金玉秀

摘 要：公路是我國交通網(wǎng)絡的重要組成部分，公路檔案資料的管理也是基層公路部門工作的重點內(nèi)容，公路文書檔案的規(guī)范化管理有利于促進檔案的開發(fā)和利用，提高公路建設水平。本文簡要介紹文書檔案管理工作的特點和規(guī)范化管理的重要性，為提高基層公路部門文書檔案管理工作的規(guī)范性提出幾點參考性意見。

關鍵詞：公路部門;文書檔案;規(guī)范化管理

中圖分類號： F270? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.314

前言：公路在建設過程中會產(chǎn)生數(shù)量眾多的文件檔案資料，包括公路的規(guī)范、設計、施工、管理和養(yǎng)護等多方面的內(nèi)容，基層公路部門對公路建設中的信息進行收集、整理、歸檔和管理是檔案管理工作的關鍵，檔案很容易因為管理不當而出現(xiàn)資料不全面和檔案遺失等情況，需要對公路部門的檔案進行規(guī)范化管理，保證公路部門檔案資料的安全性和完整性。

一、基層公路部門文書檔案規(guī)范化管理的特點和重要性

基層公路部門在管理文書檔案的工作中具有多樣性、保密性、時限性和安全性的特點。多樣性指的是檔案內(nèi)容非常豐富，不僅包括公路的施工和養(yǎng)護等內(nèi)容，還涉及黨建和合同等多方面的綜合性文書資料。保密性是檔案的基礎特征，國家對檔案的保密管理有明確的法律規(guī)定。時限性是指檔案資料的保存是有時間限制的。安全性是檔案規(guī)范化管理的重要目標，電子檔案的應用能夠有效彌補紙質(zhì)檔案在保存、查閱和管理中的不足。加強檔案管理工作的規(guī)范性對于公路文書資料的開發(fā)利用和日常的維護管理具有重要作用，對提高基層公路部門管理工作的工作效率和質(zhì)量具有重要意義。

二、基層公路部門文書檔案規(guī)范化管理的對策和建議

1.提高檔案收集工作的規(guī)范性

公路的建設、施工和養(yǎng)護等工作資料的收集和整理是基層公路部門管理工作的重要內(nèi)容，為加強公路檔案資料管理工作的規(guī)范性，需要對公路的相關資料進行規(guī)范化收集。公路工程的建設往往會涉及多個部門單位且公路施工有著較為復雜的流程和較為專業(yè)的內(nèi)容，公路工程資料的全面和完整是檔案規(guī)范化管理最基本的要求。公路的管理部門負責工程的規(guī)劃、竣工和驗收等資料的收集，公路工程的勘察設計部門和監(jiān)理部門分別負責勘察設計資料和監(jiān)理資料的收集，各單位部門將收集的材料進行整理后由公路部門的檔案管理人員進行統(tǒng)一收集和歸檔。檔案的收集工作需要多個部門單位協(xié)同完成，而各部門單位收集工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性對檔案的規(guī)范化管理會產(chǎn)生一定影響，為保證公路檔案資料收集的規(guī)范性，需要對各個部門制定統(tǒng)一的資料收集標準，通過標準化和規(guī)范化的收集和管理，讓公路文書檔案的收集工作更加規(guī)范[1]。

2.提高檔案歸檔工作的規(guī)范性

公路資料在收集工作完成之后需要對檔案進行統(tǒng)一歸檔，檔案的完整性和歸檔工作的準確性是提高公路檔案歸檔工作規(guī)范性的關鍵性要求。為保證公路資料歸檔工作的規(guī)范性，需要從以下幾方面開展檔案歸檔工作：明確檔案各方面要素，確保檔案資料中各項信息的準確性。負責檔案歸檔的工作人員應仔細核查工程項目的名稱、位置和時間等信息，還要檢查公路建設涉及的有關部門單位和各單位的公章和資質(zhì)證明，公路工程的施工和監(jiān)理等記錄文件應由專門的技術人員進行收集和整理，保證公路工程文件信息記錄的專業(yè)性和準確性，之后再進行統(tǒng)一歸檔。公路工程設計文件應要求編制者在設計文件上簽名并經(jīng)由專業(yè)人員審批，在審批合格后才能歸檔。技術交底等文件在歸檔前要仔細核對文件中的工程驗收標準，公路建設各個階段資料和各項手續(xù)的收集也要保證內(nèi)容的真實性和完整性，在確保所有文件資料完整和準確后進行歸檔有利于檔案的規(guī)范化管理。

3.提高檔案管理工作的規(guī)范性

基層公路部門在管理文件檔案資料時應按照制度要求進行規(guī)范化管理，使檔案管理工作更加科學和安全。一方面，要做好檔案的庫房管理，詳細記錄檔案的歸檔、移動和調(diào)出等情況，避免檔案在移動過程中出現(xiàn)丟失和損壞等問題。文件檔案應按照規(guī)定編制進行存放，檔案索引應清晰明確，要有專門的檔案管理人員對資料存儲情況進行定期檢查，對檔案室的溫濕度等情況進行記錄，避免紙質(zhì)檔案在不適宜的環(huán)境中存放而出現(xiàn)霉變等問題。另一方面，應建立規(guī)范化和全方位的公路檔案管理體系，保證公路工程的施工和養(yǎng)護等工作與檔案資料的收集、歸檔和管理等工作同步進行，通過檔案的規(guī)范化管理保證公路部門檔案資料的完整性、安全性、準確性和系統(tǒng)性[2]。

4.加強檔案的開發(fā)和利用

基層公路部門應注重文書檔案的開發(fā)和利用，在對檔案進行規(guī)范化管理的基礎上對檔案進行利用，發(fā)揮公路部門檔案本身的價值和作用。檔案在開發(fā)和應用過程中也應當注意制度規(guī)范的要求。基層公路部門的領導人員和檔案管理工作人員應當轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，認識到檔案管理的開發(fā)利用對社會發(fā)展和公路建設的重要作用。檔案管理人員應當提高服務水平，主動提供檔案資料服務，對檔案的管理應重視公路工程資料和科研技術等資料的收集和利用，為其他公路建設單位和公路的養(yǎng)護提供技術性的參考?；鶎庸凡块T應當充分挖掘現(xiàn)有檔案資料的價值并加強檔案的社會性服務，使公路部門檔案在規(guī)范化管理和應用中實現(xiàn)社會效益。

三、結(jié)語

基層公路部門應當嚴格按照國家制定的檔案法對檔案進行規(guī)范化的管理，保證公路文書檔案在收集、歸檔和管理方面的規(guī)范性，注重公路檔案資料的價值挖掘和有效利用。公路部門應當針對檔案的規(guī)范化管理制定完善的管理制度和統(tǒng)一的收集、歸檔、管理標準，保證公路文書檔案資料的全面性、統(tǒng)一性和規(guī)范性。

參考文獻：

[1]李秀麗.論加強普通公路工程建設檔案規(guī)范管理創(chuàng)新研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020（25）：43-45.

[2]趙媛.公路管理過程中檔案的規(guī)范管理途徑[J].陜西檔案，2018（4）：46-47.

（山東省煙臺市芝罘公路建設養(yǎng)護中心? 山東煙臺? 264000）