唐綺蔓 胡高強

（四川大學(xué)公共管理學(xué)院,四川 成都 610000）

2020 年6 月20 日，《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）已由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂通過，這是我國檔案事業(yè)適應(yīng)新時代發(fā)展需求取得的重大成果，也是檔案工作在全面落實依法治國，推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的具體舉措。新《檔案法》第三章檔案的管理部分相比舊法作了新增和修改，一是進(jìn)一步完善和細(xì)化了對各檔案形成主體的各項規(guī)定，將檔案行政法規(guī)、部門規(guī)章和檔案相關(guān)文件的部分細(xì)項規(guī)定列入檔案法，使新《檔案法》的內(nèi)容更全面和完善；二是修改內(nèi)容中對相關(guān)法律用詞作了調(diào)整，使法律條文中的用詞更規(guī)范；三是立足現(xiàn)實需求，為應(yīng)對現(xiàn)實中各種突發(fā)事件的檔案管理作了相關(guān)規(guī)定。

根據(jù)新《檔案法》對檔案的定義，可以對國企檔案的概念進(jìn)行界定，國企檔案是指在研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)等各方面直接形成地對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。國企檔案以不同的形式記錄企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理的各個環(huán)節(jié)，是國企的重要資產(chǎn)。筆者以中國知網(wǎng)為檢索工具，以“檔案管理”“國企”進(jìn)行主題檢索，共檢索到期刊論文178 篇，經(jīng)過篩選，進(jìn)行分類整理，國企檔案管理發(fā)展路徑研究中，羅軍探討了企業(yè)信用檔案工作的創(chuàng)建以及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案信息的保護(hù)和開發(fā)問題［1］；李立明圍繞國有企業(yè)的檔案價值觀，提出了多元化建設(shè)策略［2］；黃小冬從整體戰(zhàn)略和具體業(yè)務(wù)兩方面論述了國有企業(yè)檔案工作可持續(xù)發(fā)展的各項措施［3］；宗培嶺從動力機制、控制機制與評價機制三個方面對現(xiàn)代企業(yè)檔案工作運行機制進(jìn)行了闡述［4］；黃艷瓊、鐘祛非從國有企業(yè)檔案微觀管理體制進(jìn)行了探討［5］；黃世喆提出現(xiàn)代企業(yè)制度的管理體制以宏觀調(diào)控為主,實行依法治檔，同時要充分依靠各種組織、中介機構(gòu)等［6］；王建玉認(rèn)為大型國企轉(zhuǎn)型升級過程中應(yīng)采取強化工作制度、開展工作培訓(xùn)、加強檔案工作人員隊伍建設(shè)、合理規(guī)劃檔案庫房等措施，切實做好檔案管理工作［7］；毛躍光、安志燕從檔案指導(dǎo)思想、管理體系、制度體系、安全體系、利用服務(wù)體系、對標(biāo)評價體系等方面闡述了新國企的檔案工作［8］；熊銳從研究檔案規(guī)律、創(chuàng)新工作機制、適應(yīng)需求變化、深化管理變革、融入網(wǎng)絡(luò)運行、提高服務(wù)效率、加強制度建設(shè)、推動理性服務(wù)、優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)、滿足人文要求等方面論述了提升國有企業(yè)檔案工作價值的途徑［9］。

綜上，國內(nèi)學(xué)者對國企檔案的管理有一定的研究，分別從宏觀和微觀的角度對國企檔案管理的發(fā)展路徑進(jìn)行了論述，但并沒有結(jié)合檔案法對國企檔案管理的發(fā)展路徑進(jìn)行相關(guān)研究。新《檔案法》對國企檔案管理作了更細(xì)化的規(guī)定，筆者認(rèn)為，在新《檔案法》的視角下，可以提出一些對國企檔案管理的發(fā)展路徑。近年來，我國國企發(fā)展日益迅速，檔案管理水平如何適應(yīng)新時期國企的快速發(fā)展需求，是其當(dāng)下面臨的重要問題。文章以新《檔案法》第三章檔案的管理修訂內(nèi)容為視角，結(jié)合國企檔案管理的普遍現(xiàn)狀，從轉(zhuǎn)變理念、明確制度、專列預(yù)算、考核歸檔、引進(jìn)人才五個方面提出建議，為使檔案管理水平適應(yīng)新時期國企快速發(fā)展的需求提供具有一定普遍參考價值的發(fā)展路徑。

