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        中學(xué)檔案管理的重要性及強化措施研究

        2021-04-15 01:22:17滕紅梅
        卷宗 2021年22期
        關(guān)鍵詞:教學(xué)評估中學(xué)檔案管理

        滕紅梅

        (鄒平市黃山實驗初級中學(xué),山東 鄒平 256200)

        近年來,隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展,中學(xué)教育和校園管理工作面臨著更高要求,而檔案管理能夠為學(xué)校的教學(xué)和管理提供可靠的依據(jù),不斷優(yōu)化學(xué)校教學(xué)和管理,推動中學(xué)教育事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。作為中學(xué)學(xué)校管理中的重要部分,檔案管理能夠?qū)W(xué)校的教研水平和管理情況反映出來,還可以促進教學(xué)評估工作的開展,為提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量提供更加可靠的信息支持。通過深入分析中學(xué)檔案管理的重要性,探究中學(xué)檔案管理的強化措施,可以提高相關(guān)從業(yè)者對這一方面的認識,不斷優(yōu)化中學(xué)檔案管理,從而發(fā)揮中學(xué)檔案管理的整體作用。由此可見,本文圍繞“中學(xué)檔案管理的重要性及強化措施”進行分析研究價值意義顯著。

        1 中學(xué)檔案管理的重要性分析

        1.1 反映學(xué)校教研水平

        隨著我國教育改革不斷深入,中學(xué)學(xué)校的發(fā)展面臨著更多要求,想要保證自身的教學(xué)質(zhì)量,必須對檔案管理進行強化,提高檔案管理服務(wù)水平。通過對中學(xué)檔案管理進行強化,能夠提供完整可靠的檔案信息資源,幫助工作人員對學(xué)校的生源質(zhì)量、教師的教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)設(shè)備的數(shù)量及新舊程度等等進行充分了解,可以對以往的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展經(jīng)驗進行總結(jié),結(jié)合自身的發(fā)展需要對教學(xué)方法、課程、教學(xué)計劃等等進行調(diào)整,進而提高學(xué)校的教育教學(xué)水平,促進學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展??傊?,檔案管理可以幫助教職人員充分了解學(xué)校的教研水平,探索出更加合理的改進措施,推動學(xué)校的教學(xué)改革[1]。

        1.2 促進教學(xué)評估的進行

        對于中學(xué)教育教學(xué)的發(fā)展來講,教學(xué)評估的主要目的就是充分了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量及辦學(xué)水平,以便能夠做出合理的優(yōu)化,實現(xiàn)提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的目的。為保證教學(xué)評估的客觀性和準確性,需要認識到檔案管理在這一過程起到的重要作用,對學(xué)校教學(xué)的相關(guān)信息詳細收集,消除教學(xué)評估中存在的隱患。就實際情況來看,許多中學(xué)學(xué)校所采用的教學(xué)評估標準比較單一,無法保證教學(xué)評估的準確性,而檔案管理能夠解決這一問題,能夠提供教學(xué)安排、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)程序等信息資料,將其作為標準進行綜合評估,充分了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量,使教學(xué)評估更加合理有效。

        2 中學(xué)檔案管理存在的問題分析

        2.1 觀念方面的問題

        在以往中學(xué)檔案管理工作時,學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層及管理者對檔案管理的重視性不足,未能充分認識到檔案管理在中學(xué)學(xué)校發(fā)展中的作用,認為檔案管理與學(xué)校發(fā)展并未直接關(guān)系,那么在中學(xué)檔案管理上的投入也就十分有限。由于思想觀念上的認識不足,學(xué)校的工作重心停留在教學(xué)工作上,對檔案管理投入的精力較少,使得檔案管理存在較嚴重的形式化問題。部分管理人員對檔案管理的了解不夠全面,在日常的檔案管理中存在隨意性、盲目性等等,難以發(fā)揮檔案管理的積極作用。

