朱興榮

[摘要]高校在大數(shù)據(jù)背景下，利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，提高了人事檔案管理信息化建設(shè)的基本能力，而且還提高了人事檔案管理的質(zhì)量。人事檔案管理為高校日常管理工作中非常關(guān)鍵的一項管理內(nèi)容，并且也為一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，不但信息量龐大、變更頻繁，也有廣闊的涉及面，需要確保其及時、保密和精準，加之管理人員非常匱乏，因此想要將高校人事檔案管理工作做好，難度依舊很大。如今，社會中廣泛應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使得高校人事檔案管理信息化逐步邁向了信息化管理，最終也有效提升了工作質(zhì)量與效率，然而，當(dāng)前時期，依舊有一系列問題存在于高校人事信息化建設(shè)中，因此深入思考和探尋這些問題的解決方式較為關(guān)鍵。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)背景；高校人事檔案管理；信息化建設(shè)；分析

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2021）06-0067-02

大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以深入挖掘出人事檔案數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)性，每一項人事檔案管理的工作內(nèi)容，都應(yīng)該依據(jù)大數(shù)據(jù)的處理規(guī)范去操作，這樣不僅能加快處理速度，而且還能得到有參考價值的數(shù)據(jù)信息。應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)，不斷量化人事檔案管理的實際數(shù)據(jù)，并且可以幫助高校積極開展出有針對性的管理活動內(nèi)容。而通過科學(xué)地預(yù)測出高校的發(fā)展方向，就可以量體裁衣，制定出適合的人才培訓(xùn)方案，真正做到人才崗位匹配的精準性，進而推動高校人才管理目標的落實。

一、高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）人事檔案信息化意識相對薄弱

我國高校在計算機等硬件設(shè)備上投入較大，校園的數(shù)字化建設(shè)也在不斷推進，但對人事檔案管理的重視程度不夠。另外，當(dāng)前很多高校管理觀念、管理模式相對落后，仍以簡單機械的方式為主，主要通過人工手動方式查檔、翻檔、摘錄和分析，甚至對幾百上千份檔案逐一排序、比較，然后進行統(tǒng)計、梳理等。這既費人力，又容易出現(xiàn)誤差，在此狀況下，信息化意識比較薄弱，面對信息化工作無從下手。

（二）檔案從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

由于資金及認識等因素的限制，很多高校對人事檔案管理工作重視程度不夠[2]。人事檔案管理人員的培訓(xùn)和提升不夠及時和連續(xù)，導(dǎo)致相關(guān)從業(yè)人員的檔案管理水平仍處于傳統(tǒng)檔案管理和紙質(zhì)管理水平。受傳統(tǒng)人事管理模式的影響，這些人事檔案從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)不過硬，直接制約著現(xiàn)代人事檔案信息化水平的提升。

二、高校人事檔案管理信息化的必要性

就當(dāng)下而言，這種模式與高校的持續(xù)性發(fā)展、教師資源的配置及政策措施等不匹配。高校檔案管理水平的高低直接影響當(dāng)前及以后整個學(xué)校的管理布局[1]。

（一）完善人事檔案電子信息是實現(xiàn)現(xiàn)代高校人才與崗位匹配的有效手段

人才引進和積累是現(xiàn)代高校發(fā)展的重要途徑。檔案的管理對優(yōu)秀人才的使用以及崗位的匹配起到重要的作用。各個高校都非常重視優(yōu)秀人才的引進，在交流、宣傳方面，檔案管理亦有著舉足輕重的作用。在人才的選拔和任用方面，信息化檔案可以方便快捷地為部門提供可靠的信息來源和依據(jù)。

（二）人事檔案信息化建設(shè)是檔案長久保存和保證真實性的有效途徑

當(dāng)前，我國人事檔案一般由紙質(zhì)檔案材料組成。一個人自建檔開始，檔案會經(jīng)過若干次的拆封和重新裝訂，更換保存地點。在此期間，可能會由于多次拆閱導(dǎo)致紙質(zhì)受損或丟失，也可能由于保存不當(dāng)導(dǎo)致受潮，或因為意外、災(zāi)害而受損，這都影響著檔案的真實性和完整性，從而影響工作的效率。人事檔案信息化可以避免這些問題，而且也可以有效地阻止他人對檔案的修改、換取，甚至偽造等。當(dāng)然，前提是檔案被信息化之前，必須保證信息準確完整、真實有效等。

三、高校人事檔案信息化管理的途徑

我國有很多高校很早就重視檔案信息化的工作，并嘗試付諸實踐。近年來，隨著高校的快速發(fā)展，人事檔案的信息化工作顯得更為重要。截至目前，由于受各種因素制約，信息化建設(shè)出現(xiàn)很多亟待解決的問題。

（一）資金充足是人事檔案信息化的必備條件

資金短缺是普遍出現(xiàn)的問題。我國高校學(xué)生數(shù)量龐大且流動性強，教職工數(shù)量多且構(gòu)成復(fù)雜，所以在人事檔案信息化建設(shè)的過程中，不僅要考慮教職工的檔案管理，還要考慮學(xué)生檔案的管理問題，人事檔案信息化需要龐大的資金支持[3]。另外，在購置信息化設(shè)備時，也需要相應(yīng)的資金支持。我國大多數(shù)高校只有有限的資金，導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)進程緩慢。

