李星翰

（吉林省琿春市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心，吉林 琿春 133300）

隨著人們對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)越來(lái)越多地重視，對(duì)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，也促使檔案管理工作逐漸朝著系統(tǒng)化與規(guī)范化的方向快速發(fā)展，加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理推動(dòng)房產(chǎn)檔案發(fā)展不僅是此行業(yè)的需要，更是社會(huì)發(fā)展所需，需要我們一起為之不懈的努力。

1 房屋產(chǎn)權(quán)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）檔案收集與整合手段單一化。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，極大地促進(jìn)了房地產(chǎn)行業(yè)的迅速發(fā)展，相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)也逐漸變得活躍，隨著其規(guī)模不斷擴(kuò)大，也使得產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案材料大幅度增加，這些相關(guān)材料作為房屋產(chǎn)權(quán)的重要組成部分，其重要性不言而喻，必須進(jìn)行妥善保存，當(dāng)前，在實(shí)際工作當(dāng)中，由于產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案數(shù)量不斷增多，更改次數(shù)也顯著增加，對(duì)于檔案管理工作人員而言，其工作量也大幅度增加，在很多情況下，沒(méi)有過(guò)多的時(shí)間與精力去完成當(dāng)前的檔案管理工作，其次，收集與整合手段單一化，一般情況下主要是遵循傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計(jì)與管理工作形式進(jìn)行管理與執(zhí)行，導(dǎo)致工作效率較低，工作人員無(wú)法及時(shí)將相關(guān)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料進(jìn)行存檔，不利于檔案的高效化管理。

2）接收制度有待進(jìn)一步完善。通常情況下，房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案材料涉及的內(nèi)容較多，類(lèi)型也比較多樣化，使得其自身存在一定的特點(diǎn)，并且是以權(quán)屬登記檔案為核心重點(diǎn)，其中還包括拆遷、測(cè)量交易以及相關(guān)糾紛等資料文件。一般都是由房產(chǎn)管理部門(mén)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的保存與管理。當(dāng)前，由于多方面因素的影響，我國(guó)檔案接收制度漏洞非常突出，隨著房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案實(shí)施之后，大部分的檔案主要是由之前的管理職能單位進(jìn)行存檔保管，且缺乏完善系統(tǒng)化的檔案管理 制度。

2 房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理規(guī)范化建設(shè)的具體措施

1）充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)開(kāi)展日常管理業(yè)務(wù)。隨著房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理工作內(nèi)容大幅度增加，也使得管理工作日益復(fù)雜化，傳統(tǒng)電腦管理系統(tǒng)較為落后，已經(jīng)無(wú)法有效滿(mǎn)足當(dāng)前的實(shí)際需求，導(dǎo)致整體工作效率不高，隨著建筑物的不斷增多，現(xiàn)有的航測(cè)圖登記已經(jīng)不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。因此，必須充分利用互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，加強(qiáng)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍日常業(yè)務(wù)的管理與保存，嚴(yán)格審核與管理每一個(gè)流程，對(duì)房產(chǎn)材料加強(qiáng)管理，不斷地創(chuàng)新與優(yōu)化管理系統(tǒng)，不斷提高其工作效率和質(zhì)量，使其最大限度上滿(mǎn)足實(shí)際的工作需求?，F(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)管理平臺(tái)可應(yīng)用于房產(chǎn)證辦理環(huán)節(jié)，通過(guò)合理的流程為用戶(hù)提供更多的便捷，使得用戶(hù)能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單高效的操作，同時(shí)也能夠有效避免出現(xiàn)錯(cuò)誤和漏洞的情況，為申請(qǐng)以及辦理工作的有效開(kāi)展節(jié)約大量的時(shí)間。系統(tǒng)能夠保障用戶(hù)輸入的快捷性，使得整個(gè)工作流程，從開(kāi)始登記到辦理都可以在網(wǎng)絡(luò)上完成，操作流程簡(jiǎn)單，功能全面。從而有效替代傳統(tǒng)的系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)，建立以房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理為核心的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，有效改善人工操作的不足和漏洞，促進(jìn)了信息化的應(yīng)用與發(fā)展。逐步實(shí)現(xiàn)以信息化、數(shù)字化技術(shù)為核心的房產(chǎn)檔案管理體系。

2）嚴(yán)格把控服務(wù)環(huán)節(jié)。為了有效解決與改善當(dāng)前房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理工作現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題，使其逐漸朝著信息化與現(xiàn)代化的方向發(fā)展，首先需要做的便是做好相關(guān)基礎(chǔ)性服務(wù)工作，在拓展相關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)過(guò)程中，要積極擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，使流程逐漸科學(xué)合理化，進(jìn)一步推進(jìn)責(zé)任制的落實(shí)，完善相關(guān)服務(wù)工作內(nèi)容，持續(xù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，更好地解決群眾問(wèn)題，并且仔細(xì)篩選群眾意見(jiàn)與反饋，及時(shí)采取必要的應(yīng)對(duì)措施，可設(shè)置投訴意見(jiàn)箱或者電話(huà)，對(duì)相關(guān)投訴內(nèi)容及時(shí)回復(fù)。

