魯英波

(海寧市許村鎮(zhèn)政務(wù)服務(wù)中心 浙江 海寧 314409)

1 引 言

眾所周知，Excel是全世界最受歡迎的軟件之一，不但功能強(qiáng)大而且易學(xué)易用，在信息化普及方面起著積極作用，幾乎每個工程管理人員都在用著Excel軟件管理著自己的工程，隨著時間的推移，工程數(shù)量每年在累計(jì)增加，導(dǎo)致Excel文件越來越大或者Excel文件越來越多，真正需要某個數(shù)據(jù)時，查找有難度，當(dāng)要分析不同數(shù)據(jù)之間的關(guān)系時變得更加困難，想要應(yīng)付單位里各個部門這樣那樣的數(shù)據(jù)時就更是捉襟見肘了。

2 問題分析

Excel軟件確實(shí)是有他獨(dú)特優(yōu)勢，但它畢竟不是數(shù)據(jù)庫管理軟件，對于從事工程管理的人來說，它存在以下缺陷：(1)數(shù)據(jù)相互獨(dú)立；(2)文件多或工作頁多；(3)相互獨(dú)立的數(shù)據(jù)很難對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)匯總；(4)時間越長不利效果越明顯；(5)數(shù)據(jù)填寫不規(guī)范。鑒于以上的一些問題，網(wǎng)絡(luò)Excel平臺應(yīng)運(yùn)而生，有效解決了上述問題。

3 網(wǎng)絡(luò)excel平臺簡介

網(wǎng)絡(luò)Excel平臺的操作界面完全嵌入到了Excel當(dāng)中，成為了Excel的一個子系統(tǒng)，操作簡單，即可上手，后臺以SQL數(shù)據(jù)庫為依托，規(guī)范數(shù)據(jù)的填寫，提高管理的準(zhǔn)確性和有效性，把各種相對獨(dú)立的數(shù)據(jù)整合到一個數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，在后期對數(shù)據(jù)查詢匯總統(tǒng)計(jì)分析就容易得多。如工程管理系統(tǒng)中，項(xiàng)目立項(xiàng)、合同登記表和工程付款單是3個相對獨(dú)立的表格，但在數(shù)據(jù)庫中是相互依存的，合同登記表填報(bào)時一定要以項(xiàng)目立項(xiàng)中的數(shù)據(jù)為依據(jù)，同時合同登記表為工程付款單提供數(shù)據(jù)支持，這樣也符合項(xiàng)目管理的程序。

該平臺通過在Excel中設(shè)計(jì)模板、表間公式等，不用代碼或者少量代碼即可輕松構(gòu)建適合企業(yè)自身現(xiàn)狀的工程管理系統(tǒng)。模板簡單的理解就是平時工作中的表格，只不過在這個表格上面設(shè)置了數(shù)據(jù)規(guī)范和相互引用，同時把填報(bào)的數(shù)據(jù)存儲在后臺的數(shù)據(jù)庫中；表間公式就是平時說的編程，只不過是中文界面的，用來連接各個模板表格，建立起相互之間的關(guān)系，使各種表格成為一個有機(jī)的整體。如工程付款單查詢表中，利用表間取數(shù)公式，根據(jù)篩選條件，把工程付款單或者多個其他表格中填報(bào)的數(shù)據(jù)提取到一張表中。如圖1所示。

