李敏 莫言娟

在醫(yī)院檔案管理工作中，文書(shū)檔案管理占據(jù)著重要的地位，這是因?yàn)槲臅?shū)檔案可以反映醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院重大事件與活動(dòng)最原始的資料，是醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作的有力保障。文書(shū)檔案管理水平會(huì)直接影響醫(yī)院文書(shū)檔案資料的完整性與質(zhì)量，鑒于醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重要性，特別是近年來(lái)醫(yī)院各項(xiàng)工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展，醫(yī)院必須高度重視文書(shū)檔案管理工作，文書(shū)檔案管理改革勢(shì)在必行。但目前醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中仍或多或少存在問(wèn)題，例如管理人員素質(zhì)不高、基礎(chǔ)建設(shè)建設(shè)滯后等，需要對(duì)此進(jìn)行深入地探討，以提高醫(yī)院整體管理水平，探尋解決文書(shū)檔案管理問(wèn)題的有效途徑，從而提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理的效率、質(zhì)量與利用率，也有利于推動(dòng)現(xiàn)代醫(yī)院管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題

1.1 檔案管理人員專業(yè)性不高

醫(yī)院雖然對(duì)檔案管理人員進(jìn)行了專業(yè)化的培訓(xùn)，但是卻沒(méi)有重視對(duì)培訓(xùn)人員的考核，一些檔案管理人員在培訓(xùn)后可能工作能力并無(wú)太大提高。而且醫(yī)院也沒(méi)有重視其他部門(mén)文書(shū)檔案管理人員，使這些人員在工作中專業(yè)知識(shí)與技能難以應(yīng)對(duì)新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作中的挑戰(zhàn)，甚至在工作中隨意堆放材料，這嚴(yán)重影響了醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量[1-2]。

1.2 檔案管理制度不健全

《檔案法》中要求檔案應(yīng)由本單位的檔案部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一化管理[3]。但受醫(yī)院管理體制以及其他因素影響，醫(yī)院文書(shū)檔案管理大多采用分散管理模式，檔案管理是主要保存醫(yī)院的文書(shū)檔案，在管理過(guò)程中也沒(méi)有完全落實(shí)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與保管制度。同時(shí)，在信息化時(shí)代下以及醫(yī)改背景下，醫(yī)院文件的數(shù)量越來(lái)越多，文件的類型也更為多樣，但有關(guān)部門(mén)沒(méi)有及時(shí)修訂文書(shū)檔案的管理流程與工作制度，使檔案管理人員在文書(shū)歸檔整理工作中，需要花費(fèi)較多的時(shí)間與精力[4-5]。

1.3 檔案管理方法落后

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展使管理手段與管理理念不斷創(chuàng)新，但醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員，在工作中沒(méi)有積極的學(xué)習(xí)新的管理理念，也沒(méi)有積極的運(yùn)用新的管理手段，醫(yī)院文書(shū)檔案資源的整理、歸檔等還主要依靠人工管理方式，沒(méi)有積極的運(yùn)用信息化手段去提高文書(shū)檔案管理的效率，這種人工管理的方式也容易出錯(cuò)。

2 文書(shū)檔案的管理特征

2.1 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性

檔案信息工作本身是一項(xiàng)技術(shù)性非常突出的工作，無(wú)論是檔案的收集管理還是保管利用工作，都有一套密切相關(guān)的流程，在每個(gè)流程環(huán)節(jié)都有著極強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)性。早在2006年頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》當(dāng)中就已經(jīng)明確提到了如何準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔實(shí)效性，并完成不同階段的文件任務(wù)。在實(shí)際工作當(dāng)中，我們也需要對(duì)歸檔的重點(diǎn)進(jìn)行合理分工，尤其區(qū)分文件和資料的差異性，注意內(nèi)容和形式作用方面的相似之處和有關(guān)區(qū)別，從而綜合提升檔案利用的效率和作用。在工作流程方面，未來(lái)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案的收集鑒定和保管利用，可以通過(guò)技術(shù)手段保障材料的完整性和系統(tǒng)性。