        2.2 制度方面的問題

        制度建設(shè)直接影響著中學(xué)檔案管理的開展,可以利用健全的管理制度來規(guī)范檔案管理,確保各項工作的有效進行[2]。只有保證檔案管理制度的科學(xué)性,將其貫徹到檔案管理的各個環(huán)節(jié),才能夠解決檔案管理混亂等問題,充分發(fā)揮檔案管理的作用。然而在實際的中學(xué)檔案管理中,管理制度建設(shè)并未得到重視,其管理制度存在照搬其他單位管理制度的情況,很難適應(yīng)學(xué)校自身的情況,使得中學(xué)檔案管理缺乏規(guī)范性和有效性,不利于中學(xué)檔案管理的持續(xù)發(fā)展。

        3 中學(xué)檔案管理的強化措施分析

        為促進中學(xué)檔案管理的有效實施,應(yīng)充分了解中學(xué)檔案管理的實際情況,便于采取科學(xué)合理的措施進行改進,使中學(xué)檔案管理能夠更好地服務(wù)于學(xué)校發(fā)展??偨Y(jié)起來,中學(xué)檔案管理的具體強化措施如下:

        3.1 提高對檔案管理的重視程度

        中學(xué)檔案包括了教學(xué)檔案、文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案等等,整個檔案管理過程比較復(fù)雜,要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層提高對這一方面的重視性,大力支持檔案管理工作的開展,使中學(xué)檔案管理的作用得以充分發(fā)揮。具體來講,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者必須認識到檔案管理在維護學(xué)校利益、維護師生利益、確保信息安全等各方面的作用,對檔案資料進行統(tǒng)一規(guī)范的管理。在中學(xué)檔案管理中,可以參考國家規(guī)定的管理辦法對學(xué)校檔案進行管理,明確各單位對檔案的使用權(quán)限,且需要重視部分檔案的保密性,根據(jù)信息保密的規(guī)定對檔案進行保密管理。其次,需要將中學(xué)校園管理的整體作為出發(fā)點,對學(xué)校檔案的使用過程進行有效監(jiān)督,便于及時發(fā)現(xiàn)問題,并處理其中存在的問題,使中學(xué)檔案管理更加完善。除了要認識到檔案管理的重要性,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者也要重視對人才的培養(yǎng),不斷完善檔案管理機構(gòu),為中學(xué)檔案管理工作的開展打下良好基礎(chǔ)[3]。

        3.2 完善中學(xué)檔案管理制度

        隨著中學(xué)檔案管理的持續(xù)發(fā)展,檔案管理工作內(nèi)容越加復(fù)雜,整個過程很容易出現(xiàn)檔案管理混亂的情況,導(dǎo)致檔案管理的效率及質(zhì)量受到影響。基于這一情況,需要重視對中學(xué)檔案管理制度的不斷完善,通過發(fā)揮管理制度的約束及指導(dǎo)作用,促進檔案工作的順利開展。首先,必須規(guī)范檔案案卷的形成及使用,明確這一過程的操作細則,比如檔案收集、檔案整理、檔案的案卷格式和檔案案卷的用紙等等,只有保證檔案管理的合理性及規(guī)范性,才能夠發(fā)揮檔案管理具有的功能效用。其次,需要充分把握好中學(xué)檔案管理的要求,結(jié)合自身的特點對檔案管理體系進行完善,實現(xiàn)檔案管理的合理分類、標準化和系統(tǒng)化,且需要控制好檔案接收和檔案移交的過程[4]。最后,需要堅持與時俱進的原則,加強檔案系統(tǒng)檢索工具的開發(fā),形成完善的檔案檢索體系,為中學(xué)檔案管理的開展提供更加有力的支持。

        3.3 重視人員配備,強化人員素質(zhì)

