劉虎成

摘 要：隨著社會科技和文化的發(fā)展，社會對檔案信息愈加依賴，然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)和圖像等各種載體形式的檔案在使用壽命、傳遞途徑的便捷性等方面受到限制，阻礙了檔案信息在社會各方面的利用。社會信息化程度的深入，使人們將信息化技術(shù)引入檔案管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件，建立數(shù)字檔案館，提供檔案目錄檢索和檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等，使檔案資源除傳統(tǒng)的閱歷、出借和復(fù)制等方式被社會獲取外，更能通過網(wǎng)絡(luò)手段瀏覽利用，促進社會各界獲得更為系統(tǒng)和全面的檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;對策研究

中圖分類號：G270.7;G472.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.05.306

一、學(xué)校檔案管理信息化的必要性

在傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理中都是通過紙質(zhì)檔案進行檔案信息存儲，不僅要占用較多的空間存放檔案，在調(diào)動檔案信息時也要花費大量的時間和精力進行查詢。雖然在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案管理人員都會將檔案分門別類地進行編號和歸納整理，但是由于檔案的累積時間較長，要想調(diào)用年代久遠的檔案信息，就要耗費檔案管理人員較長的時間，增加檔案管理人員的工作量。而在大數(shù)據(jù)的背景下，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)錄入檔案信息后，只要對檔案名稱進行搜索就能夠快速找到相關(guān)信息，縮短了檔案管理人員的查詢時間，還能夠保障檔案信息的真實性，提高了檔案管理人員的工作效率。此外，檔案管理人員還可以利用QQ、微信和電子郵件等方式發(fā)送檔案，不受時間和空間的限制，不僅提高了檔案管理人員的效率，也方便了檔案利用者，真正實現(xiàn)了信息化檔案管理模式。學(xué)校檔案具有一定的保密性，如果發(fā)生信息泄露，不僅影響個人的隱私，還會影響社會的穩(wěn)定。采取信息化檔案管理模式不僅能夠保證工作效率的穩(wěn)步提升，還可以對檔案信息進行加密，使信息安全得到保障。信息化檔案管理方式可以采用加密的方式進行存儲，如指紋、密碼等措施，都可以有效地保證檔案信息的安全。

二、加強學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的對策

建立新型的檔案管理信息系統(tǒng)，完善檔案的信息化管理制度。為了保證學(xué)校檔案管理符合現(xiàn)代信息技術(shù)的進步水平，需要提升對學(xué)校檔案的信息化管理建設(shè)，完善信息化的檔案管理系統(tǒng)，保證檔案信息管理的規(guī)范性，從而提高檔案管理的效率。在學(xué)校的職工考核標準中，融入檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，提高學(xué)校檔案管理工作者的檔案管理信息化建設(shè)重視程度，將管理制度責任具體到個人身上，培養(yǎng)檔案管理責任意識，同時將檔案信息化管理建設(shè)與學(xué)校人員的評職評優(yōu)相聯(lián)系，還能夠提高人員的積極性，激發(fā)工作熱情，推動檔案管理信息化建設(shè)健康發(fā)展。

構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺。要想實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，首先就要構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺作為檔案管理發(fā)展的基礎(chǔ)，形成現(xiàn)代化的檔案管理體制。隨著社會的發(fā)展，以及對人才的需求增加，學(xué)校的招生規(guī)模也在不斷擴大，檔案數(shù)據(jù)信息也隨之增加。若是學(xué)校仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，檔案管理人員的工作量過大，增加了許多無用的工作環(huán)節(jié)。而在大數(shù)據(jù)背景下，學(xué)?？梢詷?gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺，通過建立電子文件管理系統(tǒng)利用大數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)信息的共享，將紙質(zhì)檔案管理信息融入到大數(shù)據(jù)之中，為學(xué)校的檔案部門創(chuàng)新提供信息基礎(chǔ)，真正實現(xiàn)信息化檔案管理模式，為學(xué)校的發(fā)展提供更有價值的信息支持。

