彭雅蓮

廣東省第二人民醫(yī)院辦公室，廣東廣州 510317

數(shù)字化建設(shè)為醫(yī)院檔案管理注入了新的活力，對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理搜集、傳輸滯后等問題可進行有效規(guī)定，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高效收集、安全存儲、便捷利用，在電子檔原件的基礎(chǔ)上，借助數(shù)字化設(shè)備構(gòu)建檔案信息庫，能提高信息收集、歸檔、查詢的精細化管理水平[1]。 但醫(yī)院檔案涉及到黨政、科研、設(shè)備、會計、病案等多種類型，管理活動具有門類多、信息量大的特殊性[2]，給檔案管理智慧化進展造成一定困難，在技術(shù)層面，數(shù)字化檔案建設(shè)雖然初步建立了多元化分享中心，提高了大眾利用檔案的便捷度，但并不能依據(jù)檔案信息用戶的思維進行信息篩選；在資源層面仍受到傳統(tǒng)檔案管理的限制，難以突破信息資源的局限性。 解決以上問題需從動態(tài)化、感知化等新思路入手，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)，在鞏固數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)上提高建設(shè)成果，實現(xiàn)智慧檔案管理。

1 智慧檔案服務(wù)方向和特征

“智慧檔案”起源于智慧地球理念和智慧城市愿景，這與數(shù)字檔案館建設(shè)、云計算檔案工作的緣起相同，都具備緊密結(jié)合信息時代特征和新技術(shù)融合的共性，檔案學(xué)術(shù)界[3]對智慧檔案有以下期待：①欲將檔案資源的信息、數(shù)據(jù)、知識的價值取向提升到智慧高度，數(shù)字化檔案功能推向新階段；②希望借助先進技術(shù)轉(zhuǎn)換檔案價值取向，促進檔案管理智能升級。在云計算、互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上構(gòu)建智慧檔案模塊可豐富檔案資源，時時采集檔案動態(tài)信息和環(huán)境信息，賦予信息提取的智能化，并可隨時執(zhí)行和反饋，實現(xiàn)智能服務(wù)。從醫(yī)院角度分析，在數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)上充分挖掘數(shù)字檔案的核心資源和傳播優(yōu)勢，借助新的科技通信技術(shù)分析整合資源，感知動態(tài)檔案信息，能在收集整理檔案時考慮到院內(nèi)外不同受眾的需求，做出智能響應(yīng)和支持，為人與人之間的資源互通提供便捷性、人性化基礎(chǔ)。

智慧檔案管理體系可將檔案處理工作集中在一個綜合平臺完成，其特征體現(xiàn)在以下3 點：①資源多元化。檔案資源作為智慧檔案管理的核心，對智能化服務(wù)水平有決定作用，除院內(nèi)醫(yī)藥、技術(shù)、設(shè)備、聲像、行政和院外黨政、人事、上級文件等資源外，各大媒體和網(wǎng)站信息均能作為智慧檔案的資源，資源越多，涉及的信息面越廣，檔案價值越高。此外，資源和信息面廣，不同性質(zhì)檔案需要不同管理管理方式，因此資源多元化又決定了管理多元化。②感知全面化。感知是對檔案做出的預(yù)測能力，也是智慧檔案管理的第一要求，智慧檔案管理需要對檔案管理信息和具體內(nèi)容進行交互式通訊和信息交換，通過無線射頻識別技術(shù)（RFID）能感知檔案內(nèi)容信息和管理信息，從而抽取、挖掘有價值的內(nèi)容，對檔案管理狀態(tài)進行智能化檢測評價[4]。 ③綜合處理。 在管理層面，完善的反饋機制和處理應(yīng)對機制是智慧檔案的先進之處，通過識別、解析檔案信息需求特征，使之與相應(yīng)管理策略對應(yīng)，利用檔案管理人員的豐富經(jīng)驗評價感知到的檔案信息，從而提高檔案信息的查全率、保障機制以及業(yè)務(wù)工作的應(yīng)對和處理能力。

2 醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)中“智慧缺失”問題

我國醫(yī)院檔案信息化建設(shè)已有30 多年歷史， 檔案數(shù)字化日趨完善，日常檔案管理涉及到的科技檔案、醫(yī)療檔案、聲音和圖像檔案、人事檔案、會計檔案均進入數(shù)字化時代，但以上檔案管理只是依托信息化實現(xiàn)了檔案本身從紙質(zhì)化到數(shù)字化的改革，管理檔案實體上并無顯著進展，尚不足以稱為“智慧檔案”管理。 具體存在以下問題：

