劉虎成

摘 要：隨著社會(huì)科技和文化的發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案信息愈加依賴，然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)和圖像等各種載體形式的檔案在使用壽命、傳遞途徑的便捷性等方面受到限制，阻礙了檔案信息在社會(huì)各方面的利用。社會(huì)信息化程度的深入，使人們將信息化技術(shù)引入檔案管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立數(shù)字檔案館，提供檔案目錄檢索和檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等，使檔案資源除傳統(tǒng)的閱歷、出借和復(fù)制等方式被社會(huì)獲取外，更能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段瀏覽利用，促進(jìn)社會(huì)各界獲得更為系統(tǒng)和全面的檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;對(duì)策研究

中圖分類號(hào)：G270.7;G472.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.306

一、學(xué)校檔案管理信息化的必要性

在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理中都是通過(guò)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檔案信息存儲(chǔ)，不僅要占用較多的空間存放檔案，在調(diào)動(dòng)檔案信息時(shí)也要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力進(jìn)行查詢。雖然在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員都會(huì)將檔案分門(mén)別類地進(jìn)行編號(hào)和歸納整理，但是由于檔案的累積時(shí)間較長(zhǎng)，要想調(diào)用年代久遠(yuǎn)的檔案信息，就要耗費(fèi)檔案管理人員較長(zhǎng)的時(shí)間，增加檔案管理人員的工作量。而在大數(shù)據(jù)的背景下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)錄入檔案信息后，只要對(duì)檔案名稱進(jìn)行搜索就能夠快速找到相關(guān)信息，縮短了檔案管理人員的查詢時(shí)間，還能夠保障檔案信息的真實(shí)性，提高了檔案管理人員的工作效率。此外，檔案管理人員還可以利用QQ、微信和電子郵件等方式發(fā)送檔案，不受時(shí)間和空間的限制，不僅提高了檔案管理人員的效率，也方便了檔案利用者，真正實(shí)現(xiàn)了信息化檔案管理模式。學(xué)校檔案具有一定的保密性，如果發(fā)生信息泄露，不僅影響個(gè)人的隱私，還會(huì)影響社會(huì)的穩(wěn)定。采取信息化檔案管理模式不僅能夠保證工作效率的穩(wěn)步提升，還可以對(duì)檔案信息進(jìn)行加密，使信息安全得到保障。信息化檔案管理方式可以采用加密的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，如指紋、密碼等措施，都可以有效地保證檔案信息的安全。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

建立新型的檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案的信息化管理制度。為了保證學(xué)校檔案管理符合現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步水平，需要提升對(duì)學(xué)校檔案的信息化管理建設(shè)，完善信息化的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息管理的規(guī)范性，從而提高檔案管理的效率。在學(xué)校的職工考核標(biāo)準(zhǔn)中，融入檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，提高學(xué)校檔案管理工作者的檔案管理信息化建設(shè)重視程度，將管理制度責(zé)任具體到個(gè)人身上，培養(yǎng)檔案管理責(zé)任意識(shí)，同時(shí)將檔案信息化管理建設(shè)與學(xué)校人員的評(píng)職評(píng)優(yōu)相聯(lián)系，還能夠提高人員的積極性，激發(fā)工作熱情，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展。

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，首先就要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)作為檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，形成現(xiàn)代化的檔案管理體制。隨著社會(huì)的發(fā)展，以及對(duì)人才的需求增加，學(xué)校的招生規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，檔案數(shù)據(jù)信息也隨之增加。若是學(xué)校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理人員的工作量過(guò)大，增加了許多無(wú)用的工作環(huán)節(jié)。而在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢詷?gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)，通過(guò)建立電子文件管理系統(tǒng)利用大數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)信息的共享，將紙質(zhì)檔案管理信息融入到大數(shù)據(jù)之中，為學(xué)校的檔案部門(mén)創(chuàng)新提供信息基礎(chǔ)，真正實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式，為學(xué)校的發(fā)展提供更有價(jià)值的信息支持。

