的限制，只要擁有一個(gè)PC端或者移動(dòng)終端即可。

第三，可靠性。通過計(jì)算階段的互換以及數(shù)據(jù)的容錯(cuò)等可以確保云計(jì)算的可靠性。

第四，共享性。云計(jì)算可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，使多應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行互相支持。

第五，高容量。云計(jì)算的容量不同于計(jì)算機(jī)傳統(tǒng)硬盤的固定容量，是一種動(dòng)態(tài)性容量，可以結(jié)合用戶的需求進(jìn)行容量的伸縮。

第六，成本低。用戶可以根據(jù)自己的要求選擇相應(yīng)的付費(fèi)服務(wù)，付費(fèi)費(fèi)用低，并不需要購(gòu)買其他軟件。

3 云技術(shù)對(duì)港口公司檔案資源共享的影響

現(xiàn)階段，我國(guó)各行各業(yè)都在積極向信息化方向進(jìn)行轉(zhuǎn)變，對(duì)于檔案資源的共享和管理亦是如此，但是在具體的檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，顯示出了一些問題有待解決：檔案信息資源整合不完善、沒有形成科學(xué)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與評(píng)價(jià)指標(biāo)、信息化建設(shè)出現(xiàn)停滯、共享效率不高等，而利用云技術(shù)則可以開拓檔案信息化建設(shè)新路徑。

3.1 對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行云存儲(chǔ)

港口公司可以在進(jìn)行檔案資源的存儲(chǔ)時(shí)，根據(jù)自己的需求選擇合適的云服務(wù)商，借助云技術(shù)，將涉及的非保密信息交給對(duì)方存儲(chǔ)并簽署安保協(xié)議，以此可以方便港口公司儲(chǔ)存檔案資源，并便于日后的查找。此外，對(duì)于保密性文件可以將其存儲(chǔ)于私有云中，并對(duì)其進(jìn)行加密以便保障信息的安全性。

3.2 構(gòu)建檔案管理云服務(wù)平臺(tái)

利用云技術(shù)可以整合相關(guān)的資源構(gòu)建虛擬服務(wù)平臺(tái)，并借此將相關(guān)的數(shù)據(jù)信息與檔案資源進(jìn)行集中并整理，以此構(gòu)建檔案信息池，在后續(xù)工作中結(jié)合相關(guān)的港口服務(wù)，對(duì)用戶進(jìn)行開放。

3.3 建設(shè)基于各控股碼頭的云技術(shù)服務(wù)體系

利用云技術(shù)還可以在各控股碼頭之間的檔案資源管理部門中間建立聯(lián)系，并將其檔案資源的信息進(jìn)行優(yōu)化，以此全面整合各控股碼頭之間檔案信息資源中的數(shù)據(jù)，并構(gòu)建檔案館之間的云技術(shù)服務(wù)體系，以此提高檔案資源使用與共享的靈活性[2]。

4 構(gòu)建檔案資源管理體系的問題

4.1 建設(shè)資金不足

利用云技術(shù)構(gòu)建檔案資源信息化管理體系需要資金作為保障，這是由于云技術(shù)開發(fā)工作的開展需要有相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施作為支持，并且對(duì)其基礎(chǔ)設(shè)置的要求較高，只有設(shè)備達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)才能開展云技術(shù)的相關(guān)工作。但是，許多港口公司還在發(fā)展初期階段，其公司的專項(xiàng)資金并不充足，無法支持這一工作的開展。因此，即使有些港口公司有計(jì)劃應(yīng)用云技術(shù)開展檔案信息的管理工作，但是由于資金的缺乏，也無法實(shí)施下一步的信息化檔案管理體系建設(shè)[3]。

4.2 信息化建設(shè)意識(shí)有待提高

首先，部分港口公司的領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到檔案的重要性，其認(rèn)為公司的盈利部分最重要。基于此，他們將大量的資金與精力投入了相關(guān)的盈利業(yè)務(wù)部門，而沒有對(duì)檔案的信息化建設(shè)予以重視，更不會(huì)分配更多的人力、物力資源來進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。其次，在檔案的信息化建設(shè)中，常出現(xiàn)信息丟失與信息整合力度不足等問題，以此使港口公司的檔案信息化建設(shè)工作無法進(jìn)一步發(fā)展，無法滿足當(dāng)前港口公司的現(xiàn)代化需求[4]。