2.1 信息孤島問題

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)相對封閉且信息分散，缺乏協(xié)調(diào)性和連續(xù)性，各類檔案信息存在孤島問題，交換共享的便捷性差。 電子病歷系統(tǒng)（EMR）、臨床信息系統(tǒng)（HIS）、檢驗信息系統(tǒng)（LIS）、圖像存儲傳輸系統(tǒng)（PACS）雖然已經(jīng)完善，但區(qū)域信息化配套設(shè)施不足，導(dǎo)致檔案不能兼容共享[5]。此外，信息化整體建設(shè)與檔案管理體系各自為政，融合性有待提升。大數(shù)據(jù)背景下數(shù)據(jù)的規(guī)模宏大且處理難度增加，傳統(tǒng)采集方法不能確保收集到完整全面的檔案信息，若忽視對復(fù)雜、零散、動態(tài)數(shù)據(jù)流信息資源的收集整合，將會導(dǎo)致重要信息被瞬間淹沒在大數(shù)據(jù)洪流當(dāng)中。

2.2 信息化設(shè)備和功能利用率低

近年來各大醫(yī)院均加大了信息化建設(shè)支出，但以醫(yī)療服務(wù)日常基礎(chǔ)運行的投入為主，檔案管理信息化開發(fā)建設(shè)力度不足，信息化硬件、軟件方面仍有待改善，存在系統(tǒng)崩潰、存儲受限、維修困難、安全缺陷等問題，導(dǎo)致信息化功能單一，并未真正發(fā)揮數(shù)字化檔案管理材料整理、挖掘、保全、分析、共享等功能，且檔案管理系統(tǒng)故障會對信息安全造成影響[6]。

2.3 服務(wù)方式被動

醫(yī)院管理層和檔案管理人員缺乏檔案服務(wù)的緊迫性和重要性認識，主動開發(fā)檔案信息資源的積極性不足，多是采取“待客上門”“你來我查”的被動服務(wù)方式，不能發(fā)揮智慧檔案便捷共享的作用，若檔案管理部門固守保密思維，將檔案束之高閣，則難以實現(xiàn)大眾獲取信息的權(quán)利，影響到社會互信[7]。 且檔案歸類整理制度不夠完善，導(dǎo)致很多材料并不完整，缺乏對內(nèi)容的深層編研和數(shù)據(jù)挖掘，綜合利用率低，影響檔案自身價值。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)對醫(yī)院智慧檔案管理的革新

3.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的可行性

根據(jù)科普中國百科詞條的定義，大數(shù)據(jù)（big data）是指以常規(guī)軟件工具無法在既定時間段內(nèi)捕捉和處理的復(fù)雜數(shù)據(jù)集合，可將其視為需要新處理技術(shù)賦予其決策力、流程優(yōu)化能力、洞察發(fā)現(xiàn)能力的海量信息資產(chǎn)[8]，其具有5V 特征：大量（Volume）、真實（Veracity）、多樣（Variety）、低價值密度（Value）、高速（Velocity）[9]。人工智能、互聯(lián)網(wǎng)+、云計算、物聯(lián)網(wǎng)均是大數(shù)據(jù)的適用領(lǐng)域。在醫(yī)療領(lǐng)域檔案管理中，大數(shù)據(jù)的實用性在于充分挖掘可靠數(shù)據(jù)并提取信息價值，通過云計算進行數(shù)據(jù)處理、整合、應(yīng)用、共享、交叉復(fù)用，提供智力資源和知識服務(wù)，從而總結(jié)事物規(guī)律，預(yù)測未來發(fā)展。

3.2 智慧檔案建設(shè)的理論到實踐

2011 年南京市在《南京市“智慧檔案”建設(shè)規(guī)劃》中提出了“智慧檔案”的理論[10]，并對智慧城市背景下檔案信息化的發(fā)展進行前瞻性研究，同時國內(nèi)大部分公立醫(yī)院開始嘗試“智慧檔案”的建設(shè)，例如在電子病歷的基礎(chǔ)上實施醫(yī)院區(qū)域信息化建設(shè)，將醫(yī)院科室—患者—社會反饋進行集成；隨著大數(shù)據(jù)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進步，衛(wèi)生部統(tǒng)計信息中心開展了“中醫(yī)古籍檔案資料”修復(fù)整理的智慧檔案實踐工作，旨在挖掘有價值的中醫(yī)信息資源進行共享，在醫(yī)療物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)論證的過程中，大型綜合性醫(yī)院通過區(qū)域醫(yī)療機構(gòu)組織聯(lián)盟的方式實現(xiàn)醫(yī)療檔案的共建共享。 通過以上理論驗證，可將醫(yī)院智慧檔案的實踐重點可歸納為通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案物與物、人與人、人與物的全面感知、高效利用和互聯(lián)互通，提供便捷的檔案服務(wù)。

