孫 越 肖 平

（成都市城市建設(shè)檔案館，四川 成都 610000）

目前，全國(guó)大多數(shù)單位都已開展電子檔案接收和管理工作，以掃描形成的電子文件為主，在由雙套制向單套制轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，企業(yè)的資金壓力和管理相對(duì)來(lái)說(shuō)較大，但是考慮到電子文件管理帶來(lái)的企業(yè)信用和資質(zhì)方面的加分，一些企業(yè)還是會(huì)積極融入向電子文件管理單套制模式轉(zhuǎn)變。因此，需要政府部門搭建平臺(tái)，一方面可以減輕企業(yè)開展原生電子檔案管理的壓力，另一方面，由政府統(tǒng)一部署、統(tǒng)一規(guī)劃，電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)、計(jì)劃才會(huì)更加有力地推進(jìn)，檔案管理水平和利用效率才能得以提高。故下文先簡(jiǎn)單分析了目前檔案資料在開發(fā)利用方面存在的短板，然后在該基礎(chǔ)上提出具體的檔案資料管理利用的有效措施，以及新一代的檔案數(shù)字化管理如何開展。

1 局限性

1.1 建設(shè)工程項(xiàng)目基本利用率不高

截至2019年底，全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏檔案82850.7萬(wàn)卷（件），全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館開放13171.6萬(wàn)卷（件）檔案，全國(guó)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館提供利用檔案2100萬(wàn)卷（件）次，開放供查閱的檔案僅占館藏檔案15.89%，而在開放的檔案中能提供利用的件數(shù)占16.2%，縱觀各館藏檔案利用率就更稀少，僅占館藏檔案的2.6%。目前檔案資料在開發(fā)利用方面存在“檔案死”、“人工慢”、“占空間”、“輕利用”四個(gè)方面的短板，導(dǎo)致多數(shù)檔案僅留庫(kù)房，不僅增加了保管成本，還不能體現(xiàn)其價(jià)值，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展及群眾生產(chǎn)生活。

1.2 檔案利用存在單一性，存、管、用“一體化”還存在一定差距

目前在實(shí)物檔案管理中，由于檔案載體種類眾多，為了方便管理首先需要分類，針對(duì)不同的檔案載體采取不同的管理方式。不僅工作量巨大，而且存在大量的重復(fù)工作，而且不同載體在材質(zhì)上差異性對(duì)于管理工作提出高要求。如果沿用傳統(tǒng)檔案管理利用模式，很難形成體系化構(gòu)建，可能導(dǎo)致歸檔不完整、管理利用模式混亂等問(wèn)題。

2 智慧檔案如何開展

2.1 檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)向可視化轉(zhuǎn)型

縱觀目前檔案存放類型來(lái)說(shuō)，包括文本數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)。點(diǎn)即是將檔案中重要的、關(guān)鍵的文本內(nèi)容提取出來(lái)并數(shù)據(jù)化，組成多個(gè)、獨(dú)立的文本資料，再將多個(gè)“點(diǎn)”根據(jù)提取的文本內(nèi)容根據(jù)大數(shù)據(jù)的篩選比對(duì)進(jìn)行分組，形成不同類別單元信息，不僅對(duì)于后期的成果利用方面也可以按類查找，提高政務(wù)服務(wù)效率，而且能夠?qū)Σ煌愋偷臋n案進(jìn)行實(shí)時(shí)比對(duì)跟蹤，更好地實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。“面”則是將事、企業(yè)單位部門歸納好的單元化數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)整合及利用分析，形成“點(diǎn)”、“面”、“線”之間的互通有無(wú)，形成多維度、可視化的數(shù)據(jù)檔案。隨著數(shù)據(jù)檔案建設(shè)實(shí)踐的深入開展，檔案信息服務(wù)將成為關(guān)鍵和重點(diǎn)。數(shù)據(jù)檔案建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)“以人為本，以信息為中心”的原則，將檔案信息資源集中管理，簡(jiǎn)化社會(huì)用戶對(duì)所需檔案信息的查詢、利用，并根據(jù)相應(yīng)的規(guī)則向廣大社會(huì)用戶提供“一站式”服務(wù)。