增強(qiáng)檔案資源共享能力。為了實(shí)現(xiàn)信息化的學(xué)校檔案管理，就要將大數(shù)據(jù)的運(yùn)用更加細(xì)化，系統(tǒng)地開(kāi)展信息化管理，才能夠增強(qiáng)檔案資源的共享能力。首先，學(xué)校就要將大數(shù)據(jù)處理技術(shù)落實(shí)到檔案管理之中，利用網(wǎng)絡(luò)化管理方式創(chuàng)設(shè)良好的信息化檔案管理環(huán)境，為構(gòu)建信息化檔案管理體制奠定基礎(chǔ)，有效整合學(xué)校內(nèi)的各個(gè)部門(mén)職能信息，提高檔案信息管理的質(zhì)量。其次，學(xué)校要及時(shí)淘汰老舊的設(shè)施設(shè)備，及時(shí)購(gòu)進(jìn)新型的計(jì)算和掃描儀等，為檔案管理設(shè)立單獨(dú)的服務(wù)器，并配備專業(yè)的服務(wù)器維修人員定期檢查和維護(hù)服務(wù)器，保證學(xué)校檔案的錄入和儲(chǔ)存能夠及時(shí)和完整。最后，在大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校要認(rèn)識(shí)到信息的多元化特點(diǎn)，構(gòu)建完善的信息平臺(tái)。需要購(gòu)進(jìn)專業(yè)的信息管理軟件，快速處理數(shù)據(jù)信息，分析其來(lái)源和格式，設(shè)置檔案信息的權(quán)限，這不僅可以起到保護(hù)作用，還能夠提升檔案管理人員的信息查詢和效率，增強(qiáng)檔案信息資源的共享能力。

增強(qiáng)數(shù)據(jù)檔案安全機(jī)制。首先是利用加密數(shù)據(jù)檔案做好保密技術(shù)，增加權(quán)限的設(shè)置。其次是要加固保密技術(shù)。傳統(tǒng)的加密都是利用數(shù)字密碼等形式，要想做到數(shù)據(jù)檔案安全加倍，可以利用證書(shū)式數(shù)字簽名技術(shù)，手動(dòng)簽名更能夠保證檔案信息的安全性，有效減少檔案泄露的情況。再次是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的防火墻，保護(hù)學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，避免受到黑客攻擊。最后是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)設(shè)置監(jiān)控，通過(guò)電子檔案監(jiān)控技術(shù)實(shí)時(shí)監(jiān)管檔案內(nèi)容，提高數(shù)據(jù)檔案的安全性。

擴(kuò)大學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與應(yīng)用范圍。數(shù)據(jù)庫(kù)是學(xué)校信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在當(dāng)前信息社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作者的眼光不能僅僅放在學(xué)校的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)之中，而是要放眼整個(gè)社會(huì)，因?yàn)閷W(xué)生不會(huì)長(zhǎng)期在校生活，最終會(huì)走向各個(gè)工作崗位。為此在學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立過(guò)程中，工作人員除了要確保學(xué)校各個(gè)部門(mén)之間的檔案?jìng)鬟f渠道之外，還要拓寬學(xué)校和各個(gè)企業(yè)的檔案?jìng)鬟f渠道。首先，學(xué)校要對(duì)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行擴(kuò)容，保證校園數(shù)據(jù)庫(kù)能夠容納更多的學(xué)生信息。其次，在新生入學(xué)之初，便要建立信息化的學(xué)籍檔案，并將學(xué)生在校的表現(xiàn)，如獲獎(jiǎng)情況、學(xué)業(yè)完成度、違規(guī)違紀(jì)的處罰等一系列內(nèi)容記錄在內(nèi)，以此給予學(xué)生全面化的評(píng)價(jià)，讓學(xué)生重視自己的行為，這對(duì)于學(xué)生良好的道德品質(zhì)形成有一定的幫助。最后，突出學(xué)校的辦學(xué)特色，創(chuàng)立相應(yīng)的專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)，讓用人企業(yè)單位能夠在人才數(shù)據(jù)庫(kù)中找到符合企業(yè)要求的專業(yè)性人才。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著學(xué)校生源的增加以及知名度的提升，導(dǎo)致學(xué)校的檔案分類和數(shù)量不斷增加，如教師的業(yè)績(jī)檔案和人事檔案，學(xué)生的學(xué)籍檔案等，加大了檔案工作者在信息收集、統(tǒng)計(jì)、保管、利用等方面的難度，工作壓力加大。加快學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，提高辦公自動(dòng)化程度，實(shí)施“雙軌制”歸檔，不僅可以縮短檔案收集和利用周期，提高工作效率，還可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，增加社會(huì)效益。在現(xiàn)代化發(fā)展越來(lái)越快的今天，人們對(duì)人才的需求量越來(lái)越大，而學(xué)校的檔案管理工作能夠直接影響到社會(huì)對(duì)人才的招聘，因此學(xué)校要重視檔案資源的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙靜.檔案規(guī)范化管理研究[J].科技風(fēng)，2020（3）.

（煙臺(tái)臨港工業(yè)學(xué)校? 山東煙臺(tái)? 265600）