王 磊

（內(nèi)蒙古自治區(qū)阿拉善盟阿拉善高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)人力資源和醫(yī)療保障局，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750306）

信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，數(shù)字設(shè)備的廣泛應(yīng)用在增加電子文件生成量的同時，如何對其進行有效管理，對于企業(yè)發(fā)展而言具有重要影響。目前來講在企業(yè)規(guī)模化建設(shè)過程中，電子文件及時歸檔和有效利用，是行業(yè)穩(wěn)定性發(fā)展目標(biāo)達(dá)成的重要前提，其中由于人事調(diào)動的頻繁化，人事電子文件具有易修改和復(fù)制性的顯著特點，在管理中往往存在一定難度，因此在秉承著“預(yù)先控制”、“歸檔管理統(tǒng)一化”以及“隨時移交為主、定期移交為輔”的原則開展管理工作，是提升人事電子文件歸檔工作質(zhì)量和效率的重要渠道。

1 人事電子文件歸檔工作問題的基本概述

所謂“電子文件”是指由電子數(shù)碼設(shè)備產(chǎn)生的，以代碼形式存儲于設(shè)備中并借由設(shè)備進行查閱、修改和存取的文件。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)文字資料，人事電子文件在企業(yè)發(fā)展雖然具有信息儲存量大、信息存儲查詢便捷、可實現(xiàn)遠(yuǎn)距離瞬時傳輸、便于檢索、便于管理的優(yōu)勢，但與此同時由于人事變動的頻繁化，卻也存在諸如易被修改、易被刪除、易被復(fù)制、過于依賴系統(tǒng)硬件以及檔案維護工作量大等不足，久而久之阻礙了企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。作為電子文件的重要組成部分，人事電子文件在企業(yè)發(fā)展中具有不可或缺的重要作用，經(jīng)調(diào)查在當(dāng)前文件歸檔工作成效與預(yù)期作業(yè)目標(biāo)之間尚且存在一定差距，造成這種局面形成的主要原因有：

1.1 企業(yè)忽視了對人事電子文件歸檔管理的重視

在電子文件歸檔中，企業(yè)對人事電子文件歸檔工作重視度孱弱化，是影響歸檔工作質(zhì)量和效率的重要因素，對于企業(yè)發(fā)展而言也是極其不利的。目前雖然企業(yè)辦公自動化水平在不斷提高，但經(jīng)數(shù)字媒體設(shè)備產(chǎn)生的電子文件歸檔工作卻未得到高度重視，產(chǎn)生的文件沒有及時進行整理、鑒定和歸檔，只是將其存儲于硬盤中，在增加后期檢索難度的同時也不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 人事電子文件歸檔缺乏統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)要求

人事電子文件歸檔工作制度作為歸檔工作的參照，制度缺失問題的嚴(yán)重化在無法有效約束電子文件歸檔環(huán)境的同時，也影響了歸檔工作質(zhì)量和效率，再加之人事電子文件易被修改、易被復(fù)制的特點，導(dǎo)致人們對其真實性存在一定的質(zhì)疑。除此之外由于不同企業(yè)采取了不同歸檔方式，在增加后期文件管理工作難度的同時也不利于企業(yè)的穩(wěn)定性發(fā)展。

2 人事電子文件歸檔工作原則剖析

2.1 預(yù)先控制原則

相比其它電子文件，人事電子文件在歸檔管理中存在一定的特殊性（易被修改、易被復(fù)制）。因此為保證歸檔內(nèi)容的真實有效，在歸檔時工作人員需提前做好事前控制，即通過系統(tǒng)化分析歸檔要求和規(guī)則，確保電子文件在形成前人事電子文件管理功能得以充分發(fā)揮，以此來有效防止數(shù)據(jù)丟失。

2.2 歸檔管理的統(tǒng)一化原則

由于目前我國尚未建立統(tǒng)一化的人事電子文件歸檔工作標(biāo)準(zhǔn)，因此不同企業(yè)由于采取不同軟件和系統(tǒng)，在增加后期人事電子文件信息查詢難度的同時，也不利于企業(yè)的穩(wěn)定性發(fā)展。因此在進行歸檔時，工作人員還要秉承著“文件歸檔管理統(tǒng)一化”的原則，通過采用同一種操作系統(tǒng)以及控制軟件，由此來降低后期信息的查詢難度。

2.3 隨時移交為主、定期移交為輔原則

由于人事調(diào)動的頻繁化，再加之人事電子文件修改后不會留有任何痕跡的特點，在進行歸檔管理時為保證電子文檔的真實性、可靠性，歸檔管理工作人員還需秉承著“隨時移交為主、定期移交為輔”的原則，由此在盡可能保護文件原始性不受破壞的同時保障文件的完整度。

3 人事電子文件歸檔工作優(yōu)化策略剖析

3.1 提高對人事電子文件歸檔工作的重視

企業(yè)對人事電子文件歸檔工作重視度不足，是影響歸檔管理工作質(zhì)量的重要因素，因此要想改善當(dāng)前歸檔工作現(xiàn)狀，企業(yè)有關(guān)部門需加強對人事電子文件歸檔工作規(guī)范化開展意義的宣傳力度，由此在不斷提高對人事電子文件歸檔工作重視程度的同時確保歸檔工作落實到位。除此之外為促使企業(yè)形成一種規(guī)范管理下的電子文件等同紙質(zhì)文件有效的觀念，在企業(yè)運營過程中企業(yè)還需從黨政機關(guān)著手將人事電子文件進行整理，并通過將其擺上議事日程來保證預(yù)期歸檔作業(yè)目標(biāo)的達(dá)成。

3.2 建立健全完善的人事電子文件歸檔制度

人事電子文件歸檔制度規(guī)范化建立，從某方面來講可在保證人事電子文件歸檔工作有章可依、有法可循的同時，促使文件管理趨向制度化、規(guī)范化。就目前來看在人事電子文件歸檔工作制度制定過程中，企業(yè)還需加強與國家信息管理部門的溝通，在明確掌握當(dāng)前最新檔案信息管理規(guī)定的同時確保后期文件收集工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，與此同時企業(yè)還需將人事電子文件納入企業(yè)的執(zhí)法檢查項目，由此保證后期管理工作的制度化。

4 結(jié)語

綜合而言，在信息化產(chǎn)業(yè)時代背景下，人事電子文件歸檔規(guī)范化管理工作從某方面來講，對推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展而言具有重要意義，但由于文件的易被修改、易被復(fù)制等特點，在進行歸檔時工作人員除了要秉承著“預(yù)先控制”、“歸檔管理統(tǒng)一化”以及“隨時移交為主、定期移交為輔”等原則外，還要做好如下工作，即——提高對人事電子文件歸檔工作的重視、建立健全完善的人事電子文件歸檔制度、加強相關(guān)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，由此保障企業(yè)預(yù)期可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。