方 懿

（安徽省地質(zhì)調(diào)查院（安徽省地質(zhì)科學(xué)研究所），安徽 合肥 230001）

很多企事業(yè)單位都需要將具有法律效應(yīng)的實物檔案進(jìn)行高效管理，但是實物檔案與數(shù)字化檔案的管理方式有很大不同，其存儲方式需要額外配置數(shù)字化資源，難以進(jìn)一步完善實物檔案管理流程。虛擬現(xiàn)實技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的應(yīng)用并不廣泛，很多工作人員并未深刻認(rèn)知虛擬現(xiàn)實技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。針對實物檔案管理工作中出現(xiàn)的多種問題，需要從VR技術(shù)的應(yīng)用層面重新思考。

1 實物檔案管理的特點

1）直觀、客觀存在性。實物檔案具有直觀性和客觀存在性的主要特征，但是種類比較復(fù)雜，非常不利于信息查詢操作[1]。實物檔案作為承載信息的主要載體之一，其內(nèi)含的信息模式比較復(fù)雜，無法采用單一的信息化管理方法實現(xiàn)有效存儲過程。實物檔案的直觀性，能夠讓借閱和信息查詢的工作人員快速獲取檔案主體內(nèi)容，還能夠進(jìn)行分類索引。實物檔案的客觀存在性，是有效實施多維度檔案信息管理工作的重要特征之一。大多數(shù)企事業(yè)單位的工作人員需要將客觀存在的實物檔案內(nèi)容進(jìn)行有序管理，在有效載體上進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)程執(zhí)行管理操作。由于實物檔案獨有的直觀性和客觀存在性，對其實現(xiàn)數(shù)字化管理非常不利[2]。計算機(jī)技術(shù)人員無法將復(fù)雜的實物檔案信息實現(xiàn)有效關(guān)聯(lián)，也不能根據(jù)實際應(yīng)用場景，采取多維度數(shù)據(jù)存儲方式，進(jìn)一步加強(qiáng)實物檔案管理能力。

2）載體豐富。實物檔案的載體類型非常豐富，不僅是文字形式，還可以是具體物品的形式。實物檔案的來源非常多樣化，因此載體形式也非常豐富。很多企事業(yè)單位的實物檔案更多的是將具有法律意義以及證明性意義的物品，承載的內(nèi)容類型比較多，其中承載的信息可以是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還可以是非結(jié)構(gòu)化以及半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。實物檔案載體的豐富性也是其難以完成數(shù)字化存儲的重要原因[3]。很多企事業(yè)單位無法將形態(tài)各異的實物檔案進(jìn)行分類管理，只能根據(jù)具體事項所需檔案內(nèi)容實現(xiàn)有效管理。在需要實物檔案證明時，借閱人員需要花費較多時間尋找多種實物檔案，非常浪費精力，因此實物檔案的載體豐富性也降低了檔案信息管理的工作效率。實物檔案的載體需要根據(jù)具體問題具體分析，將較為復(fù)雜的事件進(jìn)行拆分，將索引方式進(jìn)行改進(jìn)，才能避免實物載體豐富性對檔案管理造成的缺陷。

3）存放形式分散化。企事業(yè)單位的實物檔案需要根據(jù)具體事件進(jìn)行有序排列，但是很多事件的保密性級別不同，存放形式和地點也有所不同，因此在查詢檔案信息的過程中，需要額外浪費時間和精力。實物檔案的存放形式并沒有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，也未形成完善的管理規(guī)程，因此每個企事業(yè)單位都需要額外制定實物檔案管理制度，將不同類目的實物檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理的存放管理。企事業(yè)單位的各個部門并不重視實物檔案的存放形式，每個部門都會將與業(yè)務(wù)相關(guān)的實物檔案信息進(jìn)行存儲，并不實行集中化的檔案管理方式，對查閱檔案的工作人員而言，是非常繁瑣的一個事項。存放形式的分散化，會嚴(yán)重影響檔案查詢和借閱的工作效率，也會影響檔案變動信息的更新效率。

2 實物檔案管理中虛擬現(xiàn)實技術(shù)的具體應(yīng)用

1）實物檔案模式識別。在實物檔案管理過程中應(yīng)用虛擬現(xiàn)實技術(shù)，可以結(jié)合模式識別算法，將檔案的保密級別作為索引條件，工作人員可以通過查找關(guān)鍵字以及保密級別等數(shù)據(jù)標(biāo)簽的方式，將模式識別算法的計算結(jié)果輸出到用戶界面中。VR技術(shù)可以將實物檔案信息中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)內(nèi)容，通過模式識別算法，進(jìn)行抽象化表述。工作人員在聯(lián)網(wǎng)設(shè)備中可以選擇虛擬現(xiàn)實操作方式，在本地數(shù)據(jù)庫中快速鏈接實物檔案中的相關(guān)內(nèi)容。實物檔案的模式識別，需要將本地樣本庫作為虛擬現(xiàn)實設(shè)備訓(xùn)練學(xué)習(xí)的內(nèi)容，檔案工作人員可以將模式識別計算結(jié)果與查找條件之間的權(quán)重進(jìn)行關(guān)聯(lián)。實物檔案的模式識別過程，需要借助虛擬現(xiàn)實技術(shù)對實物的感知能力，進(jìn)一步完善高效率以及高質(zhì)量的本地檔案管理流程。