1 條款解讀

新《檔案法》第三章檔案的管理部分共有十五條，相比舊法新增了六條和修改了九條。新增的條款中，要求建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度，體現(xiàn)檔案工作由重行政管理向依法管理轉(zhuǎn)變；進(jìn)一步明確和細(xì)化了機關(guān)、團(tuán)體、國企事業(yè)單位、城鄉(xiāng)社區(qū)、歷史檔案等類型的檔案歸檔范圍，把這些檔案形成主體細(xì)化列入檔案法，有利于明確歸檔主體和歸檔范圍，豐富館藏資源；為適應(yīng)國家機構(gòu)改革的發(fā)展，對機構(gòu)改革所涉及的檔案管理作出了說明；對檔案的征集方式作了補充說明，將捐獻(xiàn)、購買、代存等方式收集檔案列入檔案法，是加大了檔案收集的力度和豐富館藏資源的體現(xiàn)；對檔案服務(wù)機構(gòu)在管理制度和安全保密上作了規(guī)定，明確要求檔案整理、寄存、開發(fā)、數(shù)字化等外包服務(wù)需符合一定條件，使檔案外包服務(wù)更規(guī)范化；受新冠疫情等突發(fā)事件的啟發(fā)，把應(yīng)對突發(fā)事件的檔案管理工作上升至檔案法，是國家對現(xiàn)實情況的總結(jié)和對突發(fā)事件應(yīng)急處置的重視。修改的條款中，對提前移交進(jìn)檔案館的檔案移交權(quán)責(zé)進(jìn)行了說明；優(yōu)化互相協(xié)作的具體方式方法，促進(jìn)檔案的利用交流及分享；進(jìn)一步細(xì)化檔案保管配置庫房和設(shè)備的要求，符合檔案管理現(xiàn)代化的具體要求，并且增加了檔案安全工作內(nèi)容，提高了檔案安全管理意識；為促進(jìn)國際檔案交流工作，增加了檔案出境審批的程序，更有利于檔案的管理工作。

2 國企檔案管理普遍現(xiàn)狀

受企業(yè)的發(fā)展規(guī)模、行業(yè)屬性、管理架構(gòu)、檔案意識等因素影響，國企檔案的管理水平參差不齊，不能一概而論，以偏概全。因此，筆者主要以宏觀視角，針對新《檔案法》第三章檔案的管理部分對國企檔案管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容，從檔案意識、規(guī)章制度、歸檔范圍、管理人員四個方面列舉了國企普遍存在的一些現(xiàn)狀。

2.1 檔案管理邊緣化

從一定程度上來說，檔案管理是否邊緣化主要取決于企業(yè)決策管理層對檔案的重視程度。對檔案工作的認(rèn)知與定位的偏差，使得檔案管理工作處于“無關(guān)要緊”的邊緣化狀態(tài)。首先，企業(yè)管理層未將檔案管理工作納入核心管理要素，檔案各項工作缺乏驅(qū)動機制。其次，企業(yè)員工對檔案的認(rèn)識和工作不到位，一是在執(zhí)行現(xiàn)行文件時缺乏對檔案前端控制的考慮；二是在檔案形成后，管理檔案的意識薄弱。

2.2 規(guī)章制度不完善

所謂“國有國法，行有行規(guī)”，從宏觀上，新《檔案法》對各檔案形成主體的檔案管理工作具有指導(dǎo)作用；從微觀上，國企檔案的管理離不開內(nèi)部規(guī)章制度的框束。當(dāng)前大多數(shù)國企普遍未建立內(nèi)部檔案規(guī)章制度和管理體系，可謂是“無章可循”“無據(jù)可依”“誰來管”“管什么”“怎么管”等問題都需要依據(jù)企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度得以落實。

2.3 歸檔范圍不明確

企業(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營管理中形成大量不同類型的檔案，哪些該歸檔，保存期限是多久，都應(yīng)該制定符合企業(yè)自身的檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這是優(yōu)化企業(yè)檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理效率的重要環(huán)節(jié)。很多國企并未組織專員針對已產(chǎn)生的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的鑒定工作，導(dǎo)致大量保存期限已滿但無價值的檔案“堆積如山”，造成“脹庫”現(xiàn)象，一是不利于檔案的查找與利用，檔案利用率較低，二是檔案歸檔范圍不明確，沒有建立完善的歸檔機制。

2.4 管理人員業(yè)余化

檔案的管理離不開專業(yè)人才，檔案人才缺失也是一直被提及的問題。首先是有無檔案管理人員的問題，部分國企雖然設(shè)立了檔案部門，普遍是由行政部門人員兼職代管，且流動頻繁，由于行政部門本身事物繁雜，人數(shù)配置較少，導(dǎo)致檔案工作經(jīng)常出現(xiàn)“兼而不精、兼而不管、管而不?！钡默F(xiàn)象。其次是專業(yè)水平高低的問題，配備的檔案人員，是注重管，還是注重用。檔案管理人員沒有足夠的能力為企業(yè)檔案管理提供戰(zhàn)略規(guī)劃，形成良好的管理體系和更加充分地利用好檔案，使檔案的價值最大化，更多的是執(zhí)行層面的工作，只是把檔案管好了，卻沒用好。