（二）人事檔案管理人員專業(yè)水平的提高是人事檔案信息化實現(xiàn)的堅實基礎(chǔ)

我國很多高校對人事檔案信息化缺乏足夠的認識，在可支配資金有限的情況下，更容易忽略人事檔案管理工作，缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)[4]。不僅要求他們具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，而且要求他們必須掌握相應(yīng)的信息化技術(shù)能力和應(yīng)對處理能力。這就要求我國高校的管理者和規(guī)劃者重視信息化建設(shè)，認識到信息化是未來趨勢，重視人員待遇，提升其工作的積極性，這樣可以吸引更多有專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能的人才加入，有利于高校檔案信息化人才的積累。

（三）安全保障體系和管理制度的建立是人事檔案信息化的重要保障

計算機本身的不穩(wěn)定性和網(wǎng)絡(luò)不安全性給人事檔案的信息化帶來了挑戰(zhàn)。一旦檔案信息丟失或泄露，可能會造成很嚴重的后果。因此，實現(xiàn)人事檔案信息化，要建立獨立的運行系統(tǒng)，保障其安全性和保密性。要對不同部門、不同管理人員設(shè)置不同的瀏覽權(quán)限。要建立嚴格的人事檔案信息化管理制度，防止泄露和利于追究責(zé)任。要利用人事檔案信息化的特點，充分發(fā)揮在人才交流、宣傳、把關(guān)、使用等方面的重要作用，為高校的人才建設(shè)和管理發(fā)展提供有效的保障。

（四）建立資源共享數(shù)據(jù)庫

伴隨我國互聯(lián)網(wǎng)信息科技力量的持續(xù)進步，當(dāng)下我國各個高校在執(zhí)行各項作業(yè)的時候，大多都會使用獨立的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，而各個部門所采用的信息管理系統(tǒng)存在切實區(qū)分，使得高校自身的信息化管理工作缺乏聯(lián)動，難以契合發(fā)展的長遠需求。對此，高校在進行人事檔案信息化建設(shè)的時候，就要注重建立整個高校的共享數(shù)據(jù)庫，使得不同部門、不同職能人員能夠在同一信息管理系統(tǒng)下運作，使得高校的認識管理信息化成效更高。例如，每一年高校都會有不同的人員檔案信息，不僅來源非常豐富，且其中的內(nèi)容也較多，具備極強的實用價值[5]。而其整理、歸類和匯總的工作難度較大，因此相關(guān)的作業(yè)效率相對較差。而通過將其在大數(shù)據(jù)背景下的信息化建設(shè)，能夠利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機的作用，將不同的數(shù)據(jù)進行自動化的歸類、整理，各個部門一旦需要使用人事檔案數(shù)據(jù)，即可在互聯(lián)網(wǎng)下運作和交接。而針對多部門、跨部門之間共同的人事資料使用，就需要在此基礎(chǔ)上進行大數(shù)據(jù)背景下的互聯(lián)共享資源的建設(shè)，將所有的人事資料內(nèi)容上傳至公開的平臺，各個部門根據(jù)自己的需求進行分門別類地找尋。因此，在各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和匯總的時候，要確保采用統(tǒng)一格式，才能更好契合大數(shù)據(jù)下的人事檔案管理的有效共享。

（五）轉(zhuǎn)變管理理念，實行信息化管理

當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)該改變原來的思維模式，創(chuàng)建可以容納大數(shù)據(jù)和個人數(shù)據(jù)的全面思維方式，并在這個基礎(chǔ)上創(chuàng)建“大”系統(tǒng)，將整個大學(xué)里的個人信息都融入進來，這才是管理優(yōu)秀的趨勢所在。而“大”系統(tǒng)需要有固定的端口，能迅速提取個人的全面信息，如此就能切實提高各個大學(xué)部門的工作質(zhì)量和實際的工作效率。除此之外，“大”系統(tǒng)創(chuàng)建的過程中，還要考慮信息安全，主要是為了限制訪問，優(yōu)化并解決實際問題，不僅要防止教師信息被不法分子盜取，而且還要能防止知識產(chǎn)權(quán)被侵犯。第一，高校檔案的信息比較多，以往紙質(zhì)的信息又不實用，而大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用可以將大學(xué)工作人員的所有信息都收集起來。第二，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)能夠?qū)Υ鎯Φ乃行畔⑦M行分類，所以可讓人力資源去使用信息管理，這樣要比傳統(tǒng)手工控制效率更好。而大數(shù)據(jù)和其他技術(shù)相比，在管理上除了能保證高效以外，還很容易讓人理解。第三，在使用方法上，用大數(shù)據(jù)管理教工作人員利用計算機進行決策，這對于信息的訪問更加有利。

總之，需要建立完善的信息化體系，同時也要重視應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分進行有效的人才管理，從而不斷加強管理水平，以更好地為高校日后發(fā)展奠定基礎(chǔ)，希望通過以上闡述，能夠保證人事檔案管理的有效開展。

參考文獻

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