陳紅

摘要：本文采用文獻研究法、網(wǎng)絡(luò)觀察法、實地調(diào)研法，從檔案功能生態(tài)位、檔案資源生態(tài)位、檔案時空生態(tài)位三個維度出發(fā)，匹配業(yè)務(wù)所需檔案生態(tài)位和發(fā)包方、承包方檔案生態(tài)位重合程度，設(shè)計出檔案業(yè)務(wù)外包前提判斷、承包資質(zhì)判斷、外包模式判斷流程圖，既為檔案業(yè)務(wù)外包理論提供新視角，又為檔案業(yè)務(wù)外包實踐提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案生態(tài)位 業(yè)務(wù)外包 外包傾向 承包資質(zhì) 外包模式

檔案生態(tài)位是指檔案主體在檔案生態(tài)環(huán)境中占據(jù)的位置，包括檔案功能生態(tài)位、檔案資源生態(tài)位和檔案時空生態(tài)位三個維度。檔案功能生態(tài)位是指檔案主體在檔案環(huán)境中所充當(dāng)?shù)慕巧统袚?dān)的社會職能，檔案資源生態(tài)位是指檔案主體在檔案環(huán)境中占有和利用的檔案資源的狀況，檔案時空生態(tài)位是指檔案主體參與檔案活動所占據(jù)的時間和空間。[1]

一、外包前提判斷

在檔案工作領(lǐng)域，每一個發(fā)包方的檔案功能生態(tài)位、檔案資源生態(tài)位和檔案時空生態(tài)位寬度都是有限的。不同的檔案業(yè)務(wù)需要不同的檔案生態(tài)位，面對不同的檔案業(yè)務(wù)，發(fā)包方需要衡量自身是否具有完成檔案業(yè)務(wù)所需要的檔案生態(tài)位，即衡量發(fā)包方的檔案生態(tài)位與檔案業(yè)務(wù)所需要的檔案生態(tài)位的重合程度。這就需要衡量檔案功能生態(tài)位、檔案資源生態(tài)位和檔案時空生態(tài)位的重合程度，但凡出現(xiàn)一個維度的生態(tài)位不重合，則說明發(fā)包方檔案生態(tài)位與檔案業(yè)務(wù)所需檔案生態(tài)位不重合，構(gòu)成外包前提。檔案外包前提判斷流程圖如圖1所示。以檔案管理業(yè)務(wù)為例，具體流程如下所述。

（一）發(fā)包方檔案功能生態(tài)位判斷

做好檔案功能生態(tài)位的重合程度衡量工作。檔案管理業(yè)務(wù)需要發(fā)包方具有專業(yè)的檔案管理知識，精通檔案分類、整理、檔案編目、排架和檔案鑒定、保管等具體流程，并且擁有完善的檔案管理標準規(guī)范和制度建設(shè)，而對于部分發(fā)包方來說，如中小企業(yè)、銀行或證券金融機構(gòu)等，這類發(fā)包方主營業(yè)務(wù)并不是檔案業(yè)務(wù)，又沒有設(shè)立檔案館或檔案室，不具有專業(yè)檔案管理功能，則說明發(fā)包方的檔案功能生態(tài)位與檔案業(yè)務(wù)所需功能生態(tài)位分離，無須進行檔案資源生態(tài)位和檔案時空生態(tài)位的比對，已構(gòu)成外包前提。但對檔案館來說，檔案管理業(yè)務(wù)是其基本職能和主要業(yè)務(wù)，故檔案館的檔案功能生態(tài)位和檔案業(yè)務(wù)所需功能生態(tài)位重合，可以進行下一步檔案資源生態(tài)位的比對。

（二）發(fā)包方檔案資源生態(tài)位判斷

做好檔案資源生態(tài)位的重合程度衡量工作。大量檔案被收集時，檔案分類、整理、編目和裝訂需要較多的檔案工作人員。據(jù)統(tǒng)計，館藏20萬卷的地級市檔案館，每個案卷內(nèi)包括15至20份文件，文件目錄約有400萬條，以人均每天編目100條計算，大約需要166個工作人員工作一年才可完成。[2]文獻研究顯示，湖北省某高校檔案館有專職檔案人員19人，其中檔案專業(yè)的僅2人，計算機專業(yè)的3人，其他專業(yè)的有14人。[3]由此可見，發(fā)包方檔案資源并不能滿足檔案業(yè)務(wù)所需，表明發(fā)包方的檔案資源生態(tài)位與檔案業(yè)務(wù)的資源生態(tài)位不重合，此時發(fā)包方會有選擇外包的可能性。

