謝良鴻

關(guān)于計(jì)劃的重要性，古代先賢已經(jīng)反復(fù)論證。明朝劉伯溫在《百戰(zhàn)奇略·計(jì)戰(zhàn)》中說：“凡用兵之道，以計(jì)為首?！敝笓]軍隊(duì)作戰(zhàn)的法則，應(yīng)把研究各種情況、制定謀略作為首要考慮的事情。“謀定而后動(dòng)”，“謀”就是做計(jì)劃，也就是做任何事情之前，都要先計(jì)劃清楚。

在工作中，我們其實(shí)都有計(jì)劃，只是很多時(shí)候未按計(jì)劃執(zhí)行。比如很多管理者認(rèn)為，工作很忙，根本沒時(shí)間做計(jì)劃，再就是做計(jì)劃是給領(lǐng)導(dǎo)看的，與公司經(jīng)營關(guān)系不大，導(dǎo)致員工對(duì)計(jì)劃不重視，因?yàn)樗麄冇X得“計(jì)劃趕不上變化，變化趕不上老板一句話”“以前沒有做計(jì)劃，照樣能完成任務(wù)”；“提出的計(jì)劃沒人考核與跟進(jìn)，形同虛設(shè)”。

其實(shí)，有效的計(jì)劃管理能幫助企業(yè)管理者合理分配資源、順利達(dá)成目標(biāo)，執(zhí)行過程中就不會(huì)出現(xiàn)重大的變化；崇尚科學(xué)管理的現(xiàn)代企業(yè)無不重視對(duì)計(jì)劃的管理。做了計(jì)劃和沒有做計(jì)劃相比，哪個(gè)會(huì)執(zhí)行得更好呢？有計(jì)劃總比沒計(jì)劃強(qiáng)，好計(jì)劃自然比差計(jì)劃更好。我們首先要端正態(tài)度，做計(jì)劃不是一個(gè)技術(shù)問題，而是一個(gè)態(tài)度問題，是為了改善工作、提高效率，千萬不要為了計(jì)劃而做計(jì)劃。

七步工作法制訂有效的計(jì)劃

所謂七步工作法，就是從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、行動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。

●第一步，確定問題

明確定義與產(chǎn)品、過程或其他要求相關(guān)的問題；完整地識(shí)別問題可以加快第三步和第六步措施的實(shí)施；問題描述要簡潔明了，不要過于宏觀；將數(shù)據(jù)按分析的故障形態(tài)用直方圖、控制圖、運(yùn)行圖、柱狀圖等進(jìn)行分類；吸收適當(dāng)?shù)膶＜乙庖娨詤f(xié)助確定問題；確定并量化問題；將報(bào)告的問題變成技術(shù)性的問題描述或陳述；問題的最終陳述必須是小組或個(gè)人知道該解決什么問題，知道他們?cè)撛诤螘r(shí)解決問題。

●第二步，確定可能的原因，并按其重要程度分組

針對(duì)所描述的問題記錄所有可能原因，并選擇最有可能的原因去制定改進(jìn)措施；在此期間分析故障原件、觀察發(fā)生故障的部位、了解發(fā)生問題時(shí)的外界環(huán)境；運(yùn)用系統(tǒng)化邏輯推理的方法確定產(chǎn)生問題的根源；思考“獲得重要意見的最佳途徑就是收集許許多多的意見，并把不好的意見扔掉”；在過程中的晚些時(shí)候進(jìn)行最后的驗(yàn)證與確認(rèn)，之所以在“晚些時(shí)候”，是為了避免過程當(dāng)中的遺漏。

●第三步，采取臨時(shí)措施

立即采取措施保護(hù)用戶，避免造成用戶的更大損失；確保問題得到隔離，使用戶不再受到影響；制訂并實(shí)施臨時(shí)措施；確保按七步工作法改進(jìn)過程中所遇到的問題，對(duì)應(yīng)所實(shí)施的每一短期措施的日期、日期代碼、流水號(hào)等都要記錄，這樣可以保證可追溯性；增加檢查頻次；適當(dāng)情況下與員工、其他部門或相關(guān)方交流信息。

●第四步，收集數(shù)據(jù)并設(shè)計(jì)試驗(yàn)來確定原因

用數(shù)據(jù)確定產(chǎn)生問題的可能原因，根據(jù)需要設(shè)計(jì)試驗(yàn)以驗(yàn)證或重現(xiàn)原因；制訂數(shù)據(jù)采集計(jì)劃，如審查歷史記錄、測(cè)量零件等，以排查在第二步確定的可能原因；如果上述活動(dòng)未能再現(xiàn)問題，則需要設(shè)計(jì)附加試驗(yàn)；保證離過程最近的人員參與活動(dòng)，同時(shí)在準(zhǔn)備采集數(shù)據(jù)時(shí)要注意“是什么”和“為什么”。