2.2 檔案管理的保密性

目前醫(yī)院文書(shū)檔案在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理過(guò)程中還存在保密難度的問(wèn)題。由于紙質(zhì)文件形成之后，原始檔案中所包含的內(nèi)容和特征形式不會(huì)發(fā)生改變，所以紙質(zhì)文件的原始性會(huì)體現(xiàn)在內(nèi)容和形式的統(tǒng)一上。與之相比，電子檔案的內(nèi)容則比較獨(dú)立，不僅內(nèi)容會(huì)發(fā)生改變且形式多樣化，會(huì)因?yàn)檩d體轉(zhuǎn)化和格式轉(zhuǎn)換改變自身的存在方式，這說(shuō)明電子檔案的原始性確認(rèn)難度更高。即便現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展電子檔案的安全利用問(wèn)題和通訊傳輸加密技術(shù)，仍然成為研究重點(diǎn)，如何不定期更換密鑰做好跟蹤監(jiān)控工作也非常關(guān)鍵。這需要檔案人員本身具有良好的道德素養(yǎng)和法律素質(zhì)，依法樹(shù)立管理意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行嚴(yán)格要求杜絕檔案的遺失和損壞。

2.3 檔案管理的服務(wù)性

文書(shū)檔案的服務(wù)性體現(xiàn)在檔案利用和檔案統(tǒng)計(jì)等工作當(dāng)中，且可以為醫(yī)院工作的決策和職能劃分提供有效的參考和借鑒。例如在醫(yī)院內(nèi)部人員的任免和職稱競(jìng)爭(zhēng)等重大事項(xiàng)檔案，可以給個(gè)人提供資料和憑證，便于各項(xiàng)工作的順利完成。在涉及到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)項(xiàng)目管理當(dāng)中，檔案工作也能積極提供圖紙信息，完成基建改造任務(wù)，加快未來(lái)建設(shè)的數(shù)字化進(jìn)程，必要時(shí)可提供網(wǎng)上信息查詢服務(wù)。總體而言，檔案工作作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和技術(shù)性都非常突出的管理工作，如何落實(shí)和探索各項(xiàng)要求，確保檔案完整和利用價(jià)值最大化成為了今后的工作重點(diǎn)。醫(yī)院內(nèi)部人員應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)檔案的人員協(xié)調(diào)工作，加大管理設(shè)備方面的資金投入，不斷對(duì)現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和詳細(xì)檢查，做好提交驗(yàn)收工作，對(duì)完成成效和質(zhì)量進(jìn)行綜合考評(píng)。各個(gè)管理部門(mén)在實(shí)踐中也應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到服務(wù)性起到的現(xiàn)實(shí)作用，更重視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)多層次和多途徑管理，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量的策略

3.1 建設(shè)專業(yè)化管理隊(duì)伍

為了提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)，需要建設(shè)一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。在管理上醫(yī)院文書(shū)檔案應(yīng)由院辦公室主任全面負(fù)責(zé)，并指導(dǎo)與管理各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人以及專兼職檔案員工作，構(gòu)建三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式[6-8]。與此同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，利用業(yè)余時(shí)間組織檔案管理人員前往合作的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，與其他醫(yī)院檔案管理人員交流文書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題，學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)。有條件的還可以邀請(qǐng)檔案管理專家前來(lái)指導(dǎo)文書(shū)檔案管理人員整理、歸檔等工作，及時(shí)指出文書(shū)檔案管理人員工作中的問(wèn)題，并提出改進(jìn)的建議。通過(guò)外出學(xué)習(xí)交流、專家指導(dǎo)、專業(yè)化培訓(xùn)等方式引導(dǎo)醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員不斷更新知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新的管理理念、管理手段，提高創(chuàng)新能力，可以及時(shí)根據(jù)外部環(huán)境以及醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的需要調(diào)整管理方法，不斷增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，使文書(shū)檔案管理人員成為新時(shí)期和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才。在重視對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員培訓(xùn)的同時(shí)，也應(yīng)該加大宣傳力度，進(jìn)一步強(qiáng)化文書(shū)檔案管理人員檔案意識(shí)以及其他部門(mén)職工管理意識(shí)，通過(guò)部門(mén)活動(dòng)、宣傳單、宣傳欄等方式進(jìn)行檔案宣傳，宣傳內(nèi)容以《檔案法》《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》以及醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦法等為主，強(qiáng)化全體職工依法治檔的意識(shí)[9-10]。