3）加強(qiáng)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案電子化管理。面對(duì)日益復(fù)雜化的房地產(chǎn)市場(chǎng)，變化非常迅速，產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案資料的數(shù)量也在逐年攀升，因此，檔案存放工作量不斷增大，查找次數(shù)也顯著增加，再者，大多數(shù)的檔案幾乎都是紙質(zhì)形式的，在保存管理、查詢(xún)等過(guò)程中相對(duì)不變，尤其是對(duì)檔案管理的成本也大幅度增加，查詢(xún)工作量大幅度上升，人們獲取信息的難度增加，其次，許多數(shù)據(jù)資源不能實(shí)現(xiàn)共享。無(wú)法對(duì)于一些比較陳舊的檔案進(jìn)行及時(shí)查詢(xún)，如果沒(méi)有進(jìn)行妥善保管，很可能會(huì)造成檔案被嚴(yán)重?fù)p壞的情況，所以，加快實(shí)現(xiàn)房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案電子化管理與發(fā)展有著重要的意義。

4）完善檔案管理相關(guān)制度法規(guī)。檔案管理工作自身具有一定的特殊性，且管理工作量較大，工作內(nèi)容繁瑣，因此，必須建立與完善相應(yīng)的法律法規(guī)，創(chuàng)造良好的環(huán)境，為檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。當(dāng)前，不管是檔案管理部門(mén)或者是個(gè)體之間或多或少都會(huì)存在諸多法律難題。所以，相關(guān)部門(mén)必須針對(duì)實(shí)際情況，進(jìn)一步完善相關(guān)制度體系，通過(guò)科學(xué)合理的法律規(guī)范手段對(duì)檔案進(jìn)行收集與保管，并對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行一定的監(jiān)督與管理。這也是保障檔案管理工作有序開(kāi)展的重要手段之一，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)對(duì)檔案加強(qiáng)管理。管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化組織每一個(gè)工作人員的檔案管理意識(shí)，全面熟悉和掌握本職工作需要負(fù)責(zé)的檔案材料，組織相關(guān)工作人員定期學(xué)習(xí)培訓(xùn)。針對(duì)當(dāng)前房地產(chǎn)檔案資料管理工作的實(shí)際需求，建立與完善檔案資料管理工作計(jì)劃與相關(guān)制度體系，從而進(jìn)一步推動(dòng)房地產(chǎn)檔案的合理穩(wěn)步發(fā)展，最大限度上保障房地產(chǎn)檔案管理工作做到有章 可循。

5）嚴(yán)格把控房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案歸檔工作。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案涉及諸多單位和個(gè)體，所以，做好檔案歸檔工作是極為重要的，同時(shí)也面臨著不小的挑戰(zhàn)，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案和一般的文書(shū)檔案之間有著很大的不同，無(wú)法按照普通文書(shū)格式進(jìn)行，必須針對(duì)房地產(chǎn)檔案的具體特征進(jìn)行歸檔工作。（1）歸檔范圍。只要是記錄房地產(chǎn)的發(fā)生、確認(rèn)以及整個(gè)發(fā)展變化情況的，以文字、圖樣、聲像等形式為主的材料都是屬于房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍材料歸檔保管范圍，文件材料主要包括房屋平面圖、登記申請(qǐng)表、房屋所有權(quán)以及房屋許可證、相關(guān)合同、證明、協(xié)議、申請(qǐng)、司法文書(shū)等相關(guān)材料。（2）案卷整理。房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案通常情況下屬于動(dòng)態(tài)化管理的，所以，在整理相關(guān)案卷過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)注重其內(nèi)容、形式、時(shí)間等方面的聯(lián)系，在文件材料歸檔時(shí)，要將整件、附件、圖樣說(shuō)明等組合在一起，不能將其分開(kāi)。不同單位以及不同所有權(quán)人的文件材料是不能放在一起的。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著房地產(chǎn)行業(yè)的迅速發(fā)展，市場(chǎng)環(huán)境日益復(fù)雜化，房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理工作也面臨著極大地挑戰(zhàn)，因此，檔案管理規(guī)范化建設(shè)迫在眉睫，已經(jīng)逐漸成為當(dāng)前房地產(chǎn)市場(chǎng)管理工作中極為重要的核心內(nèi)容之一，與人民群眾的自身利益息息相關(guān)，任務(wù)艱巨，因此，一定要針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題，積極采取必要的措施進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化，通過(guò)各方努力，從而進(jìn)一步推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。