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        實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策

        2021-05-14 12:48:57黎明
        錦繡·上旬刊 2021年6期
        關(guān)鍵詞:行政管理精細(xì)化辦公室

        摘要:精細(xì)化管理是當(dāng)前各種大型企業(yè)、組織管理的全新發(fā)展方向,它以傳統(tǒng)的科學(xué)管理思想為基礎(chǔ),追求精、準(zhǔn)、嚴(yán)、細(xì),并在這種思想的基礎(chǔ)上不斷地降低管理費(fèi)用、有效地提高管理的效率。辦公室行政管理的精細(xì)化,實(shí)際上也就是一種特別多樣化的企業(yè)經(jīng)營管理模式,其主要意義就在于全面地提升了辦公室的行政管理工作水平。

        關(guān)鍵詞:辦公室;行政管理;精細(xì)化;研究

        所謂的精細(xì)化管理,主要目標(biāo)就是為了促使社會分工的精細(xì)化與對服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化,這樣也可以說是對現(xiàn)代管理的一項(xiàng)重要需求,它是建立在傳統(tǒng)和常規(guī)管理模式的基礎(chǔ)之上,并將其進(jìn)一步加強(qiáng)和深化。在此次流動(dòng)性管理的整個(gè)過程中,精細(xì)化的管理方法和模式把他們的思想、觀點(diǎn)以及做法等,有效落實(shí)至企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)。

        一、辦公室行政管理精細(xì)化的意識

        1、大局意識

        辦公室的活動(dòng)是一項(xiàng)具有政策意義和總體意義的工作。要做好工作,必須有自己的整體意識。有一個(gè)交代,對各部門的工作要非常清楚,要善于把組織結(jié)合起來,才能創(chuàng)造性地、順利地開展這項(xiàng)工作。

        2、服務(wù)意識

        為行政部門和員工服務(wù)是辦公室最重要的職責(zé)。為了更好地完成辦公室的各項(xiàng)任務(wù),首先要加強(qiáng)和提高工作人員的服務(wù)意識。衡量一個(gè)辦公室績效的標(biāo)準(zhǔn)是看它所從事的服務(wù)是否能讓領(lǐng)導(dǎo)和員工滿意,要自覺提出更高標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)格措施、更務(wù)實(shí)工作,不斷擴(kuò)大服務(wù)范圍和水平,提高服務(wù)水平。

        3、參謀意識

        辦公室本身就是一級負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和決策工作的參謀部,辦公室的人員也不能僅僅聽從他們的命令而去辦事,應(yīng)該緊緊地圍繞著這項(xiàng)工作中的核心,全心全意地為他們做好決策而服務(wù)。一是要更好地貼近領(lǐng)導(dǎo)的工作思路,為了領(lǐng)導(dǎo)著想,要謀求在這個(gè)問題上的關(guān)鍵所在。二是必須提前操作。在制定決策前先對各個(gè)崗位進(jìn)行調(diào)查和研究,結(jié)合實(shí)際情況,提出一些具體的建議,以供領(lǐng)導(dǎo)們借鑒。

        二、辦公室行政管理精細(xì)化的內(nèi)容和要求

        1、定崗、確立崗位負(fù)責(zé),保障了企業(yè)權(quán)力的有效制衡

        在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)要嚴(yán)格恪守遵循崗位定崗、訂責(zé)的基本原則之間的基本要求,對于各級辦公室的崗位責(zé)任編制結(jié)構(gòu)管理體系,需要進(jìn)一步研究建立和不斷完善。管理定責(zé)主要工作目的就是對每一個(gè)工作崗位的管理職責(zé)都進(jìn)行明確的職責(zé)界定,并且為了更好確定每一項(xiàng)管理工作相互之間銜接的工作程序和職責(zé)界定,從而清晰地明確分工,各司其職;然而所謂的職責(zé)定位和標(biāo)準(zhǔn)則主要目的就是按照對企業(yè)局部或整個(gè)總體工作功能的成本最小化管理要求,把企業(yè)管理的工作標(biāo)準(zhǔn)直接分解和傳給到具體的企業(yè)工作崗位上,從而建立一個(gè)完全科學(xué)合理的企業(yè)工作職責(zé)規(guī)范。[1]

        2、流程的管理優(yōu)化和成本運(yùn)作管理得到了有序的有效保障

        科學(xué)且簡約的辦公室財(cái)務(wù)管理工作業(yè)務(wù)流程,對于促進(jìn)辦公室財(cái)務(wù)管理工作的流程科學(xué)化和工作精細(xì)化來說具有十分重要的指導(dǎo)意義?;诮Y(jié)合現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理學(xué)的思想,對社區(qū)辦事處的管理工作以及流程管理,做出了逐步優(yōu)化和不斷完善。根據(jù)自身的業(yè)務(wù)功能,開展了公司相關(guān)的業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)分析,從而大大促進(jìn)了公司辦公室的其他工作流程,可以依照工作流程順利地進(jìn)行開展。對于本次業(yè)務(wù)流程來說,其在流程設(shè)計(jì)的整個(gè)操作過程中,不僅應(yīng)當(dāng)切實(shí)做到保證業(yè)務(wù)目標(biāo)清晰明確,并且最重要應(yīng)當(dāng)做到各個(gè)環(huán)節(jié)的無縫連通和相互之間協(xié)同有效配合。