4 智慧檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

4.1 技術(shù)層面

①優(yōu)化數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)。積極升級硬件設(shè)施和標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)，在采購和開放信息化系統(tǒng)支持性構(gòu)件時需確保符合通用標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案能被兼容和共享，實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部和外部應(yīng)用的銜接和傳遞。在升級和更換過程中需考慮檔案系統(tǒng)的原有功能，注重檔案原件的有效保存，且升級和更換后的新系統(tǒng)需滿足不同版本系統(tǒng)之間的銜接需求，對索引體系進行優(yōu)化，提高數(shù)據(jù)存儲、檢索、獲取效率。

②構(gòu)建智慧檔案云平臺。引入先進的管理技術(shù)方能讓醫(yī)院檔案管理與時俱進，在構(gòu)建智慧檔案云平臺時需做好系統(tǒng)框架設(shè)計，對系統(tǒng)層級進行合理劃分，通常分為底層、平臺層、應(yīng)用層、用戶層。 底層為云平臺基礎(chǔ)設(shè)施層，作為虛擬資源池對應(yīng)物理資源的整合，起到采集網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源、檔案信息存儲、傳輸作用；平臺層用于部署和控制核心應(yīng)用程序，無需直接管控底層設(shè)施；應(yīng)用層對應(yīng)檔案借閱和使用等綜合業(yè)務(wù)服務(wù)，功能包括身份查詢、檔案查詢、政務(wù)服務(wù)和資源利用；用戶層對應(yīng)終端用戶之間的流程服務(wù)，靈活性較高，能根據(jù)終端用戶實際需求對檔案信息進行跟蹤修改，并執(zhí)行回傳和反饋到用戶。

③完善智慧檔案系統(tǒng)功能，加強對數(shù)據(jù)資料的搜集和檢索管理。在完善檔案系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)的前提下對數(shù)據(jù)信息進行搜集匯總，信息來源應(yīng)不僅限于醫(yī)院內(nèi)部資源，可對接網(wǎng)絡(luò)、電視、電子書刊等媒體資源，征集民間資源，并與相關(guān)檔案部門、高校館際資源進行交流，或?qū)n案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)（OA）進行有機銜接，實現(xiàn)與多個應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成、整合、交換，提高數(shù)據(jù)的全面性和真實性，根據(jù)數(shù)據(jù)的動態(tài)更新和使用需求完善系統(tǒng)功能。積極應(yīng)用云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)處理異構(gòu)化數(shù)據(jù)，構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案治療進行綜合管理，滿足不同科室、不同用戶的需求，并關(guān)注信息利用、查詢等檔案資料服務(wù)功能，考慮到傳統(tǒng)檔案管理中檔案資源、情報資源、辦公資源信息孤島的問題，在完善系統(tǒng)功能時需實現(xiàn)統(tǒng)一管理，從整體上整合利用信息資源，拓寬檔案的服務(wù)范圍。

④創(chuàng)建科學(xué)的關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)標(biāo)注系統(tǒng)。數(shù)據(jù)標(biāo)注系統(tǒng)能精準(zhǔn)標(biāo)注有價值的信息資源，工作人員可結(jié)合管理需求、用戶需求、檔案使用情況等動態(tài)變化指標(biāo)對數(shù)據(jù)信息進行科學(xué)的關(guān)聯(lián)性標(biāo)注，準(zhǔn)確把握不同數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系[11]，按照邏輯分類進行標(biāo)注，便于查詢利用。

