李加才

摘 要：在信息技術(shù)與檔案管理不斷融合發(fā)展的時(shí)代背景下，傳統(tǒng)船檢檔案管理模式應(yīng)對(duì)新時(shí)期船檢工作快捷高效的信息訴求已顯乏力。鑒于船檢檔案管理的獨(dú)特性，需不斷解放管理思想，拓寬工作思路，增強(qiáng)系統(tǒng)管理理念。積極推動(dòng)船檢檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建船檢檔案知識(shí)圖譜，以更好滿(mǎn)足實(shí)際工作的需要。

關(guān)鍵詞：船舶檢驗(yàn)；檔案；提質(zhì)增效；知識(shí)圖譜

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，航運(yùn)業(yè)和造船業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中扮演著愈發(fā)重要的角色，這對(duì)船舶檢驗(yàn)工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。船舶檢驗(yàn)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“船檢檔案”）是船舶檢驗(yàn)工作的重要技術(shù)積累和信息資源支撐，船檢檔案管理水平的高低直接影響著船舶檢驗(yàn)工作的質(zhì)量和效率。然而，船檢檔案管理現(xiàn)狀卻未能及時(shí)跟上行業(yè)發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式與快速高效的信息資源需求之間存在的矛盾亟待解決，推動(dòng)船檢檔案工作提質(zhì)增效是解決這一矛盾的有力舉措。

一、船檢檔案工作關(guān)鍵要素及面臨的新挑戰(zhàn)

1.船檢工作涉及面廣泛決定了船檢檔案工作的獨(dú)特性

船檢檔案是指船舶檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)及驗(yàn)船人員在船舶、海上設(shè)施和船用產(chǎn)品法定檢驗(yàn)活動(dòng)及其相關(guān)活動(dòng)中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的技術(shù)文件材料[1]。主要形成于船舶/海上設(shè)施/產(chǎn)品的圖紙審批、建造檢驗(yàn)、營(yíng)運(yùn)檢驗(yàn)、船舶修理及改裝，船用產(chǎn)品檢驗(yàn)、工廠認(rèn)可、型式認(rèn)可等工作過(guò)程。船檢檔案是船舶檢驗(yàn)部門(mén)寶貴的信息資源，對(duì)其科學(xué)有序地管理和利用是船檢工作順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。

船檢檔案不同于一般科學(xué)技術(shù)檔案，有其鮮明的特征，主要表現(xiàn)在門(mén)類(lèi)多、需求廣、連續(xù)性、協(xié)作性等方面[2]。船檢檔案的獨(dú)特性，源于船舶檢驗(yàn)工作的專(zhuān)業(yè)性以及船舶生命周期及生態(tài)的關(guān)聯(lián)性。船舶檢驗(yàn)工作涉及船體、輪機(jī)、電氣、材料、自動(dòng)化技術(shù)等多個(gè)學(xué)科類(lèi)別，具體到實(shí)際工作中又分為船舶審圖、產(chǎn)品審圖、船檢建造檢驗(yàn)、船舶營(yíng)運(yùn)檢驗(yàn)、船用產(chǎn)品檢驗(yàn)、工廠認(rèn)可、型式認(rèn)可、供方認(rèn)可等多個(gè)檢驗(yàn)類(lèi)別，每一項(xiàng)工作都需要專(zhuān)門(mén)技術(shù)人員進(jìn)行操作。船舶檢驗(yàn)各項(xiàng)工作之間的關(guān)聯(lián)性非常強(qiáng)，例如一條船從最初的設(shè)計(jì)、圖紙審批、建造檢驗(yàn)到投入營(yíng)運(yùn)，涉及上述諸多環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)工作之間都需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、無(wú)縫對(duì)接。此外，在船舶運(yùn)營(yíng)過(guò)程中需要定期進(jìn)行營(yíng)運(yùn)檢驗(yàn)，每次檢驗(yàn)的地點(diǎn)和人員隨著船舶航行的實(shí)際情況而定，無(wú)法保證始終在同一港口接受同一檢驗(yàn)團(tuán)隊(duì)的服務(wù)，這也對(duì)船檢工作提出了協(xié)同性和連續(xù)性的要求，由此，船舶檔案所承擔(dān)的參考憑證作用顯得極為重要。

2.新時(shí)期船檢檔案工作面臨新挑戰(zhàn)

信息技術(shù)飛速發(fā)展和大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，對(duì)船檢電子檔案的需求越來(lái)越強(qiáng)，船檢電子檔案的作用也日漸凸顯。一方面，基于信息技術(shù)的運(yùn)用，各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)成為開(kāi)展船舶檢驗(yàn)工作不可或缺的部分，隨之產(chǎn)生大量電子信息，最終形成電子檔案；另一方面，為了便于信息傳遞、提高檔案利用效率，越來(lái)越多的紙質(zhì)檔案被數(shù)字化。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)船檢檔案，電子檔案的利用大大方便了日常工作的開(kāi)展，但對(duì)船檢電子資源的管理能力和提供利用服務(wù)能力提出了更高的要求，大量電子信息如何組織和利用成為一個(gè)問(wèn)題，如何讓船檢電子檔案高效服務(wù)于實(shí)際工作值得深入研究。

