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        大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的融合與創(chuàng)新

        2021-04-14 21:57:27
        卷宗 2021年21期
        關(guān)鍵詞:檔案館升級檔案管理

        孫 越 肖 平

        (成都市城市建設(shè)檔案館,四川 成都 610000)

        目前,全國大多數(shù)單位都已開展電子檔案接收和管理工作,以掃描形成的電子文件為主,在由雙套制向單套制轉(zhuǎn)型的過程中,企業(yè)的資金壓力和管理相對來說較大,但是考慮到電子文件管理帶來的企業(yè)信用和資質(zhì)方面的加分,一些企業(yè)還是會(huì)積極融入向電子文件管理單套制模式轉(zhuǎn)變。因此,需要政府部門搭建平臺(tái),一方面可以減輕企業(yè)開展原生電子檔案管理的壓力,另一方面,由政府統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)劃,電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃才會(huì)更加有力地推進(jìn),檔案管理水平和利用效率才能得以提高。故下文先簡單分析了目前檔案資料在開發(fā)利用方面存在的短板,然后在該基礎(chǔ)上提出具體的檔案資料管理利用的有效措施,以及新一代的檔案數(shù)字化管理如何開展。

        1 局限性

        1.1 建設(shè)工程項(xiàng)目基本利用率不高

        截至2019年底,全國各級國家綜合檔案館館藏檔案82850.7萬卷(件),全國各級國家綜合檔案館開放13171.6萬卷(件)檔案,全國各級國家綜合檔案館提供利用檔案2100萬卷(件)次,開放供查閱的檔案僅占館藏檔案15.89%,而在開放的檔案中能提供利用的件數(shù)占16.2%,縱觀各館藏檔案利用率就更稀少,僅占館藏檔案的2.6%。目前檔案資料在開發(fā)利用方面存在“檔案死”、“人工慢”、“占空間”、“輕利用”四個(gè)方面的短板,導(dǎo)致多數(shù)檔案僅留庫房,不僅增加了保管成本,還不能體現(xiàn)其價(jià)值,服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展及群眾生產(chǎn)生活。

        1.2 檔案利用存在單一性,存、管、用“一體化”還存在一定差距

        目前在實(shí)物檔案管理中,由于檔案載體種類眾多,為了方便管理首先需要分類,針對不同的檔案載體采取不同的管理方式。不僅工作量巨大,而且存在大量的重復(fù)工作,而且不同載體在材質(zhì)上差異性對于管理工作提出高要求。如果沿用傳統(tǒng)檔案管理利用模式,很難形成體系化構(gòu)建,可能導(dǎo)致歸檔不完整、管理利用模式混亂等問題。

        2 智慧檔案如何開展

        2.1 檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)向可視化轉(zhuǎn)型

        縱觀目前檔案存放類型來說,包括文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)。點(diǎn)即是將檔案中重要的、關(guān)鍵的文本內(nèi)容提取出來并數(shù)據(jù)化,組成多個(gè)、獨(dú)立的文本資料,再將多個(gè)“點(diǎn)”根據(jù)提取的文本內(nèi)容根據(jù)大數(shù)據(jù)的篩選比對進(jìn)行分組,形成不同類別單元信息,不僅對于后期的成果利用方面也可以按類查找,提高政務(wù)服務(wù)效率,而且能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案進(jìn)行實(shí)時(shí)比對跟蹤,更好地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值?!懊妗眲t是將事、企業(yè)單位部門歸納好的單元化數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)整合及利用分析,形成“點(diǎn)”、“面”、“線”之間的互通有無,形成多維度、可視化的數(shù)據(jù)檔案。隨著數(shù)據(jù)檔案建設(shè)實(shí)踐的深入開展,檔案信息服務(wù)將成為關(guān)鍵和重點(diǎn)。數(shù)據(jù)檔案建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)“以人為本,以信息為中心”的原則,將檔案信息資源集中管理,簡化社會(huì)用戶對所需檔案信息的查詢、利用,并根據(jù)相應(yīng)的規(guī)則向廣大社會(huì)用戶提供“一站式”服務(wù)。