圖1 表間公式

4 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

每個工程管理人員都是一個客戶端，客戶端上填寫數(shù)據(jù)存入后臺SQL數(shù)據(jù)庫中，如圖2所示，當(dāng)需要數(shù)據(jù)時再從數(shù)據(jù)庫中調(diào)用已存的數(shù)據(jù)，對每個客戶端設(shè)置一定的權(quán)限，如每個項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的客戶端允許填寫和查看自己的項(xiàng)目數(shù)據(jù)，副主任可以查看自己分管的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目情況，主任可以查看所有項(xiàng)目的數(shù)據(jù)情況。同時可以設(shè)置一個該系統(tǒng)的管理員，用于設(shè)計(jì)表單模板，設(shè)置數(shù)據(jù)填寫規(guī)范，管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)；可以根據(jù)需要定制表格，來調(diào)用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，這樣方便了上級部門要數(shù)據(jù)，同時該系統(tǒng)有很大優(yōu)勢就是更新迭代很方便，當(dāng)需要增加新的模塊時，只需在原有開發(fā)好的基礎(chǔ)上增加模板既可以，非常方便。真正做到了“持續(xù)優(yōu)化，因需而變”的目標(biāo)，具備高可伸縮性與高可擴(kuò)展性。

圖2 系統(tǒng)示意

5 方案的實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)以業(yè)務(wù)管理為主線，如圖3所示，基本包含了工程管理的各個過程，從項(xiàng)目立項(xiàng)到招標(biāo)管理，從合同管理到變更管理，從工程付款單到進(jìn)度管理，再從竣工驗(yàn)收到資料歸檔。每個業(yè)務(wù)不是獨(dú)立的，是相互聯(lián)系在一起的，如工程付款單與項(xiàng)目立項(xiàng)和合同管理均有聯(lián)系，這些聯(lián)系不僅是業(yè)務(wù)上的聯(lián)系，同時也是業(yè)務(wù)上的數(shù)據(jù)規(guī)范或者數(shù)據(jù)引用，如圖4所示表格中所屬項(xiàng)目的數(shù)據(jù)來源于項(xiàng)目，立項(xiàng)模板，為規(guī)范數(shù)據(jù)填寫，設(shè)置點(diǎn)選功能。同樣工程名稱和合同名稱中也設(shè)置了數(shù)據(jù)來源和規(guī)范，數(shù)據(jù)來源于合同管理模塊，點(diǎn)選即可，點(diǎn)選時合同管理模塊中包含的建設(shè)單位、收款單位、收款賬號、開戶銀行等相關(guān)信息會自動填入表格中，這樣既規(guī)范了數(shù)據(jù)填寫同時也方便了操作者，提高了工作效率，減少了錯誤率。

圖3 系統(tǒng)界面

圖4 數(shù)據(jù)引用

每個工程管理人員作為一個客戶端進(jìn)行業(yè)務(wù)單據(jù)的錄入，為后面的數(shù)據(jù)查詢和臺賬查詢提供了數(shù)據(jù)支持，這些業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系就是依靠網(wǎng)絡(luò)Excel平臺的表間公式，它的語言邏輯用文字描述就是從哪個表中提取滿足特定條件的數(shù)據(jù)再顯示到指定的表中。

同時可以對提取的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)分析，如可以分析入圍庫中監(jiān)理單位、代理單位等小型服務(wù)商的近一年的業(yè)務(wù)量和每個工程管理人員完工后對他們打分情況，從而可以得出服務(wù)單位的優(yōu)劣，考慮下一年業(yè)務(wù)時可以適當(dāng)傾斜，這樣就能用數(shù)據(jù)分析來指導(dǎo)工作業(yè)務(wù)實(shí)際。

6 結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步，信息化技術(shù)得以快速發(fā)展，并廣泛的應(yīng)用于我國各個領(lǐng)域，尤其是在工程管理中，更是起到了不可替代的重要作用。

然而，現(xiàn)階段工程項(xiàng)目管理在信息化建設(shè)過程中仍存在不少問題，通用的系統(tǒng)管理軟件有不少，但存在價(jià)格高，同時針對性差的情況，而讓工程管理人員學(xué)習(xí)編程寫出自己的管理系統(tǒng)確實(shí)也存在很大難度，網(wǎng)絡(luò)excel平臺在中間找到了平衡，給了工程技術(shù)管理人員可以打造屬于自己的系統(tǒng)的機(jī)會。