王 蘋

（國網黑龍江嫩江市電業(yè)局有限公司，黑龍江 黑河 161499）

在企業(yè)的管理工作中，文秘人員的綜合素質、技能水平在一定程度上決定了管理工作的實效性，所以企業(yè)需要在不斷推進內部管理和管理的基礎上進一步關注文秘的綜合作用，確保文秘工作的職能得到有效發(fā)揮。

1 企業(yè)工作人員的能力提升

強化文秘工作的效率是保障企業(yè)工作任務穩(wěn)定開展、順利完成的前提。

1.1 充分發(fā)揮助手作用，為工作的開展做好服務保障

文秘需要通過自身能力協(xié)調各部門的工作，及時傳達企業(yè)領導的指示。在工作期間，要嚴格要求自己，為自己制定工作標準，嚴格執(zhí)行。積極參與企業(yè)政務工作，第一時間向領導匯報工作，達到上級下達命令的目的。要主動有效協(xié)調上級和各部門的關系，第一時間發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，并改變相關工作計劃。

1.2 努力提升辦文能力，讓企業(yè)文件能夠清晰有效地傳達

學習并熟悉各類公文寫作規(guī)范，提高專業(yè)素養(yǎng)。同時對于企業(yè)各類文件要加強審核，并及時有效地處理好文件，確保公文本身的權威性以及嚴肅性。

1.3 提高工作預見性，確保各項工作按計劃順利推進

每項工作開展之前，需要考慮可能出現(xiàn)的各種情況及應對方案，通過對工作超前性和預見性，促進工作主動性提高，進而保障工作的開展盡可能少甚至不出現(xiàn)問題。

2 加強秘書工作的創(chuàng)新

在現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展中，文秘工作人員需要及時對工作進行轉變提升，加強創(chuàng)新。開展工作的過程中，不但要及時有效地完成領導布置的任務，同時，還需要融入創(chuàng)新意識，全面掌握社會信息，同時和企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀相結合，配合領導為企業(yè)發(fā)展制定正確的決策。

2.1 積極發(fā)揮秘書職能，為企業(yè)發(fā)展出謀劃策

在新時期背景下，企業(yè)的運營與發(fā)展處于一種挑戰(zhàn)與機遇并存的狀態(tài)，經營環(huán)境具有明顯的復雜性和多變性，這導致企業(yè)的經營發(fā)展決策也具有一定的風險性，企業(yè)領導決策更需要有全局性和靈活性。秘書的職能使其需要為企業(yè)的發(fā)展決策發(fā)揮輔助作用，這對于企業(yè)的發(fā)展來說至關重要，但也對秘書工作具有一定要求，需要秘書工作要以領導工作為中心，積極響應企業(yè)黨政部署和重大行動，成為企業(yè)共同體，與企業(yè)領導同目標、同行動、同思想，共同為企業(yè)的長遠發(fā)展出謀劃策。秘書人員需要順應時代的發(fā)展提高自身的信息技術水平，在當今信息時代的背景下，信息化成為各領域的一種發(fā)展趨向，而信息技術也是推助企業(yè)發(fā)展，改善生產、管理流程及效益的有效途徑。而在這一條件下，秘書的工作內容也需要進一步拓展，信息流量的加快使得信息工作成為領導參謀和協(xié)調的重要方式，秘書人員需要利用信息化的技術手段將信息進行整合、分析、處理、制定預案、謀劃，為領導人員決策提供支持的同時，降低決策風險，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠保障。而信息服務作為媒介，也是秘書的主要發(fā)展方向，能有效提高秘書人員的工作水平以及工作的自身價值。

2.2 提高風控力度，拓展工作領域

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，經營規(guī)模也在不斷拓展，這使得文秘工作所涉內容也更加寬泛化和多樣化，工作領域進一步延伸，逐漸滲透到內外經濟事務的處理上，不管是生產管理還是內部協(xié)調、接待事務等都需要由秘書協(xié)助開展，或以企業(yè)經營目標為導向發(fā)揮輔助作用。在對外事務上，秘書涉及的內容通常包括信息的收集、分析、處理、報告及問題提交，規(guī)劃組織經濟活動，配合企業(yè)產品組織發(fā)布、訂貨等活動。同時，在目前的市場環(huán)境下，秘書不但要協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)經濟市場內部聯(lián)絡，與其他企業(yè)及建立合作關系，并且還需要與政府機構建立協(xié)調的合作關系。若想促進企業(yè)的長遠發(fā)展，秘書還要充分運用自身的語言溝通能力、文字編撰能力、觀察能力、分析能力來從事經濟交流活動，并在工作期間不斷鍛煉自身的策劃能力和公關能力，協(xié)調好和各方的溝通關系，滿足企業(yè)及領導的要求，確保秘書工作內容不斷拓展的條件下也能更好地適應工作，為企業(yè)的長遠發(fā)展提供動力。

2.3 建立健全考核制度

需要構建一個專業(yè)的獎罰制度，對工作認真、工作效率高的秘書給予物質和精神方面的獎勵。如果秘書在工作中不用心、三心二意，那么負責人就要承擔相應的責任。相關人員在招聘文秘人員的時候，需要設置相應的觀察期，根據秘書的工作質量和現(xiàn)狀給予針對性考核。企業(yè)的人事部門需要綜合評估考核的實際結果，對考核成績優(yōu)異的員工給予提拔，對于考核成績比較差的秘書則及時進行崗位調整或相應懲罰?？己酥贫鹊慕?，不僅可以有效激發(fā)文秘人員的工作主動性和積極性，促進工作效率的提升，還能有效避免文秘工作出現(xiàn)重大失誤，對于企業(yè)的進一步發(fā)展具有積極意義。

2.4 構建科學管理體系

構建科學管理體系一直是眾所推崇的科學化、精細化管理，科學的管理能夠幫助文秘工作效率極大提升。一是對于文秘橋梁功能的增補，需要完善溝通機制，打通上下溝通渠道，對于難協(xié)調的工作，可通過聯(lián)席機制、定期復盤等方法來進行推進。文秘工作人員要及時跟進會議情況，將會議精神及時傳達各單位。二是對于文秘綜合素養(yǎng)的提高，要建立科學的考評機制，設置科學、合理、公正、客觀的考評指標，定期對文秘工作人員的工作是否高質量、高效率進行評價，以鼓勵督促文秘工作人員提高綜合素養(yǎng)。三是企業(yè)要鼓勵文秘工作人員兢兢業(yè)業(yè)的工作精神，鼓勵創(chuàng)新的工作效率提升方法等，保證企業(yè)文秘工作正向發(fā)展。四是對于容易陷入“繁忙雜亂”工作的基層文秘工作人員，激勵機制是值得采取的管理方法之一，只有各級部門意識到工作人員積極性的重要性，工作人員才能更好地投身于工作崗位，更好地發(fā)揮其“倍增器”的效用。

3 結束語

總之，為了促進文秘工作整體質量提高，就要不斷強化文秘工作者的綜合素質，提高其專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)，并制定獎懲制度，激發(fā)文秘工作者的責任意識和創(chuàng)新意識，為推動石油企業(yè)進一步發(fā)展貢獻力量。