（三）發(fā)包方檔案時空生態(tài)位判斷

如果發(fā)包方的檔案資源生態(tài)位滿足檔案業(yè)務(wù)需求，則最后比對檔案時空生態(tài)位的重合程度。時間生態(tài)位并不會成為影響檔案業(yè)務(wù)外包的主要因素，因為發(fā)包方自身檔案資源生態(tài)位往往影響檔案業(yè)務(wù)的時間生態(tài)位。在檔案管理業(yè)務(wù)量巨大，且有時限要求時，例如鑒定保管期限已滿的檔案是否需要銷毀時，時限為兩個月，但發(fā)包方自身檔案資源生態(tài)位較窄，會延遲完成時間，說明發(fā)包方檔案時間生態(tài)位與檔案業(yè)務(wù)所需時間生態(tài)位不重合，構(gòu)成外包前提。檔案保管依托發(fā)包方空間面積大小，空間越大，可存放檔案越多。但是，發(fā)包方的檔案館或檔案室的地理空間是有限的，面對不斷增加的檔案，銷毀速度又遠比不上檔案增加速度。這時發(fā)包方的空間生態(tài)位與檔案保管所需空間生態(tài)位不重合。根據(jù)以上內(nèi)容，發(fā)包方的檔案時空生態(tài)位與檔案業(yè)務(wù)所需的時空生態(tài)位不重合時，也會構(gòu)成外包前提。

二、外包必要性判斷

從檔案生態(tài)位判斷，任何一個生態(tài)位不重合，則構(gòu)成外包前提。但當(dāng)檔案生態(tài)位不重合時，發(fā)包方會面臨兩種選擇，即拓寬發(fā)包方自身檔案生態(tài)位或者將檔案業(yè)務(wù)外包出去。因此本文將從時間成本、經(jīng)濟成本、需求頻次三方面說明發(fā)包方拓寬自身檔案生態(tài)位的必要性小于外包的必要性。

（一）時間成本

發(fā)包方拓寬自身檔案生態(tài)位需要較長時間，如中小企業(yè)若想成立檔案室，拓寬自身檔案生態(tài)位，需要向檔案咨詢中介咨詢相關(guān)事宜、外出參觀、培訓(xùn)和學(xué)習(xí)、招聘檔案工作人員、購進檔案設(shè)備、建立檔案制度，且需要預(yù)留對檔案業(yè)務(wù)的適應(yīng)期等，是一項耗時的復(fù)雜工程。而選擇外包則只需要投標、招標，選擇承包方、簽訂合同，最后進行驗收即可，耗時短，所以選擇外包方式比拓寬自身檔案生態(tài)位耗費時間短。

（二）經(jīng)濟成本

婁赤剛曾提出信息服務(wù)機構(gòu)在拓寬自身信息生態(tài)位時需經(jīng)歷三個階段即信息生態(tài)位擴展期、信息生態(tài)位不適應(yīng)期、信息生態(tài)位特異化拓展期。在信息生態(tài)位不適應(yīng)期階段，投入成本增加、效益下降，由于信息生態(tài)位與其他信息服務(wù)機構(gòu)重疊，導(dǎo)致競爭力下降，因此在信息生態(tài)位特異化拓展期，會縮小信息生態(tài)位，而將業(yè)務(wù)進行外包，達到資源優(yōu)化利用、降低成本的目的。[4]經(jīng)濟利潤并非一味隨著檔案生態(tài)位的拓寬而增加，發(fā)包方需衡量自身所處的生態(tài)位拓展階段，在生態(tài)位不適應(yīng)期和特異化拓展期，外包的經(jīng)濟成本低于拓展生態(tài)位成本。

（三）需求頻次

一些檔案業(yè)務(wù)并不是發(fā)包方頻繁需要的，而是偶發(fā)性檔案業(yè)務(wù)，具有臨時性、偶然性，為避免日后管理難度加大，因此拓寬發(fā)包方自身檔案生態(tài)位不具有必要性，構(gòu)成外包必要性。例如構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫等，這些檔案業(yè)務(wù)是檔案管理與利用等主要業(yè)務(wù)的輔助與支撐，并不需要發(fā)包方頻繁管理與開發(fā)，故對這類檔案業(yè)務(wù)需求頻次低，選擇外包比拓寬自身檔案生態(tài)位合理。

三、承包資質(zhì)判斷

選擇承包方時，發(fā)包方需要判斷承包方檔案生態(tài)位是否滿足檔案業(yè)務(wù)所需。只有承包方檔案功能生態(tài)位、檔案資源生態(tài)位和檔案時空生態(tài)位都滿足檔案業(yè)務(wù)所需時，才被視為合格。但凡一個維度的生態(tài)位不滿足，則承包方不合格。以檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)外包為例，對于承包方的資質(zhì)判斷流程如下。