4.3 缺乏有效的橫向交流

現(xiàn)階段，我國(guó)各港口公司之間的發(fā)展情況差異性較大，同時(shí)，相關(guān)公司的檔案管理信息化建設(shè)的水平也差異巨大，有的公司借助云技術(shù)建設(shè)了更加科學(xué)的檔案信息化管理系統(tǒng)，而有的公司還在采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案資源的管理，因此，這就導(dǎo)致各相關(guān)港口公司之間的信息交流不通暢，交流問題普遍。

5 完善信息化檔案管理體系的方案

5.1 加大專項(xiàng)資金的投入力度

檔案的信息化管理體系需要一定的資金作為保障與基礎(chǔ)，基于此，港口公司應(yīng)該根據(jù)公司的實(shí)際情況，在不影響公司運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，適當(dāng)?shù)丶哟笮畔⒒瘷n案資源專項(xiàng)資金的投入力度，以此來使用這些資金購(gòu)買更多的先進(jìn)設(shè)備，保障構(gòu)建信息化檔案管理體系所需設(shè)備的質(zhì)量，并以此為云技術(shù)工作的有效開展奠定基礎(chǔ)，保障港口公司信息化檔案管理體系的順利構(gòu)建[5]。

5.2 明確檔案管理信息化的作用

領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)一個(gè)公司的影響重大，其決策的質(zhì)量與水平，直接影響著一個(gè)公司日后的發(fā)展。港口公司的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)首先要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，將一部分精力轉(zhuǎn)移到公司信息化檔案資源管理體系的建設(shè)當(dāng)中，然后在提高公司盈利水平的基礎(chǔ)上不斷提高對(duì)公司檔案信息化建設(shè)的重視程度，搭建檔案信息化平臺(tái)，以此更好地使其服務(wù)于本單位，促進(jìn)單位相關(guān)工作與服務(wù)的開展[6]。

5.3 完善技術(shù)支持與用戶管理體系

在運(yùn)用云技術(shù)進(jìn)行檔案信息的管理時(shí)，還要注意對(duì)檔案信息進(jìn)行安全管理。云儲(chǔ)存是多個(gè)用戶共用一個(gè)儲(chǔ)存設(shè)備，對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備進(jìn)行共享，相關(guān)的云服務(wù)商根據(jù)用戶的不同要求將云儲(chǔ)存空間以及訪問權(quán)限等內(nèi)容進(jìn)行分配?；诖?，港口公司的檔案管理部門應(yīng)該對(duì)檔案信息做好相關(guān)的備份工作，并定期將檔案信息內(nèi)容進(jìn)行保存，以此建立更加完善的檔案管理體系，并對(duì)檔案資源的用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，從而保證只有單位當(dāng)中得到授權(quán)的相關(guān)人員才有資格進(jìn)入檔案系統(tǒng)內(nèi)部，進(jìn)行相關(guān)的訪問并開展有關(guān)工作，避免單位重要檔案資源信息的泄漏。此外，公司要設(shè)置好相關(guān)檔案管理人員的權(quán)限，將密碼和系統(tǒng)管理權(quán)限分配給固定人員，如果在人員發(fā)生變動(dòng)的情況下，應(yīng)該做好相關(guān)的交接工作[7]。

6 結(jié)語

隨著科技的發(fā)展以及時(shí)代的進(jìn)步，各行各業(yè)都在積極利用云技術(shù)的優(yōu)勢(shì)開展相關(guān)的工作，并建設(shè)信息化的管理系統(tǒng)。對(duì)于港口公司而言，其檔案信息更多、更復(fù)雜，因此，港口公司應(yīng)該積極結(jié)合其實(shí)際發(fā)展情況，利用云技術(shù)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案信息資源的共享，并建立更加專業(yè)的檔案信息管理體系，從而促進(jìn)港口公司的檔案信息發(fā)揮最大的價(jià)值，推動(dòng)港口公司的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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