●第五步：進(jìn)行試驗(yàn)，分析數(shù)據(jù)，選擇解決方案

確認(rèn)產(chǎn)生問題的真正根源，確定并選擇根除這些根源的有效解決方法；實(shí)施在第四步確定的所有試驗(yàn)；對(duì)照希望得到的結(jié)果分析試驗(yàn)結(jié)果或歷史數(shù)據(jù)；選擇最有效的解決方法；用試驗(yàn)證明當(dāng)原因存在時(shí)產(chǎn)生了效果，而原因不存在時(shí)則沒有效果；通過驗(yàn)證因果關(guān)系的存在確定起作用或不起作用的項(xiàng)目；通過分析數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)哪些模式再現(xiàn)了周期或趨勢(shì)；根據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)的分析確定解決方案。

●第六步，實(shí)施永久解決措施，可能情況下采用防錯(cuò)措施

實(shí)施永久的解決措施并驗(yàn)證其效果；計(jì)劃必要的活動(dòng)來有效地實(shí)施第五步確定的解決措施；保證盡可能采用防錯(cuò)型的解決措施；確定表示改進(jìn)成功與否的指標(biāo)；持續(xù)足夠長的時(shí)間以消除缺陷；確?？刂朴?jì)劃得到及時(shí)更新；確保更改得到交流并正確地展開。

●第七步，評(píng)估項(xiàng)目以持續(xù)改進(jìn)

通過量化的方法評(píng)估消除問題根源的效果，并檢驗(yàn)防止問題重復(fù)發(fā)生所需的控制方法是否已經(jīng)到位；評(píng)價(jià)進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)的機(jī)會(huì)；表彰和感謝在解決問題過程中所有參與人員所付出的努力和取得的成績。

影響計(jì)劃執(zhí)行的主要因素

計(jì)劃是對(duì)目標(biāo)實(shí)施所做的統(tǒng)籌安排，是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理的重要依據(jù)。尤其是生產(chǎn)制造型企業(yè)，為了滿足客戶需求及生產(chǎn)的連續(xù)性，通常會(huì)制訂一份穩(wěn)定、均衡的主生產(chǎn)計(jì)劃，即根據(jù)庫存信息、物料清單、采購和生產(chǎn)情況計(jì)算出完成最終產(chǎn)品出貨還缺什么、缺多少，從而得出采購和生產(chǎn)計(jì)劃信息；再由計(jì)劃員進(jìn)行能力與負(fù)荷平衡及修正后，產(chǎn)生最終的采購訂單和生產(chǎn)訂單，之后就是采購和生產(chǎn)任務(wù)的具體執(zhí)行。由此可以看出，生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行受到許多因素的影響。

歸納起來，影響生產(chǎn)制造型企業(yè)計(jì)劃執(zhí)行的因素主要有以下幾個(gè)方面：

訂單變更：臨時(shí)訂單或者臨時(shí)變更的訂單較多，給安排生產(chǎn)和采購帶來很多不確定因素；

圖紙變更：由于原設(shè)計(jì)有問題需要修改，或者由于業(yè)主提出了新要求。管理者應(yīng)加強(qiáng)圖紙審查，嚴(yán)格控制隨意變更；

資金問題：資金短缺會(huì)影響計(jì)劃的順利進(jìn)行。管理者應(yīng)密切關(guān)注此項(xiàng)工作，及時(shí)撥付計(jì)劃進(jìn)度款，以免因資金供應(yīng)不足造成損失；

物料供應(yīng)：物料清單錯(cuò)誤會(huì)干擾生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行，比如物料清單沒有及時(shí)更新造成缺料，造成生產(chǎn)部門的物料需求得不到及時(shí)滿足；

供應(yīng)商：供應(yīng)商的影響是個(gè)老生常談的問題，因此需要加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立一套評(píng)估考核體系，篩選高素質(zhì)供應(yīng)商，淘汰跟不上公司節(jié)奏和要求的“山寨廠”，保證物料供應(yīng)順暢；

外部因素：包括政治、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)及自然等方面因素；

計(jì)劃理想化：計(jì)劃過于理想化，對(duì)產(chǎn)能及瓶頸資源計(jì)算不足，計(jì)劃管理不嚴(yán)格，不能平衡各生產(chǎn)部門的進(jìn)度，都會(huì)嚴(yán)重影響生產(chǎn)計(jì)劃的執(zhí)行；

流程不順暢：部門主義，推諉扯皮，不按流程做，責(zé)任心不強(qiáng)，輕視交貨期，違規(guī)操作等，都會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃和執(zhí)行“兩張皮”。

時(shí)間管理四象限法，提升執(zhí)行效率

我們經(jīng)常會(huì)有這樣的感受，明明已經(jīng)很努力地工作，但每到下班前手頭還是遺留一堆的活兒沒處理，于是很容易開始抱怨計(jì)劃安排不合理，跨部門配合效率低等現(xiàn)象。殊不知，在你身邊還有這樣一些人存在，他們工作量更飽滿，面對(duì)的情況更復(fù)雜，每天的計(jì)劃卻能按時(shí)完成。