增強檔案資源共享能力。為了實現(xiàn)信息化的學(xué)校檔案管理，就要將大數(shù)據(jù)的運用更加細化，系統(tǒng)地開展信息化管理，才能夠增強檔案資源的共享能力。首先，學(xué)校就要將大數(shù)據(jù)處理技術(shù)落實到檔案管理之中，利用網(wǎng)絡(luò)化管理方式創(chuàng)設(shè)良好的信息化檔案管理環(huán)境，為構(gòu)建信息化檔案管理體制奠定基礎(chǔ)，有效整合學(xué)校內(nèi)的各個部門職能信息，提高檔案信息管理的質(zhì)量。其次，學(xué)校要及時淘汰老舊的設(shè)施設(shè)備，及時購進新型的計算和掃描儀等，為檔案管理設(shè)立單獨的服務(wù)器，并配備專業(yè)的服務(wù)器維修人員定期檢查和維護服務(wù)器，保證學(xué)校檔案的錄入和儲存能夠及時和完整。最后，在大數(shù)據(jù)背景下學(xué)校要認識到信息的多元化特點，構(gòu)建完善的信息平臺。需要購進專業(yè)的信息管理軟件，快速處理數(shù)據(jù)信息，分析其來源和格式，設(shè)置檔案信息的權(quán)限，這不僅可以起到保護作用，還能夠提升檔案管理人員的信息查詢和效率，增強檔案信息資源的共享能力。

增強數(shù)據(jù)檔案安全機制。首先是利用加密數(shù)據(jù)檔案做好保密技術(shù)，增加權(quán)限的設(shè)置。其次是要加固保密技術(shù)。傳統(tǒng)的加密都是利用數(shù)字密碼等形式，要想做到數(shù)據(jù)檔案安全加倍，可以利用證書式數(shù)字簽名技術(shù)，手動簽名更能夠保證檔案信息的安全性，有效減少檔案泄露的情況。再次是加強計算機設(shè)備的防火墻，保護學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)，避免受到黑客攻擊。最后是結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)設(shè)置監(jiān)控，通過電子檔案監(jiān)控技術(shù)實時監(jiān)管檔案內(nèi)容，提高數(shù)據(jù)檔案的安全性。

擴大學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與應(yīng)用范圍。數(shù)據(jù)庫是學(xué)校信息化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)，但是在當前信息社會快速發(fā)展的時代，檔案管理工作者的眼光不能僅僅放在學(xué)校的數(shù)據(jù)庫建設(shè)之中，而是要放眼整個社會，因為學(xué)生不會長期在校生活，最終會走向各個工作崗位。為此在學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫建立過程中，工作人員除了要確保學(xué)校各個部門之間的檔案傳遞渠道之外，還要拓寬學(xué)校和各個企業(yè)的檔案傳遞渠道。首先，學(xué)校要對現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)庫進行擴容，保證校園數(shù)據(jù)庫能夠容納更多的學(xué)生信息。其次，在新生入學(xué)之初，便要建立信息化的學(xué)籍檔案，并將學(xué)生在校的表現(xiàn)，如獲獎情況、學(xué)業(yè)完成度、違規(guī)違紀的處罰等一系列內(nèi)容記錄在內(nèi)，以此給予學(xué)生全面化的評價，讓學(xué)生重視自己的行為，這對于學(xué)生良好的道德品質(zhì)形成有一定的幫助。最后，突出學(xué)校的辦學(xué)特色，創(chuàng)立相應(yīng)的專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫，讓用人企業(yè)單位能夠在人才數(shù)據(jù)庫中找到符合企業(yè)要求的專業(yè)性人才。

三、結(jié)語

隨著學(xué)校生源的增加以及知名度的提升，導(dǎo)致學(xué)校的檔案分類和數(shù)量不斷增加，如教師的業(yè)績檔案和人事檔案，學(xué)生的學(xué)籍檔案等，加大了檔案工作者在信息收集、統(tǒng)計、保管、利用等方面的難度，工作壓力加大。加快學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，提高辦公自動化程度，實施“雙軌制”歸檔，不僅可以縮短檔案收集和利用周期，提高工作效率，還可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，增加社會效益。在現(xiàn)代化發(fā)展越來越快的今天，人們對人才的需求量越來越大，而學(xué)校的檔案管理工作能夠直接影響到社會對人才的招聘，因此學(xué)校要重視檔案資源的作用。

參考文獻：

[1]趙靜.檔案規(guī)范化管理研究[J].科技風，2020（3）.

（煙臺臨港工業(yè)學(xué)校? 山東煙臺? 265600）