作為國(guó)家船檢主力軍的中國(guó)船級(jí)社，目前船檢檔案管理正處在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)型過(guò)渡時(shí)期。通過(guò)檔案立卷、歸檔和保管等一整套工作質(zhì)量體系以及自主開(kāi)發(fā)的檔案管理系統(tǒng)（DAMIS），建立了檔案管理與共享利用的基本工作機(jī)制。在以紙質(zhì)檔案為重點(diǎn)的時(shí)期，這一工作機(jī)制起到了很好的協(xié)調(diào)管理作用。但面臨新時(shí)期電子檔案管理，尤其是在新修訂《檔案法》的新時(shí)代法制背景下，傳統(tǒng)管理模式還需進(jìn)一步拓展和優(yōu)化。存量檔案數(shù)字化工作需要進(jìn)一步推動(dòng)實(shí)施，檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口需要進(jìn)一步優(yōu)化，對(duì)于電子檔案的著錄標(biāo)引需要進(jìn)一步完善，檔案管理系統(tǒng)的響應(yīng)速度需要進(jìn)一步加快，電子檔案信息的整合等問(wèn)題都需要加以關(guān)注。

解決檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合性問(wèn)題也迫在眉睫。在現(xiàn)有的工作模式下，檔案管理系統(tǒng)與多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)存在接口，一項(xiàng)檢驗(yàn)工作結(jié)束歸檔操作后，通過(guò)數(shù)據(jù)接口將相關(guān)文件遷移至檔案管理系統(tǒng)。在這一過(guò)程中，由于涉及業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多，而歸檔策略不統(tǒng)一，造成數(shù)據(jù)不完善。當(dāng)在線完成歸檔操作后，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中仍舊保存相關(guān)信息，檔案系統(tǒng)中的電子檔案僅是一種備份，若業(yè)務(wù)系統(tǒng)中相關(guān)信息進(jìn)行變更，則會(huì)造成實(shí)際文件信息與歸檔內(nèi)容不一致的情況，而且會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)冗余，給數(shù)據(jù)服務(wù)器造成壓力。除此之外，歸檔電子文件作為檔案，其保存價(jià)值被大大弱化。從信息安全的角度看，歸檔到檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)被作為檔案有效保存，在管理和借閱上遵循相應(yīng)的管理規(guī)范，而存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)被非授權(quán)人員在不受檔案利用制度約束的情況下隨意查閱，則將產(chǎn)生信息安全隱患。

二、推動(dòng)船檢檔案工作提質(zhì)增效的路徑思考

1.重構(gòu)檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流，增強(qiáng)船檢檔案知識(shí)庫(kù)理念

要進(jìn)一步理順檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)系，做到數(shù)據(jù)一致、方便利用、保密到位。信息化環(huán)境中的檔案管理工作對(duì)系統(tǒng)的要求相對(duì)較高，因?yàn)橄噍^于初期的計(jì)算機(jī)輔助管理，現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)的功能和作用得到了進(jìn)一步彰顯。由此產(chǎn)生的一個(gè)問(wèn)題就是檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同性需要不斷加強(qiáng)。如前文所述，檔案管理系統(tǒng)不能僅是作為業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份存在，更應(yīng)該是一個(gè)船檢電子信息庫(kù)、知識(shí)庫(kù)，為船舶檢驗(yàn)業(yè)務(wù)人員提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源。根據(jù)大數(shù)據(jù)分析整合船檢信息資源，形成新的知識(shí)提供更加有效的信息支持，從而推動(dòng)船檢事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。船檢檔案管理人員，包括主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)船檢檔案知識(shí)庫(kù)理念。檔案工作雖不是核心業(yè)務(wù)，但也不可邊緣化，檔案部門(mén)要逐步從被動(dòng)提供檔案借閱的角色向主動(dòng)提供知識(shí)服務(wù)的主體轉(zhuǎn)變。

2.加快船檢檔案信息化建設(shè)，完善檔案信息共享利用方式

在信息技術(shù)高度集成和發(fā)展的新時(shí)代，開(kāi)展信息化建設(shè)是各行各業(yè)無(wú)法回避的現(xiàn)實(shí)，任何拒絕信息化的行業(yè)都是沒(méi)有發(fā)展前景的，對(duì)于檔案行業(yè)來(lái)說(shuō)，信息化也是檔案管理現(xiàn)代化的核心要義和發(fā)展方向。在這樣的發(fā)展趨勢(shì)下，船檢檔案管理部門(mén)應(yīng)從基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字資源、保障體系等方面著手，盡快建立起船檢數(shù)字檔案室。實(shí)現(xiàn)船檢檔案存量數(shù)字化、增量電子化，不斷探索建立船檢檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，確保船檢電子檔案真實(shí)、完整、可用、安全。鑒于船舶檢驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)工作的特性，應(yīng)盡量打通業(yè)務(wù)人員獲取檔案信息資源的通道，如在滿(mǎn)足保密要求的前提下，從移動(dòng)端獲取數(shù)據(jù)，為檢驗(yàn)工作提供信息支持；推進(jìn)全系統(tǒng)檔案數(shù)字資源共享，提高檢驗(yàn)工作協(xié)同效率。