2.2 檔案數(shù)據(jù)發(fā)展向知識(shí)計(jì)算轉(zhuǎn)型

目前，在檔案查詢利用方面仍使用傳統(tǒng)文檔查詢方式，傳統(tǒng)聲像檔案的采集設(shè)備與拍攝要求沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范，甄別聲像檔案環(huán)節(jié)薄弱，歸檔方式以單純記錄時(shí)間地點(diǎn)為檢索關(guān)鍵詞，編目的不規(guī)范且不及時(shí)進(jìn)行后期分類編目，會(huì)給檔案管理、儲(chǔ)存、查詢與利用、共享等方面造成困難。大部分檔案只是將目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，難以滿足智慧檔案館建設(shè)要求。檔案資源的高度共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代特征，為了提高服務(wù)質(zhì)量，在檔案數(shù)字化管理中，構(gòu)建完善的在線數(shù)據(jù)庫(kù)，做好檔案整理與分類，通過(guò)合理分類提高檢索效率，同時(shí)結(jié)合單位特點(diǎn)及使用價(jià)值完成數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保資源有效共享。對(duì)此，單位可以結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)檔案利用頻率將檔案分別存儲(chǔ)，利用率高的存儲(chǔ)為近線數(shù)據(jù)流，利用率不高存儲(chǔ)為離線數(shù)據(jù)流，從而提高系統(tǒng)空間利用率。

2.3 檔案人才向數(shù)據(jù)管理專業(yè)轉(zhuǎn)型

檔案管理人員不僅需要具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，還需具有數(shù)據(jù)管理思維能力。檔案部門可以通過(guò)“學(xué)習(xí)+研究+實(shí)踐”相結(jié)合方式，開展專題培訓(xùn)，與數(shù)據(jù)密集型單位進(jìn)行交流，從理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐體驗(yàn)中實(shí)現(xiàn)模擬態(tài)管理思維到數(shù)字態(tài)管理思維再到數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)管理思維的轉(zhuǎn)變，培養(yǎng)數(shù)據(jù)管護(hù)意識(shí)和數(shù)據(jù)倫理知識(shí)。再者，檔案人員需從自身出發(fā)，應(yīng)熟練操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)操作等系統(tǒng)間銜接專業(yè)知識(shí)和技術(shù)，同時(shí)，檔案單位也應(yīng)積極鼓勵(lì)館內(nèi)人員更新自身知識(shí)儲(chǔ)備，主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)，共同推動(dòng)檔案工作新發(fā)展模式。

3 加快建設(shè)數(shù)字檔案館升級(jí)

數(shù)字檔案館是實(shí)體檔案館的“升級(jí)版，是把檔案信息數(shù)字化，運(yùn)用現(xiàn)在化管理方式進(jìn)行科學(xué)管理，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)合理使用檔案資源，實(shí)現(xiàn)硬件環(huán)境統(tǒng)一，軟件兼容和共享。

3.1 數(shù)字檔案館升級(jí)建設(shè)挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案館打破了傳統(tǒng)的檔案館諸多弊端，不僅節(jié)省了檔案工作人員提供服務(wù)時(shí)間，也更好地為相關(guān)單位提供檔案管理服務(wù)，將重復(fù)性高的工作交計(jì)算機(jī)處理，避免人工原因出現(xiàn)的錯(cuò)誤，提高辦事效率。因檔案的特殊性，如何做好數(shù)字檔案與實(shí)體檔案之間的過(guò)渡，是檔案管理需思考的重點(diǎn)工作。

3.2 如何做好數(shù)字檔案館升級(jí)

檔案工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想態(tài)度，提高建設(shè)升級(jí)數(shù)字檔案的重視程度，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)，檔案查閱利用服務(wù)勢(shì)必加快，提高工作效率同時(shí)需要對(duì)檔案管理進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，所以要重視數(shù)字檔案館的升級(jí)。

再者，在升級(jí)數(shù)字檔案中，要重視檔案管理分割的格局，增強(qiáng)接收部門和利用部門的橫向溝通，加強(qiáng)共享，所以在升級(jí)系統(tǒng)檔案庫(kù)時(shí)，重點(diǎn)考慮“接收－檢查－建檔－上傳－利用”一條龍架構(gòu)方式，以及技術(shù)支持的層級(jí)性和安全性問(wèn)題。

綜上所述，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、升級(jí)有利于檔案數(shù)字化的發(fā)展和完善，以推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)合理、健康、有序的發(fā)展。