（通榆縣迎新街道文明社區(qū)，吉林 通榆 137200）

一、社區(qū)檔案管理的重要性

1.建設(shè)民主自治

社區(qū)是政府掌握居民生活情況和精神訴求的重要方式，是居民和政府溝通的重要橋梁，同時(shí)也是建設(shè)民主自治的窗口和平臺(tái)，加強(qiáng)檔案管理可以促使政府的各項(xiàng)政策、法律和法規(guī)全面?zhèn)鬟_(dá)和落實(shí)到社區(qū)中，強(qiáng)化社區(qū)居民的自我監(jiān)督、自我管理以及自我服務(wù)意識(shí)，有助于推動(dòng)民主自治的進(jìn)程。

2.了解居民生活

社區(qū)檔案涉及社區(qū)管理和發(fā)展的各個(gè)方面，記錄了社區(qū)各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況，更是體現(xiàn)了居民的生活情況和精神訴求，通過(guò)檔案管理能夠幫助政府了解社區(qū)居民的實(shí)際生活情況，并且結(jié)合居民需求開(kāi)展幫扶工作，例如掌握低收入者、五保戶，不僅能夠及時(shí)幫助居民排解困難，還有助于提升居民的幸福指數(shù)。

3.推動(dòng)社會(huì)發(fā)展

隨著城市人口數(shù)量的持續(xù)增加，社區(qū)作為現(xiàn)代城市的基本單元，其重要性和作用性日益凸顯，社區(qū)工作涉及居民生活的諸多方面，內(nèi)容較為繁雜，檔案作為社區(qū)在開(kāi)展各項(xiàng)工作中積累而形成的文件資源，其具有參考價(jià)值和借鑒意義，可以幫助工作者解決突發(fā)問(wèn)題和鄰里矛盾，為居民提供查詢服務(wù)，推動(dòng)社會(huì)穩(wěn)定以及和諧發(fā)展。

二、社區(qū)檔案管理中存在的幾點(diǎn)問(wèn)題

1.管理人員不足

社區(qū)工作較為煩瑣，工作人員的日常任務(wù)較多，檔案管理人員的數(shù)量嚴(yán)重不足，甚至部分管理人員為兼職人員，平時(shí)鮮有時(shí)間開(kāi)展檔案的收集、整理和歸檔。甚至部分社區(qū)聘用了大量的臨時(shí)工，對(duì)待檔案管理缺乏重視，而人員配備不足是導(dǎo)致檔案管理水平難以提升的關(guān)鍵原因。

2.檔案分類(lèi)模糊

社區(qū)檔案涉及的內(nèi)容較多，在開(kāi)展管理中，需要根據(jù)檔案內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，但是當(dāng)前，部分社區(qū)在開(kāi)展分類(lèi)工作中，主要由管理人員根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類(lèi)，導(dǎo)致檔案分類(lèi)模糊，甚至存在檔案資源遺失缺漏的問(wèn)題，不僅難以發(fā)揮檔案資源的服務(wù)性和利用價(jià)值，還會(huì)為社區(qū)建設(shè)帶來(lái)一定阻礙。

3.利用程度不高

社區(qū)檔案具有較強(qiáng)的社會(huì)屬性和應(yīng)用價(jià)值，尤其在民生、法制建設(shè)等方面，更是具有巨大的參考和借鑒價(jià)值，但是當(dāng)前在社區(qū)檔案管理中，普遍存在重視保管、忽視利用的問(wèn)題，檔案管理趨于形式化，難以發(fā)揮其在利用方面的價(jià)值，而利用程度不高，也導(dǎo)致了檔案管理工作日趨邊緣化，如何提升檔案利用程度，是當(dāng)前社區(qū)工作者面臨的關(guān)鍵課題。

4.硬件設(shè)施不足

當(dāng)前社區(qū)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，在管理中需要大量的硬件設(shè)施作為支撐，但是，由于檔案管理不受重視，在硬件設(shè)施配備方面略顯不足，管理設(shè)備缺乏、檔案室簡(jiǎn)陋，檔案安全保管不到位，容易導(dǎo)致檔案資源丟失或者損壞。