造成這種反差的重要原因之一，就是對(duì)時(shí)間的規(guī)劃和運(yùn)用是否合理。要破解計(jì)劃執(zhí)行率低的難題，可以運(yùn)用一種行之有效的方法——時(shí)間管理四象限法（見圖1）。該方法具有借鑒意義，不僅可以幫助我們分清事務(wù)的輕重緩急，也有助于消除影響計(jì)劃管理的某些不利因素。

圖1 時(shí)間管理四象限

在圖1的四個(gè)象限中，第一象限是重要又緊急的事情；第二象限是重要不緊急的事情；第三象限是緊急不重要的事情；第四象限是既不重要也不緊急的事情。區(qū)分出事務(wù)的重要緊急程度之后，我們就可以有條不紊地去處理。

●第一象限，立即去做

我們工作和學(xué)習(xí)中的壓力、危機(jī)主要來自于第一象限。第一象限就像是一片雷區(qū)，我們踏足這個(gè)象限的次數(shù)越少越好。這些事情必須馬上去做，否則后果將非常嚴(yán)重。但是你立即去做的同時(shí)還應(yīng)該思考一個(gè)問題：我真的有那么多重要且緊急的事情嗎？ 也就是說，辨別出真正緊急且重要的事非常重要。其實(shí)第一象限當(dāng)中80%的事務(wù)都來自于第二象限沒有被很好處理的事務(wù)，也就是說這個(gè)壓力和危機(jī)，是自己強(qiáng)加給自己的。

●第二象限，有計(jì)劃地去做

我們應(yīng)該將時(shí)間更多地投資于第二象限，不能因?yàn)樗遣痪o急的就不去處理。這些事情雖然看起來不緊急，但是它卻足夠重要，假如你現(xiàn)在不重視它，它隨時(shí)都會(huì)發(fā)展成重要而且緊急的事情。第二象限要做的事情包括準(zhǔn)備工作、計(jì)劃工作；預(yù)防措施；價(jià)值觀的澄清。

對(duì)待第二象限的事情，即使沒有立即去做的必要，也至少要有一份時(shí)間計(jì)劃表。當(dāng)你想擱置執(zhí)行這份計(jì)劃表時(shí)，可以這樣思考：為了避免使更多的事情進(jìn)入令人討厭的第一象限，還是趕緊行動(dòng)吧。

●第三象限，交給別人去做

我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識(shí)到，第三象限的事務(wù)是我們忙碌且盲目的源頭。如果你是個(gè)習(xí)慣于處理緊急狀況的人，很可能會(huì)誤以為自己所做的每件事都屬于第一象限——重要且緊急，仔細(xì)分析后可能發(fā)現(xiàn)，很多時(shí)間其實(shí)都是花在緊急的突發(fā)事件上，比如辦公室里的突然來電，上級(jí)安排的臨時(shí)會(huì)議等。這個(gè)象限里的時(shí)間投入是相當(dāng)可惜的，事情雖然緊急，但忙了半天可能一點(diǎn)效果也沒有。很多人都會(huì)被一個(gè)假象所迷惑，認(rèn)為緊急的就是重要的，其實(shí)緊急和重要一點(diǎn)關(guān)系都沒有。在這個(gè)象限，我們應(yīng)該思考這個(gè)問題：如何盡量減少第三象限的事務(wù)？

●第四象限，盡量別去做

這是一個(gè)用于緩沖調(diào)整的象限。當(dāng)你疲憊的時(shí)候，可以通過做一些不重要而且不緊急的事情來調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是不能在這個(gè)象限里投入太多精力，否則就是在浪費(fèi)生命了。例如：當(dāng)你工作身心疲憊的時(shí)候，可以和朋友出去喝酒吃飯，緩解一些緊張的情緒，但如果每天都這樣就成不務(wù)正業(yè)了。所以我們不能沉迷于第四象限。

我們要清楚，在四個(gè)象限中我們最應(yīng)該投資的就是第二象限。事實(shí)上，我們很難把時(shí)間、精力投入到第二象限中，而且第二象限并不能很快地體現(xiàn)出它的價(jià)值，它需要長時(shí)間的驗(yàn)證、量的積累、質(zhì)的飛躍，然后你就會(huì)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行效率明顯提高。

有人說，管理就是制訂計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、監(jiān)控計(jì)劃的過程。項(xiàng)目管理泰斗科茲納更是一針見血地指出：不做計(jì)劃的好處，就是不用成天煎熬地監(jiān)控計(jì)劃的執(zhí)行情況，直接面臨突如其來的失敗與痛苦?？梢婍?xiàng)目計(jì)劃在項(xiàng)目管理中的重要性。

作者 中國管理科學(xué)研究院新興經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)研究所 副所長