        2.2 檔案數(shù)據(jù)發(fā)展向知識(shí)計(jì)算轉(zhuǎn)型

        目前,在檔案查詢利用方面仍使用傳統(tǒng)文檔查詢方式,傳統(tǒng)聲像檔案的采集設(shè)備與拍攝要求沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范,甄別聲像檔案環(huán)節(jié)薄弱,歸檔方式以單純記錄時(shí)間地點(diǎn)為檢索關(guān)鍵詞,編目的不規(guī)范且不及時(shí)進(jìn)行后期分類編目,會(huì)給檔案管理、儲(chǔ)存、查詢與利用、共享等方面造成困難。大部分檔案只是將目錄進(jìn)行數(shù)字化處理,難以滿足智慧檔案館建設(shè)要求。檔案資源的高度共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代特征,為了提高服務(wù)質(zhì)量,在檔案數(shù)字化管理中,構(gòu)建完善的在線數(shù)據(jù)庫,做好檔案整理與分類,通過合理分類提高檢索效率,同時(shí)結(jié)合單位特點(diǎn)及使用價(jià)值完成數(shù)據(jù)庫建設(shè),確保資源有效共享。對此,單位可以結(jié)合數(shù)據(jù)庫檔案利用頻率將檔案分別存儲(chǔ),利用率高的存儲(chǔ)為近線數(shù)據(jù)流,利用率不高存儲(chǔ)為離線數(shù)據(jù)流,從而提高系統(tǒng)空間利用率。

        2.3 檔案人才向數(shù)據(jù)管理專業(yè)轉(zhuǎn)型

        檔案管理人員不僅需要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí),還需具有數(shù)據(jù)管理思維能力。檔案部門可以通過“學(xué)習(xí)+研究+實(shí)踐”相結(jié)合方式,開展專題培訓(xùn),與數(shù)據(jù)密集型單位進(jìn)行交流,從理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐體驗(yàn)中實(shí)現(xiàn)模擬態(tài)管理思維到數(shù)字態(tài)管理思維再到數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理思維的轉(zhuǎn)變,培養(yǎng)數(shù)據(jù)管護(hù)意識(shí)和數(shù)據(jù)倫理知識(shí)。再者,檔案人員需從自身出發(fā),應(yīng)熟練操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫操作等系統(tǒng)間銜接專業(yè)知識(shí)和技術(shù),同時(shí),檔案單位也應(yīng)積極鼓勵(lì)館內(nèi)人員更新自身知識(shí)儲(chǔ)備,主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí),共同推動(dòng)檔案工作新發(fā)展模式。

        3 加快建設(shè)數(shù)字檔案館升級

        數(shù)字檔案館是實(shí)體檔案館的“升級版,是把檔案信息數(shù)字化,運(yùn)用現(xiàn)在化管理方式進(jìn)行科學(xué)管理,在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)合理使用檔案資源,實(shí)現(xiàn)硬件環(huán)境統(tǒng)一,軟件兼容和共享。

        3.1 數(shù)字檔案館升級建設(shè)挑戰(zhàn)

        數(shù)字檔案館打破了傳統(tǒng)的檔案館諸多弊端,不僅節(jié)省了檔案工作人員提供服務(wù)時(shí)間,也更好地為相關(guān)單位提供檔案管理服務(wù),將重復(fù)性高的工作交計(jì)算機(jī)處理,避免人工原因出現(xiàn)的錯(cuò)誤,提高辦事效率。因檔案的特殊性,如何做好數(shù)字檔案與實(shí)體檔案之間的過渡,是檔案管理需思考的重點(diǎn)工作。

        3.2 如何做好數(shù)字檔案館升級

        檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想態(tài)度,提高建設(shè)升級數(shù)字檔案的重視程度,隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來,檔案查閱利用服務(wù)勢必加快,提高工作效率同時(shí)需要對檔案管理進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新,所以要重視數(shù)字檔案館的升級。

        再者,在升級數(shù)字檔案中,要重視檔案管理分割的格局,增強(qiáng)接收部門和利用部門的橫向溝通,加強(qiáng)共享,所以在升級系統(tǒng)檔案庫時(shí),重點(diǎn)考慮“接收-檢查-建檔-上傳-利用”一條龍架構(gòu)方式,以及技術(shù)支持的層級性和安全性問題。

        綜上所述,不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、升級有利于檔案數(shù)字化的發(fā)展和完善,以推進(jìn)我國檔案事業(yè)合理、健康、有序的發(fā)展。

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