卜亞群

摘 要：無論是對個人或是單位，檔案都發(fā)揮著至關重要的作用。文章圍繞機關單位檔案管理中存在的問題類型及危害，剖析其背后的成因，并就如何加強檔案管理提出了一些有針對性的建議。

關鍵詞：檔案管理；檔案工作；基層單位；責任

“檔案”一詞出現(xiàn)在清朝，是國家機構、社會團體及個人在社會活動中直接形成的有價值的歷史文獻資料。檔案的作用是多方位的，主要可概括為兩個方面，即檔案的憑證作用和參考作用。對個人來說，檔案是其生活、工作軌跡的記載，學籍、工作變動、家庭情況等都離不開檔案的參與。對單位來說，檔案能更好地記載單位發(fā)展歷程、人事變動、獲得榮譽，體現(xiàn)文化內涵、助力社會服務和單位管理。近年來，雖然檔案的保存和管理已在逐步規(guī)范，但檔案缺失、管理不善等現(xiàn)象依然屢見不鮮，造成“檔到用時方恨無”，嚴重影響工作效率及社會的和諧穩(wěn)定。

一、當前機關單位檔案管理中存在的問題類型及危害

隨著經(jīng)濟社會發(fā)展和信息時代來臨，檔案管理工作的重要性日漸凸顯。但由于多方面原因，檔案管理沒有得到應有的重視和加強，導致各種問題的產(chǎn)生。

1.職工檔案丟失，影響工齡認定及退休手續(xù)的辦理。工齡長短決定個人退休金的多少，而核算工齡以檔案記載為準。人們每段工作經(jīng)歷都應形成記錄，但由于很多單位怕麻煩，未能及時為職工建立檔案，個人工作經(jīng)歷就出現(xiàn)了斷檔。

2.職工檔案殘缺，影響特殊工種提前退休的辦理。國家規(guī)定從事特殊工種人員可提前5年退休，若特殊工種檔案不全，則會影響其認定。

3.黨員檔案散落，影響黨員身份的證明。黨員檔案是證明黨員身份、核驗入黨程序是否規(guī)范的個人檔案。過去一些基層組織不夠重視黨員檔案，導致現(xiàn)在很多檔案里缺少個人入黨材料，甚至一些黨員長期游離于組織之外。

4.學籍檔案丟失，影響入學入職手續(xù)的辦理。原則上大學畢業(yè)生檔案應隨個人檔案走，但很多大學生畢業(yè)后到私營企業(yè)打工或自主創(chuàng)業(yè)，未能顧及自己的畢業(yè)生檔案，經(jīng)過數(shù)年奮斗，考上了研究生或事業(yè)編制，回頭再來找當初的檔案。

5.民生檔案丟失，影響個人相關權益的獲得。近年來個人到檔案館查得較多的有婚姻檔案、土地確權檔案、職稱檔案等。各省市相關公證處也經(jīng)常為了處理各類公證業(yè)務，到相應的檔案館調閱檔案。

6.檔案保管不善，招致貪婪之徒有機可乘。我國《檔案法》規(guī)定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務；工作人員玩忽職守，造成檔案丟失的應當承擔相應的行政或法律責任。”有關責任單位、組織和個人若不能謹慎保管檔案，則會給他人帶來麻煩和損失。如：李某下崗多年，在原單位從事有毒有害工種，故55歲可申報特殊工種提前退休，需提供原始檔案和當時單位的工資表證明其工種。而李某離開時，單位并未移交任何檔案，最終在原單位勞資人員家中找到了部分檔案。按理若用人單位破產(chǎn)或員工離開單位，應將其檔案移交到人社部門辦理托管或移交到職工下一家單位，而該單位顯然未能盡到義務。勞資人員擅自將個人檔案帶回家中，并用買賣形式將檔案出售，此行為已觸犯法律。

二、檔案管理工作不到位的原因剖析

檔案出現(xiàn)遺失、錯漏等多方面問題，其負面影響是不言而喻的，造成這些問題的原因也是多方面的。

1.群眾檔案意識比較薄弱。不少當事人沒有認識到檔案在自己的就業(yè)、醫(yī)療、教育等各方面會發(fā)揮重要作用，對于一些比較重要的檔案未及時進行核對、收集和補辦，當需要用到檔案時找不到相關檔案，甚至難以進行補辦，導致相關業(yè)務無法辦理，個人利益受損。

2.管理者對檔案重要性認識不足。檔案意識是做好檔案工作的關鍵，涉及檔案管理的方方面面，領導層檔案意識缺失或漠視檔案工作，是嚴重制約單位檔案工作發(fā)展的重要因素，會造成檔案管理制度不健全，收集不全、整理滯后，檔案人員意志渙散等多種不良后果，進而導致檔案缺失現(xiàn)象發(fā)生。檔案意識欠缺還表現(xiàn)在一些部門的科室負責人身上，他們?yōu)榉奖闶褂脤⒁恍摎w檔的材料放在身邊，拒交檔案室保存，在人員更迭之后，造成檔案丟失現(xiàn)象。