        3、考核建立評議和績效改善

        首先需要明確考核的標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)要求,對于程序性和容易被量化的事務(wù)處理辦公室項(xiàng)目,應(yīng)該盡可能多地做到保障質(zhì)量考核的目標(biāo)和設(shè)計(jì)科學(xué)性;非程序性或者主觀性比較強(qiáng)的項(xiàng)目,應(yīng)當(dāng)針對其特點(diǎn)進(jìn)行穩(wěn)定性評估指標(biāo)的設(shè)計(jì)。通過采用科學(xué)合理和技術(shù)手段,結(jié)合現(xiàn)代行政管理的信息系統(tǒng),生成一套科學(xué)的行政管理工作指標(biāo)。對于實(shí)踐中難以被量化為基礎(chǔ)的指標(biāo),可以采用人工手段的方式加以優(yōu)化,從而提高考核之有效性。

        4、制度的不斷完善,夯實(shí)了理論基礎(chǔ)

        建立健全企業(yè)單位管理,盡可能多地避免了目前存在的服務(wù)管理體制空白。對當(dāng)前的企業(yè)管理機(jī)制和政策措施都進(jìn)行了充分清理,合理的就業(yè)也會被充分保留了確定下來,并對其他一些方面進(jìn)行必要的重新修改和予以補(bǔ)充,過時(shí)的就會被給予了及時(shí)的刪除和予以廢止,從而真正建立運(yùn)行起一個(gè)更加科學(xué)、完善、有效的企業(yè)經(jīng)營財(cái)務(wù)管理制度。

        三、實(shí)施辦公室執(zhí)法管理的精細(xì)化有效戰(zhàn)略

        1、加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)

        通常情況下,一些有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)導(dǎo)對下屬的工作作風(fēng)和性質(zhì)有清楚的認(rèn)識,知道最容易出現(xiàn)問題的領(lǐng)域。當(dāng)前,在管理上,要積極倡導(dǎo)‘大抓小的理念,即從各個(gè)細(xì)節(jié)體現(xiàn)和展示其管理的有效性,這樣更有利于企業(yè)效率的提高?!胺糯蟆笔侵腹竟芾韺迂?fù)責(zé)人對公司所有員工職責(zé)范圍內(nèi)的一切事情都要放手。比如,在公司經(jīng)營戰(zhàn)略的指導(dǎo)下,如何組織開展各類市場業(yè)務(wù)、洽談、市場推廣等工作,需要公司高層和基層管理人員進(jìn)行協(xié)調(diào)和討論,讓他們一起去做,做好監(jiān)督檢查工作。[2]

        2、推進(jìn)制度化

        要切實(shí)保證精細(xì)化管理方案落到實(shí)處,取得既定效果,就必須建立激勵(lì)約束機(jī)制。在實(shí)施精細(xì)化管理之前,要總結(jié)出一套健全、系統(tǒng)、詳細(xì)的規(guī)章制度,作為實(shí)施精細(xì)化管理的依據(jù)。企業(yè)出于自身生存和發(fā)展的需要,制定了本制度化、專業(yè)化的統(tǒng)一法律規(guī)定和準(zhǔn)則,要求全體員工按照各自的職責(zé)、行為和管理目標(biāo),統(tǒng)一行動(dòng)、統(tǒng)一工作,并按照與企業(yè)的經(jīng)營、生產(chǎn)和管理密切相關(guān)的規(guī)范和方針。如果企業(yè)沒有這樣統(tǒng)一的規(guī)范,企業(yè)就沒有機(jī)會實(shí)現(xiàn)自己未來的發(fā)展戰(zhàn)略。

        3、全面提高員工的素質(zhì)

        要實(shí)現(xiàn)管理的專業(yè)化、精細(xì)化,必須培養(yǎng)一大批優(yōu)秀的專業(yè)技術(shù)人才,實(shí)現(xiàn)管理全過程的專業(yè)化、精細(xì)化、規(guī)范化。企業(yè)需要高度重視細(xì)節(jié)的管理。雖然這些細(xì)節(jié)的管理落實(shí)起來并不難,但要一如既往地堅(jiān)持發(fā)展,將變得非常困難。在辦公室每月編制的月度工作計(jì)劃中,可以在月初根據(jù)計(jì)劃對辦公室各領(lǐng)域的各項(xiàng)工作進(jìn)行量化、細(xì)化分解,明確各工作階段的主要負(fù)責(zé)人和任務(wù),使工作成果和工作現(xiàn)狀一目了然。

        結(jié)束語:

        辦公室業(yè)務(wù)管理工作的特點(diǎn),決定了它必須始終堅(jiān)持走一條規(guī)范化、科學(xué)性以及精細(xì)化的道路,同時(shí)也需要進(jìn)一步構(gòu)筑公文信息處理、接待以及服務(wù)等各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程,強(qiáng)調(diào)人員的精品意識,從而實(shí)現(xiàn)全面推進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)行政管理工作精細(xì)化。

        參考文獻(xiàn)

        [1]肖華麗.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策分析[J].魅力中國,2020,(6):357-358.

        [2]毛益鴻.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策探討[J].家庭醫(yī)藥,2019,(12):167.

        作者簡介:姓名:黎明,出生年月:1992.12,性別:男,民族:漢,籍貫:四川會理,學(xué)歷:本科,職稱:初級政工師,研究方向:綜合辦公室行政工作。

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