3 發(fā)展路徑

3.1 轉(zhuǎn)變理念

首先，要樹立檔案的價值意識，把檔案視為企業(yè)資產(chǎn)的一部分；其次，要培養(yǎng)檔案的法治意識，依法管理企業(yè)檔案；再次，要提高檔案的安全管理意識，注重檔案的安全管理，加強應(yīng)對突發(fā)事件的處置能力。以新《檔案法》為契機，通過各種形式的普法學(xué)習(xí)，一是提高國企依法管理檔案的法治意識；二是轉(zhuǎn)變國企檔案管理理念，自上而下將新《檔案法》的各項規(guī)定認(rèn)真貫徹落實在企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營的各項工作中。

3.2 明確制度

新《檔案法》規(guī)定了國企應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制和檔案管理制度，這是對國企在建立檔案管理制度的總攬要求，建立檔案工作責(zé)任制和檔案管理制度是強化檔案管理的關(guān)鍵所在，國企應(yīng)以新《檔案法》為總則,結(jié)合自身行業(yè)屬性及管理架構(gòu),將檔案管理工作縱橫貫穿企業(yè)各個環(huán)節(jié)，制定符合自身特征的內(nèi)部檔案工作責(zé)任制和檔案管理制度。明確企業(yè)檔案管理的工作原則、管理體制、組織機構(gòu)、責(zé)任分工、基本要求、考核標(biāo)準(zhǔn)等［10］。根據(jù)企業(yè)需求，制作企業(yè)內(nèi)部檔案手冊，將各項制度和管理流程落在實處，并嚴(yán)格執(zhí)行。

3.3 專列預(yù)算

新《檔案法》從檔案的利用、安全、管理現(xiàn)代化方面作了明確要求，細(xì)化了檔案保管配置庫房和設(shè)施、設(shè)備的規(guī)定，更有利于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的完善，適應(yīng)了檔案管理的發(fā)展要求。正所謂“巧婦難為無米之炊”,配置檔案的庫房、設(shè)施、設(shè)備是檔案管理工作的基本要求，是確保檔案安全，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基本條件。國企應(yīng)將檔案管理的各項費用列入專項開支預(yù)算，加大資金投入，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的庫房，配置相應(yīng)地設(shè)施及設(shè)備。做到“無庫則建”“有庫則優(yōu)”，完善基礎(chǔ)設(shè)施配置，并根據(jù)公司條件配置一定的技術(shù)設(shè)備。

3.4 考核歸檔

新《檔案法》明確規(guī)定了反映國有企業(yè)事業(yè)單位主要研發(fā)、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營和服務(wù)活動，以及維護(hù)國有企業(yè)事業(yè)單位權(quán)益和職工權(quán)益的具有保存價值的材料應(yīng)該納入歸檔范圍，進(jìn)一步細(xì)化明確了國企的歸檔工作。明確歸檔范圍是國企豐富室藏資源、優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)的重要舉措。將檔案歸檔工作量化指標(biāo)，通過運用可操作、可評估的指標(biāo)對歸檔責(zé)任單位或個人實施績效考評［11］。國企可以根據(jù)業(yè)務(wù)要求，編制歸檔范圍，從歸檔率、完整率、歸檔質(zhì)量等方面細(xì)化考核指標(biāo)，制定歸檔考核機制。

3.5 引進(jìn)人才

改變國企檔案管理的現(xiàn)狀，檔案人才建設(shè)很重要。首先，要引進(jìn)檔案專業(yè)人才，吸納具有理論水平和實踐能力的檔案管理人員。其次，合理配置崗位權(quán)限，給予檔案管理人員一定的“話語權(quán)”，為其在檔案方面有所作為提供可能。再次，完善檔案的培訓(xùn)機制，鼓勵檔案人員學(xué)習(xí)大型知名企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗，定期組織檔案專業(yè)培訓(xùn)、交流會議、專題講座等，實現(xiàn)檔案人員“從無到有，從有到優(yōu)”，充分發(fā)揮檔案人才的潛能，更多地開發(fā)利用檔案的價值。

4 結(jié)語

新《檔案法》對國企檔案的管理具有指導(dǎo)意義，國企發(fā)展規(guī)模、行業(yè)屬性、管理架構(gòu)等各有自身的特征，各企業(yè)的檔案管理工作方式不能混為一談。因此，文章以新《檔案法》第三章檔案的管理為視角，為使檔案管理水平適應(yīng)新時期國企快速發(fā)展的需求提供具有一定普遍參考價值的發(fā)展路徑。文章從樹立檔案的價值意識、培養(yǎng)檔案的法治意識、提高檔案安全管理意識方面闡述了檔案意識的重要性；提出國企要根據(jù)自身行業(yè)屬性等特征，以新《檔案法》為契機，建立符合企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理規(guī)章制度和工作責(zé)任制；加大國企檔案專項資金的投入，更加完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)；建立歸檔考核機制，細(xì)化考核指標(biāo)體系，優(yōu)化企業(yè)檔案歸檔工作；加強檔案專業(yè)人才引進(jìn)和培養(yǎng)，使檔案人員“從無到有，從有到優(yōu)”，充分發(fā)揮檔案人才的潛能，開發(fā)利用檔案的價值。