（一）承包方檔案功能生態(tài)位判斷

承包方的檔案功能生態(tài)位和檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)所需的檔案功能生態(tài)位的重合程度要匹配，若承包方主要經(jīng)營范圍包括檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，則檔案功能生態(tài)位重合。筆者在天眼查官網(wǎng)，以“檔案”為關(guān)鍵詞檢索公司組織，檢索結(jié)果獲得24家檔案外包公司[5]，并獲悉了它們的經(jīng)營范圍，一些以檔案設(shè)備生產(chǎn)和銷售為主，如上海軼寧檔案設(shè)備有限公司；一些以檔案管理業(yè)務(wù)為主，如湖南匯成檔案管理有限公司；一些以檔案咨詢業(yè)務(wù)為主，如仁通檔案管理咨詢服務(wù)股份有限公司；還有一些以技術(shù)開發(fā)、信息系統(tǒng)構(gòu)建為主，如佛山市驥駿檔案信息科技有限公司，不同的主營業(yè)務(wù)，構(gòu)成不同的檔案功能生態(tài)位。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)作為主營業(yè)務(wù)或附屬業(yè)務(wù)存在外包公司中。在這24家公司中，有11家公司具有檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，例如沈陽集美檔案管理有限公司、鐵山檔案文件管理有限公司、廣州慧信檔案技術(shù)有限公司，這說明這11家公司的檔案功能生態(tài)位符合需求。

（二）承包方檔案資源、時間生態(tài)位判斷

承包方的檔案資源生態(tài)位、時間生態(tài)位與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)所需的檔案資源、時間生態(tài)位的重合程度要匹配，因為資源的豐裕程度影響完成時間，完成時間的寬裕程度對資源多少有要求，因此兩者相互影響。筆者對北京市某人民法院調(diào)查了解，此人民法院每年要將1.5萬份左右的檔案案卷在案件結(jié)束后的3個月內(nèi)進行歸檔和掃描。每份案卷大概300頁，1.5萬份案卷約450萬頁，每3個月需要掃描約112.5萬頁，每天需掃描12500頁左右。而一臺普通平板掃描儀一天8個小時可掃描1800頁，所以約需要7臺掃描設(shè)備。根據(jù)檔案整理和掃描流程需要安排工作人員8到13人，其中需要1人負責(zé)總指揮、總領(lǐng)導(dǎo)，1到2人負責(zé)掃描前的拆檔，2到3人負責(zé)掃描后的裝訂和整理，1到2人負責(zé)操作掃描設(shè)備，1人負責(zé)掃描校驗，1到2人負責(zé)后期加工處理，1到2人負責(zé)將數(shù)字化檔案掛接到檔案管理系統(tǒng)。根據(jù)筆者對這24家承包方的調(diào)查，鐵山檔案文件管理（上海）有限公司、中泰德信（北京）檔案管理有限公司、西安立人行檔案文件管理咨詢有限公司具備設(shè)備租賃這一經(jīng)營業(yè)務(wù)，說明這3家公司檔案資源生態(tài)位較寬，能夠提供充足的設(shè)備在規(guī)定時間內(nèi)完成外包業(yè)務(wù)。綜合來看，鐵山檔案文件管理（上海）有限公司在檔案功能生態(tài)位和資源生態(tài)位上滿足要求。

（三）承包方檔案空間生態(tài)位判斷

承包方的檔案空間生態(tài)位與檔案業(yè)務(wù)所需的檔案空間生態(tài)位的重合程度要匹配。檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)要求承包方距離發(fā)包方地理位置接近，故距離發(fā)包方距離越近的承包方檔案空間生態(tài)位與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)所需的檔案空間生態(tài)位越匹配。例如發(fā)包方在北京，便盡可能選擇北京地區(qū)的承包方，方便檔案搬運。而鐵山檔案文件管理（上海）有限公司在上海，空間生態(tài)位不符合需求，最終承包資質(zhì)判斷為不適合，發(fā)包方需要重新選擇。

只有承包方的檔案功能生態(tài)位、檔案資源生態(tài)位和檔案時空生態(tài)位三者同時滿足檔案業(yè)務(wù)所需，則承包方合格，發(fā)包方才會去衡量成本和完成質(zhì)量等因素，從而開展下一步工作。承包對象資質(zhì)判斷流程圖如圖2所示。

四、外包模式判斷

外包模式指發(fā)包方和承包方針對檔案外包業(yè)務(wù)的項目管理模式。項目管理工作主要內(nèi)容應(yīng)包括質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通5個方面。[6]根據(jù)發(fā)包方和承包方項目管理的檔案功能生態(tài)位，外包模式被劃分為以下3種，檔案外包模式判斷流程圖如圖3所示。