        檔案管理人員的數(shù)量及素質(zhì)直接決定了中學(xué)檔案管理能否順利進行,需要根據(jù)中學(xué)檔案管理的需求進行人員配置,不斷提高檔案管理隊伍的素質(zhì)水平。為提高檔案管理人員的能力及素質(zhì),可以對其進行定期培訓(xùn),確保檔案管理人員能夠及時掌握檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識和技能方法,將其合理應(yīng)用到實際工作中,促進中學(xué)檔案管理的有效開展。同時,需要強化檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng),確保檔案管理人員能夠保持嚴謹、細致的態(tài)度開展工作,能夠正確處理檔案管理中的常見問題。其次,在檔案管理人員的招聘工作中,需要堅持公平公正的聘用方法,通過綜合考核的方法對應(yīng)聘人員的能力進行了解,確保應(yīng)聘人員能夠勝任中學(xué)檔案管理,在保證檔案管理工作順利進行的同時,為中學(xué)檔案管理的發(fā)展提供新的活力[5-6]。最后,需要改善檔案管理人員之間的溝通環(huán)境,促使管理者對日常檔案管理中的重難點進行討論,提出更具有針對性及合理性的解決辦法,不斷提高中學(xué)檔案管理的水平。

        3.4 加強檔案管理信息化建設(shè)

        在信息化時代的發(fā)展背景下,中學(xué)檔案管理面臨著更多機遇和挑戰(zhàn),可以將信息化技術(shù)手段應(yīng)用到其中,以此提高中學(xué)檔案管理的整體效率,且可以減少因人為因素造成的檔案管理問題。比如計算機技術(shù)在我國人民的日常生活中得到廣泛應(yīng)用,能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的生活方式和工作方式,給用戶帶來諸多便利??梢詫⒂嬎銠C技術(shù)應(yīng)用到中學(xué)檔案管理中,建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫,以便能夠?qū)n案信息進行快速記錄,還可以利用數(shù)據(jù)庫具有的功能對檔案進行查詢、刪除和修改,確保檔案信息的整體質(zhì)量。同時,可以將計算機與網(wǎng)絡(luò)連接,那么學(xué)生能夠通過網(wǎng)絡(luò)獲取自身需要的檔案信息資源,在提高檔案利用率的同時,使檔案的傳遞更加效率。與傳統(tǒng)的檔案信息查詢方式相比,通過計算機進行檔案信息查詢,可以有效提高檔案查詢的效率,還可以進一步降低人工成本。此外,可以利用計算機信息技術(shù)對檔案信息資源的使用權(quán)限進行合理設(shè)置,使檔案信息的安全性及保密性得到保障。

        3.5 加強檔案資源的開發(fā)利用

        確保檔案資源的價值得到充分發(fā)揮,是中學(xué)檔案管理工作面臨的一大課題,需要重視對檔案信息的開發(fā)利用,借助檔案信息促進學(xué)校教學(xué)工作的有效開展。首先,需要加強檔案信息的開發(fā),尤其要重視學(xué)校的規(guī)章制度、管理模式、教學(xué)科研、經(jīng)驗教訓(xùn)、數(shù)據(jù)分析、調(diào)查報告、實驗等檔案信息的開發(fā),利用這些檔案信息提高教學(xué)質(zhì)量。同時,可以利用計算機對檔案信息進行存儲,將其制作成專題網(wǎng)頁或光盤收藏,方便對其進行有效利用[7-8]。其次,需要加強檔案編研工作,對檔案編研的思路進行轉(zhuǎn)變,將利用價值高、有關(guān)教育教學(xué)的材料作為主要內(nèi)容,為教職工提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù),幫助領(lǐng)導(dǎo)層做出更加正確的決策。最后,需要加強信息系統(tǒng)建設(shè),利用信息系統(tǒng)提高檔案資源的利用率,突破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性,使中學(xué)檔案管理能夠滿足學(xué)校發(fā)展的基本要求。

        4 結(jié)語

        綜上所述,隨著教育改革的深入發(fā)展,要求中學(xué)檔案管理工作作出合理的改變,確保中學(xué)檔案管理的規(guī)范性及有效性,使其能夠充分滿足學(xué)校發(fā)展的要求。本文針對中學(xué)檔案管理的重要性及其現(xiàn)狀進行了簡單分析,探究了中學(xué)檔案管理的強化措施,主要包括了提高對中學(xué)檔案管理的重視程度,不斷完善中學(xué)檔案管理制度,重視人員配置、提高人員素質(zhì),加強檔案管理信息化建設(shè),加強當那資源開發(fā)利用,從而發(fā)揮檔案管理的整體作用,進一為中學(xué)教育教學(xué)工作提供充分有效的支持。

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