三、社區(qū)檔案管理工作優(yōu)化措施分析

1.建設(shè)管理隊(duì)伍

管理人員是開(kāi)展檔案工作的主體，基于現(xiàn)代社區(qū)的實(shí)際情況，要保證管理人員數(shù)量充足，在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，提升管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。首先，根據(jù)檔案管理崗位的需求，配備足夠的管理人員，從社區(qū)內(nèi)部選拔人才，或者通過(guò)外部招聘的方式，充實(shí)以及完善管理隊(duì)伍；其次，管理人員要熟悉和掌握檔案管理工作的內(nèi)容、流程以及標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，尤其隨著信息化管理程度的提升，管理人員要具備一定的信息技術(shù)操作能力；最后，定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，促使其樹(shù)立正確的檔案意識(shí)，培訓(xùn)內(nèi)容要涉及崗位知識(shí)，根據(jù)社區(qū)檔案的特點(diǎn)深化培訓(xùn)內(nèi)容。

2.進(jìn)行檔案分類(lèi)

社區(qū)檔案內(nèi)容煩瑣，想要提升管理效率和質(zhì)量，則要對(duì)所有檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，通過(guò)分類(lèi)保管儲(chǔ)存，為檔案利用奠定基礎(chǔ)。首先，合理劃分檔案范圍，根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，嚴(yán)禁出現(xiàn)遺失或者缺漏的問(wèn)題；其次，嚴(yán)格按照上級(jí)部門(mén)的要求，對(duì)社區(qū)檔案的類(lèi)別進(jìn)行清晰劃分，并且整理為可行性標(biāo)準(zhǔn)，為管理人員提供依據(jù)和參考；最后，檔案內(nèi)容要完整齊全，如果出現(xiàn)內(nèi)容變更或者類(lèi)別變更，需要對(duì)內(nèi)容及時(shí)修正，為社區(qū)居民提供服務(wù)便捷。

3.注重檔案利用

利用是體現(xiàn)社區(qū)檔案價(jià)值的關(guān)鍵途徑，同時(shí)也是提升檔案管理地位的重要方式，社區(qū)工作者要轉(zhuǎn)變以往的固化思維，既要重視檔案保管，更要重視檔案利用。首先，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行挖掘，提煉出有價(jià)值的信息，為使用者提供服務(wù)便捷，加速社區(qū)檔案的共享程度；其次，利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理，加速數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程，為檔案利用奠定基礎(chǔ)；最后，構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)，對(duì)檢索模式進(jìn)行創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)異地異時(shí)查詢。

4.優(yōu)化硬件設(shè)施

在開(kāi)展檔案管理工作中，硬件設(shè)施是各項(xiàng)工作有序落實(shí)的基礎(chǔ)和保障，社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要認(rèn)識(shí)到硬件設(shè)施在管理活動(dòng)中的重要性，利用現(xiàn)有條件優(yōu)化硬件設(shè)施，避免檔案資源遭受損壞。首先，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室，檔案室的面積要符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案室進(jìn)行清潔和打掃，檔案柜的數(shù)量要滿足管理要求，做好檔案室的防潮、防火、防水以及防盜工作；其次，對(duì)于管理必備的相關(guān)設(shè)施要及時(shí)采購(gòu)，例如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，提升設(shè)備利用效率；最后，針對(duì)不同介質(zhì)和載體的檔案進(jìn)行科學(xué)保管，尤其是紙質(zhì)檔案，在保管和查閱中不能出現(xiàn)損壞。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理是社區(qū)工作的基礎(chǔ)內(nèi)容，其對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、推動(dòng)社區(qū)建設(shè)和提供居民服務(wù)具有重要作用，社區(qū)工作者要提升重視程度，采取科學(xué)的措施優(yōu)化檔案管理，發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。