⑤提高信息化建設(shè)和服務(wù)水平。 檔案管理的規(guī)范化、智慧化需要高度信息化支撐，醫(yī)院需將信息化建設(shè)納入到發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，借助智慧云平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的利用管理，對重要的紙質(zhì)檔案可進行電子化備份，通過檔案系統(tǒng)可隨時查閱和應(yīng)用，同時可利用RFID 技術(shù)設(shè)置身份認證模式，避免重要資料泄露，提高檔案傳輸和共享的安全性。 存儲檔案時可借助PHP 編程系統(tǒng)和HTML+PHP 語言技術(shù)實現(xiàn)分布式存儲管理，提高檢索的便捷性。與文本資源相比，影像資源更加直觀，考慮到用戶群體的閱覽習(xí)慣，管理人員需重視文本資源的可視化處理，利用計算機可視化技術(shù)分析對比結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)，借助算法工具精準(zhǔn)統(tǒng)計資源類型、內(nèi)容、時間，通過網(wǎng)絡(luò)深度分析后獲得可視化數(shù)據(jù)模型報告[12]。 此外，在可視化處理時可結(jié)合關(guān)聯(lián)性數(shù)據(jù)標(biāo)注系統(tǒng)，對資源主題進行分析后轉(zhuǎn)化為可視化圖表，便于用戶迅速有效的檢索。

⑥應(yīng)用智能管理工具?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)產(chǎn)生的智能管理工具提高檔案管理智能化水平，增強檔案與用戶之間的智能化連接，例如在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案系統(tǒng)可根據(jù)臨床醫(yī)生的輸入法用詞變化自動化篩選數(shù)據(jù)資源，為其提供針對性價值更高的信息，為其醫(yī)療決策提供更為科學(xué)合理的參考。

4.2 管理層面

①轉(zhuǎn)變管理思維。智慧檔案管理的智能化不僅體現(xiàn)在技術(shù)革新方面，還體現(xiàn)在智能管理思維方面，在大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作人員需積極轉(zhuǎn)變管理思維，基于數(shù)字資源生命周期基礎(chǔ)完善管理制度。首先要樹立互聯(lián)網(wǎng)思維。 動態(tài)性、發(fā)散性、整體性是互聯(lián)網(wǎng)思維主要特征，這要求管理人員靈活應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)研究分析檔案資源，挖掘信息的深層價值，滿足不同用戶的多樣化需求，為其呈現(xiàn)更多創(chuàng)新、真實、有效的信息；其次要樹立共享思維。 智慧檔案的一大特征為感知全面化，共享思維重點在于不斷整合信息資源，豐富完善檔案數(shù)據(jù)庫，促進各科室、醫(yī)院、學(xué)校、媒體間的相互合作，提高醫(yī)院檔案資源的開放性，提高檔案服務(wù)社會、促進社會發(fā)展的作用；最后要樹立技術(shù)性思維。 將新技術(shù)積極應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，借助新技術(shù)高信息化水平實現(xiàn)對檔案資源和用戶需求的雙向理想控制，例如在挖掘信息資源時要考慮到服務(wù)創(chuàng)新，根據(jù)日漸多元化的用戶需求從內(nèi)容廣度、深度挖掘潛在資源，并進行歸類整理，讓用戶搜索檔案能時看時新。

②做好數(shù)據(jù)管理。 海量數(shù)據(jù)是大數(shù)據(jù)的明顯特征，醫(yī)院日常運營中每天都可產(chǎn)生大量信息數(shù)據(jù)，隨著時間推移，很大一部分陳舊數(shù)據(jù)屬于沒有利用價值的冗余數(shù)據(jù)，冗余數(shù)據(jù)增多不僅會占用系統(tǒng)內(nèi)存，還會影響到檔案管理工作的正常進行，例如導(dǎo)致檢索速度慢、獲取信息錯誤、后期難以維護等。因此需定期處理冗余數(shù)據(jù)，加強信息前端管理，為智慧檔案系統(tǒng)創(chuàng)造平穩(wěn)運行的正常環(huán)境。

5 結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代對醫(yī)院檔案管理工作提供了新的管理視角，在“創(chuàng)新、綠色、共享”理念和“智慧檔案”管理模式的要求下，醫(yī)院檔案管理需發(fā)揮信息化服務(wù)作用，管理人員需認識到現(xiàn)有管理技術(shù)和管理思維的局限性，結(jié)合具體問題進行分析，探討問題成因，并結(jié)合智慧檔案資源多元化、感知全面化、綜合處理以及大數(shù)據(jù)5V特征，從管理目標(biāo)、管理技術(shù)、管理理念、檔案數(shù)據(jù)等方面進行針對性優(yōu)化，提高檔案系統(tǒng)數(shù)字化、智能化，促進醫(yī)院檔案管理縱深發(fā)展。