3.工作人員專業(yè)性不強。許多單位把檔案管理工作簡單化，未將人才用于檔案管理工作中，甚至借用其他部門人員或者臨時聘用人員，因此從事檔案管理工作的多數(shù)都是“半路出家”，缺乏專業(yè)管理能力，對檔案的存檔、歸類流程不了解，致使在實際的檔案管理工作過程中易出現(xiàn)漏洞，給檔案管理帶來諸多不良影響。

4.機構改革和企業(yè)改制期內存在檔案空窗。機構改革和企業(yè)改制時事務繁雜，相關部門對財務等“硬通貨”較重視，對檔案資料等往往關注較少，忙于各項工作交接和資產(chǎn)清算，無暇顧及檔案的收集和登記、移交等基礎工作。同時，不少單位缺乏科學的體制機制來保障檔案及時建立、更新、保存和流轉。檔案收集無章可循、借查閱登記形同虛設、移交手續(xù)缺失等，都容易造成檔案丟失，不便找回。

5.檔案電子信息化程度不高。由于發(fā)展的需要，檔案管理模式正逐步向電子信息化方向發(fā)展，但由于檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是，層次不一，檔案管理在規(guī)范性、開放性、服務性、共享性方面存在一定的不足，客觀上造成了檔案管理的不便。

三、關于加強檔案管理的對策建議

市場化背景下，所有人都不再是原來意義的地區(qū)人、單位人，而是流動著的個體——社會人。人員流動的節(jié)奏加快和區(qū)域化的高頻切換更需要規(guī)范嚴謹?shù)臋n案管理機制，也亟需專業(yè)化、高素質和責任心強的檔案管理團隊。

1.提高思想認識，強化檔案管理責任意識。無論是單位管理人員或檔案工作人員，都要意識到檔案管理工作對于推動其他工作的重要性。一方面，機關、事業(yè)單位各級領導應經(jīng)常過問、檢查、督促檔案工作，將其擺上重要議事日程，與其他工作同安排、同部署、同檢查、同考核。同時，定期了解檔案現(xiàn)狀，幫助解決工作中存在的實際困難和問題，指導工作人員依據(jù)有關規(guī)定開展工作。另一方面，需配備合格的檔案存放設備，庫房安裝好防火、防潮、防蟲害等器材，安排專人定期檢查，確保檔案存放環(huán)境安全。

2.加強隊伍建設，提高管理人員專業(yè)能力。檔案管理專業(yè)性較強，工作人員不僅要有高度責任感，也要有扎實的檔案管理技能。一是招納檔案管理專業(yè)型人才，保證檔案的安全、合理、科學化管理。二是注重人員專業(yè)化培訓，打造業(yè)務上的多面手，促使其盡快掌握專業(yè)知識。組織《檔案法》等相關法律規(guī)定的學習，強化安全意識、法制意識、底線意識，全面提升檔案管理工作人員的職業(yè)要求和職業(yè)道德。三是建立檔案管理考核責任制，將檔案管理列入績效目標考核內容，督促激勵工作人員提升檔案管理水平。

3.建立健全工作制度，規(guī)范檔案管理措施。相關部門要從源頭上規(guī)范檔案的管理，健全檔案管理規(guī)章制度，如制定《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等，確保將各部門、各科室應歸檔材料羅列齊全，收集完整，形成良好的收集習慣。此外，嚴格檔案臺賬的建立和完善，借查閱登記、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案交接手續(xù)等基本臺賬建立到位，經(jīng)常性開展自查自糾，確?；A數(shù)據(jù)心中有數(shù)。

4.完善信息化建設，優(yōu)化檔案服務水平。實現(xiàn)檔案管理信息化，是檔案服務于機關、事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要，也是適應社會對檔案信息需要日漸增強的客觀需求。各級機關、事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確及時地傳輸信息，逐步將文字、圖片等資料轉成數(shù)據(jù)資料，通過網(wǎng)絡更好地向社會大眾提供優(yōu)質高效的檔案信息服務，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。尤其是對于印證性檔案，要加快進館進度和實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，在大數(shù)據(jù)背景下，將館藏部分檔案與其他部門民生檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，相互印證。

5.加大督查力度，落實檔案管理責任。單位或主管部門搬遷、改制、破產(chǎn)后財務、人事檔案移交不善，鄉(xiāng)鎮(zhèn)區(qū)劃調整過程中檔案保管移交不善等原因，造成職工無法查找相關原始材料，導致個人利益受損的事例時常發(fā)生。相關部門應對檔案管理開展定期檢查，其形式、內容根據(jù)全市實際情況適時調整，并在機構改革年度或其他重要時間節(jié)點，重點開展檔案專項督查，規(guī)范檢查流程，確保檢查實效。同時，加強對單位和主管部門的日常督查，不能因檔案管理工作的混亂、失范，讓群眾多跑腿或給群眾帶來無法彌補的精神和經(jīng)濟損失。