2）構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，是將虛擬現(xiàn)實技術(shù)應(yīng)用在實物檔案管理范疇中的關(guān)鍵應(yīng)用形式之一。很多實物檔案信息需要較為嚴(yán)格的存放條件，對溫濕度以及通風(fēng)條件要求較高。構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，可以將實物檔案信息中存儲的內(nèi)容與虛擬現(xiàn)實感知設(shè)備進(jìn)行連接，設(shè)備在采集信息的過程中，還需要借助模式識別技術(shù)，設(shè)置實物檔案條目的權(quán)重參數(shù)等。構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，是實現(xiàn)實物載體與數(shù)據(jù)資源之間有效連接方式的重要內(nèi)容。在物聯(lián)網(wǎng)以及虛擬現(xiàn)實技術(shù)中的射頻感知設(shè)備，需要將實物檔案信息中可以被抽象的類目進(jìn)行關(guān)系化存儲，快速反饋到服務(wù)器以及數(shù)據(jù)庫邏輯處理層中，工作人員可以定期更新和維護(hù)實物檔案的相關(guān)信息，也可以及時更新查閱和存取記錄。構(gòu)建物聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，則需要以實物檔案作為信息匯聚的中心，采取拓普網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的方式，提升實物檔案管理效率。

3）實現(xiàn)高效率存取操作。實現(xiàn)高效率的存取操作，是虛擬現(xiàn)實技術(shù)在實物檔案管理工作中的重要應(yīng)用。很多企事業(yè)單位的檔案管理工作人員，每日都需要進(jìn)行大量信息存取操作。在虛擬現(xiàn)實技術(shù)的應(yīng)用過程中，需要將實物檔案信息中的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與半結(jié)構(gòu)/非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行隔離存儲，在數(shù)據(jù)倉庫中進(jìn)行有效鏈接。實現(xiàn)高效率的存取操作，VR設(shè)備需要借助物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)和模式識別技術(shù)，將檔案信息的保密級別、應(yīng)用場景、數(shù)據(jù)標(biāo)簽等相關(guān)內(nèi)容與實物物品進(jìn)行關(guān)聯(lián)，在信息查詢以及借閱操作過程中，可以實現(xiàn)快速的系統(tǒng)響應(yīng)能力。VR技術(shù)在構(gòu)建的虛擬化檔案管理場景中，根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的存取類目，將不同級別的實物檔案信息分布到不同時域和空域內(nèi)，逐步完成系統(tǒng)化以及模塊化的實體數(shù)據(jù)化存儲方式。

4）建立檔案云端數(shù)據(jù)庫。建立檔案云端數(shù)據(jù)庫，是虛擬現(xiàn)實技術(shù)在企事業(yè)單位實物檔案管理工作流程中的重要應(yīng)用。由于企事業(yè)單位的信息化改革能力有所不同，本地網(wǎng)絡(luò)部署以及軟硬件資源配置情況不同，對于不同存放形式以及載體形式的實物檔案信息，可以采取云端數(shù)據(jù)庫的存儲方式，有效減少數(shù)據(jù)存儲過程中的冗余情況。建立檔案云端數(shù)據(jù)庫，首先需要將企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案保密級別進(jìn)行分類，其次將數(shù)字化檔案和實物檔案進(jìn)行分類處理。對于內(nèi)容較為復(fù)雜的實物檔案信息，可以將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)以及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行并行存儲，還能夠有效提升云端數(shù)據(jù)庫的檢索能力。針對數(shù)據(jù)類目較多的實物檔案，可以按照重要度級別進(jìn)行排序，能夠有效減少工作人員的信息檢索時間。

3 結(jié)束語

很多企事業(yè)單位都需要將具有法律效應(yīng)的實物檔案進(jìn)行高效管理，但是實物檔案與數(shù)字化檔案的管理方式有很大不同，其存儲方式需要額外配置數(shù)字化資源，難以進(jìn)一步完善實物檔案管理流程。VR設(shè)備需要借助物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)和模式識別技術(shù)，將檔案信息的保密級別、應(yīng)用場景、數(shù)據(jù)標(biāo)簽等相關(guān)內(nèi)容與實物物品進(jìn)行關(guān)聯(lián)，在信息查詢以及借閱操作過程中，可以實現(xiàn)快速的系統(tǒng)響應(yīng)能力。