3.構(gòu)建船檢檔案知識(shí)圖譜，促進(jìn)船檢檔案知識(shí)增值

基于船檢檔案及其利用需求的獨(dú)特性，在開(kāi)展電子檔案管理工作的基礎(chǔ)上，構(gòu)建船檢檔案知識(shí)圖譜可以提供更加高效的檔案信息資源服務(wù)。通過(guò)對(duì)船檢檔案信息整流，不斷促進(jìn)知識(shí)增值。信息整流是建立知識(shí)鏈的過(guò)程，從船檢電子案卷中按照相應(yīng)的目標(biāo)規(guī)則提取出知識(shí)單元，形成獨(dú)立的知識(shí)基礎(chǔ)，構(gòu)成知識(shí)單元庫(kù)，對(duì)各種知識(shí)單元庫(kù)進(jìn)行鏈接，從而構(gòu)成船檢檔案知識(shí)圖譜，即廣泛的知識(shí)網(wǎng)絡(luò)庫(kù)。[3]簡(jiǎn)單地說(shuō)，檔案知識(shí)圖譜就是在大量的檔案電子資源中，經(jīng)過(guò)一定的邏輯分析整合，將其中蘊(yùn)藏的知識(shí)用圖的方式可視化表達(dá)。知識(shí)圖譜就是一張龐大的語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)圖，由現(xiàn)實(shí)工作中的各種實(shí)體或者概念及其關(guān)系構(gòu)成。船檢檔案知識(shí)圖譜的構(gòu)建，可以?xún)?yōu)化檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和利用方式，為船檢檔案助力業(yè)務(wù)工作提供一種新的思路。知識(shí)圖譜能進(jìn)一步拓展和深化船檢技術(shù)檔案的知識(shí)組織，可以對(duì)船檢電子檔案進(jìn)行知識(shí)化整理，將復(fù)雜的電子信息資源進(jìn)行語(yǔ)義化處理，從而提高船檢檔案利用的效率和質(zhì)量。

構(gòu)建船檢檔案知識(shí)圖譜需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考慮：一是電子信息資源準(zhǔn)備，豐富完整的船檢電子檔案是基礎(chǔ)，需保證數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠性，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資源庫(kù)。因此，檔案信息化是構(gòu)建知識(shí)圖譜的重要基礎(chǔ)，目前，船檢檔案信息化工作主要分為存量數(shù)字化和增量電子化，總體來(lái)看都還處于比較淺層次的信息化階段。表現(xiàn)在：存量數(shù)字化工作上，系統(tǒng)內(nèi)部各單位進(jìn)度不一，信息共享程度比較低；增量電子化工作上，雖然檔案管理系統(tǒng)與大部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)都有數(shù)據(jù)接口，但接口傳輸?shù)碾娮訑?shù)據(jù)存在不完整、數(shù)據(jù)響應(yīng)不及時(shí)等問(wèn)題。二是技術(shù)準(zhǔn)備，包括技術(shù)工具和人力資源，通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員選取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)工具搭建船檢檔案知識(shí)圖譜體系架構(gòu)。對(duì)船檢檔案管理進(jìn)行需求分析并構(gòu)建概念模型，進(jìn)行船檢知識(shí)抽取和融合[4]，建立船檢數(shù)據(jù)資源庫(kù)、船檢數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)，形成船檢檔案知識(shí)庫(kù)、構(gòu)建船檢檔案知識(shí)可視化平臺(tái)。船檢檔案知識(shí)圖譜可被劃分為數(shù)據(jù)層和邏輯層。數(shù)據(jù)層即船檢檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，存儲(chǔ)的是基于每一項(xiàng)船檢檔案工作而形成的案卷中的基本事實(shí)信息，如船舶圖紙、檢驗(yàn)報(bào)告、各類(lèi)證書(shū)、裝載手冊(cè)等，可被視為船檢檔案元數(shù)據(jù)。邏輯層即船檢檔案知識(shí)庫(kù)，存儲(chǔ)的是經(jīng)過(guò)提煉的知識(shí)，如某條船歷年的檢驗(yàn)記錄及每次檢驗(yàn)的發(fā)現(xiàn)項(xiàng)及整改措施、船上配備的產(chǎn)品、生產(chǎn)這些產(chǎn)品的廠家信息。從數(shù)據(jù)層到邏輯層需要經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)抽取和數(shù)據(jù)整合，最終通過(guò)一定的檢索策略將船檢檔案知識(shí)可視化圖表形式展現(xiàn)在利用者面前。三是制度設(shè)計(jì)，基于現(xiàn)有檔案管理程序，更新完善相關(guān)管理制度。四是強(qiáng)化軟硬件設(shè)施，配置能夠?qū)崿F(xiàn)船檢檔案知識(shí)圖譜體系架構(gòu)的相關(guān)設(shè)施，包括軟件開(kāi)發(fā)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)配置等。

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