周曉芹

摘? 要：當前社會生產(chǎn)力也在迅猛的發(fā)展，信息技術帶來的信息化時代更是對各行各業(yè)都產(chǎn)生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進入到一個全新的發(fā)展階段，檔案管理工作是以各種形式儲存社會有價值的信息，對促進社會進步有著重大意義，所以要不斷創(chuàng)新管理模式與方法，提高管理的效率。數(shù)字化技術的發(fā)展和通信技術的應用，使得檔案實現(xiàn)了遠程傳輸和共享體系，為了促進檔案的信息化建設，要加強檔案管理工作，本文簡述了信息化檔案管理內容，并對檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

關鍵詞：檔案管理信息化;提升;工作效率

隨著社會的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡技術的日新月異，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然的產(chǎn)物，而對于檔案管理部門而言，必須要順應時代的發(fā)展趨勢，做好檔案管理的相關工作，檔案管理現(xiàn)代化與信息化是并存的，在實際工作中，必須要處理好兩者之間的管理，實現(xiàn)兩者之間的共贏，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎。檔案管理工作信息化，能夠有效提高檔案管理工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問題。我國已經(jīng)明確指出了“信息化帶動工業(yè)化”發(fā)展的具體發(fā)展要求，國家檔案局也將“信息化”作為了檔案管理工作的重要發(fā)展目標。因此，探討檔案管理信息化建設的必要性，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

一.信息化檔案管理內容與作用

1.檔案管理信息化提升了工作效率

以往，檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，檔案管理人員要歸檔、查詢，都需要以“翻閱”的方式來尋找紙質檔案，在這一過程中，就有可能導致檔案被損壞，導致信息遺漏。而檔案管理信息化，將紙質文檔直接轉化為了電子文檔，檔案信息傳輸不會受到空間、時間的束縛，檔案管理工作人員通過電子設備就可完成對檔案的歸類、整理、查閱，這就有效提高了檔案管理工作的安全性以及效率。另外，紙質檔案在存放的過程中，極其容易受到高溫、高濕度、高酸性環(huán)境所影響，紙張也會逐漸老化，檔案在存放的過程中，不可避免的會遭受一定的損傷，而電子檔案的儲存則相對比較安全，通過“云儲存、熱備份”等方式，即便是儲存設備損壞，也不會導致檔案損壞、丟失。

2.信息化檔案資源技術

是指在進行檔案管理的過程中采用信息技術將檔案轉為信息資源，包括檔案的傳輸、分類以及儲存等，傳統(tǒng)的管理方式是將檔案呈現(xiàn)于不同載體之上，而信息化檔案資源技術是利用科技手段將檔案進行分類，從而使得檔案資源能夠準確、有序的進行儲存，也方便日后的查找以及使用。在這一過程中，信息技術起到了一定的促進和支撐作用，能夠根據(jù)檔案的具體情況及時、準確的建立相關目錄，在管理時具有一定的便捷性，并且還可以通過建設相應的平臺對檔案資源進行有效的儲存，其相應的輸出技術手段在一定程度上促進了檔案管理行業(yè)的發(fā)展。

3.科學的檔案管理方法

是指在當今信息化社會環(huán)境下，根據(jù)實際的檔案管理情況進行科學的規(guī)劃和設計，既要保證檔案能夠被有效的保管和應用，又要使社會新技術、新研究成果能夠及時的得到錄入，為實踐工作和業(yè)務提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業(yè)化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經(jīng)濟手段，適當?shù)倪x擇行政手段、經(jīng)濟手段能夠對檔案管理發(fā)展產(chǎn)生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應用，從這個層面出發(fā)，科學化的檔案管理方式是發(fā)展檔案事業(yè)的關鍵環(huán)節(jié)。

二.檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

1.做好基礎工作，創(chuàng)造信息化條件

在檔案管理信息化視角下有效的進行檔案管理需要得到一定的信息化條件作為支撐，所以一定要做好基礎性工作。基礎性工作主要包括以下幾個方面：一是建立相應的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎，所以要建立和完善相應的檔案管理制度，并且不斷的創(chuàng)新管理方法，在保證不影響工作順利進行的情況下，進行程序簡單化，但要有原則的簡化，而且要嚴格控制檔案資源的質量。二是要注重檔案管理重點環(huán)節(jié)的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環(huán)境基礎上，加大對新增設施設備的管理和更新力度，保證檔案室的建設標準符合要求，還要重點關注檔案審核審批的管理工作。

2.建立數(shù)字檔案館

互聯(lián)網(wǎng)技術、人工智能技術和自動化技術的發(fā)展與完善，使得各企業(yè)的電子文檔變得越來越多，所以建立數(shù)字檔案館會是未來進行檔案管理的發(fā)展趨勢。首先，需要從統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)劃的角度出發(fā)，進行系統(tǒng)性的思考，企業(yè)可以將紙質的檔案掃描處理，然后運用相關的軟件將電子檔案進行統(tǒng)一處理，要使紙質檔案與電子檔案的格式相統(tǒng)一，建立相應的數(shù)字檔案。其次，要根據(jù)企業(yè)的具體生產(chǎn)和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據(jù)選取相應的檔案管理軟件，為建立數(shù)字檔案館奠定堅實的基礎。最后，檔案管理部門要能充分的了解自身特點，根據(jù)優(yōu)勢制定出比較全面的管理機制，建立管理系統(tǒng)，在最大程度上為檔案管理者提供幫助，讓檔案管理工作能夠穩(wěn)定的進行，也能推動檔案管理工作向著更加標準化、更加智能化以及更加規(guī)范化的方向發(fā)展。

3.完善管理制度

必須建立起完善的檔案管理信息化制度，才能夠讓各項工作做到有法可依。單位、企業(yè)要針對檔案管理信息化的主要內容，結合單位實際情況，構建完善的信息化制度。如：資料、文檔、數(shù)據(jù)等必須有效組織、整理和歸檔備案;檔案信息必須在xx日內轉化為電子檔，并整理、歸檔等。另外，還要建立起完善的保密制度、獎懲制度，通過剛性管理以及柔性管理，提高檔案管理人員的責任心以及保密意識。所謂剛性管理主要是利用制度來約束檔案管理人員的行為，柔性管理主要是指通過內部文化風氣，來讓檔案管理人員樹立起正確的保密意識。

三.結束語

總而言之，檔案作為重要的信息資源，涵蓋了各種珍貴的經(jīng)驗，在信息化時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足管理需求，所以為了使檔案管理工作得到更優(yōu)的效果，要從轉變管理理念開始，不斷的創(chuàng)新管理方式和管理技術，使檔案管理在信息化視角下實現(xiàn)最大價值、發(fā)揮出最大作用。

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