（一）合作式外包

當(dāng)發(fā)包方具有檔案項目管理的生態(tài)位時，則選擇合作式外包，即發(fā)包方負責(zé)檔案外包業(yè)務(wù)過程管理和監(jiān)控，起主導(dǎo)性作用，并且承擔(dān)對承包方進行業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)，承包方負責(zé)完成檔案業(yè)務(wù)。實施方式為：承包方派遣工作人員入駐發(fā)包方組織內(nèi)部，在合作式外包期間，承包方外派工作人員暫時成為發(fā)包方一員，遵守發(fā)包方組織的規(guī)章制度，聽從發(fā)包方組織的業(yè)務(wù)安排。根據(jù)本文調(diào)研結(jié)果，武漢市國土資源規(guī)劃局和信息中心檔案部將檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建外包給上海中信外包有限公司，采用的外包方式為合作式外包，承包方派遣3名成員入駐發(fā)包方，進行檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建。

（二）獨立式外包

當(dāng)發(fā)包方不具有檔案項目管理的生態(tài)位，而承包方具有時，則選擇獨立式外包，由承包方獨立完成檔案外包業(yè)務(wù)，包括監(jiān)督、管理以及業(yè)務(wù)實施，發(fā)包方只負責(zé)驗收。實施方式為：待發(fā)包方說明檔案業(yè)務(wù)要求，并與承包方簽訂合同之后，承包方獨立負責(zé)外包業(yè)務(wù)管理和實施；或者由承包方帶團隊入駐發(fā)包方機構(gòu)進行業(yè)務(wù)操作，但遵循承包方自身的管理模式。例如檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，將檔案轉(zhuǎn)移至承包方，或者承包方前往發(fā)包方提供的特定場所，由承包方負責(zé)過程管理與進度安排，發(fā)包方只對項目結(jié)果進行驗收。

（三）第三方式監(jiān)理

當(dāng)發(fā)包方和承包方兩者都沒有檔案項目管理生態(tài)位時，則選擇第三方式監(jiān)理，即招標第三方專門負責(zé)項目管理的機構(gòu)進行外包業(yè)務(wù)過程監(jiān)管控制，獨立于發(fā)包方和承包方之間[7]，發(fā)包方和承包方均不參與監(jiān)管，承包方只負責(zé)業(yè)務(wù)實施，發(fā)包方只負責(zé)結(jié)構(gòu)驗收。實施方式如下：（1）發(fā)包方根據(jù)外包業(yè)務(wù)發(fā)布招標公告；（2）第三方監(jiān)理機構(gòu)進行競選；（3）發(fā)包方根據(jù)業(yè)務(wù)需求、成本、競選機構(gòu)聲譽等因素選擇目標機構(gòu)；（4）目標機構(gòu)根據(jù)發(fā)包方要求和承包方檔案生態(tài)位制訂項目管理方案和流程；（5）根據(jù)方案監(jiān)管外包項目實施。例如檔案業(yè)務(wù)眾包，眾包團體具有分布擴散性，不具有組織性，如果發(fā)包方選擇眾包團體完成檔案外包業(yè)務(wù)，同時發(fā)包方自身不具有檔案項目管理生態(tài)位時，選擇第三方項目管理機構(gòu)比較合適。

檔案領(lǐng)域?qū)Υ獍芍斝∩魑⒌酱竽憞L試，由觀望態(tài)度到實踐操作，不僅是因為外包行業(yè)自身發(fā)展越來越成熟，更得益于檔案業(yè)務(wù)不斷外包的實踐摸索。伴隨著檔案外包的發(fā)展，相關(guān)研究也在不斷探索，本文希望“檔案生態(tài)位”視角可以引起更多學(xué)者的興趣和關(guān)注，能夠從新視角探討檔案外包，從而豐富和完善檔案生態(tài)位理論，為檔案外包研究和外包事業(yè)發(fā)展貢獻力量。

注釋及參考文獻：

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[2]陸塵香.國家檔案館檔案業(yè)務(wù)外包邊界研究[D].南寧：廣西民族大學(xué)，2019.

[3]王婧.高校檔案館信息生態(tài)位問題及對策研究[D].武漢：華中師范大學(xué)，2015.

[4]婁赤剛，周承聰.基于信息生態(tài)位理論的信息服務(wù)機構(gòu)業(yè)務(wù)外包[J].情報理論與實踐，2011，34（6）：15-18.

[5]天眼查.檔案-相關(guān)搜索結(jié)果[EB/OL].[2021-01-20].https：//www.tianyancha.com/search？key=%E6% A1%A3%E6%A1%88.

[6]呂玉潔，吳湘華，向禹.確定性需求驅(qū)動的檔案數(shù)字化加工監(jiān)理模式構(gòu)建與適用性分析[J].檔案學(xué)研究，2018（1）：107-112.

[7]沈東芳，聶二輝.檔案業(yè)務(wù)外包中管理機構(gòu)與服務(wù)機構(gòu)的角色定位探究[J].北京檔案，2017（3）：29-30.

作者單位：華中師范大學(xué)信息管理學(xué)院