3.2 健全文書(shū)檔案管理制度

制度是指導(dǎo)各項(xiàng)工作有序開(kāi)展的重要保障，要想提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量，就需要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理制度建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該在現(xiàn)行法律法規(guī)以及制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)以及實(shí)際需要，調(diào)整現(xiàn)行文書(shū)檔案管理制度，進(jìn)一步細(xì)化文書(shū)檔案保管制度，歸檔制度等，使各項(xiàng)工作可以有序開(kāi)展[11-12]。此外，醫(yī)院還應(yīng)該制定明確的、可行的、有效的文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定文書(shū)檔案分類原則、歸檔方法、檔案管理程序，完善文書(shū)檔案管理人員考核與獎(jiǎng)懲機(jī)制，使文書(shū)檔案管理人員在工作中能夠按照要求正確編制卷內(nèi)目錄，按流程與要求完成文書(shū)檔案收發(fā)、傳閱等工作，同時(shí)還可以調(diào)動(dòng)文書(shū)檔案管理人員工作的積極性。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化、智能化的檔案管理手段去提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理的效率。醫(yī)院可以委托第三方機(jī)構(gòu)或者聯(lián)合自身技術(shù)部門(mén)開(kāi)發(fā)與完善檔案管理信息平臺(tái)，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書(shū)、檔案、分類、收集編制等工作中，去彌補(bǔ)人工管理方式的不足，也可以有效減輕文書(shū)檔案管理人員的工作壓力，醫(yī)院內(nèi)的科室可以利用現(xiàn)有的信息管理平臺(tái)查找與使用文書(shū)檔案，可以使醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作更高效地服務(wù)于臨床診療活動(dòng)。醫(yī)院可以基于B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員、內(nèi)部高級(jí)用戶、內(nèi)部普通用戶以及外部訪問(wèn)用戶賦予不同的權(quán)限，例如檔案管理人員擁有對(duì)整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)管理與維護(hù)的權(quán)限，內(nèi)部普通用戶只有檔案查詢即直接訪問(wèn)的權(quán)限，而外部訪問(wèn)用戶則需要在申請(qǐng)通過(guò)后才可進(jìn)行訪問(wèn)。個(gè)人用戶檔案查詢功能僅有個(gè)人檔案查詢、個(gè)人檔案打印，管理員檔案查詢功能在此基礎(chǔ)上有批量查詢、數(shù)據(jù)分析功能。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書(shū)檔案管理中可以提高文書(shū)檔案管理人員的工作效率也有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案智能化與現(xiàn)代化管理，例如管理人員在工作過(guò)程中可以利用電子文檔、電子照片等提高管理效率。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院文書(shū)檔案質(zhì)量管理對(duì)醫(yī)院日常診療工作的開(kāi)展以及整體管理質(zhì)量都有著影響，醫(yī)改背景下的醫(yī)院為文書(shū)檔案管理工作應(yīng)該作出切實(shí)的改變，利用信息技術(shù)讓管理工作變得更加高效，同時(shí)文書(shū)檔案管理人員需要不斷提升自己對(duì)于檔案管理的技能，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備將已有的文件進(jìn)行整理，明確做好文件保養(yǎng)以及借出歸還記錄，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書(shū)、檔案、分類、收集編制等工作中，從制度、管理隊(duì)伍、管理手段等方面入手，加大投入，以提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量。